كيفية إعداد CRM وتنظيم جهات الاتصال الخاصة بك

لذلك قررت للتو الخوض في عالم CRM ... تهانينا! يعد CRM أداة مفيدة لبناء تلك العلاقات القيمة ، سواء كانت للعمل أو لشركتك الصغيرة أو للاستخدام الشخصي. لكننا على يقين من أنك تعرف ذلك بالفعل!

لمساعدتك على البدء في رحلة CRM الخاصة بك ، قمنا بتجميع دليل سريع خطوة بخطوة لإعداد CRM الجديد الخاص بك. بمجرد إكمال كل هذه الخطوات ، يمكنك البدء في تطوير العلاقات مع جهات الاتصال الخاصة بك!

1. قم بتوصيل بريدك الإلكتروني والتقويم
2. استيراد جهات الاتصال الخاصة بك
3. احصل على وظائف CRM الإضافية الخاصة بك
4. أضف أعضاء فريقك

1. قم بتوصيل بريدك الإلكتروني والتقويم

للتأكد من أنك تحقق أقصى استفادة من CRM الجديد ، فإن الخطوة الأولى هي توصيل بريدك الإلكتروني . نظرًا لأن الهدف من نظام CRM هو مساعدتك على تتبع اتصالاتك مع الآخرين ، فمن المنطقي أن يعمل CRM الخاص بك في الأماكن التي يحدث فيها ذلك كثيرًا (مثل بريدك الإلكتروني).

بالإضافة إلى ذلك ، من المحتمل أن ترسل رسائل بريد إلكتروني من CRM الخاص بك. لذا فإن ربط بريدك الإلكتروني سيضمن أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تبدو وكأنها واردة منك ، وليس من بعض خدمات البريد الإلكتروني التسويقي المجهول. على الأقل هذه هي الطريقة التي تعمل بها في Nimble.

في Nimble ، يمكن للمستخدمين توصيل أكبر عدد يحتاجون إليه من رسائل البريد الإلكتروني! هذا مفيد لأنه يمكنك إما الاستمرار في إرسال رسائل البريد الإلكتروني من عميل البريد الإلكتروني المفضل لديك أو من خلال Nimble . في كلتا الحالتين ، ستتم مزامنة اتصالاتك تلقائيًا وستكون متاحة للعرض في سجلات جهات الاتصال الخاصة بك في Nimble!

وسائل التواصل الاجتماعي

على غرار النقطة السابقة ، يحتاج برنامج CRM الخاص بك إلى العمل معك أينما كنت تتواصل مع الأشخاص. في الوقت الحاضر ، يتفاعل الكثير منا مع الآخرين بشكل أساسي من خلال وسائل التواصل الاجتماعي. لذلك ، إذا كان برنامج CRM لديك قادرًا ، فأنت بحاجة إلى ربط حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بـ CRM الخاص بك.

يتكامل Nimble مباشرةً مع Twitter ويمكنه تلقائيًا تتبع Twitter DMs التي تتبادلها مع جهات الاتصال الخاصة بك. يتيح امتداد متصفح Nimble Prospector أيضًا إنشاء سجلات جهات اتصال والوصول إليها من أي مكان على الويب ، بما في ذلك جميع منصات الوسائط الاجتماعية المفضلة لديك!

في Nimble ، يعد ربط الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بنفس سهولة توصيل بريدك الإلكتروني! لديك أيضًا خيار استيراد أصدقائك ومتابعيك والأشخاص الذين تتابعهم كجهات اتصال. لكننا سنصل إلى ذلك في القسم التالي.

2. استيراد جهات الاتصال الخاصة بك

هنا حيث تبدأ الأشياء في الحصول على المتعة! تذكر أن "CRM" تعني إدارة علاقات الاتصال. هذا يعني أن قلب CRM الخاص بك يكمن في جهات الاتصال الخاصة بك! قد يكون استيراد جهات الاتصال الخاصة بك هو أهم خطوة في إعداد CRM الخاص بك.

قبل أن ننتقل إلى استيراد جهات الاتصال ، يرجى تذكر استيراد جهات الاتصال الضرورية فقط . عند تحديد جهات الاتصال المراد استيرادها ، خذ وقتك في تقييم جهات الاتصال التي تحتاجها تمامًا. آخر شيء تريده هو أن تصبح قاعدة البيانات الخاصة بك مزدحمة!

تشير هذه المقالة من Harvard Business Review حول سبب فشل مشاريع CRM في كثير من الأحيان إلى أن السعي للحصول على كميات أكبر من البيانات يمكن أن يؤدي إلى إدخالات جهات اتصال ذات جودة أقل والتي لا تقدم قيمة ضئيلة أو معدومة لفريقك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي استيراد الكثير من البيانات دفعة واحدة إلى إضاعة الوقت في تنظيف قاعدة البيانات الخاصة بك.

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بإعداد نظام CRM ، فمن المحتمل أن تأتي جهات الاتصال الخاصة بك من مصادر مختلفة. هناك عدة طرق مختلفة لاستيراد جهات الاتصال إلى قاعدة بيانات CRM الخاصة بك. تتضمن بعض الأمثلة ما يلي:

1. جداول البيانات
2. جهات اتصال البريد الإلكتروني
3. جهات الاتصال على وسائل التواصل الاجتماعي
4. دليل الهاتف المحمول

تجعل شركة Nimble استيراد جهات الاتصال أمرًا سهلاً! أولاً ، يمكنك استيراد جهات الاتصال من ملفات .CSV باستخدام معالج استيراد Nimble . بعد ذلك ، يمكنك استيراد جهات الاتصال من بريدك الإلكتروني بنقرة زر واحدة! وتذكر كيف قلت أن Nimble يمكنه استيراد جهات الاتصال الاجتماعية الخاصة بك؟ يتكامل Nimble مباشرة مع Twitter ، لذا فإن جلب جهات اتصال Twitter الخاصة بك أمر سهل!

استيراد جهات اتصال Twitter إلى Nimble

ما عليك سوى الانتقال إلى الإعدادات >> الشبكات والواردات ثم النقر فوق الزر "استيراد جهات الاتصال". يمكنك أيضًا القيام بذلك مباشرة بعد ربط حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك لأن هذه الصفحة ستكون مفتوحة بالفعل.

مرة أخرى ، يرجى الانتباه إلى عدد جهات الاتصال التي تقوم باستيرادها . بدلاً من استيراد أكبر قدر ممكن من البيانات ، استهدف استيراد ما تحتاج إليه فقط.

بمجرد النقر فوق الزر "استيراد جهات الاتصال" ، يمكنك اختيار جهات الاتصال المراد استيرادها. يمنحك Nimble خيار استيراد قوائم الأصدقاء والمتابعين والمتابعين وتويتر.

يمكنك استيراد قوائم Twitter مباشرة من Twitter باستخدام Nimble Prospector .

يوفر Nimble Prospector أيضًا للمستخدمين خيار استيراد جهات الاتصال واحدة تلو الأخرى من أي موقع للتواصل الاجتماعي. ما عليك سوى فتح ملحق المتصفح وتحريك مؤشر الماوس فوق أي اسم مرتبط تشعبيًا ، ستقوم شركة Nimble تلقائيًا بإنشاء سجل جهة اتصال أو إظهار السجل الحالي الخاص بهم.

نوصي بشدة باستيراد جهات الاتصال واحدة تلو الأخرى. يساعد هذا في تقليل مقدار الفوضى في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك.

وضع علامات على جهات الاتصال

للمساعدة في الحفاظ على قاعدة بياناتك منظمة على المدى الطويل ، تذكر وضع علامة على جهات الاتصال أثناء استيرادها ! نوصي بإنشاء تنسيق قياسي لوضع علامة على الواردات الجديدة. هذا مثال:

المصدر - اسم المستورد - MM / YYYY

على سبيل المثال ، "جهات اتصال Outlook - Vivian - 2021/07"

بدلاً من ذلك ، يمكنك وضع علامة على الواردات بعلامات متعددة مثل:

"Twitter - Vivian" ، "07/11/2021 - Vivian"

يمكنك تخصيص طرق وضع العلامات لتناسب احتياجاتك. مهما فعلت في نهاية المطاف ، ابذل قصارى جهدك للالتزام بالتنسيق الخاص بك . سيساعد وجود تنسيق قياسي مثل هذا في الحفاظ على قاعدة بياناتك مرتبة على المدى الطويل.

يمكنك الرجوع إلى مقالة دعم Nimble للحصول على مزيد من المعلومات حول العلامات وما يمكن استخدامها من أجله.

3. احصل على وظائف CRM الإضافية الخاصة بك

الخطوة التالية هي المساعدة في التأكد من أنك تستخدم CRM الخاص بك إلى أقصى إمكاناته. تتضمن العديد من خدمات CRM الوظائف الإضافية والمكونات الإضافية والملحقات. لدى Nimble ، على سبيل المثال ، وظائف إضافية لـ Outlook و Gmail و Microsoft Teams ، بالإضافة إلى امتداد متصفح يسمى Nimble Prospector .

إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في العمل على هاتفك ، فتأكد من التحقق مما إذا كان CRM لديك يحتوي على تطبيق جوال أيضًا!

4. أضف أعضاء فريقك

إذا كنت تستخدم CRM الخاص بك مع فريق ، فتذكر إضافتها إلى حسابك . هذا ضروري للتعاون وللتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. من المفيد للغاية أن تكون قادرًا على عرض جهات الاتصال والرسائل والأنشطة وخطوط الأنابيب الخاصة بفريقك.

يرجى ملاحظة أنه عادةً ما يمكن للمسؤولين أو مالكي الحساب فقط القيام بذلك.

أذونات

عند إضافة أعضاء الفريق إلى حسابك ، تأكد من تتبع أذوناتهم. في Nimble ، يمكنك تصنيف أعضاء فريقك إلى مجموعات توفر لهم إمكانية الوصول إلى مجموعات معينة من الميزات.

تشمل الميزات التي يمكنك تعيين أذونات لها ما يلي:

• تصدير بالجملة
• حذف جماعي
• الوصول إلى API
• تكوين خطوط الأنابيب

…و اكثر! لن يتم تطبيق جميع الميزات على كل فريق ، لذا خذ الوقت الكافي لتقييم الميزات والأذونات التي سيحتاج زملائك في الفريق إلى الوصول إليها.

نصائح وحيل أخرى!

بمجرد إكمال الخطوات الخمس المذكورة أعلاه ، يجب أن تكون قادرًا على العمل بشكل صحيح! فيما يلي بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار للتأكد من جني فوائد CRM الجديد الخاص بك:

1. حافظ على التنظيم

هذه هي أهم نصيحة حتى الآن! سيجعل الحفاظ على نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك مرتبًا من السهل عليك إنجاز العمل. كما ذكرنا سابقًا ، تأكد من استيراد العدد الذي تريده من جهات الاتصال فقط.

تتضمن الطرق الأخرى للحفاظ على نظافة قاعدة البيانات الخاصة بك وضع علامات على جهات الاتصال الخاصة بك بشكل مناسب وإنشاء شرائح محفوظة . يمكن أن تتكون الشرائح من مجموعات من العلامات وحقول البيانات الأخرى.

على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإعداد بحث مقطع محفوظ في Nimble ، فيمكنك البحث عن الأشخاص الذين لديهم أعياد ميلاد في سبتمبر ولديهم حسابات Twitter. هذا مفيد لإرسال التوعية المستهدفة والشخصية. في Nimble ، يمكنك حتى إضافة حقول بيانات مخصصة لتخصيص بحث القطاع الخاص بك وتنظيم جهات الاتصال الخاصة بك!

أيضًا ، إذا كان نظام CRM لديك قادرًا ، فقم بإلغاء تشويش جهات الاتصال الخاصة بك عن طريق دمج التكرارات .

حقيقة ممتعة: يقوم Nimble تلقائيًا بدمج جهات الاتصال بنفس عنوان البريد الإلكتروني!

2. تذكر لتحديث المعلومات

حافظ على سجلات الاتصال الخاصة بك محدثة! خذ وقتك بانتظام للتأكد من أن معلومات جهات الاتصال الخاصة بك حديثة. يتضمن ذلك عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والشركة / المسمى الوظيفي ووسائل التواصل الاجتماعي. اعتمادًا على احتياجاتك ، يمكن أن يشمل ذلك مجالات أخرى أيضًا.

3. تعرف على ميزات CRM الخاصة بك

يختلف كل نظام CRM ، لذا اقض بعض الوقت في التعرف على نظام CRM الخاص بك. في Nimble ، على سبيل المثال ، هناك الكثير من الميزات المفيدة بخلاف إدارة جهات الاتصال. يتميز Nimble بصفقات ويقود خطوط الأنابيب ، وتذكيرات البقاء على اتصال ، وامتداد متصفح Nimble Prospector ، وأكثر من ذلك بكثير!

ستحتاج أيضًا إلى قضاء بعض الوقت في تخصيص CRM الخاص بك وميزاته لتلبية احتياجاتك الخاصة.

4. الاستفادة من الدعم

تعلم كيفية استخدام وصيانة نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك يعد استثمارًا مفيدًا. ولكن قد يكون من الصعب أحيانًا القيام بذلك بمفردك. ابق على اتصال بمزود CRM ولا تخف من طلب المساعدة. لا تمتلك شركة Nimble فريق دعم على مستوى عالمي فحسب ، بل تمتلك أيضًا ندوات أسبوعية على الإنترنت لمساعدة المستخدمين على التنقل في إدارة علاقات العملاء بشكل أفضل!

ليس عليك اكتشاف كل شيء بنفسك! لا تتردد في طرح الأسئلة.

موارد

بالحديث عن الاستفادة من الدعم ، إليك بعض الموارد لمساعدتك على البدء في إدارة علاقات العملاء الجديدة:

• الدليل الشامل للمبتدئين لإدارة علاقات العملاء [.PDF]
• الشروع في العمل في Nimble - دعم المقالة
• كيف تبدأ في Nimble CRM - قائمة تشغيل YouTube

استنتاج

نأمل أن يكون هذا الدليل مفيدًا! إذا كنت ترغب في الحصول على مساعدة إضافية ، فلا تتردد في تصفح مقالات الدعم الخاصة بنا على https://support.nimble.com/en/ . كما هو مذكور أعلاه ، لدينا أيضًا ندوات أسبوعية على الإنترنت حيث نتعرف على أساسيات Nimble CRM بما في ذلك الإعداد والصفقات وإعداد التقارير وتنظيف جهات الاتصال والتجزئة والمزيد! ندعوك للانضمام إلينا لمعرفة المزيد عن CRM وكيف يمكن أن تساعدك Nimble على تنمية أعمالك.

كيف تبدأ

إذا لم يكن لديك حساب Nimble حتى الآن ، فنحن ندعوك لتجربته مجانًا لمدة 14 يومًا .

ترقبوا المزيد من إعلانات المنتجات بينما نقوم بتطوير Nimble ليصبح أفضل CRM لـ Microsoft 365 وفرق Google Workspace.