Cum să rulezi proiecte de marketing digital în diferite fusuri orare

Munca la distanță și munca hibridă este acum obișnuită, cercetările arătând că peste 50% dintre angajați și-ar renunța chiar la locul de muncă dacă nu li s-ar oferi mai multă flexibilitate în ceea ce privește locul în care pot lucra.

Acest lucru înseamnă, în cele din urmă, că multe companii trebuie să își desfășoare proiectele de marketing digital de la distanță – iar pentru mulți, asta poate însemna să le ruleze în diferite fusuri orare.

Desigur, există o mulțime de beneficii în a putea alege cel mai bun talent la distanță din întreaga lume. Dar există și dezavantaje. Colaborarea internațională este o provocare și, mai ales, dacă nu te confrunți cu un stil strict de management de proiect care funcționează pentru toată lumea, poate duce la o scădere a moralului și a productivității.

În acest articol, vom arunca o privire asupra celor mai bune modalități prin care puteți depăși faptul că echipa dvs. operează în diferite fusuri orare, ajutându-vă să vă ridicați moralul și productivitatea și transformând o provocare într-o modalitate de a aduce ce este mai bun din dvs. echipă.

Oferă echipei tale puterea de a-și spune părerea

Oricine a lucrat de la distanță cu membrii echipei care se află în fusuri orare diferite față de ei va fi, cel mai probabil, rugat la un moment dat să se alăture unei întâlniri de grup – una care pur și simplu nu funcționează pentru ei din punct de vedere al timpului.

Poate chiar au fost invitați la două sau trei dintre aceste întâlniri. Și pentru că timpul a funcționat pentru toți ceilalți, au acceptat.

Acest tip de lucruri poate dăuna moralului unui individ. Nu numai că înseamnă că trebuie să stea treaz (sau să se trezească) la o oră nepotrivită pentru ei, dar poate contribui și să se simtă resentimente dacă se întâmplă în continuare.

Așa că oferă echipei tale puterea de a comunica deschis și liber. Dacă un timp nu funcționează pentru cineva? Asigurați-vă că înțeleg că au puterea de a spune nu și de a sugera un moment diferit.

Și dacă echipa ta se luptă cu comunicarea, ia în considerare implementarea unui plan de comunicare.

Faceți termenele limită mai specifice

Termenele limită vă ajută echipa să lucreze împreună la un obiectiv comun. Ei îi ajută pe toți să rămână pe drumul cel bun și se asigură că toată lumea știe ce trebuie să facă și când trebuie să o facă.

Pe scurt, termenele limită creează așteptări.

Cu toate acestea, atunci când derulați proiecte de marketing digital în diferite fusuri orare, este esențial să fiți extrem de specific cu termenele limită. De exemplu, în loc să spuneți doar „Marți, 17:00”, asigurați-vă că precizați termenul limită pentru fiecare fus orar. S-ar putea să fie marți la ora 17:00 EST.

Dacă nu sunteți precis astfel, termenele limită pot fi ratate, neînțelegerile se pot acumula și munca pur și simplu nu este livrată. Acest lucru poate provoca apoi o întârziere – și poate deranja clienții.

Asigurați-vă că toată lumea respectă fusurile orare

Problema cu un fus orar este că vine și cu diferite ore de lucru desemnate.

De exemplu, designerul dvs. grafic care locuiește în America ar putea lucra de la 8:00 până la 17:00, ceea ce înseamnă că, în momentul în care iau prânzul, editorul dvs. care locuiește și lucrează în Marea Britanie ar fi putut termina ziua.

Deci, ce se întâmplă atunci când designerul dvs. grafic vă contactează editorul la ora 19:00, ora Marii Britanii - și apoi le trimite un al doilea și al treilea mesaj de urmărire atunci când nu primesc răspuns imediat?

Aceste tipuri de probleme pot apărea atunci când nu sunt stabilite limite clare în ceea ce privește fusurile orare și orele de lucru desemnate. Coechipierii care nu sunt conștienți că colegul lor este deschis la o anumită oră ar putea să trimită mesaje și să devină din ce în ce mai frustrați când nu primesc răspunsuri de la ei.

În cursul normal al unui proiect, astfel de probleme nu ar trebui să apară prea des. Cu toate acestea, situația se complică atunci când un proiect se apropie de termenul limită și apar spontan probleme urgente.

Sunt câteva lucruri necesare aici. În primul rând, un membru al echipei trebuie să decidă cât de urgentă este problema înainte de a trimite un mesaj. În al doilea rând, trebuie să vadă cum o pot rezolva singuri înainte de a trimite un mesaj. În al treilea rând, dacă limitele au fost deja stabilite și dacă un membru al echipei este strict deschis la ora X a zilei, mesajul și sarcina vor trebui să aștepte până a doua zi. Este necesară răbdare.

Pot exista momente în care managerul de proiect lucrează foarte strâns cu, de exemplu, un editor și un asistent virtual. Au discutat deja despre fusurile orare și orele de lucru preferate și au convenit că, dacă munca este urgentă, ar trebui a) să poată trimite mesaje și b) fiecare membru al echipei ar trebui să-și activeze notificările.

Acest tip de lucruri este în regulă atâta timp cât limitele au fost deja convenite în prealabil.

Lucrați cu instrumente

Instrumentele de management de proiect sunt disponibile pentru a vă ajuta să vă planificați proiectele și sarcinile, să le urmăriți, să rămâneți la curent cu proiectele și să desemnați locuri de muncă pentru fiecare membru al echipei în parte.

Instrumentele de gestionare a proiectelor ajută, de asemenea, la programarea și gestionarea timpului, ceea ce vă ajută foarte mult ori de câte ori lucrați cu o echipă care operează în diferite fusuri orare.

Din aceste motive, este o idee inteligentă să începeți să vă integrați echipa de la distanță la un instrument de management de proiect cât mai curând posibil. Fiecare membru al echipei le poate folosi pentru a comunica cu ceilalți, stabilind limite în ceea ce privește fusurile orare și orele de lucru desemnate și actualizându-i pe toată lumea despre progresul lor pe parcursul zilei.

Aceasta înseamnă că, atunci când este timpul ca un membru al echipei să se deconecteze pentru ziua respectivă, oricine preia conducerea în următoarele ore poate vedea exact unde sunt sarcinile. Acest lucru permite un flux de lucru fără întreruperi și reduce probabilitatea ca cineva să aștepte până a doua zi pentru actualizări.

De asemenea, ar trebui să căutați un instrument de management al sarcinii de lucru de calitate, care să vă ajute atunci când vine vorba de alocarea cantității potrivite de muncă fiecărui membru al echipei, astfel încât nimeni să nu simtă prea mult stres, presiune sau epuizare.

Acest lucru este extrem de important pentru echipele de la distanță, deoarece departe de mediul de birou, poate fi prea ușor să apară neînțelegeri între un lucrător de la distanță și managerul de proiect cu privire la cât de multă muncă poate prelua o persoană.

Faceți ca datele și documentele să fie accesibile tuturor

Fiecare proiect va avea resurse, informații, date și așa mai departe pe care membrii echipei dumneavoastră vor trebui să le acceseze pentru a asigura buna desfășurare a unui proiect.

Informațiile și datele pot include numere și cifre legate de un proiect, termeni și condiții, capturi de ecran, stilul și eticheta de redactare, dimensiunile dimensiunii imaginii și așa mai departe.

Este probabil să creați foi de calcul și documente care conțin aceste informații și este foarte important să vă amintiți să faceți toate documentele cheie accesibile membrilor echipei.

Acest lucru înseamnă că toată lumea poate accesa informațiile de care au nevoie în orice moment al zilei, fără a fi nevoit să stea până când cineva le poate împărtăși.

Vă puteți stoca documentele în sisteme de partajare colaborativă precum Dropbox și Google Drive.

Concluzie

Este un clișeu să spui că munca în echipă face ca visul să funcționeze. Dar dacă nu arătați înțelegere și respect față de membrii echipei dvs. în ceea ce privește fusurile lor orare și dacă nu vă încurajați întreaga echipă să arate același respect, va fi greu să atingeți niveluri ridicate de productivitate.

Promovează respectul, promovează empatia și promovează înțelegerea în echipa ta de la distanță, dar și promovează comunicarea, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte unul de la celălalt. Este important, asigurați-vă că lucrați cu instrumentele potrivite care vor asigura o gestionare mai ușoară a fiecărui proiect, astfel încât termenele limită să fie întotdeauna respectate, indiferent de locul în care se află membrii echipei dvs. din lume.