So führen Sie digitale Marketingprojekte in verschiedenen Zeitzonen durch

Remote- und Hybridarbeit sind heute alltäglich, wobei Untersuchungen zeigen, dass über 50 % der Mitarbeiter sogar ihren Job kündigen würden, wenn ihnen nicht mehr Flexibilität in Bezug auf ihren Arbeitsort geboten würde.

Dies bedeutet letztendlich, dass viele Unternehmen ihre digitalen Marketingprojekte jetzt remote durchführen müssen – und für viele kann dies bedeuten, dass sie in verschiedenen Zeitzonen ausgeführt werden.

Natürlich hat es viele Vorteile, wenn man sich die besten Remote-Talente aus der ganzen Welt aussuchen kann. Aber es gibt auch Nachteile. Internationale Zusammenarbeit ist eine Herausforderung, und insbesondere wenn Sie sich nicht mit einem straffen Projektmanagementstil anfreunden, der für alle funktioniert, kann dies zu einem Rückgang der Moral und Produktivität führen.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die besten Möglichkeiten, wie Sie die Tatsache überwinden können, dass Ihr Team in verschiedenen Zeitzonen arbeitet, Ihnen dabei hilft, Moral und Produktivität zu steigern und eine Herausforderung in eine Möglichkeit zu verwandeln, das Beste aus Ihnen herauszuholen Team.

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, seine Meinung zu sagen

Jeder, der aus der Ferne mit Teammitgliedern zusammengearbeitet hat, die sich in anderen Zeitzonen als sie befinden, wurde höchstwahrscheinlich irgendwann gebeten, an einem Gruppenmeeting teilzunehmen – eines, das zeitlich einfach nicht für sie funktioniert.

Vielleicht wurden sie sogar zu zwei oder drei dieser Treffen eingeladen. Und weil das Timing für alle anderen funktionierte, akzeptierten sie.

So etwas kann der Moral einer Person schaden. Das bedeutet nicht nur, dass sie zu einer für sie unpassenden Zeit aufbleiben (oder aufstehen) müssen, sondern kann auch dazu beitragen, dass sie sich ärgern, wenn es immer wieder passiert.

Geben Sie Ihrem Team also die Möglichkeit, offen und frei zu kommunizieren. Wenn eine Zeit für jemanden nicht funktioniert? Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, dass sie die Macht haben, nein zu sagen – und einen anderen Zeitpunkt vorzuschlagen.

Und wenn Ihr Team mit der Kommunikation zu kämpfen hat, sollten Sie einen Kommunikationsplan erstellen.

Machen Sie Fristen genauer

Fristen helfen Ihrem Team, gemeinsam an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten. Sie helfen allen, auf Kurs zu bleiben, und sie stellen sicher, dass jeder weiß, was er tun muss und wann er es tun muss.

Kurz gesagt, Fristen wecken Erwartungen.

Wenn Sie jedoch digitale Marketingprojekte in verschiedenen Zeitzonen durchführen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Fristen äußerst genau einhalten. Sagen Sie zum Beispiel nicht einfach „Dienstag, 17 Uhr“, sondern stellen Sie sicher, dass Sie die Frist für jede Zeitzone angeben. Es könnte Dienstag um 17 Uhr EST sein.

Wenn Sie nicht so spezifisch sind, können Fristen versäumt werden, es können Missverständnisse entstehen und die Arbeit wird einfach nicht geliefert. Dies kann dann zu einer Verzögerung führen – und Kunden verärgern.

Stellen Sie sicher, dass jeder die Zeitzonen respektiert

Die Sache mit einer Zeitzone ist, dass sie auch unterschiedliche festgelegte Arbeitszeiten hat.

Beispielsweise könnte Ihr in Amerika lebender Grafikdesigner von 8.00 bis 17.00 Uhr arbeiten, was bedeutet, dass Ihr in Großbritannien lebender und arbeitender Redakteur, wenn er zu Mittag isst, den Tag beendet haben könnte.

Was passiert also, wenn Ihr Grafikdesigner Ihren Redakteur um 19:00 Uhr britischer Zeit kontaktiert und ihm dann eine zweite und dritte Folgenachricht sendet, wenn er nicht sofort eine Antwort erhält?

Solche Probleme können entstehen, wenn keine klaren Grenzen in Bezug auf Zeitzonen und festgelegte Arbeitszeiten gesetzt sind. Teamkollegen, die nicht wissen, dass ihr Kollege zu einer bestimmten Zeit Feierabend hat, senden möglicherweise Nachrichten und sind zunehmend frustriert, wenn sie nichts von ihnen hören.

Im normalen Projektverlauf sollten solche Probleme nicht allzu oft auftreten. Kompliziert wird es jedoch immer dann, wenn sich ein Projekt dem Abgabetermin nähert und spontan dringende Fragen auftauchen.

Hier werden einige Dinge benötigt. Zuerst muss ein Teammitglied entscheiden, wie dringend das Problem ist, bevor es eine Nachricht sendet. Zweitens müssen sie sehen, wie sie es selbst lösen können, bevor sie eine Nachricht senden. Drittens, wenn bereits Grenzen festgelegt wurden und ein Teammitglied um X Zeit des Tages strikt außer Dienst ist, müssen die Nachricht und die Aufgabe bis zum nächsten Tag warten. Geduld ist erforderlich.

Es kann vorkommen, dass der Projektmanager sehr eng mit beispielsweise einem Redakteur und einem virtuellen Assistenten zusammenarbeitet. Sie haben bereits Zeitzonen und bevorzugte Arbeitszeiten besprochen und sich darauf geeinigt, dass sie bei dringenden Arbeiten a) Nachrichten senden können und b) jedes Teammitglied seine Benachrichtigungen einschalten sollte.

So etwas ist in Ordnung, solange man sich vorher schon auf Grenzen geeinigt hat.

Mit Werkzeugen arbeiten

Projektmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Projekte und Aufgaben zu planen, sie zu verfolgen, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten und Aufgaben für jedes einzelne Teammitglied zuzuweisen.

Projektmanagement-Tools helfen auch bei der Terminplanung und dem Zeitmanagement, was sehr hilfreich ist, wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, das in verschiedenen Zeitzonen tätig ist.

Aus diesen Gründen ist es eine kluge Idee, Ihr Remote-Team so schnell wie möglich in ein Projektmanagement-Tool einzubinden. Jedes Teammitglied kann sie verwenden, um mit anderen zu kommunizieren, Grenzen für seine Zeitzonen und festgelegten Arbeitszeiten festzulegen und alle den ganzen Tag über über ihre Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Das heißt, wenn sich ein Teammitglied für den Tag abmeldet, kann derjenige, der die nächsten Stunden übernimmt, genau sehen, wo Aufgaben anstehen. Dies ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass jemand herumsitzt und bis zum nächsten Tag auf Updates wartet.

Sie sollten auch nach einem hochwertigen Workload-Management-Tool suchen, das Sie dabei unterstützt, jedem Teammitglied die richtige Menge an Arbeit zuzuweisen, damit niemand zu viel Stress, Druck oder Burnout verspürt.

Dies ist bei Remote-Teams von entscheidender Bedeutung, da weit entfernt von der Büroumgebung allzu leicht Missverständnisse zwischen einem Remote-Mitarbeiter und seinem Projektmanager darüber auftreten können, wie viel Arbeit eine Person übernehmen kann.

Machen Sie Daten und Dokumente für alle zugänglich

Jedes Projekt verfügt über Ressourcen, Informationen, Daten usw., auf die Ihre Teammitglieder zugreifen müssen, um den reibungslosen Ablauf eines Projekts sicherzustellen.

Informationen und Daten können Zahlen und Abbildungen in Bezug auf ein Projekt, Geschäftsbedingungen, Screenshots, Textstil und -etikette, Bildgrößenabmessungen usw. umfassen.

Es ist wahrscheinlich, dass Sie Tabellenkalkulationen und Dokumente erstellen, die diese Informationen enthalten – und es ist wirklich wichtig, dass Sie daran denken, alle wichtigen Dokumente für Ihre Teammitglieder zugänglich zu machen.

Dies bedeutet dann, dass jeder zu jeder Tageszeit auf die Informationen zugreifen kann, die er benötigt, ohne herumhängen zu müssen, bis jemand sie mit ihm teilen kann.

Sie können Ihre Dokumente in kollaborativen Freigabesystemen wie Dropbox und Google Drive speichern.

Fazit

Es ist ein Klischee zu sagen, dass Teamarbeit den Traum wahr werden lässt. Aber wenn Sie Ihren Teammitgliedern nicht Verständnis und Respekt in Bezug auf ihre Zeitzonen entgegenbringen und Ihr gesamtes Team nicht ermutigen, den gleichen Respekt zu zeigen, wird es schwierig sein, ein hohes Produktivitätsniveau zu erreichen.

Fördern Sie Respekt, fördern Sie Empathie und fördern Sie das Verständnis in Ihrem Remote-Team, aber fördern Sie auch die Kommunikation, damit alle wissen, was sie voneinander erwarten können. Stellen Sie vor allem sicher, dass Sie mit den richtigen Tools arbeiten, die eine reibungslosere Abwicklung jedes Projekts gewährleisten, sodass Fristen immer eingehalten werden, unabhängig davon, wo sich Ihre Teammitglieder auf der Welt befinden.