Cómo ejecutar proyectos de marketing digital en diferentes zonas horarias

El trabajo remoto e híbrido ahora es común, con investigaciones que muestran que más del 50% de los empleados incluso renunciarían a su trabajo si no se les ofreciera más flexibilidad en términos de dónde pueden trabajar.

En última instancia, esto significa que muchas empresas ahora deben ejecutar sus proyectos de marketing digital de forma remota, y para muchos, eso puede significar ejecutarlos en diferentes zonas horarias.

Naturalmente, hay muchos beneficios al poder elegir el mejor talento remoto de todo el mundo. Pero también hay desventajas. La colaboración internacional es un desafío, y especialmente si no se familiariza con un estilo estricto de gestión de proyectos que funcione para todos, puede conducir a una caída en la moral y la productividad.

En este artículo, analizaremos las mejores maneras en que puede superar el hecho de que su equipo está operando en diferentes zonas horarias, ayudándolo a aumentar la moral y la productividad, y convirtiendo un desafío en una forma de sacar lo mejor de su equipo.

Dale a tu equipo el poder de decir lo que piensan

Cualquiera que haya trabajado de forma remota con miembros del equipo que se encuentran en zonas horarias diferentes a las suyas probablemente en algún momento se le haya pedido unirse a una reunión de grupo, una que simplemente no funciona para ellos en términos de tiempo.

Tal vez incluso los invitaron a dos o tres de estas reuniones. Y debido a que el momento funcionó para todos los demás, aceptaron.

Este tipo de cosas pueden ser perjudiciales para la moral de un individuo. No solo significa que tienen que quedarse despiertos (o levantarse) en un momento que no es adecuado para ellos, sino que también puede contribuir a que se sientan resentidos si esto sigue sucediendo.

Dele a su equipo el poder de comunicarse abierta y libremente. Si un tiempo no funciona para alguien? Asegúrese de que entiendan que tienen el poder de decir que no y sugerir un momento diferente.

Y si su equipo tiene dificultades con la comunicación, considere implementar un plan de comunicación.

Haga que los plazos sean más específicos

Los plazos ayudan a su equipo a trabajar juntos en un objetivo compartido. Ayudan a todos a mantenerse encaminados y se aseguran de que todos sepan lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo.

En resumen, los plazos crean expectativas.

Sin embargo, cuando ejecuta proyectos de marketing digital en diferentes zonas horarias, es esencial que sea extremadamente específico con sus plazos. Por ejemplo, en lugar de simplemente decir "Martes, 5 p. m.", asegúrese de indicar la fecha límite para cada zona horaria. Podría ser el martes a las 5 pm EST.

A menos que sea tan específico como este, los plazos pueden perderse, los malentendidos pueden acumularse y el trabajo simplemente no se entrega. Esto puede causar un retraso y puede molestar a los clientes.

Asegúrese de que todos respeten las zonas horarias

Lo que pasa con una zona horaria es que también viene con diferentes horas de trabajo designadas.

Por ejemplo, su diseñador gráfico que vive en Estados Unidos podría trabajar desde las 8 a. m. hasta las 5 p. m., lo que significa que, para cuando almuercen, su editor que vive y trabaja en el Reino Unido podría haber terminado el día.

Entonces, ¿qué sucede cuando su diseñador gráfico se comunica con su editor a las 7:00 p. m., hora del Reino Unido, y luego les envía un segundo y un tercer mensaje de seguimiento cuando no reciben respuesta de inmediato?

Estos tipos de problemas pueden surgir cuando no se establecen límites claros con respecto a las zonas horarias y las horas de trabajo designadas. Los compañeros de equipo que no son conscientes de que su colega está fuera del reloj en un momento determinado pueden enviar mensajes y sentirse cada vez más frustrados cuando no tienen noticias de ellos.

Durante el curso normal de un proyecto, este tipo de problemas no deberían surgir con demasiada frecuencia. Sin embargo, la situación se complica cuando un proyecto se acerca a su fecha límite y surgen problemas urgentes de forma espontánea.

Aquí se necesitan algunas cosas. Primero, un miembro del equipo debe decidir qué tan urgente es el problema antes de enviar un mensaje. En segundo lugar, necesitan ver cómo pueden resolverlo ellos mismos antes de enviar un mensaje. En tercer lugar, si ya se han establecido los límites y si un miembro del equipo está estrictamente fuera de horario a X horas del día, el mensaje y la tarea tendrán que esperar hasta el día siguiente. Se requiere paciencia.

Puede haber momentos en los que el director del proyecto trabaje muy de cerca, por ejemplo, con un editor y un asistente virtual. Ya discutieron las zonas horarias y las horas de trabajo preferidas, y acordaron que si el trabajo es urgente, deberían a) poder enviar mensajes y b) cada miembro del equipo debería activar sus notificaciones.

Este tipo de cosas está bien siempre y cuando los límites ya se hayan acordado de antemano.

Trabajar con herramientas

Las herramientas de administración de proyectos están ahí para ayudarlo a planificar sus proyectos y tareas, realizar un seguimiento de ellos, mantenerse al tanto de sus proyectos y designar trabajos para cada miembro individual del equipo.

Las herramientas de gestión de proyectos también ayudan con la programación y la gestión del tiempo, lo que ayuda mucho cuando trabaja con un equipo que opera en diferentes zonas horarias.

Por estas razones, es una buena idea comenzar a incorporar a su equipo remoto a una herramienta de gestión de proyectos lo antes posible. Cada miembro del equipo puede usarlos para comunicarse con otros, establecer límites sobre sus zonas horarias y horarios de trabajo designados, y actualizar a todos sobre su progreso a lo largo del día.

Esto significa que, cuando llega el momento de que un miembro del equipo cierre la sesión del día, quienquiera que se haga cargo durante las próximas horas puede ver exactamente dónde están las tareas. Esto permite un flujo de trabajo fluido y reduce la probabilidad de que alguien esté sentado esperando hasta el día siguiente para recibir actualizaciones.

También debe buscar una herramienta de gestión de carga de trabajo de calidad que lo ayude a la hora de asignar la cantidad correcta de trabajo a cada miembro del equipo para que nadie sienta demasiado estrés, presión o agotamiento.

Esto es de vital importancia con los equipos remotos porque, lejos del entorno de la oficina, puede ser muy fácil que se produzcan malentendidos entre un trabajador remoto y su director de proyecto con respecto a la cantidad de trabajo que puede asumir una persona.

Haga que los datos y los documentos sean accesibles para todos

Cada proyecto tendrá recursos, información, datos, etc., a los que los miembros de su equipo deberán acceder para garantizar el buen funcionamiento de un proyecto.

La información y los datos pueden incluir números y cifras relacionados con un proyecto, términos y condiciones, capturas de pantalla, estilo y etiqueta de redacción, dimensiones del tamaño de la imagen, etc.

Es probable que cree hojas de cálculo y documentos que contengan esta información, y es muy importante que recuerde hacer que todos los documentos clave sean accesibles para los miembros de su equipo.

Esto significa que todos pueden acceder a la información que necesitan en cualquier momento del día, sin tener que esperar hasta que alguien pueda compartirla con ellos.

Puede almacenar sus documentos en sistemas de uso compartido colaborativo como Dropbox y Google Drive.

Conclusión

Es un cliché decir que el trabajo en equipo hace que el sueño funcione. Pero a menos que muestre comprensión y respeto a los miembros de su equipo con respecto a sus zonas horarias, y a menos que anime a todo su equipo a mostrar el mismo respeto, será difícil alcanzar altos niveles de productividad.

Promueva el respeto, promueva la empatía y promueva la comprensión en su equipo remoto, pero también promueva la comunicación para que todos sepan qué esperar unos de otros. Es importante asegurarse de trabajar con las herramientas adecuadas que garanticen un manejo más fluido de cada proyecto para que los plazos siempre se cumplan, independientemente de dónde se encuentren los miembros de su equipo en el mundo.