7 kroków do budowania zdolności organizacji non-profit do zarządzania zmianami

Wysiłki na rzecz budowania potencjału organizacji non-profit często koncentrują się na projektowaniu i realizacji programów, rozwoju przychodów i zasobów, badaniach i ocenie, zaangażowaniu społeczności i operacjach.

Jednym z obszarów, którego często brakuje w zamierzonych działaniach na rzecz budowania potencjału, jest zarządzanie zmianą.

Zmiana jest stałą dla liderów i organizacji non-profit. Zmiana ta może być celowo stworzona przez kierownictwo organizacji — na przykład przy wprowadzaniu nowego systemu zarządzania relacjami z klientami lub przejściu na nowe zdalne lub hybrydowe podejście do pracy — lub może być wynikiem nieoczekiwanych okoliczności. W obu przypadkach zarządzanie zmianą może być różnicą między organizacją non-profit osiągającą swoje cele a zmaganiem się z dostosowaniem do nowych realiów.

Model zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą to solidna dyscyplina z wieloma różnymi modelami, narzędziami i podejściami. W przypadku większości małych i średnich organizacji non-profit przyjęcie podejścia do zarządzania zmianami na pełną skalę może nie być realistyczne, ale zrozumienie i przyjęcie podstawowych zasad zarządzania zmianą może znacznie pomóc Twojej organizacji w rozwoju i rozwoju.

Według Prosci, organizacji zajmującej się badaniami i szkoleniami w zakresie zarządzania zmianą, liderzy organizacyjni często komunikują, że następuje zmiana, ale zapominają pomóc pracownikom zrozumieć, dlaczego tak ważne jest dla organizacji dokonanie tej zmiany i jak skutecznie ją wdrożyć.

Model ADKAR firmy Prosci kładzie nacisk na pięć kluczowych etapów. Dzięki zrozumieniu tych etapów liderzy mogą skoncentrować swoje działania na tym, co będzie napędzać indywidualną zmianę, co z kolei prowadzi do wyników organizacyjnych:

Podczas pracy z liderami nad inicjatywami zmiany, porozmawiaj o tym, na jakim etapie tego modelu ich zespoły lub niektórzy kluczowi gracze mogą utknąć i jak odpowiedzieć na kluczowe pytania, obawy lub zachowania oporowe, które mogą się pojawić.

Trzyetapowy cykl zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą nie zawsze ma odrębny początek, środek i koniec, tak jak zarządzanie projektami, ale zazwyczaj przebiega zgodnie z trzyetapowym cyklem przygotowania, wdrożenia i kontynuacji.

Najważniejszym elementem przygotowań w określonym czasie jest określenie lidera zmiany lub sponsora wykonawczego, który będzie rzecznikiem całej zmiany. Według Prosci, głośny i aktywny sponsor jest najważniejszym czynnikiem decydującym o powodzeniu lub niepowodzeniu zmiany.

W wielu przypadkach lider zmiany będzie również potrzebował zespołu ds. zmian. Powinna to być wielofunkcyjna grupa składająca się z osób reprezentujących dział lub funkcję, w której ma miejsce zmiana, komunikacja z pracownikami, szkolenia, operacje oraz wszelki inny personel, którego przywództwo jest ważne dla określonej zmiany, która ma być dokonana.

Przygotowanie wymaga również jasnej wizji tego, jak będzie wyglądał sukces po wdrożeniu zmiany. Jeśli nie wyartykułujesz tej wizji z wyprzedzeniem, wysiłki na rzecz zmian mogą zejść z toru lub liderzy mogą mieć poczucie niespełnienia oczekiwań.

Pamiętaj, że poprawa lub różnica może mieć związek z konkretnym sposobem pracy, jaki niesie ze sobą zmiana — np. używanie nowego CRM do śledzenia relacji z darczyńcami — ale może również mieć związek z tym, jak pracownicy czują się po zmianie. Czy będą mniej sfrustrowani, czy będą bardziej przygotowani do wykonywania swojej pracy? Wyobraź sobie tę przyszłość już teraz, abyś mógł określić, które aspekty zmiany są najważniejsze do mierzenia i śledzenia.

Kluczowe elementy bieżących przygotowań obejmują wypracowanie silnych praktyk komunikacji wewnętrznej i szkoleń w organizacji. Jeśli Twoja organizacja nie posiada dedykowanej funkcji komunikacji wewnętrznej lub szkolenia, ważne jest, aby opracować jasne oczekiwania dotyczące tego, jak różne zespoły będą ze sobą współpracować, aby wspierać te istotne elementy zarządzania zmianą.

Kiedy budujesz swoje konkretne plany komunikacyjne i treningowe dla nadchodzącej zmiany, pamiętaj, aby wziąć pod uwagę powyższe etapy ADKAR. Komunikacja ma kluczowe znaczenie w zwiększaniu świadomości potrzeby zmiany i chęci uczestniczenia w zmianie. Potrzebne są szkolenia, które podniosą wiedzę i umiejętności zespołu do przeprowadzenia zmiany.

Wdrażanie zmian to moment, w którym plany stają się rzeczywistością.

Na tym etapie główny sponsor i zespół zarządzający projektem i zmianą współpracują ze sobą w ścisłej koordynacji, aby zabrać personel na każdy etap podróży. W przypadku mniejszych zmian może to być stosunkowo krótki proces, ale w przypadku zmian długoterminowych ten wysiłek może zająć miesiące, a nawet lata.

Na tym etapie wiedza o tym, kto jest najlepszym komunikatorem dla różnych rodzajów komunikacji, może wpłynąć na akceptację i przyjęcie zmian przez zespół. Badania pokazują, że ogólne wiadomości dotyczące kierunku, do którego zmierza organizacja, powinny pochodzić od dyrektora generalnego/dyrektora wykonawczego lub sponsora wykonawczego. Członkowie zespołu chcą wiedzieć, że przywództwo ma jasną wizję i perspektywę na przyszłość.

Chociaż wielu członków zespołu może pozytywnie odnieść się do zmiany, ważne jest, aby przywódcy i przełożeni zrozumieli, że każda zmiana powoduje pewien rodzaj straty — a ta strata może prowadzić do żalu. Organizacje mogą przyjąć znaczące praktyki, aby uszanować stratę podczas zmiany, aby pomóc członkom zespołu poczuć się gotowymi na przyjęcie czegoś nowego.

Przez cały etap wdrażania, sponsor wykonawczy i zespół ds. zmian powinni spotykać się regularnie, aby omówić przebieg zmiany, czy istnieją wyzwania, którymi należy się zająć, i jak najlepiej utrzymać zmianę na właściwym torze.

Aby zmiana zapanowała, organizacja musi ją ćwiczyć w kółko. Zbyt często liderzy rezygnują z wysiłku związanego ze zmianą na etapie wdrażania lub wkrótce po nim, ponieważ oczekują natychmiastowych rezultatów z nowego narzędzia lub procesu. Jednak członkowie zespołu i kierownictwo potrzebują czasu na przećwiczenie, udoskonalenie i udoskonalenie nowego sposobu pracy.

Utrzymanie energii i rozpędu wokół zmiany wymaga pracy zarówno ze strony zespołu zmiany, jak i zespołu wdrażającego/adopcyjnego zmiany. Chociaż międzyfunkcyjny zespół ds. zmian jest niezbędny w początkowym okresie zmian, często będzie musiał przenieść bieżącą komunikację, szkolenia i operacje do działu, który będzie właścicielem nowego systemu lub procesu, który został wprowadzony.

Podczas tego przejścia ważne jest, aby:

• Wyjaśnij bieżące poczucie własności : upewnij się, że zespół, który jest teraz odpowiedzialny za ciągły sukces zmiany, ma zarówno uprawnienia, jak i zdolność do kontynuowania.
• Przeanalizuj przebieg działań związanych ze zmianą : Przedyskutuj, które praktyki sprawdziły się, a które można ulepszyć w ramach kolejnego wysiłku związanego ze zmianą. Jeśli coś trzeba teraz rozwiązać, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że ta zmiana się utrzyma, zdecyduj, kto to zrobi.
• Określ stałą kadencję komunikacji : Rozważ zarówno komunikaty informacyjne, jak i inspirujące. Prezentowanie historii sukcesu o tym, jak nowy proces, narzędzie lub sposób pracy pomaga zespołowi w komunikacji z pracownikami, może pomóc członkom zespołu poczuć, że ta zmiana ułatwiła lub poprawiła ich pracę.
• Wprowadź zmianę w programach wprowadzających i szkoleniowych : każdy nowy sposób pracy stanie się teraz „sposobem działania” Twojej organizacji. Upewnienie się, że program onboardingu i szkolenia pracowników są aktualizowane w celu uwzględnienia informacji o tej zmianie (w stosownych przypadkach), jest ważnym krokiem, który znacznie ułatwi kontynuację zmiany.

4 kroki, które możesz podjąć już dziś, aby zbudować swoje umiejętności zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą może wydawać się znaczącym przedsięwzięciem – ale nie musi być przytłaczające. Najlepszy czas na przygotowanie się do następnej zmiany jest teraz i istnieje kilka praktycznych sposobów na rozpoczęcie.

• Rozpocznij identyfikowanie sponsorów wykonawczych lub liderów zespołów : identyfikacja sponsora wykonawczego, lidera zespołu lub właściciela kluczowych projektów jest regularną praktyką. Nie zawsze musi to być członek zespołu liderów, ale zespół liderów powinien wspierać tego lidera i dawać mu uprawnienia do podejmowania ważnych decyzji. Przyzwyczajając się do identyfikowania tej roli teraz, łatwiej będzie stosować tę samą praktykę przy następnej dużej zmianie.
• Zainwestuj w komunikację wewnętrzną : wiele organizacji non-profit nie inwestuje w komunikację wewnętrzną lub uważa ją za drugorzędną w stosunku do komunikacji zewnętrznej, co jest dużym błędem. Ustanów funkcję i plan komunikacji wewnętrznej, a następnie konsekwentnie ją realizuj. Kiedy nadejdzie czas na wprowadzenie ważnej zmiany, będziesz mieć już utworzone ważne kanały komunikacji, a członkowie zespołu będą lepiej przygotowani do korzystania z wysyłanej komunikacji.
• Podnieś poziom swojego przywództwa : Pomóż swoim liderom ćwiczyć skuteczną komunikację z ich zespołami, stosując to podejście do bieżącej pracy, gdy pojawiają się nowe informacje lub udostępniane są ogłoszenia:
  • Po pierwsze, upewnij się, że dyrektor wykonawczy lub dyrektor generalny dzieli się wiadomościami o tym, dlaczego organizacja robi to w regularnej komunikacji — na spotkaniu wszystkich pracowników, regularnym e-mailu dyrektora generalnego do personelu lub regularnej kolumnie w biuletynie dla pracowników.
  • Następnie poproś kierowników działów i zespołów, aby przećwiczyli dzielenie się tym, co ta wiadomość oznacza dla zespołu. Zachęć tych liderów, aby pomyśleli o trzech kluczowych przesłaniach, którymi muszą się podzielić, aby pomóc zespołowi zrozumieć ich rolę (jeśli w ogóle), jak zmieni ona ich pracę (jeśli w ogóle) i czego mogą się spodziewać w następnej kolejności.
• Dokumentuj i trenuj : poświęć trochę czasu na udokumentowanie, jak działa Twoja organizacja, i utwórz odpowiednie szkolenie, aby wprowadzić nowych członków zespołu (lub członków zespołu, którzy przejdą do nowych ról). Często istnieje rozbieżność między tym, jak kierownictwo myśli , że organizacja działa, a tym, jak faktycznie działa w praktyce. Konsekwentne dokumentowanie i tworzenie szkoleń dotyczących sposobu, w jaki rzeczy mają działać, może zwiększyć szanse członków zespołu na skuteczne wdrożenie tych praktyk i poprawę ciągłości w okresach rotacji.

Potrzebujesz pomocy w znalezieniu odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zmianami?

Gdy myślisz o tym, jak zbudujesz zdolności w swojej organizacji w tym roku i później, włączenie zarządzania zmianą do swoich priorytetów może pomóc poprawić misję, sukces finansowy i operacyjny, rozwinąć liderów i zespoły oraz sprawić, że będziesz skuteczną i zdrową organizacją, wspieraj ludzi, którym służysz.

Czy chcesz zostać gościnnym pisarzem Capterra?

Aby uzyskać szczegółowe informacje, skontaktuj się z [email protected].