7 pași pentru a vă dezvolta capacitatea organizației nonprofit de a gestiona schimbarea

Eforturile de consolidare a capacităților la organizațiile nonprofit se concentrează adesea pe proiectarea și livrarea programelor, dezvoltarea veniturilor și a resurselor, cercetare și evaluare, implicarea comunității și operațiuni.

Cu toate acestea, un domeniu care lipsește de obicei din eforturile intenționate de consolidare a capacității este managementul schimbării.

Schimbarea este o constantă pentru liderii și organizațiile nonprofit. Această schimbare poate fi creată în mod intenționat de conducerea organizației – de exemplu, atunci când se introduce un nou sistem de management al relațiilor cu clienții sau se trece la o nouă abordare la distanță sau hibridă a muncii – sau poate fi rezultatul unor circumstanțe neașteptate. În ambele cazuri, gestionarea schimbării poate fi diferența dintre o organizație nonprofit care își atinge obiectivele sau se luptă să se adapteze la noile realități.

Un model pentru managementul schimbării

Managementul schimbării este o disciplină robustă, cu o serie de modele, instrumente și abordări diferite. Pentru majoritatea organizațiilor nonprofit mici și mijlocii, s-ar putea să nu fie realist să adopte o abordare de management al schimbării la scară completă, dar înțelegerea și adoptarea principiilor de bază ale managementului schimbării poate ajuta în mare măsură organizația să evolueze și să crească.

Potrivit Prosci, o organizație de cercetare și formare în managementul schimbării, liderii organizaționali comunică adesea că o schimbare are loc, dar uită să ajute angajații să înțeleagă de ce este important pentru organizație să facă această schimbare și cum să o implementeze cu succes.

Modelul ADKAR de la Prosci pune accent pe cinci etape cheie. Înțelegând aceste etape, liderii își pot concentra activitățile pe ceea ce va conduce la schimbarea individuală, care, la rândul său, duce la rezultate organizaționale:

Când lucrați cu liderii la inițiative de schimbare, discutați despre ce etapă a acestui model pot fi blocate echipele lor sau anumiți jucători cheie și despre cum să abordați întrebările cheie, preocupările sau comportamentele de rezistență care pot apărea.

Un ciclu în trei pași pentru gestionarea schimbării

Managementul schimbării nu are întotdeauna un început, un mijloc și un sfârșit distinct, precum managementul de proiect, dar tinde să urmeze un ciclu în trei etape de pregătire, implementare și continuare.

Cel mai important element de pregătire specific timpului este identificarea unui lider al schimbării sau a unui sponsor executiv care va fi un susținător vocal pe toată durata schimbării. Un sponsor vocal și activ este factorul numărul unu determinant dacă o schimbare reușește sau eșuează, potrivit lui Prosci.

În multe cazuri, liderul schimbării va avea nevoie și de o echipă de schimbare. Acesta ar trebui să fie un grup interfuncțional cu oameni care reprezintă departamentul sau funcția în care are loc schimbarea, comunicările angajaților, formarea, operațiunile și orice alt personal a cărui conducere este importantă pentru schimbarea specifică urmărită.

Pregătirea necesită, de asemenea, o viziune clară despre cum va arăta succesul atunci când schimbarea este implementată. Dacă nu articulați această viziune înainte de timp, eforturile de schimbare pot devia sau liderii pot experimenta un sentiment de așteptări nesatisfăcute.

Amintiți-vă că îmbunătățirea sau diferența poate avea de-a face cu modul specific de lucru pe care îl aduce schimbarea - de exemplu, utilizarea unui nou CRM pentru a urmări relațiile cu donatorii - dar poate avea de-a face și cu modul în care se simte personalul după schimbare. Vor fi mai puțin frustrați sau se vor simți mai pregătiți să-și facă treaba? Imaginați-vă acel viitor acum, astfel încât să puteți determina care aspecte ale schimbării sunt cele mai importante de măsurat și urmărit.

Elementele cheie ale pregătirii continue includ dezvoltarea unor practici puternice de comunicare internă și instruire în cadrul organizației. Dacă organizația dvs. nu are o funcție de comunicare internă sau de formare dedicată, este important să dezvoltați așteptări clare cu privire la modul în care diferite echipe vor lucra împreună pentru a sprijini aceste elemente esențiale ale managementului schimbării.

Pe măsură ce vă construiți planurile specifice de comunicare și instruire pentru schimbarea în cauză, nu uitați să luați în considerare etapele ADKAR de mai sus. Comunicările sunt esențiale în creșterea conștientizării necesității schimbării și a dorinței de a participa la schimbare. Instruirea este necesară pentru a crește cunoștințele și capacitatea echipei de a efectua schimbarea.

Implementarea schimbărilor este locul în care planurile se transformă în realitate.

În această etapă, sponsorul executiv și echipa care gestionează proiectul și schimbarea lucrează împreună în strânsă coordonare pentru a aduce personalul la fiecare pas al călătoriei. Pentru schimbări mai mici, acesta poate fi un proces relativ scurt, dar pentru schimbări pe termen lung, acest efort poate dura luni sau chiar ani.

În această etapă, știind cine este cel mai bun mesager pentru diferite tipuri de comunicare poate influența acceptarea schimbărilor și adoptarea de către echipă. Cercetările arată că mesajele de ansamblu despre direcția în care se îndreaptă organizația ar trebui să provină de la CEO/directorul executiv sau de la sponsorul executiv. Membrii echipei vor să știe că conducerea are o viziune și o perspectivă clară pentru viitor.

În timp ce mulți membri ai echipei pot simți pozitiv schimbarea, este important ca conducerea și supraveghetorii să înțeleagă că toate schimbările creează un fel de pierdere – iar această pierdere poate duce la durere. Organizațiile pot adopta practici semnificative pentru a onora pierderile în timpul schimbării, pentru a ajuta colegii de echipă să se simtă pregătiți să îmbrățișeze ceva nou.

Pe parcursul etapei de implementare, sponsorul executiv și echipa de schimbare ar trebui să se întâlnească în mod regulat pentru a discuta cum decurge schimbarea, dacă există provocări care trebuie abordate și cum să mențină schimbarea pe drumul cel mai bun.

Pentru ca o schimbare să aibă loc, o organizație trebuie să o exerseze din nou și din nou. Prea des, liderii abandonează efortul de schimbare în timpul etapei de implementare sau la scurt timp după aceea, deoarece se așteaptă la rezultate instantanee de la un nou instrument sau proces. Dar membrii echipei și conducerea au nevoie de timp pentru a exersa, a perfecționa și a perfecționa noul mod de lucru.

Păstrarea energiei și a impulsului în jurul unei schimbări necesită muncă atât din partea echipei de schimbare, cât și din partea echipei care implementează/adoptează schimbarea. Deși echipa de schimbare interfuncțională este esențială pentru perioada inițială de schimbare, de multe ori va trebui să facă tranziția continuă a comunicării, instruirii și operațiunilor către departamentul care va deține noul sistem sau proces care a fost introdus.

În timpul acestei tranziții, este important să:

• Clarificarea proprietății continue : Asigurați-vă că echipa care este acum responsabilă pentru succesul continuu al schimbării are atât autoritatea, cât și capacitatea de a duce la bun sfârșit.
• Revizuiți cum au decurs activitățile de schimbare : Discutați care practici au funcționat bine și care pot fi îmbunătățite pentru următorul efort de schimbare. Dacă ceva trebuie abordat acum pentru a crește probabilitatea ca această schimbare să rămână, decideți cine o va face.
• Determinați o cadență continuă pentru comunicare : luați în considerare atât mesajele informaționale, cât și cele inspiraționale. Prezentarea poveștilor de succes despre modul în care noul proces, instrument sau mod de lucru ajută echipa în comunicarea cu angajații îi poate ajuta pe membrii echipei să simtă că această schimbare le-a făcut munca mai ușoară sau mai bună.
• Încorporați schimbarea în programele de integrare și formare : Orice mod nou de lucru va deveni acum „modul de a face lucrurile” al organizației dvs. în viitor. Asigurarea că programul și instruirea angajaților dvs. sunt actualizate pentru a include informații despre această schimbare (după caz) este un pas important care va face continuarea schimbării mult mai ușoară.

4 pași pe care îi puteți face astăzi pentru a vă dezvolta abilitățile de management al schimbării

Managementul schimbării poate simți o activitate semnificativă, dar nu trebuie să fie copleșitoare. Cel mai bun moment pentru a vă pregăti pentru următoarea schimbare este acum și există câteva modalități practice în care puteți începe.

• Începeți să identificați sponsori executivi sau lideri de echipă : faceți o practică obișnuită să identificați un sponsor executiv, un lider de echipă sau un proprietar pentru proiectele cheie. Acesta nu trebuie să fie întotdeauna un membru al echipei de conducere, dar echipa de conducere ar trebui să-i sprijine acest lider și să le ofere autoritatea de a lua decizii importante. Obișnuindu-vă să identificați acest rol acum, vă va fi mai ușor să urmați aceeași practică pentru următoarea ta mare schimbare.
• Investește în comunicațiile tale interne : multe organizații nonprofit investesc puțin în comunicarea internă sau o consideră secundară activității de comunicare externă, ceea ce este o mare greșeală. Stabiliți o funcție și un plan de comunicare internă, apoi asigurați-vă în mod constant. Când vine timpul să introduceți o schimbare importantă, veți avea deja stabilite canale de comunicare importante, iar membrii echipei vor fi mai bine pregătiți să consume comunicările pe care le trimiteți.
• Creșteți-vă nivelul de conducere : Ajutați-vă liderii să practice comunicarea eficientă cu echipele lor, adoptând această abordare în activitatea în desfășurare, atunci când sunt distribuite informații noi sau un anunț:
  • În primul rând, asigurați-vă că directorul executiv sau CEO-ul împărtășește mesaje despre motivul pentru care organizația face acest lucru într-o comunicare obișnuită - o întâlnire cu întreg personalul, un e-mail obișnuit al CEO-ului către personal sau o coloană obișnuită în buletinul informativ al angajaților.
  • Apoi, cereți liderilor de departament și de echipă să exerseze să împărtășească ceea ce înseamnă știrile pentru echipă. Încurajați acești lideri să se gândească la cele trei mesaje cheie pe care trebuie să le împărtășească pentru a ajuta echipa să își înțeleagă rolul (dacă este cazul), cum le va schimba munca (dacă va avea loc) și la ce se pot aștepta în continuare.
• Documentați și instruiți -vă: acordați-vă timp pentru a documenta cum funcționează organizația dvs. acum și creați o formare adecvată pentru a include noi membri ai echipei (sau membri ai echipei care trec în noi roluri). Există adesea un decalaj între modul în care conducerea crede că operează organizația și modul în care funcționează de fapt în practică. Documentarea și crearea în mod consecvent de formare cu privire la modul în care lucrurile sunt destinate să funcționeze poate îmbunătăți șansele ca membrii echipei să adopte efectiv acele practici și să îmbunătățească continuitatea în perioadele de schimbare.

Aveți nevoie de ajutor pentru a găsi software-ul potrivit de management al schimbărilor?

Pe măsură ce vă gândiți la modul în care vă veți construi capacitatea în organizația dvs. în acest an și mai departe, încorporarea managementului schimbării în prioritățile dvs. vă poate ajuta să vă îmbunătățiți misiunea, succesul financiar și operațional, să vă creșteți liderii și echipele și să vă transforme într-o organizație eficientă și sănătoasă. sprijiniți oamenii pe care îi serviți.

Ești interesat să devii scriitor invitat pentru Capterra?

Contactați [email protected] pentru detalii.