Cele mai eficiente modalități de a vă structura semnăturile de e-mail pentru a vă îmbunătăți comunicarea de afaceri

1. De ce aveți nevoie de o semnătură de e-mail bine structurată?
2. Ce să alegi - logo, fotografie sau ambele - într-o semnătură de e-mail
3. Cum să structurați informațiile de contact într-o semnătură de e-mail
4. Ce pictograme de social media ar trebui să adăugați semnăturii?
5. De ce aveți nevoie de o declinare a răspunderii în semnătura dvs. de e-mail?
6. Bannere promoționale într-o semnătură de e-mail și cum să le folosești
7. Adăugați butoane de îndemn
8. Greșeli de evitat într-o semnătură de e-mail
9. Cum să gestionezi semnăturile de e-mail pentru întreaga echipă?

Cum arată semnătura dvs. de e-mail de afaceri? Este o simplă semnare cu numele dvs. la sfârșit sau este o declarație bine structurată a mărcii dvs. de afaceri?

O semnătură de afaceri poate spune multe despre nivelul dvs. de profesionalism și despre compania pe care o reprezentați. O semnătură de e-mail bine concepută este un instrument de marketing excelent pentru profesioniști și proprietari de afaceri din diverse industrii. Indiferent dacă doriți să creșteți vânzările, să vă creșteți rețelele sociale, să creșteți traficul pe site sau să vă îmbunătățiți rata de răspuns la e-mail, un subsol bine gândit vă poate ajuta să realizați toate acestea și multe altele.

În acest articol, vom arunca o privire asupra principalelor ingrediente ale unei semnături de e-mail de succes și vă vom arăta cum să le structurați în avantajul afacerii dvs.

De ce aveți nevoie de o semnătură de e-mail bine structurată?

A avea o semnătură profesională de e-mail HTML vă va ajuta în multe feluri. Iată de ce ar trebui să depuneți un efort pentru a crea unul:

• O semnătură de e -mail face ca corespondența dvs. să pară profesionistă
• Este cartea ta de vizită digitală — o sursă a informațiilor tale de contact
• Îți crește gradul de cunoaștere a mărcii
• Crește încrederea în e-mailul dvs. de afaceri
• Acesta generează trafic către site-ul dvs
• Atrage atenția asupra conținutului dvs
• Vă ajută să vă promovați produsul sau serviciile
• Vă permite să obțineți clienți potențiali
• Vă permite să vă conectați cu oamenii

Cu alte cuvinte, o semnătură de e-mail bine structurată vă va ajuta să vă atingeți unul sau mai multe dintre obiectivele dvs. de afaceri, marketing sau vânzări. Și iată ce ar trebui să cuprindă: o imagine (fotografia dvs. sau logo-ul companiei), informațiile dvs. de contact, pictogramele rețelelor sociale, o declarație legală de declinare a răspunderii, un banner promoțional. Să vedem fiecare dintre aceste elemente în profunzime.

Ce să alegi - logo, fotografie sau ambele - într-o semnătură de e-mail

Aveți nevoie de niște imagini de subsol pentru a vă face marca memorabilă, deoarece o semnătură doar text ar putea părea plictisitoare. Dar ce fel de imagini este mai bine să folosești? Ar trebui să fie un logo corporativ, fotografia ta sau, poate, ambele?

Răspunsul scurt: folosiți ambele.
Răspunsul lung: depinde într-adevăr de activitățile, poziția și obiectivele dvs. de afaceri.

Dacă reprezentați o marcă personală, ar trebui să adăugați o fotografie cu dvs. la semnătură. O lovitură în cap cu o expresie facială prietenoasă și relaxată va fi o alegere perfectă.

Oamenii își amintesc mai bine imaginile decât textul. Cu toate acestea, cei care doresc să creeze o semnătură de e -mail se întreabă adesea ce fel de poze este „profesională” și poate fi inclusă în semnătura de e-mail de afaceri.

Iată câteva sfaturi despre alegerea unei fotografii pentru semnătură.

• Adaugă fotografia ta profesională

Adăugarea unei fotografii personale poate crește încrederea și vă poate ajuta să construiți o relație cu clienții. Dar asigurați-vă că utilizați numai imagini profesionale, de înaltă calitate și nu neclare.  

• Nu face poza prea mare

Dimensiunea imaginii depinde de cât de largă este restul semnăturii tale de e-mail și de modul în care se va potrivi în designul existent. Cu toate acestea, în generatorul nostru de semnături de e-mail, vă recomandăm să folosiți dimensiunea optimă pentru logo-uri și fotografii cu lățime între 100-300 pixeli. Cu cât imaginea este mai mare, cu atât îi ia mai mult timp destinatarului să o preîncarce.

• Nu folosi fotografii nepotrivite

Asigurați-vă că utilizați o fotografie profesională în cap, de preferință realizată în același stil pentru fiecare membru al echipei, nu un selfie sau o fotografie decupată.

Dacă reprezentați o companie, folosirea fotografiei dvs. are și câteva avantaje: vă face comunicarea de afaceri mai umană, creează încredere și vă ajută să stabiliți o conexiune cu destinatarul dvs.

Un logo al companiei într-o semnătură de e-mail pentru afaceri poate ajuta la creșterea gradului de conștientizare și recunoaștere a mărcii. Adăugați sigla dacă doriți să vă promovați mai bine marca.

În timp ce lucram la raportul nostru de marketing prin e-mail privind starea afacerilor , am chestionat peste 750 de agenți de marketing și proprietari de afaceri și am constatat că aceștia preferă un logo al companiei unei fotografii profesionale. Utilizarea branding-ului companiei pe toate canalele de comunicare face ca compania să fie recunoscută de către toate părțile interesate și creează coerență.

Deci, cea mai bună soluție este să utilizați fotografia dvs. în semnătură (aliniată la stânga) cu un logo al companiei mai mic (pe lângă informațiile de contact ale companiei).

Cum să structurați informațiile de contact într-o semnătură de e-mail

Chiar și cea mai completă și optimizată semnătură va părea neprofesională dacă doar puneți toate informațiile fără a le organiza în mod corespunzător. Urmați cele patru sfaturi de mai jos pentru a vă păstra semnătura bine structurată.

Limitați cantitatea de informații de contact. Adăugați doar detaliile necesare. Să spunem, nu includeți numele dvs. Skype dacă nu îl folosiți prea mult.

Aranjați informațiile în mod logic. Utilizați mai întâi numărul de telefon și adresa web a companiei și apoi toate detaliile suplimentare. Asigurați-vă că pictogramele dvs. sociale apar la sfârșit (cu excepția cazului în care profilurile dvs. sociale sunt modalitatea principală de a rămâne în contact cu dvs.).

Folosiți separatoare. Nu începeți fiecare detaliu de contact din noua linie. Puteți folosi un simbol de linie verticală pentru a împărți diferite elemente într-un rând.

Utilizați culoarea textului. Profită de culorile mărcii tale pentru a evidenția anumite piese de conținut. Poate fi numele dvs. sau al companiei dvs. sau cuvinte precum „telefon” sau „e-mail”.

Rețineți că o semnătură excelentă de e-mail nu trebuie să fie complicată. Cu cât mai simplu, cu atât mai bine. Ar trebui să ofere informații de bază despre dvs.

• Nume

Ai fi surprins, dar aproximativ 30% din subsolurile de e-mail nici măcar nu au un nume, ceea ce poate afecta negativ imaginea companiei tale.

• Poziţie

Este esențial să includeți titlul postului dvs. pentru a informa destinatarii cu cine au de-a face și pentru a se ocupa de problemele lor.

• Numele companiei

Dacă reprezentați o companie, subsolul dvs. de e-mail ar trebui să conțină și numele companiei dvs. în el.

• Logoul companiei

De asemenea, puteți utiliza sigla dvs. corporativă, dar asigurați-vă că se potrivește cu restul esteticii subsolului de e-mail.

• Site-ul companiei

Dacă aveți un site web și căutați modalități de a aduce trafic către acesta, luați în considerare adăugarea adresei URL a site-ului web la semnătura dvs. de e-mail corporativă.

• Informatii de contact

Adresa de e-mail

Unele articole conțin sfaturi de a nu include adresa dvs. de e-mail, deoarece destinatarii pot apăsa „Răspunde” pentru a răspunde la mesajul dvs., dar unii clienți de e-mail afișează mai degrabă nume decât adrese de e-mail în câmpul „De la”. Și când o persoană vă redirecționează mesajul, destinatarii vă vor vedea numele, nu adresa.

Număr de telefon

Evitați să folosiți prea multe numere de telefon. Poate fi iritant pentru cititor, mai ales dacă utilizează dispozitive mobile pentru a vă citi e-mailul.

Abordare

Este posibil ca o semnătură de e-mail de bază să nu furnizeze adresa dvs. Înainte de a include adresa companiei, asigurați-vă că nu vă supraîncărcă semnătura.

Ce pictograme de rețele sociale ar trebui să adăugați semnăturii?

Dacă aveți profiluri sociale corporative bine gestionate, atunci ar trebui să faceți un link către ele în semnătura dvs. Vă va ajuta să generați trafic către aceste platforme și, în cele din urmă, să vă creșteți numărul de urmăritori.

Spre deosebire de site-ul web, nu puteți utiliza doar URL-uri aici. Îți vor face semnătura prea dezordonată. În schimb, adăugați pictograme. Ocupă foarte puțin spațiu și le poți organiza cu grijă.

Deci, ce profiluri trebuie să includeți în semnătură? Cu siguranță nu conturile tale personale în care te conectezi cu prietenii și familia (și împărtășești opiniile tale politice sau videoclipurile cu pisici).

Dacă utilizați Facebook și Twitter profesional, nu ezitați să le conectați. Puteți, totuși, să adăugați LinkedIn personal. În general, trimiteți contactele dvs. de afaceri la profilurile sociale ale companiei.

Apropo, puteți crea fără efort o semnătură de e-mail HTML cu pictograme pentru rețelele sociale cu ajutorul instrumentului nostru de generare a semnăturii .

De ce aveți nevoie de o declinare a răspunderii în semnătura dvs. de e-mail?

În multe țări este necesară o declinare a răspunderii prin e-mail (numită și dezvăluire prin e-mail, notificare de confidențialitate, subsol sau semnare) pentru un e-mail corporativ. Pentru a nu expune compania dumneavoastră în pericol de amenzi, obțineți informații despre cerințele legale din țara dvs.

Rețineți că cele mai multe exemple de semnături de e-mail bine concepute au declinări scurte și ușor de citit.

Din punct de vedere tehnic, adăugarea unei clauze de declinare a răspunderii pentru semnătura de e-mail este adesea o cerință legală, în special în UE și America de Nord. Cererile, însă, pot diferi de la o țară la alta. De obicei, va trebui să menționați adresa de înregistrare a companiei, numărul de înregistrare și autoritatea de înregistrare.

Există opinii diferite dacă ar trebui să includeți lucruri precum o declarație de confidențialitate în declinarea răspunderii. Te-ar putea ajuta în dispute legale în cazul în care există așa ceva.

Puteți fie să aveți un exemplu universal de declinare a răspunderii pentru semnătura de e-mail pentru întreaga companie, fie să creați altele separate pentru departamentele dvs. În acest din urmă caz, puteți alege ce informații să includeți în el în funcție de activitățile și nevoile departamentului.

Bannere promoționale într-o semnătură de e-mail și cum să le folosești

Adăugarea unui banner promoțional la semnătura de e -mail vă va ajuta compania să-și atingă obiectivele de vânzări și marketing. Și dacă te-ai gândit la acele reclame animate enervante care îți distrag atenția de la conținutul de pe multe site-uri web, este timpul să-ți schimbi ideea de banner.

Priviți mai jos un exemplu de banner de semnătură de e-mail. Constă doar dintr-o fotografie de fundal, un hashtag și o adresă de site web și este destul de minimă.

Dacă doriți ca bannerul dvs. să funcționeze pentru dvs. (aduceți trafic, generați clienți potențiali, creșteți vânzările etc.), urmați cele trei sfaturi legate de banner.

1. Faceți bannere cu semnătură atrăgătoare

Folosiți imagini vii, fraze scurte și la obiect și culorile mărcii dvs.

2. Păstrați-o simplu.

Bannerul dvs. nu trebuie să fie prea mare sau prea luminos pentru a fi remarcat. Aliniați-l cu semnătura și mesajul dvs.

3. Adăugați un CTA.

Un CTA clar vă va ajuta să vă atingeți obiectivul. Indiferent dacă este vorba de a citi cel mai recent articol al tău sau de a te înscrie la un webinar, spune asta în bannerul tău. Altfel, ar putea fi destul de inutil.

Bannerele din semnăturile de e-mail sunt grozave pentru a vă arăta expertiza și pentru a contribui la promovarea dvs. Ce ar trebui să introduci în bannerul tău?

• Folosiți cuvinte de alertă
  
  Luați în considerare utilizarea cuvintelor de alertă care încurajează utilizatorii să facă clic pe bannere. De exemplu, „Acces pe viață la peste 1000 de cursuri video”, „Obțineți șabloanele noastre de anunțuri cu cele mai bune performanțe”, „Top 3 trucuri nedescoperite pentru fotografierea alimentelor”.
  
  
• Oferă ceva valoros
  
  Oferiți oamenilor cărți electronice valoroase, liste de verificare, videoclipuri, sfaturi și instrucțiuni.
  
  
• Invit destinatarii la un eveniment
  
  Anunțați oamenii despre evenimentul viitor la care pot participa. De asemenea, asigurați-vă că furnizați informații precum: ce, când, unde etc.
  
  
• Introduceți o ofertă de vânzare
  
  De asemenea, s-ar putea să doriți să adăugați bannere promoționale la subsolul de e-mail pentru a promova o vânzare viitoare.
  
  
• Prezentați premiile companiei dvs
  
  Bannerele vă pot ajuta să vă demonstrați expertiza, astfel încât clienții potențiali să știe că sunteți cineva pe care se pot baza.
  
  
• Faceți anunțuri la nivel de companie
  
  Fiecare e-mail trimis de angajați intern oferă o oportunitate de a vă împărtăși știri și anunțuri interne, actualizări de marketing, practici de integrare și așa mai departe.
  
  
• Introduceți produse noi
  
  Puteți folosi bannere pentru a vă promova noile produse.
  
  
• Felicitează destinatarii cu sărbători
  
  Multe companii adaugă bannere la subsolurile lor de e-mail în perioada Crăciunului, urându-le cititorilor lor un sezon minunat de sărbători.

Adăugați butoane de îndemn

Când verificați exemple grozave de semnături, veți observa că CTA-urile din ele sunt foarte simple, nu prea insistente și, de obicei, aliniate cu tema mesajului.

Citiți mai departe pentru a vedea mai multe idei pentru a solicita acțiuni de la cititorii dvs. de e-mail.

• Conectați-vă profilurile rețelelor sociale la butoane
  
  Condensați linkurile lungi de rețele sociale în cuvinte sau expresii scurte și ușoare care aduc instantaneu destinatarii acolo unde trebuie să fie, cu un clic de mouse.
  
  
• Partajați aplicațiile AppStore sau Google Play cu butoane
  
  Permiteți oricui căruia îi trimiteți e-mail să vadă și să descarce aplicațiile dvs.
  
  
• Invitați destinatarii să se înscrie
  
  Prin plasarea unui îndemn la acțiune cu hyperlink în subsolul e-mailului, puteți transforma fiecare cititor într-un abonat.
  
• Încurajează-i pe oameni să te sune
  
  Spune-le oamenilor că ești deschis să comunici cu ei.
  
• Adăugați programatori de întâlniri
  
  Oferiți destinatarilor opțiunea de a rezerva rapid o întâlnire cu dvs.
  
  
• Promovați demonstrația produsului dvs
  
  Includeți un link către un videoclip care demonstrează produsul/serviciul sau oferta dvs. pentru a programa o demonstrație.
  
  
• Permiteți destinatarilor să se aboneze la blogul dvs
  
  Postările de blog bine scrise și pline de valoare pot fi ceea ce îl convinge pe destinatar că produsul sau serviciul pe care îl oferiți este credibil și demn de încredere. Includerea unui link pentru postarea de blog în designul cărții de vizită online poate fi o modalitate excelentă de a vă prezenta experiența.

Greșeli de evitat într-o semnătură de e-mail

Acum că știți cum să vă construiți semnătura de e -mail și ce elemente să folosiți în ea, să vedem ce NU TREBUIE să faceți. Faceți cunoștință cu cele șapte greșeli cele mai frecvente în semnarea e-mailului.

• Informații de contact nevalide

Compania dvs. s-ar putea schimba adresa sau numărul de telefon. Odată ce se întâmplă, asigurați-vă că ați actualizat informațiile relevante în toate canalele de comunicare, inclusiv semnătura de e -mail .

• Utilizarea imaginilor ca semnătură

Nu utilizați niciodată imagini ca semnătură. În cel mai bun caz, destinatarul dvs. nu va putea să vă sune telefonul cu un singur clic sau să vă copieze adresa site-ului web. Semnătura ta va apărea ca atașament în cel mai rău caz, ceea ce va declanșa filtrul de spam al destinatarului. Folosiți HTML în schimb.

• Folosind prea multe culori

Nu utilizați niciodată prea multe culori, deoarece acestea vă vor distrage atenția destinatarului de la mesajul dvs. Ca alternativă, semnătura dvs. va arăta doar neprofesională.

• Adăugarea de ghilimele la semnătura dvs. de e-mail de afaceri

Citatele inspiraționale nu au niciun scop în corespondența de afaceri. Și dacă te referi la un anumit citat, asta nu înseamnă că și colecționarul tău o face.

• Folosind imagini de calitate scăzută

Amintiți-vă că aproape toată lumea are acum ecrane 4k sau Retina pe telefoane. Asigurați-vă că imaginea dvs. este mică, dar de foarte înaltă calitate. Testați-l pe desktop și dispozitive mobile înainte de a-l utiliza în e-mailurile dvs.

• Folosind fonturi diferite

O semnătură cu multe fonturi diferite va arăta la fel ca una cu prea multe culori. Va fi distragător și amator. În schimb, rămâneți la fonturile dvs. corporative.

• Nu faceți semnătura dvs. prietenoasă pentru dispozitive mobile

Cu atât de mulți oameni care își citesc e-mailurile de pe mobil în zilele noastre, ar fi imperdonabil să nu-l faceți receptiv. Pentru a vă asigura că semnătura dvs. arată bine peste tot, utilizați un generator de semnături de e-mail HTML și testați-l înainte de a o publica.

• Adăugarea prea multor pictograme sociale

Subsolul dvs. de e-mail va părea aglomerat dacă adăugați o pictogramă pentru fiecare rețea de socializare pe care o folosește organizația dvs. Vă recomandăm să includeți numai canalele care sunt actualizate cel mai regulat.

• Permiteți angajaților să creeze singuri semnături

Una dintre cele mai simple moduri de a dăuna imaginii companiei dvs. este să le cereți angajaților să devină creativi și să-și proiecteze singuri semnele pentru e-mailuri. Este o certitudine că nu vor fi de acord cu un șablon de semnătură de e-mail standardizat. La revedere, consecvența mărcii, salut, haos!

• Îți faci semnătura prea lungă

Când vine vorba de a alege ce informații ar trebui să includeți, respectați regula „mai puțin este mai mult”. Rețineți că cele mai bune exemple de semnătură de e-mail sunt aproximativ cinci rânduri de text.

• Se ignoră dimensiunea semnăturii de e-mail

Dacă știți ce dispozitive folosește în mod obișnuit publicul dvs., v-ar fi mai ușor să vă afișați semnătura în mod corect. De exemplu, utilizatorii de telefonie mobilă ar trebui să o facă să nu depășească o lățime de 320 de pixeli (pixeli). Pentru utilizatorii de desktop, un subsol de e-mail cu dimensiunea de 600 px lățime ar funcționa perfect.

Cum să gestionezi semnăturile de e-mail pentru întreaga echipă?

Indiferent dacă sunteți un freelancer, o întreprindere mică sau o organizație mare, designul semnăturii dvs. ar trebui să reflecte standardele profesionale ale afacerii dvs. Și în timp ce în cazul liber profesioniștilor și al echipelor mici, poate fi destul de ușor să creați semnături consistente și perfect de marcă, crearea și gestionarea mai multor subsoluri de e-mail pentru un număr mare de angajați poate deveni o sarcină complexă. Care sunt lucrurile de luat în considerare?

Utilizați un șablon de semnătură de e-mail pentru toată echipa

Consecvența este o prioritate numărul unu pentru șablonul de semnătură de e-mail. Semnăturile inconsistente dau impresia de haos și neprofesionalism.

Creați semnături diferite pentru diferite departamente

Așa că ați decis să configurați semnături de e-mail în întreaga companie și ați înțeles că acestea trebuie să fie consecvente pentru a vă reprezenta marca în cea mai bună lumină posibilă. Asa este. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că diferitele departamente nu pot avea informații suplimentare incluse. De exemplu, echipa dvs. de marketing are mai multe șanse să aibă nevoie de linkuri de social media în semnăturile lor decât angajații care gestionează finanțele.

Creați campanii de marketing în semnăturile dvs. de e-mail

Utilizați subsolul de e-mail pentru a vă susține campaniile de marketing. De exemplu, adăugați link-uri către rețelele sociale, link-uri către cel mai recent conținut, link-uri către seminarii web sau evenimente la care veți participa și un link de abonare la buletin informativ.

Utilizați software-ul de gestionare a semnăturilor de e-mail

Pentru a vă asigura că semnătura dvs. va fi afișată corect pe diferite dispozitive și clienți de e-mail, utilizați generatoare de semnături de e-mail plătite sau gratuite . Oferă diferite șabloane și suport tehnic bun, creat de designeri profesioniști și compatibil cu aproape orice client de e-mail. În plus, puteți face mai multe semnături mai rapid, deoarece puteți crea o singură semnătură principală și apoi puteți încărca un fișier cu datele de contact, iar sistemul va funcționa singur pe semnături.

Concluzie

Pentru a fi profesionist în comunicarea dvs. de afaceri, aveți întotdeauna o semnătură la sfârșitul e-mailului. Când creați unul, aveți în vedere structura necesară. În afară de numele și detaliile de contact ale companiei, asigurați-vă că utilizați imagini. Una peste alta, oamenii sunt ființe vizuale. Alegeți o fotografie prietenoasă cu dvs. pentru a vă personaliza mesajele și pentru a stabili o conexiune de încredere cu destinatarii dvs. Includeți pictograme de rețele sociale dacă aveți profiluri corporative. De asemenea, nu uitați de o clauză legală de declinare a răspunderii cu detaliile de înregistrare a companiei dvs. Adăugați un banner frumos pentru a vă ajuta afacerea să-și atingă KPI-urile. Aranjați toate aceste componente în mod logic și urmăriți-vă progresul.