7 étapes pour renforcer la capacité de votre organisation à but non lucratif à gérer le changement

Les efforts de renforcement des capacités des organisations à but non lucratif se concentrent souvent sur la conception et la prestation de programmes, le développement des revenus et des ressources, la recherche et l'évaluation, l'engagement communautaire et les opérations.

Cependant, un domaine souvent absent des efforts intentionnels de renforcement des capacités est la gestion du changement.

Le changement est une constante pour les dirigeants et les organisations à but non lucratif. Ce changement peut être créé intentionnellement par la direction de l'organisation - par exemple, lors de l'introduction d'un nouveau système de gestion de la relation client ou du passage à une nouvelle approche de travail à distance ou hybride - ou il peut être le résultat de circonstances imprévues. Dans les deux cas, la gestion du changement peut faire la différence entre un organisme à but non lucratif atteignant ses objectifs ou luttant pour s'adapter aux nouvelles réalités.

Un modèle de conduite du changement

La gestion du changement est une discipline robuste avec un certain nombre de modèles, d'outils et d'approches différents. Pour la plupart des organisations à but non lucratif de petite et moyenne taille, il n'est peut-être pas réaliste d'adopter une approche de gestion du changement à grande échelle, mais comprendre et adopter les principes de base de la gestion du changement peut grandement aider votre organisation à évoluer et à se développer.

Selon Prosci, une organisation de recherche et de formation en gestion du changement, les dirigeants de l'organisation communiquent souvent qu'un changement est en cours, mais ils oublient d'aider les employés à comprendre pourquoi il est important pour l'organisation d'effectuer ce changement et comment le mettre en œuvre avec succès.

Le modèle ADKAR de Prosci met l'accent sur cinq étapes clés. En comprenant ces étapes, les dirigeants peuvent concentrer leurs activités sur ce qui entraînera un changement individuel, qui à son tour mènera à des résultats organisationnels :

Lorsque vous travaillez avec des dirigeants sur des initiatives de changement, parlez de l'étape de ce modèle sur laquelle leurs équipes ou certains acteurs clés peuvent être bloqués et comment répondre aux principales questions, préoccupations ou comportements de résistance qui peuvent survenir.

Un cycle en trois étapes pour gérer le changement

La gestion du changement n'a pas toujours un début, un milieu et une fin distincts, comme la gestion de projet, mais elle a tendance à suivre un cycle en trois étapes de préparation, de mise en œuvre et de continuation.

L'élément de préparation spécifique au temps le plus important est l'identification d'un leader du changement ou d'un sponsor exécutif qui sera un ardent défenseur tout au long du changement. Un sponsor vocal et actif est le facteur déterminant numéro un pour savoir si un changement réussit ou échoue, selon Prosci.

Dans de nombreux cas, le leader du changement aura également besoin d'une équipe de changement. Il doit s'agir d'un groupe interfonctionnel composé de personnes qui représentent le département ou la fonction où le changement a lieu, les communications avec les employés, la formation, les opérations et tout autre personnel dont le leadership est important pour le changement spécifique recherché.

La préparation nécessite également une vision claire de ce à quoi ressemblera le succès lorsque le changement sera mis en œuvre. Si vous n'articulez pas cette vision à l'avance, les efforts de changement peuvent déraper ou les dirigeants peuvent ressentir des attentes non satisfaites.

N'oubliez pas que l'amélioration ou la différence peut être liée à la manière spécifique de travailler que le changement apporte - par exemple, l'utilisation d'un nouveau CRM pour suivre les relations avec les donateurs - mais elle peut également être liée à la façon dont le personnel se sent après le changement. Seront-ils moins frustrés ou se sentiront-ils mieux préparés à faire leur travail ? Imaginez cet avenir maintenant afin de pouvoir déterminer quels aspects du changement sont les plus importants à mesurer et à suivre.

Les éléments clés de la préparation continue comprennent le développement de solides pratiques de communication interne et de formation au sein de l'organisation. Si votre organisation ne dispose pas d'une fonction de communication interne ou de formation dédiée, il est important de développer des attentes claires sur la manière dont les différentes équipes travailleront ensemble pour soutenir ces éléments essentiels de la gestion du changement.

Lorsque vous élaborez vos plans de communication et de formation spécifiques pour le changement en cours, n'oubliez pas de tenir compte des étapes ADKAR ci-dessus. Les communications sont essentielles pour accroître la prise de conscience de la nécessité du changement et le désir de participer au changement. Une formation est nécessaire pour accroître les connaissances et la capacité de l'équipe à mener à bien le changement.

La mise en œuvre du changement est l'endroit où les plans se transforment en réalité.

À ce stade, le sponsor exécutif et l'équipe qui gèrent le projet et le changement travaillent ensemble en étroite coordination pour accompagner le personnel à chaque étape du voyage. Pour les petits changements, cela peut être un processus relativement court, mais pour les changements à long terme, cet effort peut prendre des mois, voire des années.

Au cours de cette étape, savoir qui est le meilleur messager pour différents types de communication peut influencer l'acceptation et l'adoption du changement par l'équipe. La recherche montre que les messages généraux sur la direction que prend l'organisation doivent provenir du PDG/directeur exécutif ou du sponsor exécutif. Les membres de l'équipe veulent savoir que la direction a une vision et une perspective claires pour l'avenir.

Bien que de nombreux membres de l'équipe puissent avoir une opinion positive du changement, il est important que les dirigeants et les superviseurs comprennent que tout changement crée une sorte de perte, et que cette perte peut entraîner un chagrin. Les organisations peuvent adopter des pratiques significatives pour honorer la perte pendant le changement afin d'aider les coéquipiers à se sentir prêts à embrasser quelque chose de nouveau.

Tout au long de la phase de mise en œuvre, le sponsor exécutif et l'équipe de changement doivent se réunir régulièrement pour discuter de la manière dont le changement se déroule, s'il y a des défis à relever et la meilleure façon de maintenir le changement sur la bonne voie.

Pour qu'un changement s'installe, une organisation doit le pratiquer encore et encore. Trop souvent, les dirigeants abandonnent un effort de changement pendant la phase de mise en œuvre ou peu de temps après parce qu'ils attendent des résultats instantanés d'un nouvel outil ou processus. Mais les membres de l'équipe et la direction ont besoin de temps pour pratiquer, affiner et perfectionner la nouvelle façon de travailler.

Garder l'énergie et l'élan autour d'un changement nécessite un travail à la fois de l'équipe du changement et de l'équipe qui met en œuvre/adopte le changement. Bien que l'équipe de changement interfonctionnelle soit essentielle pour la période de changement initiale, elle devra souvent transférer la communication, la formation et les opérations continues au service qui sera propriétaire du nouveau système ou processus qui a été introduit.

Lors de cette transition, il est important de :

• Clarifiez l'appropriation continue : assurez-vous que l'équipe qui est maintenant responsable du succès continu du changement a à la fois l'autorité et la capacité de suivre.
• Passez en revue le déroulement des activités de changement : discutez des pratiques qui ont bien fonctionné et de celles qui peuvent être améliorées pour le prochain effort de changement. Si quelque chose doit être abordé maintenant pour augmenter la probabilité que ce changement se maintienne, décidez qui le fera.
• Déterminez une cadence continue pour les communications : Tenez compte à la fois des messages informatifs et inspirants. Présenter des histoires de réussite sur la façon dont le nouveau processus, outil ou mode de travail aide l'équipe dans les communications avec les employés peut aider les membres de l'équipe à sentir que ce changement a rendu leur travail plus facile ou meilleur.
• Intégrez le changement dans les programmes d'intégration et de formation : Toute nouvelle façon de travailler deviendra désormais la « façon de faire » de votre organisation à l'avenir. S'assurer que le programme d'intégration et la formation de vos employés sont mis à jour pour intégrer des informations sur ce changement (le cas échéant) est une étape importante qui facilitera la poursuite du changement.

4 étapes que vous pouvez suivre dès aujourd'hui pour développer vos compétences en gestion du changement

La gestion du changement peut sembler être une entreprise importante, mais elle n'a pas besoin d'être écrasante. Le meilleur moment pour vous préparer à votre prochain changement est maintenant, et il existe des moyens pratiques de commencer.

• Commencez à identifier des sponsors exécutifs ou des chefs d'équipe : faites une pratique régulière pour identifier un sponsor exécutif, un chef d'équipe ou un propriétaire pour les projets clés. Il n'est pas toujours nécessaire d'être membre de l'équipe de direction, mais l'équipe de direction doit soutenir ce leader et lui donner le pouvoir de prendre des décisions importantes. En vous habituant à identifier ce rôle maintenant, il vous sera plus facile de suivre la même pratique pour votre prochain grand changement.
• Investissez dans vos communications internes : De nombreuses organisations à but non lucratif sous-investissent dans les communications internes ou les considèrent comme secondaires par rapport au travail de communication externe, ce qui est une grave erreur. Établissez une fonction et un plan de communication interne, puis appliquez-les systématiquement. Lorsque viendra le temps d'introduire un changement important, vous aurez déjà établi d'importants canaux de communication et les membres de l'équipe seront mieux préparés à consommer les communications que vous envoyez.
• Améliorez votre leadership : aidez vos dirigeants à communiquer efficacement avec leurs équipes en adoptant cette approche dans le travail en cours lorsqu'une nouvelle information ou une annonce est partagée :
  • Tout d'abord, assurez-vous que le directeur exécutif ou le PDG partage des messages sur les raisons pour lesquelles l'organisation le fait dans une communication régulière - une réunion de tout le personnel, un e-mail régulier du PDG au personnel ou une chronique régulière dans votre bulletin d'information des employés.
  • Ensuite, demandez aux chefs de service et d'équipe de s'entraîner à partager ce que la nouvelle signifie pour l'équipe. Encouragez ces dirigeants à réfléchir aux trois messages clés qu'ils doivent partager pour aider l'équipe à comprendre leur rôle (le cas échéant), comment cela changera leur travail (le cas échéant) et à quoi ils peuvent s'attendre ensuite.
• Documenter et former : Prenez le temps de documenter le fonctionnement actuel de votre organisation et de créer une formation appropriée pour intégrer les nouveaux membres de l'équipe (ou les membres de l'équipe qui évoluent vers de nouveaux rôles). Il y a souvent un écart entre la façon dont la direction pense que l'organisation fonctionne et la façon dont elle fonctionne réellement dans la pratique. La documentation et la création constantes de formations sur la façon dont les choses sont censées fonctionner peuvent améliorer les chances que les membres de l'équipe adoptent efficacement ces pratiques et améliorent la continuité en période de roulement.

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Lorsque vous réfléchissez à la façon dont vous allez renforcer les capacités de votre organisation cette année et au-delà, l'intégration de la gestion du changement dans vos priorités peut vous aider à améliorer votre mission, votre réussite financière et opérationnelle, à développer vos dirigeants et vos équipes et à faire de vous une organisation efficace et saine pour soutenez les personnes que vous servez.

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