Reguli de bază pentru scrierea e-mailurilor de afaceri eficiente

1. Folosiți o linie de subiect
2. Începeți-vă e-mailul cu un salut
3. Scrierea de e-mail, fii scurt
4. Fii antrenant
5. Fii politicos
6. Fii proactiv
7. Vorbește despre destinatarul tău
8. Fii atent la cuvinte
9. Verificați-vă scrisoarea
10. Termină cu îndemnul
11. Încheiați e-mailul cu un bloc de semnătură

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Câte scrisori trimiteți în fiecare săptămână? Zeci? Sute? Noi facem. Și obține feedback. Miezul scrierii corecte a e-mailurilor de afaceri este de a aplica anumite reguli scrisorilor tale, de a angaja cititorul și de a-l încuraja să efectueze anumite acțiuni - semnează un contract, cumpără un produs, începe o încercare sau pur și simplu îți trimite un mesaj. Pentru a atinge aceste obiective trebuie să respectați anumite reguli. Un e-mail este un instrument eficient de comunicare în afaceri, dar fără a-l folosi în mod corespunzător, nu veți putea obține maximum de el. Iată câteva reguli de bază pentru a scrie scrisori de afaceri eficiente.

Folosiți o linie de subiect

Un e-mail fără subiect este la fel ca un articol de ziar fără titlu. Cu greu vei fi atent la un astfel de articol. Deci, dacă doriți să atrageți atenția asupra e-mailului dvs., nu lăsați subiectul necompletat, deoarece o astfel de scrisoare poate fi pur și simplu neglijată sau respinsă ca spam. Subiectul ar trebui să fie scurt, dar suficient de informativ pentru a oferi cititorului o idee despre ceea ce ar putea fi spus în scrisoare.

Începeți-vă e-mailul cu un salut

Salutarea în scrisorile de afaceri ar trebui să fie formală și concisă. E-mailurile de afaceri nu necesită întotdeauna adresarea unei persoane după nume. Astfel, puteți începe o scrisoare cu un tradițional „Bună ziua” sau „Salutări”. Dacă alegeți să vă adresați unei persoane pe nume, puteți începe cu „Dragă Dr. X” sau „Dna. X”, etc.

Scriind e-mail, fii scurt

Imaginați-vă: ajungeți la birou visând aproximativ 1.000 de sarcini pe lista de sarcini, deschideți căsuța poștală, vedeți până la 20 de litere, faceți clic pe una dintre ele și deschideți un roman lung de până la 2 pagini. O bucată grozavă de scriere de e-mailuri de afaceri, da?

În ceea ce mă privește, omit sau rețin astfel de e-mailuri.

O persoană obișnuită citește o scrisoare timp de 4 secunde, doar aruncând o privire la cuvinte și încercând să decidă dacă să citească mai mult. Prin urmare, nu furați timpul cititorului. Doar fiți clar, până la obiect și scrieți scurt e-mailuri profesionale.

Fii antrenant

Totuși, ce să faci dacă scrisoarea ta conține mai multe informații, decât șapte rânduri? Scriind un e-mail, fii captivant. Ce înseamnă?

Faimosul copywriter Joe Vitale susține: mai scump produsul tău este cu atât mai lung ar trebui să fie o copie. Sună bine și pentru scrisorile de afaceri. Trebuie doar să aplicați la nevoile unui client și să scrieți despre lucruri interesante. Încercați să vă dați seama de ce are nevoie destinatarul dvs. și să răspundeți la asta scriind un e-mail de afaceri.

Fi politicos

Deoarece destinatarii nu vă pot vedea chipul și emoțiile, ei vă vor judeca după felul în care scrieți. Asigurați-vă că scrisoarea dvs. este scrisă într-un mod politicos și nu vă apăsați niciodată pe destinatari. Folosește un ton pozitiv și nu uita să scrii „mulțumesc”, „te rog”, mulțumesc pentru înțelegere” și alte fraze politicoase.

Fii proactiv

Scriind un e-mail profesional, încercați să preziceți ce crede o persoană din spatele unui ecran. Ar trebui să-ți construiești scrisoarea pas cu pas, conducând o persoană la acțiunea dorită. Introduceți întrebări și răspunsuri, discutați câteva puncte, fiți de acord cu un cititor. Și nu încercați niciodată să vă ascundeți dacă există unele probleme; fii sincer scriind un e-mail.

Vorbește despre destinatarul tău

Greșeala populară a multor autori este să fie atât de egoiști încât să nu aibă grijă de un cititor. Oamenilor le place să vorbească despre ei înșiși și le place și mai mult să citească despre ei înșiși. Cum să scriu e-mailuri care să funcționeze? Doar vorbiți despre destinatarul dvs., despre beneficiile sau interesele acestuia sau pur și simplu descrieți o problemă și apoi rezolvați-o.

Fii atent la cuvinte

Scrierea de e-mailuri de afaceri necesită un anumit stil și abordare, cu siguranță. Dar te gândești la cuvintele pe care le folosești? Încercați să evitați orice vă subliniază incertitudinea (cum ar fi probabil, poate, cred). Nu exagera cu „eu” și „eu”, folosește cuvinte pozitive, fii simplu, politicos și primitor.

Verificați-vă scrisoarea

Înainte de a face clic pe butonul „Trimite”, nu uitați să corectați și să editați e-mailul. O scrisoare cu greșeli de ortografie și greșeli de imprimare va face puțin probabil o impresie bună asupra partenerilor sau clienților dvs. de afaceri. Deci, indiferent cât de ocupat ai fi, verifică-ți scrisoarea și asigură-te că nu conține greșeli de gramatică, ortografie și punctuație.

Termină cu îndemnul

Probabil că ai un scop când scrii un e-mail. Ce este? Dacă înțelegeți clar obiectivul, ar trebui să vă finalizați scrisoarea cu un apel la el. Scriind un e-mail profesional, cereți unui cititor să efectueze o acțiune și probabilitatea de a primi feedback va crește. Îndemnul dvs. la acțiune ar trebui să fie ultima dvs. propoziție, fără greșeli și fără opțiuni între care să alegeți. Doar „sună-mă”, „răspunde până mâine”, „mergi la un site web”. Orice ai nevoie.

Încheiați e-mailul cu un bloc de semnătură

Semnătura este un final logic al oricărei scrisori și, de asemenea, ultima șansă de a vă face e-mailul excepțional. O semnătură de e-mail ar trebui să conțină informațiile dvs. personale și de contact. Poate include și informații despre afacerea dvs. sau despre produsele pe care le oferiți. Prin crearea unei semnături de e-mail o dată, o puteți folosi atâta timp cât se potrivește nevoilor dvs.

Cu Newoldstamp vă puteți crea semnătura personală de e-mail cu un buton de îndemn sau un banner. Editorul nostru de semnături de e-mail ușor de utilizat permite generarea de semnături de e-mail cu aspect profesional pentru nevoi personale și corporative.

Concluzie

E-mailurile de afaceri sunt puțin diferite de comunicarea față în față. Respectarea timpului interlocutorului, vorbirea directă la obiect și obținerea cât mai multă valoare din el. Aceste reguli de bază sunt valabile atât pentru comunicarea online, cât și pentru comunicarea offline. Dacă vrei să fii cel mai bun, trebuie doar să urmezi sfaturile noastre simple de mai sus.