Ce este domeniul de aplicare al proiectului?

Iată cum să vă pregătiți proiectul pentru succes și să evitați neînțelegerile pe viitor.

Managerii de proiect din fiecare industrie au un lucru în comun: sarcina de a menține totul și toți cei implicați în afacere pe drumul cel bun. Și există un instrument care îi ajută pe acești profesioniști să mențină totul împreună: domeniul de aplicare al proiectului. Dar, ca manager de proiect, ați fost vreodată instruit oficial despre cum să scrieți domeniul de aplicare al unui proiect?

Doar 61% dintre managerii de proiect ^{[ 1 ]} în 2020 au folosit o metodologie definită de management de proiect. Asta înseamnă că ceilalți dintre noi pur și simplu o facem și sperăm să fie mai bun. Dar asta poate duce la eșecuri costisitoare. Începerea fiecărui proiect cu un plan clar definit este coloana vertebrală a succesului său. În acest articol, vom prezenta o metodă clară pentru dezvoltarea și definirea sferei ordonate a proiectelor.

Care este domeniul de aplicare al proiectului?

Să revizuim definiția domeniului de aplicare al proiectului. Domeniul de aplicare al proiectului este un document scris care definește parametrii, cum ar fi cine, ce, când, unde și cât de mult, care sunt necesari pentru a finaliza munca.

Acest document este elaborat de compania sau persoana responsabilă pentru efectuarea sau supravegherea lucrării, de obicei în rolul de manager de proiect. Sfera proiectului stabilește așteptările pentru toate părțile implicate într-un proiect, inclusiv părțile interesate, subcontractanții, managerii, terții și utilizatorii finali. Toate părțile implicate se pot referi adesea la domeniul de aplicare al unui proiect de-a lungul unui proiect pentru a măsura aderarea și pentru a solicita recalibrarea atunci când lucrurile depășesc.

Deci, cum arată domeniul de aplicare al unui proiect bine scris? Să acoperim pașii critici de care veți avea nevoie pentru a vă construi domeniul de aplicare al proiectului într-un document esențial.

Cum se scrie domeniul de aplicare al unui proiect

Lungimea documentului dumneavoastră va varia în funcție de complexitatea proiectului dumneavoastră. Dar aceleași componente de bază ar trebui încorporate în fiecare întreprindere.

1. Declarația de aplicare a proiectului

Primul pas al procesului este scrierea declarației privind scopul proiectului. Începeți cu câteva propoziții care discută obiectivele generale ale proiectului și explicați propunerea dvs. Pe măsură ce continuați să scrieți, veți introduce parametri mai detaliați pentru a oferi transparență în livrabile.

2. Sarcini de proiect

Acesta este momentul să intri în detalii, astfel încât clientul să înțeleagă ce va primi. Acest lucru ajută, de asemenea, să vă asigurați că nu există surprize sau dezamăgiri la sfârșitul proiectului. Când vă scrieți sarcinile, listele cu marcatori sau numerotate în ordine cronologică vă pot asigura că v-ați acoperit toate bazele.

Dacă există un articol despre care nu știți clar ce dorește clientul, acum este momentul să cereți clarificări — înainte de a începe să lucrați la proiect. Investiția de timp și efort în avans cu lunetele tale va da roade. Disputele și neînțelegerile apar mai rar, cu parametri clar definiți în sfera proiectului dumneavoastră.

3. Rezultatele proiectului

În continuare, veți clarifica rezultatele proiectului. Aceasta este ceea ce predați fizic clientului dvs., fie că este o clădire cu chei dacă sunteți antreprenor sau un fișier digital dacă sunteți un marketer de conținut. În această secțiune, veți seta reperele, termenele limită și datele de finalizare. Veți informa clientul ce va primi și când îl va primi. De asemenea, ar trebui să includă orice garanții sau garanții pe care le veți oferi.

4. Criterii de acceptare a proiectului

Nu există nimic mai rău pentru afaceri decât un client nemulțumit. De aceea, stabilirea criteriilor de acceptare a proiectelor în domeniul dumneavoastră este atât de esențială pentru finalizarea cu succes a lucrării dumneavoastră. Aceasta stabilește standarde măsurabile pe care dvs. și clientul dvs. sunteți de acord. În construcție, o listă finală pune la dispoziție proprietarul mijloacele de a aproba sau de a respinge manopera, acceptând în esență finalizarea proiectului odată ce elementele sunt corectate.

5. Excluderi de proiecte

Excluderile sunt una dintre cele mai importante componente ale documentului dvs. privind domeniul de aplicare al proiectului. Aceasta delimitează elementele care sunt excluse în mod specific din contractul dvs. și este important să le includeți, astfel încât semnatarul să nu aștepte nimic în afara domeniului dvs. de expertiză. Excluderile dvs. pot fi salvatoare dacă trebuie să vă întoarceți pentru a vă examina documentul de aplicare atunci când apar întrebări cu privire la acordul dvs.

6. Constrângeri ale proiectului

Următoarea parte a domeniului de aplicare a unui proiect listează constrângerile dvs. Acest lucru îi spune clientului dumneavoastră ce trebuie să facă alții înainte de a putea continua. Stabiliți așteptările cu celelalte părți implicate, astfel încât să vă puteți finaliza încheierea tranzacției la timp. Constrângerile includ situații neprevăzute pentru achiziționarea de materiale, așteptarea în succesiune a subcontractanților pentru a finaliza lucrările precedente sau definirea perioadelor de timp în care sunteți disponibil pentru a finaliza lucrarea.

7. Îmbunătățirea domeniului de aplicare al proiectului

În cele din urmă, domeniul de aplicare al proiectului dvs. ar trebui să includă o secțiune pentru semnături. Această etapă a domeniului proiectului asigură că toate părțile au citit și au fost de acord cu parametrii și costul. Acest lucru oferă, de asemenea, o ultimă oportunitate pentru fiecare parte de a face modificările necesare înainte de începerea proiectului.

Ce este scope creep?

Sfera de aplicare se profilează peste timoniera managementului proiectului. Deoarece oamenii nu pot prezice niciodată 100% cum va decurge un proiect, are loc o variație a domeniului de aplicare. Scope creep este atunci când este necesară o muncă suplimentară neașteptată în mijlocul unui proiect și nimeni nu vrea să o facă gratuit. Sfarseste prin a costa mai mult timp si bani.

Circumstanțele neprevăzute, cum ar fi expunerea materialelor de construcție putrezite, care trebuie înlocuite în timpul unui proiect de renovare, sunt cauze comune ale deformarii scopului. Vă puteți atenua riscul de variație a domeniului de aplicare, fiind specific cu privire la excluderile dvs. și actualizându-vă domeniul de aplicare pe măsură ce proiectul progresează.

Exemple de domeniul de aplicare al proiectului

Un proiect este orice document detaliat care definește așteptările de la un furnizor la un client, cu rezultate măsurabile. Aceste documente sunt utilizate într-o varietate de industrii, de la construcții la managementul software.

Pregătește-te pentru succes de la început cu instrumentul de management de proiect potrivit pentru job

Crearea unor domenii de proiect magistrate este o abilitate pe care managerii de proiect o perfectioneaza in timp. Făcându-ți timp pentru a trece peste toate cerințele sarcinilor, enumerarea oricăror întrebări pe care le aveți și ajustarea așteptărilor înainte de a începe orice proiect este primul pas pentru construirea unui proiect de succes. Aflați ce mai puteți adăuga la cutia dvs. de instrumente, verificând instrumentele noastre de top pentru managerii de proiect.