7 etapas para desenvolver a capacidade da sua organização sem fins lucrativos para gerenciar mudanças

Os esforços de capacitação em organizações sem fins lucrativos geralmente se concentram na concepção e entrega de programas, receita e desenvolvimento de recursos, pesquisa e avaliação, envolvimento da comunidade e operações.

Uma área geralmente ausente dos esforços intencionais de capacitação, no entanto, é o gerenciamento de mudanças.

A mudança é uma constante para líderes e organizações sem fins lucrativos. Essa mudança pode ser intencionalmente criada pela liderança da organização – por exemplo, ao introduzir um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente ou mudar para uma nova abordagem de trabalho remota ou híbrida – ou pode ser resultado de circunstâncias inesperadas. Em ambos os casos, gerenciar a mudança pode ser a diferença entre uma organização sem fins lucrativos atingir seus objetivos ou lutar para se adaptar às novas realidades.

Um modelo de gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças é uma disciplina robusta com vários modelos, ferramentas e abordagens diferentes. Para a maioria das organizações sem fins lucrativos de pequeno e médio porte, pode não ser realista adotar uma abordagem de gerenciamento de mudanças em grande escala, mas entender e adotar os princípios básicos do gerenciamento de mudanças pode ajudar muito sua organização a evoluir e crescer.

De acordo com a Prosci, uma organização de pesquisa e treinamento em gerenciamento de mudanças, os líderes organizacionais geralmente comunicam que uma mudança está acontecendo, mas se esquecem de ajudar os funcionários a entender por que é importante para a organização fazer essa mudança e como implementá-la com sucesso.

O modelo ADKAR da Prosci enfatiza cinco estágios principais. Ao entender esses estágios, os líderes podem concentrar suas atividades no que impulsionará a mudança individual, o que, por sua vez, leva a resultados organizacionais:

Ao trabalhar com líderes em iniciativas de mudança, fale sobre em qual estágio deste modelo suas equipes ou certos atores-chave podem estar presos e como abordar as principais questões, preocupações ou comportamentos de resistência que possam surgir.

Um ciclo de três etapas para gerenciar mudanças

O gerenciamento de mudanças nem sempre tem um começo, meio e fim distintos, como o gerenciamento de projetos, mas tende a seguir um ciclo de três etapas de preparação, implementação e continuação.

O elemento de preparação específico de tempo mais importante é identificar um líder de mudança ou patrocinador executivo que será um defensor vocal durante toda a mudança. Um patrocinador ativo e ativo é o fator determinante número um para o sucesso ou fracasso de uma mudança, de acordo com Prosci.

Em muitos casos, o líder de mudança também precisará de uma equipe de mudança. Este deve ser um grupo multifuncional com pessoas que representem o departamento ou função onde a mudança está ocorrendo, comunicações de funcionários, treinamento, operações e qualquer outra equipe cuja liderança seja importante para a mudança específica que está sendo buscada.

A preparação também requer uma visão clara de como será o sucesso quando a mudança for implementada. Se você não articular essa visão com antecedência, os esforços de mudança podem sair dos trilhos ou os líderes podem experimentar uma sensação de expectativas não atendidas.

Lembre-se de que a melhoria ou diferença pode ter a ver com a maneira específica de trabalhar que a mudança está trazendo – por exemplo, usando um novo CRM para rastrear relacionamentos com doadores – mas também pode ter a ver com como a equipe se sente após a mudança. Eles ficarão menos frustrados ou se sentirão mais preparados para fazer seu trabalho? Visualize esse futuro agora para que você possa determinar quais aspectos da mudança são mais importantes para medir e acompanhar.

Os elementos-chave da preparação contínua incluem o desenvolvimento de fortes práticas de comunicação interna e treinamento dentro da organização. Se sua organização não tiver uma função de comunicação interna ou treinamento dedicada, é importante desenvolver expectativas claras de como diferentes equipes trabalharão juntas para apoiar esses elementos essenciais do gerenciamento de mudanças.

À medida que você cria seus planos específicos de comunicação e treinamento para a mudança em questão, lembre-se de considerar os estágios do ADKAR acima. As comunicações são fundamentais para aumentar a conscientização sobre a necessidade da mudança e o desejo de participar da mudança. O treinamento é necessário para aumentar o conhecimento e a capacidade da equipe para realizar a mudança.

A implementação da mudança é onde os planos se tornam realidade.

Nesta fase, o patrocinador executivo e a equipe que está gerenciando o projeto e a mudança trabalham juntos em estreita coordenação para trazer a equipe em cada etapa da jornada. Para mudanças menores, esse pode ser um processo relativamente curto, mas para mudanças de longo prazo, esse esforço pode levar meses ou até anos.

Nessa fase, saber quem é o melhor mensageiro para diferentes tipos de comunicação pode influenciar na aceitação e adoção da mudança pela equipe. A pesquisa mostra que as mensagens gerais sobre o rumo da organização devem vir do CEO/diretor executivo ou do patrocinador executivo. Os membros da equipe querem saber que a liderança tem uma visão clara e perspectiva para o futuro.

Embora muitos membros da equipe possam se sentir bem com a mudança, é importante que a liderança e os supervisores entendam que toda mudança cria algum tipo de perda – e essa perda pode levar ao sofrimento. As organizações podem adotar práticas significativas para honrar a perda durante a mudança para ajudar os colegas de equipe a se sentirem prontos para abraçar algo novo.

Durante todo o estágio de implementação, o patrocinador executivo e a equipe de mudança devem se reunir regularmente para discutir como a mudança está indo, se há desafios que precisam ser abordados e a melhor forma de manter a mudança nos trilhos.

Para que uma mudança aconteça, uma organização precisa praticá-la repetidamente. Com muita frequência, os líderes abandonam um esforço de mudança durante o estágio de implementação ou logo depois porque esperam resultados instantâneos de uma nova ferramenta ou processo. Mas os membros da equipe e a liderança precisam de tempo para praticar, refinar e aperfeiçoar a nova maneira de trabalhar.

Manter a energia e o impulso em torno de uma mudança requer trabalho tanto da equipe de mudança quanto da equipe que implementa/adota a mudança. Embora a equipe de mudança multifuncional seja essencial para o período inicial de mudança, ela geralmente precisará fazer a transição de comunicação, treinamento e operações contínuos para o departamento que será o proprietário do novo sistema ou processo que foi introduzido.

Durante esta transição, é importante:

• Esclareça a propriedade contínua : Assegure-se de que a equipe que agora é responsável pelo sucesso contínuo da mudança tenha autoridade e capacidade para seguir adiante.
• Revise como foram as atividades de mudança : Discuta quais práticas funcionaram bem e quais podem ser melhoradas para o próximo esforço de mudança. Se algo precisa ser resolvido agora para aumentar a probabilidade de que essa mudança se mantenha, decida quem o fará.
• Determine uma cadência contínua para as comunicações : considere mensagens informativas e inspiradoras. A apresentação de histórias de sucesso de como o novo processo, ferramenta ou maneira de trabalhar está ajudando a equipe nas comunicações dos funcionários pode ajudar os membros da equipe a sentir que essa mudança facilitou ou melhorou seu trabalho.
• Incorpore a mudança nos programas de integração e treinamento : qualquer nova maneira de trabalhar agora se tornará a “maneira de fazer as coisas” da sua organização daqui para frente. Garantir que seu programa de integração de funcionários e treinamento sejam atualizados para incorporar informações sobre essa mudança (conforme apropriado) é uma etapa importante que facilitará muito a continuação da mudança.

4 etapas que você pode seguir hoje para desenvolver suas habilidades de gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças pode parecer uma tarefa significativa – mas não precisa ser esmagadora. O melhor momento para se preparar para sua próxima mudança é agora, e existem algumas maneiras práticas de começar.

• Comece a identificar patrocinadores executivos ou líderes de equipe : torne uma prática regular identificar um patrocinador executivo, líder de equipe ou proprietário para projetos-chave. Isso nem sempre precisa ser um membro da equipe de liderança, mas a equipe de liderança deve apoiar esse líder e dar a ele autoridade para tomar decisões importantes. Ao se acostumar a identificar esse papel agora, será mais fácil seguir a mesma prática para sua próxima grande mudança.
• Invista em suas comunicações internas : muitas organizações sem fins lucrativos investem pouco em comunicações internas ou as consideram secundárias ao trabalho de comunicações externas, o que é um grande erro. Estabeleça uma função e um plano de comunicação interna e, em seguida, entregue-o de forma consistente. Quando chegar a hora de introduzir uma mudança importante, você já terá importantes canais de comunicação estabelecidos e os membros da equipe estarão mais bem preparados para consumir as comunicações que você está enviando.
• Nivele sua liderança : ajude seus líderes a praticar a comunicação eficaz com suas equipes, adotando essa abordagem no trabalho contínuo quando houver novas informações ou um anúncio sendo compartilhado:
  • Primeiro, certifique-se de que o diretor executivo ou CEO compartilhe mensagens sobre por que a organização está fazendo isso em uma comunicação regular – uma reunião com toda a equipe, um e-mail regular do CEO para a equipe ou uma coluna regular no boletim informativo dos funcionários.
  • Em seguida, faça com que os líderes de departamento e de equipe pratiquem compartilhar o que as notícias significam para a equipe. Incentive esses líderes a pensar nas três mensagens principais que precisam compartilhar para ajudar a equipe a entender seu papel (se houver), como isso mudará seu trabalho (se houver) e o que eles podem esperar a seguir.
• Documente e treine : reserve um tempo para documentar como sua organização funciona agora e criar treinamento apropriado para integrar novos membros da equipe (ou membros da equipe que mudam para novas funções). Muitas vezes há uma lacuna entre como a liderança pensa que a organização opera e como ela realmente opera na prática. Documentar e criar consistentemente treinamento sobre como as coisas devem funcionar pode melhorar as chances de os membros da equipe adotarem efetivamente essas práticas e melhorar a continuidade em tempos de rotatividade.

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À medida que você pensa em como desenvolverá capacidade em sua organização este ano e além, incorporar o gerenciamento de mudanças em suas prioridades pode ajudar a melhorar sua missão, sucesso financeiro e operacional, aumentar seus líderes e equipes e torná-lo uma organização eficaz e saudável para apoiar as pessoas que você serve.

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