7 خطوات لبناء قدرة مؤسستك غير الربحية على إدارة التغيير

غالبًا ما تركز جهود بناء القدرات في المنظمات غير الربحية على تصميم البرامج وإنجازها ، وتنمية الإيرادات والموارد ، والبحث والتقييم ، والمشاركة المجتمعية ، والعمليات.

ومع ذلك ، فإن أحد المجالات التي تفتقدها جهود بناء القدرات المقصودة هو إدارة التغيير.

التغيير أمر ثابت للقادة والمنظمات غير الربحية. قد يتم إنشاء هذا التغيير عن قصد من قبل قيادة المنظمة - على سبيل المثال ، عند تقديم نظام إدارة علاقات عملاء جديد أو الانتقال إلى نهج جديد عن بعد أو هجين للعمل - أو يمكن أن يكون نتيجة لظروف غير متوقعة. في كلتا الحالتين ، يمكن أن تكون إدارة التغيير هي الفرق بين تحقيق منظمة غير ربحية لأهدافها أو تكافح للتكيف مع الحقائق الجديدة.

نموذج لإدارة التغيير

إدارة التغيير هي نظام قوي مع عدد من النماذج والأدوات والأساليب المختلفة. بالنسبة لمعظم المنظمات غير الربحية الصغيرة والمتوسطة الحجم ، قد لا يكون من الواقعي اعتماد نهج إدارة التغيير على نطاق واسع ، ولكن فهم واعتماد المبادئ الأساسية لإدارة التغيير يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً لمساعدة مؤسستك على التطور والنمو.

وفقًا لـ Prosci ، وهي مؤسسة تدريب وأبحاث حول إدارة التغيير ، غالبًا ما يتواصل القادة التنظيميون مع حدوث تغيير ، لكنهم ينسون مساعدة الموظفين على فهم سبب أهمية إجراء هذا التغيير للمؤسسة وكيفية تنفيذه بنجاح.

يركز نموذج ADKAR من Prosci على خمس مراحل رئيسية. من خلال فهم هذه المراحل ، يمكن للقادة تركيز أنشطتهم على ما سيقود التغيير الفردي ، والذي بدوره يؤدي إلى نتائج تنظيمية:

عند العمل مع القادة في مبادرات التغيير ، تحدث عن أي مرحلة من هذا النموذج قد تكون فرقهم أو بعض اللاعبين الرئيسيين عالقين فيها وكيفية معالجة الأسئلة أو الاهتمامات أو سلوكيات المقاومة الرئيسية التي قد تظهر.

دورة من ثلاث خطوات لإدارة التغيير

لا تتمتع إدارة التغيير دائمًا ببداية ووسط ونهاية مميزة ، مثل إدارة المشروع ، ولكنها تميل إلى اتباع دورة من ثلاث خطوات من الإعداد والتنفيذ والاستمرار.

إن أهم عنصر محدد زمنيًا للإعداد هو تحديد قائد التغيير أو الراعي التنفيذي الذي سيكون مدافعًا صريحًا طوال التغيير. الراعي الصوتي والنشط هو العامل الأول الذي يحدد ما إذا كان التغيير ينجح أو يفشل ، وفقًا لـ Prosci.

في كثير من الحالات ، سيحتاج قائد التغيير أيضًا إلى فريق تغيير. يجب أن تكون هذه مجموعة متعددة الوظائف مع أشخاص يمثلون القسم أو الوظيفة التي يحدث فيها التغيير ، واتصالات الموظفين ، والتدريب ، والعمليات ، وأي موظف آخر تعتبر قيادته مهمة للتغيير المحدد الذي يتم متابعته.

يتطلب التحضير أيضًا رؤية واضحة لما سيبدو عليه النجاح عند تنفيذ التغيير. إذا لم تقم بصياغة هذه الرؤية مسبقًا ، فقد تخرج جهود التغيير عن المسار الصحيح ، أو قد يشعر القادة بإحساس بعدم تلبية التوقعات.

تذكر أن التحسين أو الاختلاف قد يكون له علاقة بالطريقة المحددة للعمل الذي يحدثه التغيير - على سبيل المثال ، استخدام CRM جديد لتتبع علاقات المانحين - ولكن قد يكون له علاقة أيضًا بما يشعر به الموظفون بعد التغيير. هل سيكونون أقل إحباطًا أو أكثر استعدادًا للقيام بعملهم؟ تخيل هذا المستقبل الآن حتى تتمكن من تحديد جوانب التغيير الأكثر أهمية لقياسها وتتبعها.

تشمل العناصر الرئيسية للإعداد المستمر تطوير اتصالات داخلية قوية وممارسات تدريبية داخل المنظمة. إذا لم يكن لدى مؤسستك وظيفة اتصالات داخلية مخصصة أو تدريب ، فمن المهم وضع توقعات واضحة لكيفية عمل الفرق المختلفة معًا لدعم هذه العناصر الأساسية لإدارة التغيير.

أثناء قيامك ببناء خطط الاتصالات والتدريب الخاصة بك للتغيير في متناول اليد ، تذكر أن تضع في اعتبارك مراحل ADKAR المذكورة أعلاه. الاتصالات ضرورية لزيادة الوعي بالحاجة إلى التغيير والرغبة في المشاركة في التغيير. هناك حاجة إلى التدريب لزيادة معرفة الفريق وقدرته على إجراء التغيير.

تنفيذ التغيير هو المكان الذي تتحول فيه الخطط إلى واقع.

في هذه المرحلة ، يعمل الراعي التنفيذي والفريق الذي يدير المشروع والتغيير معًا بتنسيق وثيق لجلب الموظفين في كل خطوة من الرحلة. بالنسبة للتغييرات الأصغر ، قد تكون هذه عملية قصيرة نسبيًا ، ولكن بالنسبة للتغييرات طويلة المدى ، قد يستغرق هذا الجهد شهورًا أو حتى سنوات.

خلال هذه المرحلة ، يمكن أن تؤثر معرفة من هو أفضل رسول لأنواع مختلفة من الاتصالات على قبول التغيير وتبنيه من قبل الفريق. تظهر الأبحاث أن الرسائل الكبيرة حول المكان الذي تتجه إليه المنظمة يجب أن تأتي من الرئيس التنفيذي / المدير التنفيذي أو الراعي التنفيذي. يريد أعضاء الفريق معرفة أن القيادة لديها رؤية واضحة ومنظور للمستقبل.

في حين أن العديد من أعضاء الفريق قد يشعرون بإيجابية تجاه التغيير ، فمن المهم للقيادة والمشرفين أن يفهموا أن كل تغيير يخلق نوعًا من الخسارة - وهذه الخسارة يمكن أن تؤدي إلى الحزن. يمكن للمنظمات تبني ممارسات هادفة لتكريم الخسارة أثناء التغيير لمساعدة زملائها في الشعور بالاستعداد لاحتضان شيء جديد.

طوال مرحلة التنفيذ ، يجب أن يجتمع الراعي التنفيذي وفريق التغيير بانتظام لمناقشة كيفية إجراء التغيير ، وما إذا كانت هناك تحديات يجب معالجتها ، وأفضل السبل للحفاظ على التغيير في المسار الصحيح.

لكي يترسخ التغيير ، يجب على المنظمة ممارسته مرارًا وتكرارًا. في كثير من الأحيان ، يتخلى القادة عن جهود التغيير أثناء مرحلة التنفيذ أو بعد فترة وجيزة لأنهم يتوقعون نتائج فورية من أداة أو عملية جديدة. لكن أعضاء الفريق والقيادة يحتاجون إلى وقت لممارسة طريقة العمل الجديدة وصقلها وإتقانها.

يتطلب الحفاظ على الطاقة والزخم حول التغيير العمل من كل من فريق التغيير والفريق الذي ينفذ / يتبنى التغيير. على الرغم من أن فريق التغيير متعدد الوظائف ضروري لفترة التغيير الأولية ، فغالبًا ما يحتاجون إلى نقل الاتصال المستمر والتدريب والعمليات إلى القسم الذي سيمتلك النظام أو العملية الجديدة التي تم تقديمها.

خلال هذا الانتقال ، من المهم أن:

• توضيح الملكية المستمرة : تأكد من أن الفريق المسؤول الآن عن النجاح المستمر للتغيير لديه السلطة والقدرة على المتابعة.
• راجع كيف سارت أنشطة التغيير : ناقش الممارسات التي نجحت بشكل جيد وأيها يمكن تحسينه لجهود التغيير التالية. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى معالجة الآن لزيادة احتمالية استمرار هذا التغيير ، فحدد من سيفعله.
• حدد إيقاعًا مستمرًا للاتصالات : ضع في اعتبارك الرسائل الإعلامية والملهمة. إن عرض قصص النجاح حول كيفية مساعدة العملية أو الأداة أو طريقة العمل الجديدة في مساعدة الفريق في اتصالات الموظفين يمكن أن يساعد أعضاء الفريق على الشعور بأن هذا التغيير قد جعل عملهم أسهل أو أفضل.
• تضمين التغيير في برامج الإعداد والتدريب : ستصبح أي طريقة جديدة للعمل الآن "طريقة عمل مؤسستك" للمضي قدمًا. يعد التأكد من تحديث برنامج تدريب الموظفين وتدريبهم لتضمين معلومات حول هذا التغيير (حسب الاقتضاء) خطوة مهمة ستجعل استمرار التغيير أسهل كثيرًا.

4 خطوات يمكنك اتخاذها اليوم لبناء مهاراتك في إدارة التغيير

يمكن أن تبدو إدارة التغيير وكأنها مهمة مهمة - لكنها لا تحتاج إلى أن تكون ساحقة. أفضل وقت للاستعداد للتغيير التالي هو الآن ، وهناك بعض الطرق العملية التي يمكنك البدء بها.

• ابدأ في تحديد الرعاة التنفيذيين أو قادة الفريق : اجعلها ممارسة منتظمة لتحديد الراعي التنفيذي أو قائد الفريق أو المالك للمشاريع الرئيسية. لا يحتاج هذا دائمًا إلى أن يكون عضوًا في فريق القيادة ، ولكن يجب أن يكون فريق القيادة داعمًا لهذا القائد ويمنحه السلطة لاتخاذ قرارات مهمة. من خلال التعود على تحديد هذا الدور الآن ، سيسهل عليك اتباع نفس الممارسة للتغيير الكبير التالي.
• استثمر في اتصالاتك الداخلية : تستثمر العديد من المنظمات غير الربحية في الاتصالات الداخلية أو تعتبرها ثانوية بالنسبة لعمل الاتصالات الخارجية ، وهذا خطأ كبير. إنشاء وظيفة وخطة للاتصالات الداخلية ، ثم تقديمها باستمرار. عندما يحين وقت إجراء تغيير مهم ، سيكون لديك بالفعل قنوات اتصال مهمة ، وسيكون أعضاء الفريق أكثر استعدادًا لاستهلاك الاتصالات التي ترسلها.
• ارفع مستوى قيادتك : ساعد قادتك على ممارسة التواصل الفعال مع فرقهم من خلال اعتماد هذا النهج في العمل المستمر عندما تكون هناك معلومات جديدة أو إعلان يتم مشاركته:
  • أولاً ، تأكد من مشاركة المدير التنفيذي أو الرئيس التنفيذي لرسائل حول سبب قيام المنظمة بذلك في اتصال منتظم - اجتماع لجميع الموظفين ، أو بريد إلكتروني منتظم للمدير التنفيذي للموظفين ، أو عمود منتظم في النشرة الإخبارية للموظف.
  • بعد ذلك ، اطلب من قادة الأقسام والفرق ممارسة مشاركة ما تعنيه الأخبار للفريق. شجع هؤلاء القادة على التفكير في الرسائل الرئيسية الثلاث التي يحتاجون إلى مشاركتها لمساعدة الفريق على فهم دورهم (إن وجد) ، وكيف سيغير عملهم (إن وجد) ، وما الذي يمكنهم توقعه بعد ذلك.
• التوثيق والتدريب : خذ الوقت الكافي لتوثيق كيفية عمل مؤسستك الآن وإنشاء تدريب مناسب لأعضاء الفريق الجدد (أو أعضاء الفريق الذين ينتقلون إلى أدوار جديدة). غالبًا ما تكون هناك فجوة بين الطريقة التي تعتقد بها القيادة أن المنظمة تعمل وكيف تعمل فعليًا في الممارسة. يمكن أن يؤدي التوثيق المستمر والتدريب على الطريقة التي تهدف إلى العمل بها إلى تحسين فرص أعضاء الفريق في تبني هذه الممارسات بشكل فعال وتحسين الاستمرارية في أوقات الدوران.

هل تحتاج إلى مساعدة في العثور على برنامج إدارة التغيير الصحيح؟

عندما تفكر في كيفية بناء القدرات في مؤسستك هذا العام وما بعده ، فإن دمج إدارة التغيير في أولوياتك يمكن أن يساعد في تحسين مهمتك ، ونجاحك المالي والتشغيلي ، وتنمية قادتك وفرقك ، وجعلك منظمة فعالة وصحية ادعم الناس الذين تخدمهم.

هل أنت مهتم بأن تصبح كاتبًا ضيفًا لكابتيرا؟

تواصل مع [email protected] للحصول على التفاصيل.