7 Langkah untuk Membangun Kapasitas Nirlaba Anda untuk Mengelola Perubahan

Upaya pengembangan kapasitas di organisasi nirlaba sering kali berfokus pada desain dan penyampaian program, pendapatan dan pengembangan sumber daya, penelitian dan evaluasi, keterlibatan masyarakat, dan operasi.

Namun, satu area yang biasanya hilang dari upaya pengembangan kapasitas yang disengaja adalah manajemen perubahan.

Perubahan adalah hal yang konstan bagi para pemimpin dan organisasi nirlaba. Perubahan itu mungkin sengaja dibuat oleh kepemimpinan organisasi—misalnya, ketika memperkenalkan sistem manajemen hubungan pelanggan baru atau pindah ke pendekatan jarak jauh atau hibrida baru untuk bekerja—atau itu bisa menjadi hasil dari keadaan yang tidak terduga. Dalam kedua kasus tersebut, mengelola perubahan dapat menjadi perbedaan antara organisasi nirlaba yang mencapai tujuannya atau berjuang untuk beradaptasi dengan kenyataan baru.

Sebuah model untuk manajemen perubahan

Manajemen perubahan adalah disiplin yang kuat dengan sejumlah model, alat, dan pendekatan yang berbeda. Untuk sebagian besar organisasi nirlaba kecil dan menengah, mungkin tidak realistis untuk mengadopsi pendekatan manajemen perubahan skala penuh, tetapi memahami dan mengadopsi prinsip-prinsip dasar manajemen perubahan dapat membantu organisasi Anda berkembang dan tumbuh.

Menurut Prosci, sebuah organisasi penelitian dan pelatihan manajemen perubahan, para pemimpin organisasi sering kali mengomunikasikan bahwa perubahan sedang terjadi, tetapi mereka lupa untuk membantu karyawan memahami mengapa penting bagi organisasi untuk membuat perubahan ini dan bagaimana menerapkannya dengan sukses.

Model ADKAR Prosci menekankan lima tahap kunci. Dengan memahami tahapan ini, para pemimpin dapat memfokuskan aktivitas mereka pada apa yang akan mendorong perubahan individu, yang pada gilirannya mengarah pada hasil organisasi:

Saat bekerja dengan para pemimpin dalam inisiatif perubahan, bicarakan tentang tahap model mana dari tim mereka atau pemain kunci tertentu yang mungkin terjebak dan bagaimana menjawab pertanyaan kunci, kekhawatiran, atau perilaku penolakan yang mungkin muncul.

Siklus tiga langkah untuk mengelola perubahan

Manajemen perubahan tidak selalu memiliki awal, tengah, dan akhir yang berbeda, seperti manajemen proyek, tetapi cenderung mengikuti siklus tiga langkah persiapan, implementasi, dan kelanjutan.

Elemen persiapan khusus waktu yang paling penting adalah mengidentifikasi pemimpin perubahan atau sponsor eksekutif yang akan menjadi pendukung vokal selama perubahan. Sponsor yang vokal dan aktif adalah faktor penentu nomor satu apakah suatu perubahan berhasil atau gagal, menurut Prosci.

Dalam banyak kasus, pemimpin perubahan juga membutuhkan tim perubahan. Ini harus menjadi kelompok lintas fungsi dengan orang-orang yang mewakili departemen atau fungsi di mana perubahan terjadi, komunikasi karyawan, pelatihan, operasi, dan staf lain yang kepemimpinannya penting untuk perubahan spesifik yang sedang diupayakan.

Persiapan juga membutuhkan visi yang jelas tentang seperti apa kesuksesan yang akan dicapai ketika perubahan diterapkan. Jika Anda tidak mengartikulasikan visi ini sebelumnya, upaya perubahan dapat keluar jalur, atau para pemimpin mungkin mengalami perasaan harapan yang tidak terpenuhi.

Ingatlah bahwa peningkatan atau perbedaan mungkin berkaitan dengan cara kerja spesifik yang dibawa oleh perubahan—misalnya, menggunakan CRM baru untuk melacak hubungan donor—tetapi mungkin juga berkaitan dengan bagaimana perasaan staf setelah perubahan. Apakah mereka akan kurang frustrasi atau merasa lebih siap untuk melakukan pekerjaan mereka? Bayangkan masa depan itu sekarang sehingga Anda dapat menentukan aspek perubahan mana yang paling penting untuk diukur dan dilacak.

Elemen kunci dari persiapan berkelanjutan termasuk mengembangkan komunikasi internal yang kuat dan praktik pelatihan dalam organisasi. Jika organisasi Anda tidak memiliki fungsi komunikasi atau pelatihan internal khusus, penting untuk mengembangkan harapan yang jelas tentang bagaimana tim yang berbeda akan bekerja sama untuk mendukung elemen penting dari manajemen perubahan ini.

Saat Anda membangun komunikasi dan rencana pelatihan khusus untuk perubahan yang ada, ingatlah untuk mempertimbangkan tahapan ADKAR di atas. Komunikasi sangat penting dalam meningkatkan kesadaran akan perlunya perubahan dan keinginan untuk berpartisipasi dalam perubahan. Pelatihan diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tim untuk melakukan perubahan.

Implementasi perubahan adalah di mana rencana berubah menjadi kenyataan.

Pada tahap ini, sponsor eksekutif dan tim yang mengelola proyek dan perubahan bekerja sama dalam koordinasi yang erat untuk membawa staf bersama untuk setiap langkah perjalanan. Untuk perubahan yang lebih kecil, ini mungkin merupakan proses yang relatif singkat, tetapi untuk perubahan jangka panjang, upaya ini dapat memakan waktu berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.

Selama tahap ini, mengetahui siapa pembawa pesan terbaik untuk berbagai jenis komunikasi dapat memengaruhi penerimaan dan adopsi perubahan oleh tim. Penelitian menunjukkan bahwa pesan gambaran besar tentang ke mana arah organisasi harus datang dari CEO/direktur eksekutif atau sponsor eksekutif. Anggota tim ingin tahu bahwa kepemimpinan memiliki visi dan perspektif yang jelas untuk masa depan.

Sementara banyak anggota tim mungkin merasa positif tentang perubahan itu, penting bagi kepemimpinan dan penyelia untuk memahami bahwa semua perubahan menciptakan semacam kerugian—dan kehilangan itu dapat menyebabkan kesedihan. Organisasi dapat mengadopsi praktik yang berarti untuk menghormati kehilangan selama perubahan untuk membantu rekan tim merasa siap menerima sesuatu yang baru.

Selama tahap implementasi, sponsor eksekutif dan tim perubahan harus bertemu secara teratur untuk membahas bagaimana perubahan berjalan, apakah ada tantangan yang perlu ditangani, dan cara terbaik untuk menjaga agar perubahan tetap pada jalurnya.

Agar perubahan dapat bertahan, sebuah organisasi harus mempraktikkannya berulang kali. Terlalu sering, para pemimpin mengabaikan upaya perubahan selama tahap implementasi atau segera setelahnya karena mereka mengharapkan hasil instan dari alat atau proses baru. Tetapi anggota tim dan kepemimpinan membutuhkan waktu untuk berlatih, memperbaiki, dan menyempurnakan cara kerja yang baru.

Menjaga energi dan momentum di sekitar perubahan membutuhkan kerja dari tim perubahan dan tim yang menerapkan/mengadopsi perubahan. Sementara tim perubahan lintas fungsi sangat penting untuk periode perubahan awal, mereka sering kali perlu mentransisikan komunikasi, pelatihan, dan operasi yang sedang berlangsung ke departemen yang akan memiliki sistem atau proses baru yang diperkenalkan.

Selama transisi ini, penting untuk:

• Perjelas kepemilikan yang sedang berlangsung : Pastikan tim yang sekarang bertanggung jawab atas keberhasilan perubahan yang berkelanjutan memiliki otoritas dan kapasitas untuk menindaklanjutinya.
• Tinjau bagaimana kegiatan perubahan berjalan : Diskusikan praktik mana yang bekerja dengan baik dan mana yang dapat ditingkatkan untuk upaya perubahan berikutnya. Jika sesuatu perlu ditangani sekarang untuk meningkatkan kemungkinan bahwa perubahan ini akan bertahan, putuskan siapa yang akan melakukannya.
• Tentukan irama komunikasi yang berkelanjutan : Pertimbangkan pesan informasional dan inspirasional. Menampilkan kisah sukses tentang bagaimana proses, alat, atau cara kerja baru membantu tim dalam komunikasi karyawan dapat membantu anggota tim merasa perubahan ini telah membuat pekerjaan mereka lebih mudah atau lebih baik.
• Tanamkan perubahan dalam program orientasi dan pelatihan : Setiap cara kerja baru sekarang akan menjadi "cara melakukan sesuatu" organisasi Anda ke depan. Memastikan program dan pelatihan orientasi karyawan Anda diperbarui untuk memasukkan informasi tentang perubahan ini (jika sesuai) adalah langkah penting yang akan membuat kelanjutan perubahan menjadi lebih mudah.

4 langkah yang dapat Anda ambil hari ini untuk membangun keterampilan manajemen perubahan Anda

Manajemen perubahan bisa terasa seperti usaha yang signifikan – tetapi tidak perlu berlebihan. Waktu terbaik untuk bersiap-siap untuk perubahan berikutnya adalah sekarang, dan ada beberapa cara praktis untuk memulai.

• Mulai mengidentifikasi sponsor eksekutif atau pemimpin tim : Jadikan praktik rutin untuk mengidentifikasi sponsor eksekutif, pemimpin tim, atau pemilik untuk proyek-proyek utama. Ini tidak selalu harus menjadi anggota tim kepemimpinan, tetapi tim kepemimpinan harus mendukung pemimpin ini dan memberi mereka wewenang untuk membuat keputusan penting. Dengan membiasakan diri mengidentifikasi peran ini sekarang, akan lebih mudah untuk mengikuti praktik yang sama untuk perubahan besar Anda berikutnya.
• Investasikan dalam komunikasi internal Anda : Banyak organisasi nirlaba kurang berinvestasi dalam komunikasi internal atau menganggapnya sebagai pekerjaan sekunder untuk komunikasi eksternal, yang merupakan kesalahan besar. Menetapkan fungsi dan rencana komunikasi internal, dan kemudian secara konsisten mewujudkannya. Ketika tiba saatnya untuk memperkenalkan perubahan penting, Anda sudah memiliki saluran komunikasi penting dan anggota tim akan lebih siap untuk menggunakan komunikasi yang Anda kirim.
• Tingkatkan kepemimpinan Anda : Bantu para pemimpin Anda berlatih berkomunikasi secara efektif dengan tim mereka dengan menerapkan pendekatan ini ke dalam pekerjaan berkelanjutan ketika ada informasi baru atau pengumuman yang dibagikan:
  • Pertama, pastikan direktur eksekutif atau CEO berbagi pesan tentang mengapa organisasi melakukan ini dalam komunikasi reguler—rapat semua staf, email CEO reguler ke staf, atau kolom reguler di buletin karyawan Anda.
  • Kemudian, mintalah para pemimpin departemen dan tim berlatih membagikan arti berita itu bagi tim. Dorong para pemimpin ini untuk memikirkan tiga pesan utama yang perlu mereka bagikan untuk membantu tim memahami peran mereka (jika ada), bagaimana hal itu akan mengubah pekerjaan mereka (jika ada), dan apa yang dapat mereka harapkan selanjutnya.
• Dokumentasikan dan latih : Luangkan waktu untuk mendokumentasikan cara kerja organisasi Anda sekarang dan buat pelatihan yang sesuai untuk melatih anggota tim baru (atau anggota tim yang pindah ke peran baru). Seringkali ada kesenjangan antara bagaimana kepemimpinan berpikir organisasi beroperasi dan bagaimana sebenarnya beroperasi dalam praktik. Mendokumentasikan dan membuat pelatihan secara konsisten tentang cara segala sesuatu dimaksudkan untuk bekerja dapat meningkatkan peluang anggota tim akan secara efektif mengadopsi praktik-praktik itu dan meningkatkan kesinambungan pada saat pergantian.

Butuh bantuan untuk menemukan perangkat lunak manajemen perubahan yang tepat?

Saat Anda memikirkan tentang bagaimana Anda akan membangun kapasitas dalam organisasi Anda tahun ini dan seterusnya, memasukkan manajemen perubahan ke dalam prioritas Anda dapat membantu meningkatkan misi, kesuksesan finansial dan operasional Anda, menumbuhkan pemimpin dan tim Anda, dan menjadikan Anda organisasi yang efektif dan sehat untuk mendukung orang yang Anda layani.

Apakah Anda tertarik menjadi penulis tamu untuk Capterra?

Hubungi [email protected] untuk detailnya.