7 passaggi per sviluppare la capacità della tua organizzazione non profit di gestire il cambiamento

Gli sforzi di rafforzamento delle capacità presso le organizzazioni non profit spesso si concentrano sulla progettazione e la consegna dei programmi, sullo sviluppo di entrate e risorse, sulla ricerca e sulla valutazione, sul coinvolgimento della comunità e sulle operazioni.

Un'area comunemente mancante negli sforzi intenzionali di rafforzamento delle capacità, tuttavia, è la gestione del cambiamento.

Il cambiamento è una costante per i leader e le organizzazioni non profit. Tale cambiamento può essere creato intenzionalmente dalla leadership dell'organizzazione, ad esempio quando si introduce un nuovo sistema di gestione delle relazioni con i clienti o si passa a un nuovo approccio al lavoro remoto o ibrido, oppure può essere il risultato di circostanze impreviste. In entrambi i casi, la gestione del cambiamento può fare la differenza tra un'organizzazione no profit che raggiunge i propri obiettivi o lotta per adattarsi a nuove realtà.

Un modello per la gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento è una disciplina solida con una serie di modelli, strumenti e approcci diversi. Per la maggior parte delle organizzazioni non profit di piccole e medie dimensioni, potrebbe non essere realistico adottare un approccio di gestione del cambiamento su vasta scala, ma comprendere e adottare i principi di base della gestione del cambiamento può fare molto per aiutare la tua organizzazione a evolversi e crescere.

Secondo Prosci, un'organizzazione di ricerca e formazione sulla gestione del cambiamento, i leader dell'organizzazione spesso comunicano che sta avvenendo un cambiamento, ma dimenticano di aiutare i dipendenti a capire perché è importante per l'organizzazione apportare questo cambiamento e come implementarlo con successo.

Il modello ADKAR di Prosci sottolinea cinque fasi chiave. Comprendendo queste fasi, i leader possono concentrare le loro attività su ciò che guiderà il cambiamento individuale, che a sua volta porta a risultati organizzativi:

Quando lavori con i leader su iniziative di cambiamento, parla di quale fase di questo modello potrebbero essere bloccati i loro team o alcuni attori chiave e come affrontare le domande chiave, le preoccupazioni o i comportamenti di resistenza che potrebbero emergere.

Un ciclo in tre fasi per la gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento non ha sempre un inizio, una parte centrale e una fine distinti, come la gestione dei progetti, ma tende a seguire un ciclo di tre fasi di preparazione, implementazione e continuazione.

L'elemento di preparazione specifico per il tempo più importante è identificare un leader del cambiamento o uno sponsor esecutivo che sarà un sostenitore vocale durante il cambiamento. Uno sponsor vocale e attivo è il fattore determinante numero uno per stabilire se un cambiamento ha successo o meno, secondo Prosci.

In molti casi, anche il leader del cambiamento avrà bisogno di un team di cambiamento. Questo dovrebbe essere un gruppo interfunzionale con persone che rappresentano il dipartimento o la funzione in cui si sta verificando il cambiamento, comunicazioni dei dipendenti, formazione, operazioni e qualsiasi altro personale la cui leadership è importante per il cambiamento specifico perseguito.

La preparazione richiede anche una visione chiara di come sarà il successo una volta implementato il cambiamento. Se non esprimi questa visione in anticipo, gli sforzi di cambiamento possono andare fuori strada o i leader potrebbero provare un senso di aspettative non soddisfatte.

Ricorda che il miglioramento o la differenza potrebbe avere a che fare con il modo specifico di lavorare che sta apportando il cambiamento, ad esempio utilizzando un nuovo CRM per tenere traccia delle relazioni con i donatori, ma potrebbe anche avere a che fare con come si sente il personale dopo il cambiamento. Saranno meno frustrati o si sentiranno più preparati a fare il loro lavoro? Immagina quel futuro ora in modo da poter determinare quali aspetti del cambiamento sono più importanti da misurare e monitorare.

Gli elementi chiave della preparazione continua includono lo sviluppo di una forte comunicazione interna e pratiche di formazione all'interno dell'organizzazione. Se la tua organizzazione non dispone di una comunicazione interna dedicata o di una funzione di formazione, è importante sviluppare aspettative chiare su come i diversi team lavoreranno insieme per supportare questi elementi essenziali della gestione del cambiamento.

Mentre costruisci le tue comunicazioni specifiche e i piani di formazione per il cambiamento in corso, ricorda di considerare le fasi ADKAR sopra. Le comunicazioni sono fondamentali per aumentare la consapevolezza della necessità del cambiamento e il desiderio di partecipare al cambiamento. La formazione è necessaria per aumentare le conoscenze e la capacità del team di realizzare il cambiamento.

L'implementazione del cambiamento è dove i piani si trasformano in realtà.

In questa fase, lo sponsor esecutivo e il team che gestisce il progetto e il cambiamento lavorano insieme in stretto coordinamento per accompagnare lo staff in ogni fase del viaggio. Per modifiche minori, questo può essere un processo relativamente breve, ma per modifiche a lungo termine, questo sforzo può richiedere mesi o addirittura anni.

Durante questa fase, sapere chi è il miglior messaggero per diversi tipi di comunicazione può influenzare l'accettazione del cambiamento e l'adozione da parte del team. La ricerca mostra che i messaggi generali su dove è diretta l'organizzazione dovrebbero provenire dal CEO/direttore esecutivo o dallo sponsor esecutivo. I membri del team vogliono sapere che la leadership ha una visione e una prospettiva chiare per il futuro.

Mentre molti membri del team possono sentirsi positivi riguardo al cambiamento, è importante che la leadership e i supervisori capiscano che ogni cambiamento crea una sorta di perdita e che la perdita può portare al dolore. Le organizzazioni possono adottare pratiche significative per onorare la perdita durante il cambiamento per aiutare i compagni di squadra a sentirsi pronti ad abbracciare qualcosa di nuovo.

Durante tutta la fase di implementazione, lo sponsor esecutivo e il team di cambiamento dovrebbero incontrarsi regolarmente per discutere come sta andando il cambiamento, se ci sono sfide che devono essere affrontate e come mantenere il cambiamento in carreggiata.

Affinché un cambiamento prenda piede, un'organizzazione deve praticarlo più e più volte. Troppo spesso i leader abbandonano uno sforzo di cambiamento durante la fase di implementazione o subito dopo perché si aspettano risultati immediati da un nuovo strumento o processo. Ma i membri del team e la leadership hanno bisogno di tempo per esercitarsi, perfezionare e perfezionare il nuovo modo di lavorare.

Mantenere l'energia e lo slancio attorno a un cambiamento richiede il lavoro sia del team di cambiamento che del team che implementa/adotta il cambiamento. Sebbene il team di cambiamento interfunzionale sia essenziale per il periodo di cambiamento iniziale, spesso dovrà trasferire la comunicazione, la formazione e le operazioni in corso al dipartimento che sarà proprietario del nuovo sistema o processo introdotto.

Durante questo passaggio è importante:

• Chiarire la titolarità in corso : assicurarsi che il team che ora è responsabile del successo in corso del cambiamento abbia sia l'autorità che la capacità di portare a termine.
• Rivedere come sono andate le attività di cambiamento : discutere quali pratiche hanno funzionato bene e quali possono essere migliorate per il prossimo sforzo di cambiamento. Se è necessario affrontare qualcosa ora per aumentare la probabilità che questo cambiamento si mantenga, decidi chi lo farà.
• Determina una cadenza continua per le comunicazioni : considera sia i messaggi informativi che quelli di ispirazione. Mostrare storie di successo su come il nuovo processo, strumento o modo di lavorare sta aiutando il team nelle comunicazioni con i dipendenti può aiutare i membri del team a sentire che questo cambiamento ha reso il loro lavoro più facile o migliore.
• Incorpora il cambiamento nei programmi di inserimento e formazione : qualsiasi nuovo modo di lavorare diventerà ora il "modo di fare le cose" della tua organizzazione in futuro. Garantire che il programma di inserimento e la formazione dei dipendenti siano aggiornati per incorporare le informazioni su questo cambiamento (a seconda dei casi) è un passaggio importante che renderà molto più semplice la continuazione del cambiamento.

4 passaggi che puoi intraprendere oggi per sviluppare le tue capacità di gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento può sembrare un'impresa significativa, ma non deve essere schiacciante. Il momento migliore per prepararsi al prossimo cambiamento è adesso e ci sono alcuni modi pratici per iniziare.

• Inizia a identificare gli sponsor esecutivi o i leader del team : fai in modo che sia una pratica regolare identificare uno sponsor esecutivo, un leader del team o un proprietario per i progetti chiave. Questo non deve sempre essere un membro del gruppo dirigente, ma il gruppo dirigente dovrebbe supportare questo leader e dare loro l'autorità per prendere decisioni importanti. Abituandosi ora a identificare questo ruolo, sarà più facile seguire la stessa pratica per il tuo prossimo grande cambiamento.
• Investi nelle tue comunicazioni interne : molte organizzazioni no profit investono in modo insufficiente nelle comunicazioni interne o le considerano secondarie rispetto al lavoro di comunicazione esterna, il che è un grosso errore. Stabilire una funzione e un piano di comunicazione interna, quindi mantenerla coerentemente. Quando arriva il momento di introdurre un cambiamento importante, avrai già stabilito importanti canali di comunicazione e i membri del team saranno meglio preparati a consumare le comunicazioni che stai inviando.
• Migliora la tua leadership : aiuta i tuoi leader a esercitarsi a comunicare in modo efficace con i loro team adottando questo approccio nel lavoro in corso quando ci sono nuove informazioni o un annuncio condiviso:
  • Innanzitutto, assicurati che il direttore esecutivo o il CEO condividano messaggi sul motivo per cui l'organizzazione sta facendo questo in una comunicazione regolare: una riunione di tutto il personale, una normale e-mail del CEO al personale o una rubrica regolare nella newsletter dei dipendenti.
  • Quindi, chiedi ai leader del dipartimento e del team di esercitarsi a condividere ciò che le notizie significano per il team. Incoraggia questi leader a pensare ai tre messaggi chiave che devono condividere per aiutare il team a capire il proprio ruolo (se presente), come cambierà il loro lavoro (se non del tutto) e cosa possono aspettarsi dopo.
• Documentare e formare : prenditi il ​​tempo necessario per documentare come funziona la tua organizzazione ora e creare una formazione adeguata per l'inserimento di nuovi membri del team (o membri del team che passano a nuovi ruoli). C'è spesso un divario tra il modo in cui la leadership pensa che l'organizzazione operi e come effettivamente opera nella pratica. Documentare e creare costantemente formazione sul modo in cui le cose sono destinate a funzionare può aumentare le possibilità che i membri del team adottino efficacemente tali pratiche e migliorino la continuità nei tempi di rotazione.

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