Comment configurer votre CRM et organiser vos contacts

Publié: 2021-08-18

Alors vous venez de décider de plonger dans le monde du CRM… Félicitations ! Le CRM est un outil utile pour établir ces relations précieuses, que ce soit pour le travail, votre propre petite entreprise ou un usage personnel. Mais nous sommes sûrs que vous le saviez déjà !

Pour vous aider à démarrer votre parcours CRM, nous avons élaboré un guide rapide étape par étape pour configurer votre nouveau CRM. Une fois que vous avez terminé toutes ces étapes, vous pouvez commencer à développer des relations avec vos contacts !

Connectez votre e-mail et votre calendrier
Importez vos contacts
Obtenez les compléments de votre CRM
Ajoutez les membres de votre équipe

1. Connectez votre e-mail et votre calendrier

Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre nouveau CRM, la première étape consiste à connecter votre e-mail . Étant donné que le but d'un système CRM est de vous aider à garder une trace de votre communication avec les autres, il est plus logique que votre CRM fonctionne dans les endroits où cela se produit le plus (c'est-à-dire votre e-mail).

De plus, vous enverrez probablement des e-mails depuis votre CRM. Ainsi, la connexion de votre e-mail garantira que vos e-mails semblent provenir de vous, et non d'un service de messagerie marketing anonyme. Au moins c'est comme ça que ça marche dans Nimble.

Dans Nimble, les utilisateurs peuvent connecter autant d'e-mails qu'ils en ont besoin ! Ceci est utile car vous pouvez continuer à envoyer des e-mails à partir de votre client de messagerie préféré ou via Nimble . Dans tous les cas, votre communication se synchronisera automatiquement et pourra être consultée dans vos enregistrements de contact dans Nimble !

Des médias sociaux

Semblable au point précédent, votre CRM doit fonctionner avec vous partout où vous vous connectez avec des gens. De nos jours, beaucoup d'entre nous interagissent avec les autres principalement via les médias sociaux. Donc, si votre CRM en est capable, vous devez connecter vos comptes de médias sociaux à votre CRM.

Nimble s'intègre directement à Twitter et peut suivre automatiquement les DM Twitter que vous échangez avec vos contacts. L' extension de navigateur Nimble Prospector permet également de créer et d'accéder à des enregistrements de contacts depuis n'importe où sur le Web, y compris toutes vos plateformes de médias sociaux préférées !

Dans Nimble, connecter vos réseaux sociaux est aussi simple que de connecter votre e-mail ! Vous avez même la possibilité d'importer vos amis, vos abonnés et les personnes que vous suivez en tant que contacts. Mais nous y reviendrons dans la section suivante.

2. Importez vos contacts

C'est là que les choses commencent à devenir amusantes ! N'oubliez pas que "CRM" signifie Contact Relationship Management. Cela signifie que le cœur de votre CRM réside dans vos contacts ! L'importation de vos contacts pourrait très bien être l'étape la plus importante dans la configuration de votre CRM.

Avant de passer à l'importation de contacts, n'oubliez pas de n'importer que les contacts nécessaires . Lorsque vous décidez quels contacts importer, prenez votre temps pour évaluer les contacts dont vous avez absolument besoin. La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre base de données soit encombrée !

Cet article de Harvard Business Review sur les raisons pour lesquelles les projets CRM échouent souvent suggère que viser des volumes de données plus élevés peut conduire à des entrées de contact de qualité inférieure qui n'apportent que peu ou pas de valeur à votre équipe.

De plus, l'importation simultanée de trop de données peut entraîner une perte de temps pour le nettoyage de votre base de données.

Si c'est la première fois que vous configurez un système CRM, vos contacts proviendront probablement de diverses sources. Il existe plusieurs façons d'importer des contacts dans votre base de données CRM. Voici quelques exemples :

Feuilles de calcul
Contacts par e-mail
Contacts sur les réseaux sociaux
Annuaire mobile

Nimble facilite l'importation de contacts ! Tout d'abord, vous pouvez importer des contacts à partir de fichiers .CSV avec l' assistant d'importation de Nimble . Ensuite, vous pouvez importer des contacts depuis votre e-mail en un clic ! Et rappelez-vous comment j'ai dit que Nimble pouvait importer vos contacts sociaux ? Nimble s'intègre directement à Twitter, donc l'intégration de vos contacts Twitter est un jeu d'enfant !

Importer des contacts Twitter dans Nimble

Accédez simplement à Paramètres >> Réseaux et importations , puis cliquez sur le bouton "Importer des contacts". Vous pouvez également le faire juste après avoir connecté vos comptes de médias sociaux puisque cette page sera déjà ouverte.

Encore une fois, faites attention au nombre de contacts que vous importez . Plutôt que d'importer autant de données que vous le pouvez , essayez d'importer uniquement la quantité dont vous avez besoin.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Importer des contacts", vous pouvez choisir les contacts à importer. Nimble vous donne la possibilité d'importer des listes d'amis, de suivi, d'abonnés et de Twitter.

Vous pouvez importer des listes Twitter directement depuis Twitter avec Nimble Prospector .

Nimble Prospector offre également aux utilisateurs la possibilité d'importer des contacts un par un à partir de n'importe quel site de réseautage social. Ouvrez simplement l'extension du navigateur et survolez n'importe quel nom hypertexte , Nimble générera automatiquement un enregistrement de contact ou en affichera un existant.

Nous vous recommandons vivement d'importer les contacts un par un. Cela aide à minimiser la quantité d'encombrement dans votre base de données de contacts.

Marquage des contacts
Pour vous aider à garder votre base de données organisée à long terme, n'oubliez pas de taguer les contacts au fur et à mesure que vous les importez ! Nous vous recommandons d'établir un format standard pour baliser les nouvelles importations. Voici un exemple :
Source – Nom de l'importateur – MM/AAAA
Par exemple, "Contacts Outlook - Vivian - 07/2021"
Vous pouvez également baliser les importations avec plusieurs balises telles que :
« Twitter – Viviane », « 11/07/2021 – Viviane »
Vous pouvez personnaliser vos méthodes de marquage en fonction de vos besoins. Quoi que vous finissiez par faire, faites de votre mieux pour vous en tenir à votre format . Avoir un format standard comme celui-ci vous aidera à garder votre base de données bien rangée à long terme.

Vous pouvez vous référer à cet article d'assistance Nimble pour plus d'informations sur les balises et leur utilisation.
3. Obtenez les compléments de votre CRM
L'étape suivante consiste à vous assurer que vous utilisez votre CRM à son plein potentiel. De nombreux services CRM incluent des compléments, des plug-ins et des extensions. Nimble, par exemple, propose des compléments pour Outlook, Gmail et Microsoft Teams, ainsi qu'une extension de navigateur appelée Nimble Prospector .
Si vous passez beaucoup de temps à travailler sur votre téléphone, assurez-vous de vérifier si votre CRM dispose également d'une application mobile !

4. Ajoutez les membres de votre équipe
Si vous utilisez votre CRM avec une équipe, pensez à les ajouter à votre compte . Cela est nécessaire pour la collaboration et pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Il est extrêmement utile de pouvoir afficher les contacts, les messages, les activités et les pipelines de votre équipe.
Veuillez noter que seuls les administrateurs ou les propriétaires de compte peuvent généralement le faire.
Autorisations
Lorsque vous ajoutez des membres d'équipe à votre compte, assurez-vous de garder une trace de leurs autorisations. Dans Nimble, vous pouvez trier les membres de votre équipe en groupes qui leur donnent accès à certains ensembles de fonctionnalités.
Les fonctionnalités pour lesquelles vous pouvez définir des autorisations incluent :
Exportation en masse
Supprimer en masse
Accéder à l'API
Configurer les pipelines
…et plus! Toutes les fonctionnalités ne s'appliqueront pas à toutes les équipes, alors prenez le temps d'évaluer les fonctionnalités et les autorisations auxquelles vos coéquipiers auront besoin d'accéder.
Autres trucs et astuces !
Une fois que vous avez terminé les cinq étapes ci-dessus, vous devriez être en mesure de vous mettre au travail ! Voici quelques conseils à garder à l'esprit pour vous assurer de tirer parti de votre nouveau CRM :
1. Gardez-le organisé
C'est de loin le conseil le plus important ! Garder votre CRM bien rangé vous facilitera grandement la tâche. Comme mentionné précédemment, assurez-vous de n'importer que le nombre de contacts dont vous avez besoin.
D'autres façons de garder votre base de données propre incluent le marquage approprié de vos contacts et la création de segments enregistrés . Les segments peuvent consister en des combinaisons de balises et d'autres champs de données.
Par exemple, si vous configurez une recherche de segment enregistrée dans Nimble, vous pouvez rechercher des personnes qui ont des anniversaires en septembre et qui ont des comptes Twitter. Ceci est utile pour envoyer une communication ciblée et personnalisée. Dans Nimble, vous pouvez même ajouter des champs de données personnalisés pour personnaliser votre recherche de segment et organiser vos contacts !
Aussi, si votre CRM en est capable, désencombrez vos contacts en fusionnant les doublons .
Fait amusant : Nimble fusionne automatiquement les contacts avec la même adresse e-mail !
2. N'oubliez pas de mettre à jour les informations
Gardez vos contacts à jour ! Prenez régulièrement le temps de vous assurer que les informations de vos contacts sont à jour. Cela inclut leurs adresses e-mail, numéros de téléphone, société/titre et réseaux sociaux. Selon vos besoins, cela peut également inclure d'autres champs.
3. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités de votre CRM
Chaque CRM est différent, alors prenez le temps de vous familiariser avec votre système CRM. Dans Nimble, par exemple, il existe de nombreuses fonctionnalités utiles en dehors de la gestion des contacts. Nimble propose des pipelines d'offres et de prospects, des rappels pour rester en contact, l'extension de navigateur Nimble Prospector et bien plus encore !
Vous voudrez également passer du temps à personnaliser votre CRM et ses fonctionnalités pour répondre à vos besoins spécifiques.
4. Profitez du soutien
Apprendre à utiliser et à maintenir votre CRM est un investissement rentable. Mais cela peut aussi parfois être difficile à faire seul. Restez en contact avec votre fournisseur CRM et n'ayez pas peur de demander de l'aide. Nimble dispose non seulement d'une équipe d'assistance de classe mondiale, mais également de webinaires hebdomadaires pour aider les utilisateurs à mieux naviguer dans leurs CRM !
Vous n'êtes pas obligé de tout comprendre par vous-même ! N'hésitez pas à poser des questions.
Ressources
En parlant de profiter de l'assistance, voici quelques ressources pour vous aider à démarrer avec votre nouveau CRM :
Le guide ultime du CRM pour débutants [.PDF]
Premiers pas avec Nimble – Article d'assistance
Comment démarrer dans Nimble CRM - Liste de lecture YouTube
Conclusion
Nous espérons que ce guide vous a été utile ! Si vous souhaitez une aide supplémentaire, n'hésitez pas à parcourir nos articles d'assistance sur https://support.nimble.com/en/ . Comme mentionné ci-dessus, nous organisons également des webinaires hebdomadaires où nous passons en revue les bases de Nimble CRM, y compris la configuration, les offres et les rapports, le nettoyage des contacts, la segmentation, et plus encore ! Nous vous invitons à nous rejoindre pour en savoir plus sur le CRM et sur la façon dont Nimble peut vous aider à développer votre entreprise.
Comment commencer
Si vous n'avez pas encore de compte Nimble, nous vous invitons à l' essayer gratuitement pendant 14 jours .
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