Cómo configurar su CRM y organizar sus contactos

Publicado: 2021-08-18

Así que acabas de decidirte a adentrarte en el mundo del CRM… ¡Enhorabuena! CRM es una herramienta útil para construir esas relaciones valiosas, ya sea para el trabajo, su propia pequeña empresa o para uso personal. ¡Pero estamos seguros de que ya lo sabías!

Para ayudarlo a comenzar su viaje de CRM, hemos elaborado una guía rápida paso a paso para configurar su nuevo CRM. Una vez que complete todos estos pasos, ¡puede comenzar a trabajar en el desarrollo de relaciones con sus contactos!

Conecte su correo electrónico y calendario
Importa tus contactos
Obtenga los complementos de su CRM
Agrega a los miembros de tu equipo

1. Conecta tu correo electrónico y calendario

Para asegurarse de aprovechar al máximo su nuevo CRM, el primer paso es conectar su correo electrónico . Dado que el objetivo de un sistema CRM es ayudarlo a realizar un seguimiento de su comunicación con los demás, tiene más sentido que su CRM funcione en los lugares donde eso sucede más (es decir, su correo electrónico).

Además, es probable que envíe correos electrónicos desde su CRM. Por lo tanto, tener su correo electrónico conectado garantizará que sus correos electrónicos parezcan provenir de usted, y no de un servicio de correo electrónico de marketing anónimo. Al menos así es como funciona en Nimble.

¡En Nimble, los usuarios pueden conectar tantos correos electrónicos como necesiten! Esto es útil porque puede continuar enviando correos electrónicos desde su cliente de correo electrónico preferido o a través de Nimble . De cualquier manera, su comunicación se sincronizará automáticamente y estará disponible para su visualización en sus registros de contacto en Nimble.

Redes sociales

Similar al punto anterior, su CRM necesita trabajar con usted donde sea que se conecte con las personas. Hoy en día, muchos de nosotros interactuamos con otros principalmente a través de las redes sociales. Entonces, si su CRM es compatible, debe conectar sus cuentas de redes sociales con su CRM.

Nimble se integra directamente con Twitter y puede rastrear automáticamente los DM de Twitter que intercambias con tus contactos. La extensión del navegador Nimble Prospector también permite crear y acceder a registros de contactos desde cualquier lugar de la web, ¡incluidas todas sus plataformas de redes sociales favoritas!

¡En Nimble, conectar tus redes sociales es tan fácil como conectar tu correo electrónico! Incluso tienes la opción de importar tus amigos, seguidores y personas a las que sigues como contactos. Pero llegaremos a eso en la siguiente sección.

2. Importa tus contactos

¡Aquí es donde las cosas empiezan a ponerse divertidas! Recuerde, "CRM" significa Gestión de relaciones de contacto. ¡Eso significa que el corazón de su CRM está en sus contactos! Importar sus contactos bien podría ser el paso más importante en la configuración de su CRM.

Antes de pasar a importar contactos, recuerde importar solo los contactos necesarios . Cuando decida qué contactos importar, tómese su tiempo para evaluar qué contactos necesita absolutamente. ¡Lo último que desea es que su base de datos se sature!

Este artículo de Harvard Business Review sobre por qué los proyectos de CRM a menudo fallan sugiere que apuntar a mayores volúmenes de datos puede conducir a entradas de contacto de menor calidad que brindan poco o ningún valor para su equipo.

Además, importar demasiados datos a la vez puede generar una pérdida de tiempo en la limpieza de su base de datos.

Si es la primera vez que configura un sistema CRM, es probable que sus contactos provengan de varias fuentes. Hay algunas formas diferentes de importar contactos a su base de datos de CRM. Algunos ejemplos incluyen:

hojas de calculo
Contactos de correo electrónico
Contactos en redes sociales
Agenda móvil

¡Nimble facilita la importación de contactos! En primer lugar, puede importar contactos desde archivos .CSV con el Asistente de importación de Nimble . A continuación, puede importar contactos desde su correo electrónico con solo hacer clic en un botón. ¿Y recuerdas que dije que Nimble puede importar tus contactos sociales? Nimble se integra directamente con Twitter, ¡así que traer tus contactos de Twitter es muy fácil!

Importar contactos de Twitter a Nimble

Simplemente navegue a Configuración >> Redes e importaciones y luego haga clic en el botón "Importar contactos". También puede hacer esto justo después de conectar sus cuentas de redes sociales, ya que esta página ya estará abierta.

Nuevamente, tenga en cuenta cuántos contactos importa . En lugar de importar tantos datos como puedas , trata de importar solo los que necesites.

Una vez que haya hecho clic en el botón "Importar contactos", puede elegir qué contactos importar. Nimble le ofrece la opción de importar amigos, seguidores, seguidores y listas de Twitter.

Puede importar listas de Twitter directamente desde Twitter con Nimble Prospector .

Nimble Prospector también brinda a los usuarios la opción de importar contactos uno por uno desde cualquier sitio de redes sociales. Simplemente abra la extensión del navegador y coloque el cursor sobre cualquier nombre con hipervínculo , Nimble generará automáticamente un registro de contacto o mostrará uno existente.

Recomendamos encarecidamente importar contactos uno por uno. Esto ayuda a minimizar la cantidad de desorden en su base de datos de contactos.

Etiquetado de contactos
Para ayudar a mantener su base de datos organizada a largo plazo, ¡ recuerde etiquetar los contactos a medida que los importa ! Recomendamos establecer un formato estándar para etiquetar nuevas importaciones. Aquí hay un ejemplo:

Fuente – Importador Nombre – MM/AAAA
Por ejemplo, "Contactos de Outlook - Vivian - 07/2021"
Como alternativa, puede etiquetar las importaciones con varias etiquetas, como:
“Twitter – Viviana”, “11/07/2021 – Viviana”
Puede personalizar sus métodos de etiquetado para que se ajusten a sus necesidades. Independientemente de lo que termine haciendo, haga todo lo posible por apegarse a su formato . Tener un formato estándar como este ayudará a mantener ordenada su base de datos a largo plazo.
Puede consultar este artículo de soporte de Nimble para obtener más información sobre las etiquetas y para qué se pueden usar.

3. Obtenga los complementos de su CRM
El siguiente paso es ayudarlo a asegurarse de que está utilizando su CRM en todo su potencial. Muchos servicios de CRM incluyen complementos, complementos y extensiones. Nimble, por ejemplo, tiene complementos para Outlook, Gmail y Microsoft Teams, así como una extensión de navegador llamada Nimble Prospector .
Si pasa mucho tiempo trabajando en su teléfono, ¡asegúrese de verificar si su CRM también tiene una aplicación móvil!
4. Agregue los miembros de su equipo
Si está utilizando su CRM con un equipo, recuerde agregarlo a su cuenta . Esto es necesario para la colaboración y para asegurarse de que todos estén en la misma página. Es extremadamente útil poder ver los contactos, mensajes, actividades y canalizaciones de su equipo.

Tenga en cuenta que, por lo general, solo los administradores o propietarios de cuentas pueden hacer esto.
permisos
Al agregar miembros del equipo a su cuenta, asegúrese de realizar un seguimiento de sus permisos. En Nimble, puede ordenar a los miembros de su equipo en grupos que les brindan acceso a ciertos conjuntos de funciones.
Las características para las que puede establecer permisos incluyen:
Exportación a granel
Eliminación masiva
API de acceso
Configurar canalizaciones
…¡y más! No todas las funciones se aplicarán a todos los equipos, así que tómese el tiempo para evaluar a qué funciones y permisos necesitarán acceder sus compañeros de equipo.

¡Otros consejos y trucos!
Una vez que complete los cinco pasos anteriores, ¡debería poder comenzar a trabajar! Estos son algunos consejos que debe tener en cuenta para asegurarse de obtener los beneficios de su nuevo CRM:
1. Mantenlo organizado
¡Este es el consejo más importante con diferencia! Mantener su CRM ordenado hará que sea mucho más fácil para usted hacer el trabajo. Como se mencionó anteriormente, asegúrese de importar solo tantos contactos como necesite.
Otras formas de mantener limpia su base de datos incluyen el etiquetado adecuado de sus contactos y la creación de segmentos guardados . Los segmentos pueden consistir en combinaciones de etiquetas y otros campos de datos.
Por ejemplo, si está configurando una búsqueda de segmentos guardados en Nimble, puede buscar personas que cumplan años en septiembre y tengan cuentas de Twitter. Esto es útil para enviar un alcance dirigido y personalizado. ¡En Nimble, incluso puede agregar campos de datos personalizados para personalizar su búsqueda de segmentos y organizar sus contactos!
Además, si su CRM es capaz, ordene sus contactos fusionando duplicados .
Dato curioso: ¡ Nimble fusiona automáticamente los contactos con la misma dirección de correo electrónico!
2. Recuerda actualizar la información
¡Mantén tus registros de contactos actualizados! Tómese el tiempo necesario para asegurarse de que la información de sus contactos esté actualizada. Eso incluye sus direcciones de correo electrónico, números de teléfono, empresa/cargo y redes sociales. Dependiendo de sus necesidades, esto también puede incluir otros campos.
3. Conoce las funcionalidades de tu CRM
Cada CRM es diferente, así que dedique algún tiempo a familiarizarse con su sistema CRM. En Nimble, por ejemplo, hay muchas funciones útiles además de la gestión de contactos. Nimble presenta canalizaciones de ofertas y clientes potenciales, recordatorios para mantenerse en contacto, la extensión del navegador Nimble Prospector y mucho más.
También querrá dedicar algún tiempo a personalizar su CRM y sus funciones para satisfacer sus necesidades específicas.
4. Aprovecha el soporte
Aprender a usar y mantener su CRM es una inversión que vale la pena. Pero a veces también puede ser difícil hacerlo solo. Manténgase en contacto con su proveedor de CRM y no tenga miedo de pedir ayuda. ¡Nimble no solo tiene un equipo de soporte de clase mundial, sino también seminarios web semanales para ayudar a los usuarios a navegar mejor por sus CRM!
¡No tienes que resolver todo por tu cuenta! No dude en hacer preguntas.
Recursos
Hablando de aprovechar el soporte, aquí hay algunos recursos para ayudarlo a comenzar con su nuevo CRM:
La guía definitiva para principiantes de CRM [.PDF]
Primeros pasos en Nimble: artículo de soporte
Cómo comenzar con Nimble CRM: lista de reproducción de YouTube
Conclusión
¡Esperamos que esta guía haya sido útil! Si desea obtener ayuda adicional, no dude en consultar nuestros artículos de soporte en https://support.nimble.com/en/ . Como se mencionó anteriormente, también tenemos seminarios web semanales en los que repasamos los conceptos básicos de Nimble CRM, incluida la configuración, acuerdos e informes, limpieza de contactos, segmentación y más. Lo invitamos a unirse a nosotros para obtener más información sobre CRM y cómo Nimble puede ayudarlo a hacer crecer su negocio.
Cómo empezar
Si aún no tienes una cuenta de Nimble, te invitamos a probarla gratis durante 14 días .
Estén atentos a más anuncios de productos a medida que evolucionamos Nimble en el mejor CRM para los equipos de Microsoft 365 y Google Workspace.