Jak prowadzić projekty marketingu cyfrowego w różnych strefach czasowych

Praca zdalna i hybrydowa jest obecnie powszechna, a badania pokazują, że ponad 50% pracowników zrezygnowałoby nawet z pracy, gdyby nie zaoferowano im większej elastyczności w zakresie tego, gdzie mogą pracować.

To ostatecznie oznacza, że ​​wiele firm musi teraz zdalnie prowadzić swoje projekty marketingu cyfrowego — a dla wielu może to oznaczać prowadzenie ich w różnych strefach czasowych.

Oczywiście istnieje wiele korzyści z wybrania najlepszych zdalnych talentów z całego świata. Ale są też wady. Współpraca międzynarodowa jest trudna, a zwłaszcza jeśli nie opanujesz napiętego stylu zarządzania projektami, który działa dla wszystkich, może prowadzić do spadku morale i produktywności.

W tym artykule przyjrzymy się najlepszym sposobom przezwyciężenia faktu, że Twój zespół działa w różnych strefach czasowych, co pomoże Ci zwiększyć morale i produktywność oraz zamienić wyzwanie w sposób na wydobycie tego, co najlepsze. zespół.

Daj swojemu zespołowi moc wyrażania swoich myśli

Każdy, kto pracował zdalnie z członkami zespołu znajdującymi się w różnych strefach czasowych, najprawdopodobniej w pewnym momencie zostanie poproszony o dołączenie do spotkania grupowego — takiego, które po prostu nie działa dla niego pod względem czasu.

Być może nawet zostali zaproszeni na dwa lub trzy z tych spotkań. A ponieważ czas zadziałał dla wszystkich innych, zgodzili się.

Tego rodzaju rzeczy mogą być szkodliwe dla morale jednostki. Oznacza to nie tylko, że muszą wstawać (lub wstawać) w czasie, który jest dla nich nieodpowiedni, ale może również przyczynić się do tego, że poczują się urażeni, jeśli to się powtórzy.

Daj więc swojemu zespołowi możliwość otwartej i swobodnej komunikacji. Jeśli czas komuś nie pasuje? Upewnij się, że rozumieją, że mają prawo powiedzieć „nie” i zasugerować inny czas.

A jeśli Twój zespół ma problemy z komunikacją, rozważ wprowadzenie planu komunikacji.

Spraw, aby terminy były bardziej szczegółowe

Terminy pomagają zespołowi współpracować nad wspólnym celem. Pomagają wszystkim pozostać na dobrej drodze i zapewniają, że wszyscy wiedzą, co muszą zrobić i kiedy muszą to zrobić.

Krótko mówiąc, terminy tworzą oczekiwania.

Jednak podczas prowadzenia projektów marketingu cyfrowego w różnych strefach czasowych ważne jest, abyś był bardzo dokładny w swoich terminach. Na przykład zamiast po prostu powiedzieć „wtorek, 17:00”, podaj ostateczny termin dla każdej strefy czasowej. Może to być wtorek o 17:00 czasu EST.

Jeśli nie jesteś tak konkretny, terminy mogą zostać przeoczone, nieporozumienia mogą narastać, a praca po prostu nie zostanie dostarczona. Może to spowodować opóźnienie — i zdenerwować klientów.

Upewnij się, że wszyscy szanują strefy czasowe

Rzecz w strefie czasowej polega na tym, że ma ona również różne wyznaczone godziny pracy.

Na przykład twój grafik mieszkający w Ameryce może pracować od 8 rano do 17:00 swojego czasu, co oznacza, że ​​zanim zje lunch, twój wydawca mieszkający i pracujący w Wielkiej Brytanii może skończyć cały dzień.

Co się stanie, gdy grafik skontaktuje się z wydawcą o 19:00 czasu brytyjskiego, a następnie wyśle ​​drugą i trzecią wiadomość uzupełniającą, gdy nie otrzyma od razu odpowiedzi?

Tego typu problemy mogą pojawić się, gdy nie zostaną ustalone wyraźne granice w zakresie stref czasowych i wyznaczonych godzin pracy. Członkowie zespołu, którzy nie są świadomi, że ich kolega jest poza godzinami pracy w określonym czasie, mogą wysyłać wiadomości i być coraz bardziej sfrustrowani, gdy nie otrzymają od nich odpowiedzi.

Podczas normalnego przebiegu projektu tego rodzaju problemy nie powinny pojawiać się zbyt często. Sytuacja komplikuje się jednak, gdy projekt zbliża się do terminu, a pilne problemy pojawiają się spontanicznie.

Potrzebnych jest tutaj kilka rzeczy. Po pierwsze, członek zespołu musi zdecydować, jak pilny jest problem, zanim wyśle ​​wiadomość. Po drugie, zanim wyślą wiadomość, muszą zobaczyć, jak sami mogą rozwiązać ten problem. Po trzecie, jeśli granice zostały już ustalone, a członek zespołu jest całkowicie poza godzinami pracy o X porze dnia, wiadomość i zadanie będą musiały poczekać do następnego dnia. Wymagana jest cierpliwość.

Może się zdarzyć, że kierownik projektu bardzo blisko współpracuje, na przykład, z redaktorem i wirtualnym asystentem. Omówili już strefy czasowe i preferowane godziny pracy i uzgodnili, że jeśli praca jest pilna, powinni a) mieć możliwość wysyłania wiadomości i b) każdy członek zespołu powinien włączyć powiadomienia.

Takie rzeczy są w porządku, o ile granice zostały już wcześniej uzgodnione.

Praca z narzędziami

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają planować projekty i zadania, śledzić je, być na bieżąco z projektami i wyznaczać zadania dla każdego członka zespołu.

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają również w planowaniu i zarządzaniu czasem, co jest bardzo pomocne, gdy pracujesz z zespołem, który działa w różnych strefach czasowych.

Z tych powodów dobrym pomysłem jest jak najszybsze rozpoczęcie wdrażania zdalnego zespołu do narzędzia do zarządzania projektami. Każdy członek zespołu może ich używać do komunikowania się z innymi, wyznaczania granic swoich stref czasowych i wyznaczonych godzin pracy oraz aktualizowania wszystkich postępów w ciągu dnia.

Oznacza to, że gdy nadejdzie czas, aby członek zespołu wylogował się na cały dzień, każdy, kto przejmie obowiązki przez kilka następnych godzin, może dokładnie zobaczyć, gdzie znajdują się zadania. Pozwala to na płynny przepływ pracy i zmniejsza prawdopodobieństwo, że ktoś czeka na aktualizacje do następnego dnia.

Powinieneś także poszukać wysokiej jakości narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą, które pomoże Ci przydzielić odpowiednią ilość pracy każdemu członkowi zespołu, aby nikt nie odczuwał zbytniego stresu, presji lub wypalenia.

Jest to niezwykle ważne w przypadku zespołów zdalnych, ponieważ z dala od środowiska biurowego może dojść do nieporozumień między pracownikiem zdalnym a kierownikiem projektu w odniesieniu do tego, ile pracy może wykonać dana osoba.

Zapewnij wszystkim dostęp do danych i dokumentów

Każdy projekt będzie zawierał zasoby, informacje, dane itd., do których członkowie Twojego zespołu będą musieli uzyskać dostęp, aby zapewnić płynne działanie projektu.

Informacje i dane mogą obejmować liczby i liczby związane z projektem, warunki, zrzuty ekranu, styl i etykietę copywritingu, wymiary obrazu i tak dalej.

Prawdopodobnie utworzysz arkusze kalkulacyjne i dokumenty zawierające te informacje — i naprawdę ważne jest, aby pamiętać, aby wszystkie kluczowe dokumenty były dostępne dla członków zespołu.

Oznacza to, że każdy może uzyskać dostęp do potrzebnych informacji o dowolnej porze dnia, bez konieczności czekania, dopóki ktoś nie będzie mógł się nimi z nimi podzielić.

Możesz przechowywać swoje dokumenty we wspólnych systemach udostępniania, takich jak Dropbox i Dysk Google.

Wniosek

Banałem jest stwierdzenie, że praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa. Ale jeśli nie okażesz zrozumienia i szacunku członkom swojego zespołu w odniesieniu do ich stref czasowych i jeśli nie zachęcisz całego zespołu do okazywania takiego samego szacunku, trudno będzie osiągnąć wysoki poziom produktywności.

Promuj szacunek, promuj empatię i promuj zrozumienie w swoim zdalnym zespole, ale także promuj komunikację, aby wszyscy wiedzieli, czego od siebie oczekiwać. Co ważne, upewnij się, że pracujesz z odpowiednimi narzędziami, które zapewnią płynniejszą obsługę każdego projektu, aby zawsze dotrzymywać terminów, niezależnie od tego, gdzie na świecie znajdują się członkowie Twojego zespołu.