Jak skonfigurować CRM i uporządkować kontakty?

Opublikowany: 2021-08-18

Więc właśnie zdecydowałeś się zagłębić w świat CRM… Gratulacje! CRM to pomocne narzędzie do budowania tych cennych relacji, niezależnie od tego, czy dotyczy to pracy, własnej małej firmy, czy użytku osobistego. Ale jesteśmy pewni, że już to wiedziałeś!

Aby pomóc Ci rozpocząć przygodę z CRM, przygotowaliśmy krótki przewodnik krok po kroku, jak skonfigurować nowy CRM. Po wykonaniu wszystkich tych kroków możesz przystąpić do pracy nad rozwijaniem relacji ze swoimi kontaktami!

Połącz swój e-mail i kalendarz
Importuj swoje kontakty
Pobierz dodatki do swojego CRM
Dodaj członków swojego zespołu

1. Połącz swój e-mail i kalendarz

Aby upewnić się, że w pełni wykorzystujesz swój nowy CRM, pierwszym krokiem jest połączenie poczty e-mail . Ponieważ celem systemu CRM jest pomoc w śledzeniu komunikacji z innymi, najbardziej sensowne jest, aby Twój CRM działał w miejscach, w których dzieje się to najczęściej (np. w poczcie e-mail).

Ponadto prawdopodobnie będziesz wysyłać e-maile z CRM. Połączenie e-maila sprawi, że e-maile będą pochodzić od Ciebie, a nie od jakiejś anonimowej marketingowej usługi e-mail. Przynajmniej tak to działa w Nimble.

W Nimble użytkownicy mogą łączyć się z dowolną liczbą e-maili! Jest to przydatne, ponieważ możesz nadal wysyłać wiadomości e-mail z preferowanego klienta poczty e-mail lub przez Nimble . Tak czy inaczej, Twoja komunikacja zsynchronizuje się automatycznie i będzie dostępna do wglądu w Twoich rekordach kontaktów w Nimble!

Media społecznościowe

Podobnie jak w poprzednim punkcie, Twój CRM musi współpracować z Tobą wszędzie tam, gdzie łączysz się z ludźmi. W dzisiejszych czasach wielu z nas kontaktuje się z innymi głównie za pośrednictwem mediów społecznościowych. Tak więc, jeśli Twój CRM jest w stanie, musisz połączyć swoje konta w mediach społecznościowych z CRM.

Nimble bezpośrednio integruje się z Twitterem i może automatycznie śledzić wiadomości DM na Twitterze, które wymieniasz ze swoimi kontaktami. Rozszerzenie przeglądarki Nimble Prospector umożliwia również tworzenie i uzyskiwanie dostępu do rekordów kontaktów z dowolnego miejsca w Internecie, w tym na wszystkich Twoich ulubionych platformach społecznościowych!

W Nimble łączenie mediów społecznościowych jest tak proste, jak łączenie poczty e-mail! Możesz nawet zaimportować swoich znajomych, obserwujących i osoby, które obserwujesz, jako kontakty. Ale przejdziemy do tego w następnej sekcji.

2. Importuj swoje kontakty

Tutaj zaczyna się zabawa! Pamiętaj, „CRM” to skrót od Contact Relationship Management. Oznacza to, że sercem Twojego CRM są Twoje kontakty! Importowanie kontaktów może być najważniejszym krokiem w konfiguracji CRM.

Zanim przejdziemy do importowania kontaktów, pamiętaj, aby zaimportować tylko niezbędne kontakty . Decydując, które kontakty chcesz zaimportować, poświęć trochę czasu na ocenę, których kontaktów absolutnie potrzebujesz. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest zaśmiecenie bazy danych!

Ten artykuł z Harvard Business Review o tym, dlaczego projekty CRM często kończą się niepowodzeniem, sugeruje, że dążenie do większej ilości danych może prowadzić do niższej jakości wpisów kontaktowych , które nie przynoszą żadnej wartości Twojemu zespołowi.

Dodatkowo importowanie zbyt dużej ilości danych naraz może prowadzić do straty czasu spędzonego na czyszczeniu bazy danych.

Jeśli po raz pierwszy konfigurujesz system CRM, Twoje kontakty prawdopodobnie będą przychodzić z różnych źródeł. Istnieje kilka różnych sposobów importowania kontaktów do bazy danych CRM. Oto kilka przykładów:

Arkusze kalkulacyjne
Kontakty e-mail
Kontakty w mediach społecznościowych
Książka telefoniczna telefonu komórkowego

Nimble ułatwia importowanie kontaktów! Po pierwsze, możesz importować kontakty z plików .CSV za pomocą Kreatora importu Nimble . Następnie możesz zaimportować kontakty z poczty e-mail jednym kliknięciem! I pamiętasz, jak powiedziałem, że Nimble może importować twoje kontakty społecznościowe? Nimble integruje się bezpośrednio z Twitterem, więc pozyskiwanie kontaktów z Twittera to pestka!

Importuj kontakty z Twittera do Nimble

Po prostu przejdź do Ustawienia >> Sieci i importy , a następnie kliknij przycisk "Importuj kontakty". Możesz to również zrobić zaraz po połączeniu kont w mediach społecznościowych, ponieważ ta strona będzie już otwarta.

Pamiętaj , ile kontaktów importujesz . Zamiast importować jak najwięcej danych , staraj się importować tylko tyle, ile potrzebujesz.

Po kliknięciu przycisku „Importuj kontakty” możesz wybrać kontakty do zaimportowania. Nimble umożliwia importowanie list znajomych, obserwowanych, obserwujących i Twittera.

Możesz importować listy Twittera bezpośrednio z Twittera za pomocą Nimble Prospector .

Nimble Prospector daje również użytkownikom możliwość importowania kontaktów jeden po drugim z dowolnego serwisu społecznościowego. Po prostu otwórz rozszerzenie przeglądarki i najedź kursorem na dowolną nazwę z hiperłączem Nimble automatycznie wygeneruje rekord kontaktu lub wyświetli istniejący.

Zdecydowanie zalecamy importowanie kontaktów jeden po drugim. Pomaga to zminimalizować bałagan w Twojej bazie kontaktów.
Tagowanie kontaktów
Aby utrzymać długoterminową organizację bazy danych, pamiętaj o tagowaniu kontaktów podczas ich importowania ! Zalecamy ustanowienie standardowego formatu tagowania nowych importów. Oto przykład:

Źródło – Nazwa importera – MM/RRRR
Na przykład „Kontakty programu Outlook – Vivian – 07/2021”
Alternatywnie możesz oznaczyć importy wieloma tagami, takimi jak:
„Twitter – Vivian”, „07.11.2021 – Vivian”
Możesz dostosować metody tagowania do swoich potrzeb. Cokolwiek zrobisz, postaraj się jak najlepiej trzymać się swojego formatu . Posiadanie takiego standardowego formatu pomoże na dłuższą metę utrzymać porządek w bazie danych.
Możesz zapoznać się z tym artykułem pomocy technicznej Nimble , aby uzyskać więcej informacji na temat tagów i do czego mogą być używane.
3. Zdobądź dodatki do swojego CRM
Następnym krokiem jest upewnienie się, że w pełni wykorzystujesz swój CRM. Wiele usług CRM zawiera dodatki, wtyczki i rozszerzenia. Na przykład Nimble ma dodatki do Outlooka, Gmaila i Microsoft Teams, a także rozszerzenie przeglądarki o nazwie Nimble Prospector .

Jeśli spędzasz dużo czasu pracując na telefonie, koniecznie sprawdź, czy Twój CRM również ma aplikację mobilną!
4. Dodaj członków swojego zespołu
Jeśli korzystasz z CRM z zespołem, pamiętaj, aby dodać ich do swojego konta . Jest to niezbędne do współpracy i upewnienia się, że wszyscy są na tej samej stronie. Możliwość przeglądania kontaktów, wiadomości, działań i potoków zespołu jest niezwykle przydatna.
Pamiętaj, że zazwyczaj mogą to zrobić tylko administratorzy lub właściciele kont.
Uprawnienia
Dodając członków zespołu do swojego konta, pamiętaj, aby śledzić ich uprawnienia. W Nimble możesz podzielić członków swojego zespołu na grupy, które zapewniają im dostęp do określonych zestawów funkcji.

Funkcje, dla których możesz ustawić uprawnienia, obejmują:
Eksport luzem
Usuń zbiorczo
Dostęp do API
Skonfiguruj potoki
…i więcej! Nie wszystkie funkcje będą miały zastosowanie do każdego zespołu, więc poświęć trochę czasu na ocenę, do których funkcji i uprawnień będą potrzebować dostęp twoi koledzy z drużyny.
Inne porady i wskazówki!
Po wykonaniu powyższych pięciu kroków powinieneś być w stanie przystąpić do pracy! Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać, aby czerpać korzyści z nowego CRM:
1. Utrzymuj porządek
To zdecydowanie najważniejsza wskazówka! Utrzymanie porządku w CRM znacznie ułatwi Ci pracę. Jak wspomniano wcześniej, upewnij się, że importujesz tylko tyle kontaktów, ile potrzebujesz.

Inne sposoby na utrzymanie bazy danych w czystości obejmują odpowiednie tagowanie kontaktów i tworzenie zapisanych segmentów . Segmenty mogą składać się z kombinacji tagów i innych pól danych.
Na przykład, jeśli konfigurujesz zapisane wyszukiwanie segmentów w Nimble, możesz szukać osób, które mają urodziny we wrześniu i mają konta na Twitterze. Jest to przydatne do wysyłania ukierunkowanego, spersonalizowanego zasięgu. W Nimble możesz nawet dodać niestandardowe pola danych, aby dostosować wyszukiwanie segmentów i uporządkować kontakty!
Ponadto, jeśli Twój CRM jest w stanie, posprzątaj swoje kontakty, łącząc duplikaty .
Ciekawostka: Nimble automatycznie łączy kontakty z tym samym adresem e-mail!
2. Pamiętaj o aktualizacji informacji
Aktualizuj swoje dane kontaktowe! Regularnie poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że informacje Twoich kontaktów są aktualne. Obejmuje to ich adresy e-mail, numery telefonów, firmę/tytuł i media społecznościowe. W zależności od potrzeb może to obejmować również inne pola.
3. Poznaj funkcje swojego CRM
Każdy CRM jest inny, więc poświęć trochę czasu na zapoznanie się ze swoim systemem CRM. Na przykład w Nimble oprócz zarządzania kontaktami jest mnóstwo przydatnych funkcji. Nimble zawiera informacje o transakcjach i leadach, przypomnienia o pozostaniu w kontakcie, rozszerzenie przeglądarki Nimble Prospector i wiele więcej!
Będziesz także chciał poświęcić trochę czasu na dostosowanie swojego CRM i jego funkcji do swoich konkretnych potrzeb.
4. Skorzystaj ze wsparcia
Nauka obsługi i konserwacji CRM to opłacalna inwestycja. Ale czasami może to być trudne do zrobienia w pojedynkę. Pozostań w kontakcie z dostawcą CRM i nie bój się prosić o pomoc. Nimble ma nie tylko światowej klasy zespół wsparcia, ale także cotygodniowe webinaria , które pomagają użytkownikom lepiej poruszać się po CRM!
Nie musisz wszystkiego wymyślać sam! Nie wahaj się zadawać pytań.
Zasoby
Mówiąc o korzystaniu ze wsparcia, oto kilka zasobów, które pomogą Ci rozpocząć pracę z nowym CRM:
Przewodnik po CRM dla początkujących [.PDF]
Pierwsze kroki w Nimble – artykuł pomocy
Jak zacząć korzystać z Nimble CRM – playlista na YouTube
Wniosek
Mamy nadzieję, że ten przewodnik był pomocny! Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy, przejrzyj nasze artykuły pomocy technicznej pod adresem https://support.nimble.com/en/ . Jak wspomniano powyżej, mamy również cotygodniowe seminaria internetowe , podczas których omawiamy podstawy Nimble CRM, w tym konfigurację, transakcje i raportowanie, czyszczenie kontaktów, segmentację i wiele więcej! Zapraszamy do przyłączenia się do nas, aby dowiedzieć się więcej o CRM i o tym, jak Nimble może pomóc Ci rozwinąć Twój biznes.
Jak zacząć
Jeśli nie masz jeszcze konta Nimble, zapraszamy do bezpłatnego wypróbowania przez 14 dni .
Bądź na bieżąco z kolejnymi ogłoszeniami dotyczącymi produktów, gdy zmieniamy Nimble w najlepszy CRM dla zespołów Microsoft 365 i Google Workspace.