建立非營利組織管理變革能力的 7 個步驟

非營利組織的能力建設工作通常側重於項目設計和交付、收入和資源開發、研究和評估、社區參與和運營。

然而，有意的能力建設工作通常缺少的一個領域是變革管理。

對於非營利組織的領導者和組織來說，變化是不變的。 這種變化可能是由組織領導有意創造的——例如，在引入新的客戶關係管理系統或轉向新的遠程或混合工作方式時——或者它可能是意外情況的結果。 在任何一種情況下，管理變革都可能是非營利組織實現其目標或努力適應新現實之間的區別。

變革管理模型

變更管理是一門強大的學科，具有許多不同的模型、工具和方法。 對於大多數中小型非營利組織來說，採用全面的變革管理方法可能並不現實，但理解和採用變革管理的基本原則可以大大幫助您的組織發展和成長。

根據變革管理研究和培訓組織 Prosci 的說法，組織領導者經常傳達變革正在發生，但他們忘記幫助員工理解為什麼組織做出這種改變以及如何成功實施變革很重要。

Prosci 的 ADKAR 模型強調五個關鍵階段。 通過了解這些階段，領導者可以將他們的活動重點放在推動個人變革的因素上，進而帶來組織成果：

在與領導者合作進行變革計劃時，請討論他們的團隊或某些關鍵參與者可能會停留在該模型的哪個階段，以及如何解決可能出現的關鍵問題、擔憂或抵制行為。

管理變革的三步循環

變革管理並不總是像項目管理那樣有明確的開始、中間和結束，但它確實傾向於遵循準備、實施和延續的三步循環。

準備中最重要的特定時間要素是確定變革領導者或執行發起人，他​​們將在整個變革過程中成為聲音倡導者。 根據 Prosci 的說法，聲音和積極的讚助商是改變成功或失敗的首要決定因素。

在許多情況下，變革領導者還需要一個變革團隊。 這應該是一個跨職能小組，其中包括代表正在發生變革的部門或職能部門、員工溝通、培訓、運營以及其領導力對正在進行的特定變革很重要的任何其他員工。

準備工作還需要對實施變革後的成功有一個清晰的認識。 如果您不提前闡明這一願景，變革努力可能會偏離軌道，或者領導者可能會感到期望未得到滿足。

請記住，改進或差異可能與變革帶來的特定工作方式有關——例如，使用新的 CRM 來跟踪捐助者關係——但也可能與員工在變革後的感受有關。 他們會減少挫敗感，還是感覺更有準備去做他們的工作？ 現在就設想未來，這樣您就可以確定變革的哪些方面對衡量和跟踪最重要。

持續準備的關鍵要素包括在組織內建立強有力的內部溝通和培訓實踐。 如果您的組織沒有專門的內部溝通或培訓職能，重要的是要對不同團隊將如何合作以支持變革管理的這些基本要素制定明確的期望。

當您為手頭的變化製定具體的溝通和培訓計劃時，請記住考慮上述 ADKAR 階段。 溝通對於提高對變革的必要性和參與變革的渴望的認識至關重要。 需要進行培訓以增加團隊執行變革的知識和能力。

變革實施是計劃變為現實的地方。

在這個階段，管理項目和變革的執行發起人和團隊密切協作，讓員工參與到旅程的每一步。 對於較小的變化，這可能是一個相對較短的過程，但對於長期的變化，這項工作可能需要幾個月甚至幾年的時間。

在這個階段，知道誰是不同類型溝通的最佳信息傳遞者，可以影響團隊對變更的接受和採用。 研究表明，關於組織發展方向的宏觀信息應該來自首席執行官/執行董事或執行發起人。 團隊成員想知道領導層對未來有清晰的願景和遠見。

雖然許多團隊成員可能對變革感到積極，但領導和主管必須了解所有變革都會造成某種損失——而這種損失會導致悲傷。 組織可以採取有意義的做法來紀念變革期間的損失，以幫助團隊成員準備好接受新事物。

在整個實施階段，執行發起人和變革團隊應定期開會，討論變革的進展情況、是否存在需要解決的挑戰以及如何最好地保持變革的正軌。

為了使變革站穩腳跟，組織必須一遍又一遍地實踐它。 很多時候，領導者會在實施階段或之後不久放棄變革工作，因為他們希望從新工具或流程中獲得立竿見影的效果。 但團隊成員和領導層需要時間來實踐、完善和完善新的工作方式。

保持變革的活力和動力需要變革團隊和實施/採用變革的團隊共同完成。 雖然跨職能變更團隊對於初始變更期間至關重要，但他們通常需要將持續的溝通、培訓和運營轉移到將擁有所引入的新系統或流程的部門。

在此過渡期間，重要的是：

• 明確持續的所有權：確保現在負責變革持續成功的團隊具有貫徹執行的權力和能力。
• 回顧變革活動是如何進行的：討論哪些實踐運作良好，哪些可以為下一次變革努力改進。 如果現在需要解決某些問題以增加這種變化持續下去的可能性，請決定誰來做。
• 確定溝通的持續節奏：考慮信息和鼓舞人心的信息。 展示新流程、工具或工作方式如何幫助團隊進行員工溝通的成功案例可以幫助團隊成員感受到這種變化使他們的工作更輕鬆或更好。
• 在入職和培訓計劃中嵌入變化：任何新的工作方式現在都將成為您組織未來的“做事方式”。 確保您的員工入職計劃和培訓得到更新，以納入有關此更改的信息（視情況而定）是一個重要步驟，這將使更改的繼續進行變得更加容易。

您今天可以採取的 4 個步驟來培養您的變革管理技能

變革管理感覺像是一項重大任務——但它不需要壓倒一切。 現在是為下一次改變做準備的最佳時機，您可以通過一些實用的方法開始。

• 開始確定執行發起人或團隊負責人：將確定關鍵項目的執行發起人、團隊負責人或所有者作為常規做法。 這並不總是需要成為領導團隊的成員，但領導團隊應該支持這位領導，並賦予他們做出重要決策的權力。 通過現在習慣於識別這個角色，它將更容易為你的下一個重大變化遵循相同的做法。
• 投資您的內部溝通：許多非營利組織在內部溝通方面投資不足，或者認為它次於外部溝通工作，這是一個很大的錯誤。 建立內部溝通功能和計劃，然後始終如一地交付。 當需要引入重要更改時，您已經建立了重要的溝通渠道，並且團隊成員將更好地準備使用您發送的通信。
• 提升你的領導力：當有新的信息或公告被分享時，通過在正在進行的工作中採用這種方法來幫助你的領導者練習與他們的團隊進行有效的溝通：
  • 首先，確保執行董事或 CEO 在定期溝通中分享有關組織為什麼這樣做的信息——全員會議、定期給員工的 CEO 電子郵件或員工通訊中的定期專欄。
  • 然後，讓部門和團隊領導練習分享新聞對團隊的意義。 鼓勵這些領導者思考他們需要分享的三個關鍵信息，以幫助團隊了解他們的角色（如果有的話）、它將如何改變他們的工作（如果有的話）以及他們接下來可以期待什麼。
• 記錄和培訓：花時間記錄您的組織現在的運作方式，並為新團隊成員（或進入新角色的團隊成員）創建適當的培訓。 領導層認為組織的運作方式與其在實踐中的實際運作方式之間通常存在差距。 始終如一地記錄和創建有關事情預期工作方式的培訓可以提高團隊成員有效採用這些做法的機會，並提高人員更替時的連續性。

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