Comment exécuter des projets de marketing numérique dans différents fuseaux horaires

Le travail à distance et hybride est désormais monnaie courante, des recherches montrant que plus de 50 % des employés quitteraient même leur emploi si on ne leur offrait pas plus de flexibilité en termes de lieu de travail.

Cela signifie en fin de compte que de nombreuses entreprises doivent désormais exécuter leurs projets de marketing numérique à distance - et pour beaucoup, cela peut signifier les exécuter dans différents fuseaux horaires.

Naturellement, il y a de nombreux avantages à pouvoir sélectionner les meilleurs talents distants du monde entier. Mais il y a aussi des inconvénients. La collaboration internationale est difficile, et surtout si vous ne maîtrisez pas un style de gestion de projet serré qui fonctionne pour tout le monde, cela peut entraîner une baisse du moral et de la productivité.

Dans cet article, nous examinerons les meilleures façons de surmonter le fait que votre équipe opère dans différents fuseaux horaires, vous aidant à remonter le moral et la productivité, et à transformer un défi en un moyen de tirer le meilleur parti de votre équipe.

Donnez à votre équipe le pouvoir de s'exprimer

Quiconque a travaillé à distance avec des membres de l'équipe qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents de lui aura très probablement été invité à un moment donné à rejoindre une réunion de groupe, une réunion qui ne lui convient tout simplement pas en termes de calendrier.

Peut-être ont-ils même été invités à deux ou trois de ces réunions. Et parce que le timing a fonctionné pour tout le monde, ils ont accepté.

Ce genre de chose peut nuire au moral d'un individu. Non seulement cela signifie qu'ils doivent rester debout (ou se lever) à une heure qui ne leur convient pas, mais cela peut également contribuer à leur faire ressentir du ressentiment si cela continue à se produire.

Donnez donc à votre équipe le pouvoir de communiquer ouvertement et librement. Si un temps ne fonctionne pas pour quelqu'un? Assurez-vous qu'ils comprennent qu'ils ont le pouvoir de dire non et de suggérer un autre moment.

Et si votre équipe a du mal à communiquer, pensez à mettre en place un plan de communication.

Rendre les délais plus précis

Les échéances aident votre équipe à travailler ensemble sur un objectif commun. Ils aident tout le monde à rester sur la bonne voie et veillent à ce que chacun sache ce qu'il doit faire et quand il doit le faire.

Bref, les délais créent des attentes.

Cependant, lorsque vous exécutez des projets de marketing numérique dans différents fuseaux horaires, il est essentiel que vous soyez extrêmement précis avec vos délais. Par exemple, au lieu de simplement dire "mardi, 17h", assurez-vous d'indiquer la date limite pour chaque fuseau horaire. Ce pourrait être mardi à 17 h HNE.

À moins que vous ne soyez aussi précis, les délais peuvent être manqués, les malentendus peuvent s'accumuler et le travail n'est tout simplement pas livré. Cela peut alors entraîner un retard et perturber les clients.

Assurez-vous que tout le monde respecte les fuseaux horaires

La chose avec un fuseau horaire est qu'il est également livré avec différentes heures de travail désignées.

Par exemple, votre graphiste vivant en Amérique peut travailler de 8 h à 17 h, ce qui signifie qu'au moment où il prend son déjeuner, votre éditeur vivant et travaillant au Royaume-Uni peut avoir terminé sa journée.

Alors, que se passe-t-il lorsque votre graphiste contacte votre éditeur à 19h00, heure du Royaume-Uni, puis lui envoie un deuxième et un troisième message de suivi lorsqu'il ne reçoit pas de réponse immédiatement ?

Ces types de problèmes peuvent survenir lorsque des limites claires en ce qui concerne les fuseaux horaires et les heures de travail désignées ne sont pas définies. Les coéquipiers qui ne savent pas que leur collègue est en retard à un certain moment peuvent envoyer des messages et être de plus en plus frustrés lorsqu'ils n'ont pas de réponse de leur part.

Au cours du déroulement normal d'un projet, ce genre de problèmes ne devrait pas survenir trop souvent. Cependant, la situation se complique lorsqu'un projet approche de son échéance et que des problèmes urgents surgissent spontanément.

Il y a quelques choses nécessaires ici. Tout d'abord, un membre de l'équipe doit décider de l'urgence du problème avant d'envoyer un message. Deuxièmement, ils doivent voir comment ils peuvent le résoudre eux-mêmes avant d'envoyer un message. Troisièmement, si des limites ont déjà été fixées et si un membre de l'équipe est strictement décalé à X heures de la journée, le message et la tâche devront attendre le lendemain. La patience est requise.

Il peut arriver que le chef de projet travaille en étroite collaboration avec, par exemple, un éditeur et un assistant virtuel. Ils ont déjà discuté des fuseaux horaires et des heures de travail préférées, et ont convenu que si le travail est urgent, ils devraient a) pouvoir envoyer des messages et b) chaque membre de l'équipe devrait activer ses notifications.

Ce genre de chose est bien tant que les limites ont déjà été convenues au préalable.

Travailler avec des outils

Les outils de gestion de projet sont là pour vous aider à planifier vos projets et vos tâches, à les suivre, à rester au top de vos projets et à désigner des tâches pour chaque membre de l'équipe.

Les outils de gestion de projet aident également à la planification et à la gestion du temps, ce qui est très utile lorsque vous travaillez avec une équipe qui opère dans différents fuseaux horaires.

Pour ces raisons, il est judicieux de commencer à intégrer votre équipe distante à un outil de gestion de projet dès que possible. Chaque membre de l'équipe peut les utiliser pour communiquer avec les autres, en fixant des limites sur leurs fuseaux horaires et leurs heures de travail désignées, et en informant tout le monde de leurs progrès tout au long de la journée.

Cela signifie que, lorsqu'il est temps pour un membre de l'équipe de se déconnecter pour la journée, celui qui prend le relais pour les prochaines heures peut voir exactement où en sont les tâches. Cela permet un flux de travail transparent et réduit la probabilité que quelqu'un attende jusqu'au lendemain pour les mises à jour.

Vous devriez également rechercher un outil de gestion de la charge de travail de qualité qui vous aidera à attribuer la bonne quantité de travail à chaque membre de l'équipe afin que personne ne ressente trop de stress, de pression ou d'épuisement professionnel.

Ceci est d'une importance vitale pour les équipes distantes, car loin de l'environnement de bureau, il peut être trop facile que des malentendus se produisent entre un travailleur distant et son chef de projet en ce qui concerne la quantité de travail qu'un individu peut assumer.

Rendre les données et les documents accessibles à tous

Chaque projet aura des ressources, des informations, des données, etc. auxquelles les membres de votre équipe devront accéder afin d'assurer le bon déroulement d'un projet.

Les informations et les données peuvent inclure des chiffres et des chiffres liés à un projet, des termes et conditions, des captures d'écran, le style et l'étiquette de rédaction, les dimensions de la taille de l'image, etc.

Il est probable que vous créerez des feuilles de calcul et des documents contenant ces informations, et il est très important que vous vous souveniez de rendre tous les documents clés accessibles aux membres de votre équipe.

Cela signifie alors que chacun peut accéder aux informations dont il a besoin à n'importe quel moment de la journée, sans avoir à traîner jusqu'à ce que quelqu'un puisse les partager avec eux.

Vous pouvez stocker vos documents dans des systèmes de partage collaboratif comme Dropbox et Google Drive.

Conclusion

C'est un cliché de dire que le travail d'équipe fait que le rêve fonctionne. Mais à moins de faire preuve de compréhension et de respect envers les membres de votre équipe en ce qui concerne leurs fuseaux horaires, et à moins que vous n'encouragiez toute votre équipe à faire preuve du même respect, il sera difficile d'atteindre des niveaux de productivité élevés.

Favorisez le respect, favorisez l'empathie et favorisez la compréhension dans votre équipe à distance, mais favorisez également la communication afin que chacun sache à quoi s'attendre les uns des autres. Surtout, assurez-vous de travailler avec les bons outils qui assureront une gestion plus fluide de chaque projet afin que les délais soient toujours respectés, où que se trouvent les membres de votre équipe dans le monde.