Como configurar seu CRM e organizar seus contatos

Publicados: 2021-08-18

Então você decidiu mergulhar no mundo do CRM… Parabéns! O CRM é uma ferramenta útil para construir esses relacionamentos valiosos, seja para trabalho, sua própria pequena empresa ou uso pessoal. Mas temos certeza que você já sabia disso!

Para ajudá-lo a começar sua jornada de CRM, reunimos um guia passo a passo rápido para configurar seu novo CRM. Depois de concluir todas essas etapas, você pode começar a trabalhar desenvolvendo relacionamentos com seus contatos!

Conecte seu e-mail e calendário
Importe seus contatos
Obtenha os suplementos do seu CRM
Adicione os membros da sua equipe

1. Conecte seu e-mail e calendário

Para garantir que você está aproveitando ao máximo seu novo CRM, a primeira etapa é conectar seu e-mail . Como o objetivo de um sistema de CRM é ajudá-lo a acompanhar sua comunicação com outras pessoas, faz mais sentido que seu CRM funcione nos locais onde isso acontece mais (ou seja, seu e-mail).

Além disso, você provavelmente enviará e-mails do seu CRM. Portanto, ter seu e-mail conectado garantirá que seus e-mails pareçam vir de você, e não de algum serviço de e-mail de marketing anônimo. Pelo menos é assim que funciona no Nimble.

No Nimble, os usuários podem conectar quantos e-mails precisarem! Isso é útil porque você pode continuar a enviar e-mails do seu cliente de e-mail preferido ou por meio do Nimble . De qualquer forma, sua comunicação será sincronizada automaticamente e estará disponível para visualização em seus registros de contato no Nimble!

Mídia social

Semelhante ao ponto anterior, seu CRM precisa trabalhar com você onde quer que você se conecte com as pessoas. Hoje em dia, muitos de nós interagimos com os outros principalmente através das mídias sociais. Portanto, se o seu CRM for capaz, você precisará conectar suas contas de mídia social ao seu CRM.

Nimble se integra diretamente com o Twitter e pode rastrear automaticamente DMs do Twitter que você troca com seus contatos. A extensão do navegador Nimble Prospector também possibilita criar e acessar registros de contato de qualquer lugar na web, incluindo todas as suas plataformas de mídia social favoritas!

No Nimble, conectar suas mídias sociais é tão fácil quanto conectar seu e-mail! Você ainda tem a opção de importar seus amigos, seguidores e pessoas que você segue como contatos. Mas chegaremos a isso na próxima seção.

2. Importe seus contatos

Aqui é onde as coisas começam a ficar divertidas! Lembre-se, “CRM” significa Contact Relationship Management. Isso significa que o coração do seu CRM está nos seus contatos! Importar seus contatos pode muito bem ser o passo mais importante na configuração do seu CRM.

Antes de começarmos a importar contatos, lembre-se de importar apenas os contatos necessários . Ao decidir quais contatos importar, reserve um tempo para avaliar quais contatos são absolutamente necessários. A última coisa que você quer é que seu banco de dados fique confuso!

Este artigo da Harvard Business Review sobre por que os projetos de CRM geralmente falham sugere que buscar volumes maiores de dados pode levar a entradas de contato de qualidade inferior que fornecem pouco ou nenhum valor para sua equipe.

Além disso, importar muitos dados de uma só vez pode levar ao desperdício de tempo gasto na limpeza do banco de dados.

Se esta for a primeira vez que você configura um sistema de CRM, seus contatos provavelmente virão de várias fontes. Existem algumas maneiras diferentes de importar contatos para o banco de dados do CRM. Alguns exemplos incluem:

Planilhas
Contatos de e-mail
Contatos nas redes sociais
Agenda telefônica móvel

Nimble facilita a importação de contatos! Primeiramente, você pode importar contatos de arquivos .CSV com o Assistente de Importação do Nimble . Em seguida, você pode importar contatos do seu e-mail com o clique de um botão! E lembra como eu disse que o Nimble pode importar seus contatos sociais? Nimble integra-se diretamente com o Twitter, então trazer seus contatos do Twitter é muito fácil!

Importar contatos do Twitter para o Nimble

Basta navegar até Configurações >> Redes e Importações e clicar no botão “Importar contatos”. Você também pode fazer isso logo após conectar suas contas de mídia social, pois esta página já estará aberta.

Novamente, lembre-se de quantos contatos você importa . Em vez de importar o máximo de dados possível , procure importar apenas o que for necessário.

Depois de clicar no botão “Importar contatos”, você pode escolher quais contatos importar. Nimble oferece a opção de importar amigos, seguidores, seguidores e listas do Twitter.

Você pode importar listas do Twitter diretamente do Twitter com o Nimble Prospector .

O Nimble Prospector também oferece aos usuários a opção de importar contatos um por um de qualquer site de rede social. Basta abrir a extensão do navegador e passar o mouse sobre qualquer nome com hiperlink , O Nimble gerará automaticamente um registro de contato ou exibirá o existente.

É altamente recomendável importar os contatos um por um. Isso ajuda a minimizar a quantidade de desordem em seu banco de dados de contatos.

Marcando contatos
Para ajudar a manter seu banco de dados organizado a longo prazo, lembre-se de marcar os contatos ao importá-los ! Recomendamos estabelecer um formato padrão para marcar novas importações. Aqui está um exemplo:

Origem – Nome do importador – MM/AAAA
Por exemplo, “Contatos do Outlook – Vivian – 07/2021”
Como alternativa, você pode marcar as importações com várias tags, como:
“Twitter – Vivian”, “07/11/2021 – Vivian”
Você pode personalizar seus métodos de marcação para atender às suas necessidades. O que quer que você acabe fazendo, tente o seu melhor para manter o seu formato . Ter um formato padrão como esse ajudará a manter seu banco de dados organizado a longo prazo.
Você pode consultar este artigo de suporte do Nimble para obter mais informações sobre tags e para que elas podem ser usadas.
3. Obtenha os suplementos do seu CRM
A próxima etapa é ajudar a garantir que você esteja usando seu CRM em todo o seu potencial. Muitos serviços de CRM incluem suplementos, plugins e extensões. O Nimble, por exemplo, possui suplementos para Outlook, Gmail e Microsoft Teams, além de uma extensão de navegador chamada Nimble Prospector .

Se você passa muito tempo trabalhando no telefone, verifique se o seu CRM também possui um aplicativo para dispositivos móveis!
4. Adicione os membros da sua equipe
Se você estiver usando seu CRM com uma equipe, lembre-se de adicioná-los à sua conta . Isso é necessário para a colaboração e para garantir que todos estejam na mesma página. É extremamente útil poder visualizar os contatos, mensagens, atividades e pipelines de sua equipe.
Observe que normalmente apenas administradores ou proprietários de contas podem fazer isso.
Permissões
Ao adicionar membros da equipe à sua conta, certifique-se de acompanhar suas permissões. No Nimble, você pode classificar os membros de sua equipe em grupos que fornecem acesso a determinados conjuntos de recursos.

Os recursos para os quais você pode definir permissões incluem:
Exportação em massa
Exclusão em massa
API de acesso
Configurar pipelines
…e mais! Nem todos os recursos se aplicam a todas as equipes, portanto, reserve um tempo para avaliar quais recursos e permissões seus colegas de equipe precisarão acessar.
Outras dicas e truques!
Depois de concluir as cinco etapas acima, você poderá começar a trabalhar! Aqui estão algumas dicas a serem lembradas para garantir que você colha os benefícios do seu novo CRM:
1. Mantenha tudo organizado
Esta é a dica mais importante de longe! Manter seu CRM organizado tornará muito mais fácil para você realizar o trabalho. Como mencionado anteriormente, certifique-se de importar apenas quantos contatos forem necessários.

Outras maneiras de manter seu banco de dados limpo incluem marcar seus contatos adequadamente e criar segmentos salvos . Os segmentos podem consistir em combinações de tags e outros campos de dados.
Por exemplo, se você estiver configurando uma pesquisa de segmento salvo no Nimble, poderá procurar pessoas que fazem aniversário em setembro e têm contas no Twitter. Isso é útil para enviar divulgação direcionada e personalizada. No Nimble, você pode até adicionar campos de dados personalizados para personalizar sua pesquisa de segmentos e organizar seus contatos!
Além disso, se o seu CRM for capaz, organize seus contatos mesclando duplicatas .
Curiosidade: o Nimble mescla automaticamente os contatos com o mesmo endereço de e-mail!
2. Lembre-se de atualizar as informações
Mantenha seus registros de contato atualizados! Regularmente, reserve um tempo para garantir que as informações de seus contatos estejam atualizadas. Isso inclui seus endereços de e-mail, números de telefone, empresa/título e mídia social. Dependendo de suas necessidades, isso também pode incluir outros campos.
3. Conheça as funcionalidades do seu CRM
Cada CRM é diferente, então gaste algum tempo se familiarizando com seu sistema de CRM. No Nimble, por exemplo, há muitos recursos úteis além do gerenciamento de contatos. O Nimble apresenta pipelines de ofertas e leads, lembretes de contato, a extensão do navegador Nimble Prospector e muito mais!
Você também vai querer gastar algum tempo personalizando seu CRM e seus recursos para atender às suas necessidades específicas.
4. Aproveite o suporte
Aprender a usar e manter seu CRM é um investimento que vale a pena. Mas às vezes também pode ser difícil fazer sozinho. Fique em contato com seu provedor de CRM e não tenha medo de pedir ajuda. A Nimble não só tem uma equipe de suporte de classe mundial, mas também webinars semanais para ajudar os usuários a navegar melhor em seus CRMs!
Você não precisa descobrir tudo sozinho! Não hesite em fazer perguntas.
Recursos
Falando em aproveitar o suporte, aqui estão alguns recursos para ajudar você a começar a usar seu novo CRM:
O guia definitivo para iniciantes em CRM [.PDF]
Introdução ao Nimble – artigo de suporte
Como começar no Nimble CRM – playlist do YouTube
Conclusão
Esperamos que este guia tenha sido útil! Se você precisar de ajuda extra, sinta-se à vontade para navegar em nossos artigos de suporte em https://support.nimble.com/en/ . Como mencionado acima, também temos webinars semanais onde abordamos os conceitos básicos do Nimble CRM, incluindo configuração, negócios e relatórios, limpeza de contatos, segmentação e muito mais! Convidamos você a se juntar a nós para saber mais sobre CRM e como a Nimble pode ajudá-lo a expandir seus negócios.
Como começar
Se você ainda não possui uma conta Nimble, convidamos você a experimentá-la gratuitamente por 14 dias .
Fique atento a mais anúncios de produtos à medida que evoluímos o Nimble para o melhor CRM para equipes do Microsoft 365 e do Google Workspace.