Cara Menjalankan Proyek Pemasaran Digital di Zona Waktu yang Berbeda

Pekerjaan jarak jauh dan hibrida sekarang menjadi hal yang biasa, dengan penelitian menunjukkan bahwa lebih dari 50% karyawan bahkan akan berhenti dari pekerjaan mereka jika mereka tidak ditawari lebih banyak fleksibilitas dalam hal di mana mereka dapat bekerja.

Ini pada akhirnya berarti bahwa banyak bisnis sekarang harus menjalankan proyek pemasaran digital mereka dari jarak jauh—dan bagi banyak orang, itu bisa berarti menjalankannya di zona waktu yang berbeda.

Secara alami, ada banyak manfaat untuk dapat memilih talenta jarak jauh terbaik dari seluruh dunia. Tapi ada juga kekurangannya juga. Kolaborasi internasional itu menantang, dan terutama jika Anda tidak memahami gaya manajemen proyek yang ketat yang cocok untuk semua orang, itu dapat menyebabkan penurunan moral dan produktivitas.

Dalam artikel ini, kita akan melihat cara terbaik untuk mengatasi fakta bahwa tim Anda beroperasi di zona waktu yang berbeda, membantu Anda meningkatkan moral dan produktivitas, dan mengubah tantangan menjadi cara untuk mengeluarkan yang terbaik dari Anda. tim.

Berikan Tim Anda Kekuatan Untuk Mengungkapkan Pikiran Mereka

Siapa pun yang bekerja dari jarak jauh dengan anggota tim yang berada di zona waktu yang berbeda dengan mereka kemungkinan besar pada suatu saat akan diminta untuk bergabung dalam rapat grup—rapat yang sama sekali tidak cocok untuk mereka dalam hal pengaturan waktu.

Mungkin mereka bahkan diundang ke dua atau tiga pertemuan ini. Dan karena waktunya bekerja untuk orang lain, mereka menerimanya.

Hal semacam ini dapat merusak moral individu. Ini tidak hanya berarti mereka harus begadang (atau bangun) pada waktu yang tidak cocok untuk mereka, tetapi juga dapat menyebabkan mereka merasa kesal jika hal itu terus terjadi.

Jadi berikan tim Anda kekuatan untuk berkomunikasi secara terbuka dan bebas. Jika waktu tidak bekerja untuk seseorang? Pastikan mereka memahami bahwa mereka memiliki kekuatan untuk mengatakan tidak—dan menyarankan waktu yang berbeda.

Dan jika tim Anda kesulitan berkomunikasi, pertimbangkan untuk membuat rencana komunikasi.

Jadikan Tenggat Waktu Lebih Spesifik

Tenggat waktu membantu tim Anda bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Mereka membantu semua orang tetap di jalurnya, dan mereka memastikan bahwa semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan, dan kapan mereka perlu melakukannya.

Singkatnya, tenggat waktu menciptakan harapan.

Namun, ketika menjalankan proyek pemasaran digital di zona waktu yang berbeda, penting bagi Anda untuk sangat spesifik dengan tenggat waktu Anda. Misalnya, alih-alih hanya mengatakan “Selasa, jam 5 sore”, pastikan untuk menyebutkan tenggat waktu untuk setiap zona waktu. Mungkin hari Selasa pukul 5 sore EST.

Kecuali Anda spesifik seperti ini, tenggat waktu bisa terlewatkan, kesalahpahaman bisa menumpuk, dan pekerjaan tidak selesai. Hal ini kemudian dapat menyebabkan penundaan—dan dapat membuat klien kesal.

Pastikan Semua Orang Menghargai Zona Waktu

Masalahnya dengan zona waktu adalah ia juga dilengkapi dengan jam kerja yang berbeda.

Misalnya, desainer grafis Anda yang tinggal di Amerika mungkin bekerja dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore, yang berarti bahwa pada saat mereka makan siang, editor Anda yang tinggal dan bekerja di Inggris mungkin sudah selesai pada hari itu.

Jadi apa yang terjadi ketika desainer grafis Anda menghubungi editor Anda pada pukul 19:00 waktu Inggris—dan kemudian mengirimi mereka pesan tindak lanjut kedua dan ketiga ketika mereka tidak segera membalasnya?

Jenis masalah ini dapat muncul ketika batasan yang jelas dalam hal zona waktu dan jam kerja yang ditentukan tidak ditetapkan. Rekan satu tim yang tidak menyadari bahwa rekan mereka tidak bekerja pada waktu tertentu mungkin akan mengirim pesan, dan menjadi semakin frustrasi ketika mereka tidak mendapat balasan dari mereka.

Selama proyek normal, masalah semacam ini seharusnya tidak terlalu sering muncul. Namun, situasi menjadi rumit setiap kali proyek mendekati tenggat waktu dan masalah mendesak muncul secara spontan.

Ada beberapa hal yang dibutuhkan di sini. Pertama, seorang anggota tim perlu memutuskan seberapa mendesak masalah tersebut sebelum mengirim pesan. Kedua, mereka perlu melihat bagaimana mereka bisa menyelesaikannya sendiri sebelum mereka mengirim pesan. Ketiga, jika batasan telah ditetapkan, dan jika seorang anggota tim benar-benar tidak bekerja pada waktu X dalam sehari, pesan dan tugas harus menunggu hingga hari berikutnya. Kesabaran diperlukan.

Mungkin ada kalanya manajer proyek bekerja sangat erat dengan, misalnya, seorang editor dan asisten virtual. Mereka telah mendiskusikan zona waktu dan jam kerja yang disukai, dan telah sepakat bahwa jika pekerjaan mendesak, mereka harus a) dapat mengirim pesan dan b) setiap anggota tim harus mengaktifkan notifikasi mereka.

Hal semacam ini boleh saja asalkan batasannya sudah disepakati sebelumnya.

Bekerja Dengan Alat

Alat manajemen proyek ada untuk membantu Anda merencanakan proyek dan tugas Anda, melacaknya, tetap di atas proyek Anda, dan menetapkan pekerjaan untuk setiap anggota tim individu.

Alat manajemen proyek juga membantu penjadwalan dan manajemen waktu, yang sangat membantu setiap kali Anda bekerja dengan tim yang beroperasi di zona waktu yang berbeda.

Karena alasan ini, merupakan ide yang cerdas untuk mulai memasukkan tim jarak jauh Anda ke alat manajemen proyek sesegera mungkin. Setiap anggota tim dapat menggunakannya untuk berkomunikasi dengan orang lain, menetapkan batasan tentang zona waktu mereka dan waktu kerja yang ditentukan, dan memperbarui semua orang tentang kemajuan mereka sepanjang hari.

Ini berarti, ketika tiba waktunya bagi anggota tim untuk log off pada hari itu, siapa pun yang mengambil alih untuk beberapa jam ke depan dapat melihat dengan tepat tugas yang harus diselesaikan. Ini memungkinkan alur kerja yang mulus, dan mengurangi kemungkinan seseorang duduk menunggu hingga hari berikutnya untuk pembaruan.

Anda juga harus mencari alat manajemen beban kerja berkualitas yang akan membantu Anda dalam menentukan jumlah pekerjaan yang tepat untuk setiap anggota tim sehingga tidak ada yang merasa terlalu banyak stres, tekanan, atau kelelahan.

Ini sangat penting dengan tim jarak jauh karena jauh dari lingkungan kantor, kesalahpahaman dapat terjadi antara pekerja jarak jauh dan manajer proyek mereka dalam hal seberapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan seseorang.

Jadikan Data dan Dokumen Dapat Diakses Semua Orang

Setiap proyek akan memiliki sumber daya, informasi, data, dan sebagainya yang perlu diakses oleh anggota tim Anda untuk memastikan kelancaran proyek.

Informasi dan data mungkin termasuk angka dan angka yang terkait dengan proyek, syarat dan ketentuan, tangkapan layar, gaya dan etiket copywriting, dimensi ukuran gambar, dan sebagainya.

Sepertinya Anda akan membuat spreadsheet dan dokumen yang berisi informasi ini—dan Anda harus ingat untuk membuat semua dokumen penting dapat diakses oleh anggota tim Anda.

Ini berarti setiap orang dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan kapan saja, tanpa harus berkeliaran sampai seseorang dapat membaginya dengan mereka.

Anda dapat menyimpan dokumen Anda dalam sistem berbagi kolaboratif seperti Dropbox dan Google Drive.

Kesimpulan

Klise untuk mengatakan bahwa kerja tim membuat mimpi itu berhasil. Tetapi kecuali Anda menunjukkan pengertian dan rasa hormat kepada anggota tim Anda sehubungan dengan zona waktu mereka, dan kecuali Anda mendorong seluruh tim Anda untuk menunjukkan rasa hormat yang sama, akan sulit untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi.

Promosikan rasa hormat, promosikan empati, dan promosikan pemahaman dalam tim jarak jauh Anda, tetapi juga promosikan komunikasi sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dari satu sama lain. Yang penting, pastikan untuk bekerja dengan alat yang tepat yang akan memastikan penanganan setiap proyek dengan lebih lancar sehingga tenggat waktu selalu terpenuhi di mana pun anggota tim Anda berada.