撰寫有效商務電子郵件的基本規則

1.利用主題行
2. 以問候語開始您的電子郵件
3. 寫郵件，簡短
4. 參與
5. 有禮貌
6. 積極主動
7.談論你的收件人
8.注意用詞
9. 校對你的信
10. 完成號召性用語
11. 用簽名塊結束您的電子郵件

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. Mailtrack - 電子郵件鏈接打開跟踪
5. Canva - 製作設計的在線工具

你每週寄多少封信？ 許多？ 數百？ 我們的確是。 並獲得反饋。 正確撰寫商務電子郵件的核心是在您的信件中應用一些規則，吸引讀者並鼓勵他們執行一些操作——簽署合同、購買產品、開始試用，或者只是給您回信。 要實現這些目標，您需要遵守某些規則。 電子郵件是一種有效的商務溝通工具，但如果不正確使用它，您將無法充分利用它。 以下是撰寫有效商務信函的一些基本規則。

使用主題行

沒有主題的電子郵件就像沒有標題的報紙文章。 你幾乎不會關注這樣的文章。 因此，如果您想引起對您的電子郵件的注意，請不要將主題行留空，因為這樣的信件可能會被簡單地忽略或作為垃圾郵件被拒絕。 主題應該簡短但內容豐富，足以讓讀者了解信中可能會說什麼。

以問候語開始您的電子郵件

商務信函中的問候語應正式而簡潔。 商務電子郵件並不總是需要按姓名稱呼某人。 因此，您可以用傳統的“下午好”或“問候”開始一封信。 如果您選擇直呼某人的姓名，您可以以“Dear Dr. X”或“Mrs. X”等。

寫電子郵件，簡短

想像一下：你到了辦公室，夢想著待辦事項清單上有 1,000 項任務，打開郵箱，看到最多 20 封信，點擊其中一封，然後打開一本長達 2 頁的長篇小說。 很棒的商業電子郵件寫作，是嗎？

至於我，我只是跳過或保留此類電子郵件。

一個普通人閱讀一封信 4 秒鐘，只是看一眼單詞並試圖決定是否閱讀更多。 因此，不要偷走讀者的時間。 只是要清楚，直截了當，並簡短地撰寫專業電子郵件。

吸引人

但是，如果您的信中包含的信息多於七行，該怎麼辦？ 寫一封電子郵件，參與其中。 這是什麼意思？

著名文案喬維塔萊聲稱：您的產品越貴，副本應該越長。 聽起來也適合商務信函。 你只需要申請客戶的需求並寫一些有趣的事情。 試著弄清楚你的收件人需要什麼，然後寫一封商務郵件來回复。

要有禮貌

由於您的收件人無法看到您的臉和情緒，因此他們會根據您的寫作方式來判斷您。 確保您的信件以禮貌的方式書寫，並且永遠不要強迫您的收件人。 使用積極的語氣，不要忘記寫“謝謝”、“請”、“謝謝你的理解”和其他禮貌用語。

主動

寫一封專業的電子郵件，嘗試預測屏幕後面的人的想法。 您應該逐步建立您的信件，引導一個人採取所需的行動。 插入問題和答案，討論一些觀點，同意讀者的看法。 如果有問題，永遠不要試圖隱藏； 真誠地寫一封電子郵件。

談論你的收件人

許多作者的普遍錯誤是太自私以至於他們不照顧讀者。 人們喜歡談論自己，他們更喜歡閱讀自己。 如何編寫有效的電子郵件？ 只需談論您的收件人、他們的利益或興趣，或者簡單地描述一個問題然後解決它。

注意用詞

商業電子郵件寫作肯定需要一些風格和方法。 但是你在想你使用的詞嗎？ 盡量避免任何強調你不確定性的事情（比如可能，也許，我猜）。 不要過度使用“我”和“我”，使用積極的詞，簡單、禮貌和歡迎。

校對你的信

在點擊“發送”按鈕之前，不要忘記校對和編輯電子郵件。 一封有拼寫錯誤和印刷錯誤的信件不太可能給您的業務合作夥伴或客戶留下好印象。 所以，無論你有多忙，都要仔細檢查你的信，確保它沒有語法、拼寫和標點錯誤。

完成號召性用語

當你寫一封電子郵件時，你可能有一些目標。 它是什麼？ 如果你清楚地理解了目標，你應該在結束你的信時提出上訴。 寫一封專業的電子郵件，要求讀者執行一些操作，獲得反饋的可能性就會增加。 您的號召性用語應該是您的最後一句話，萬無一失，並且沒有可供選擇的選項。 只需“打電話給我”、“明天回复”、“訪問網站”即可。 隨便你想要什麼。

用簽名塊結束您的電子郵件

簽名是任何信件的合乎邏輯的結尾，也是您使您的電子郵件與眾不同的最後機會。 電子郵件簽名應包含您的個人信息和聯繫信息。 它還可以包括有關您的業務或您提供的產品的信息。 只要創建一次電子郵件簽名，您就可以使用它，只要它適合您的需要。

使用 Newoldstamp，您可以創建帶有號召性用語按鈕或橫幅的個人電子郵件簽名。 我們易於使用的電子郵件簽名編輯器允許為個人和公司需求生成具有專業外觀的電子郵件簽名。

結論

商務電子郵件與面對面的交流略有不同。 尊重對話者的時間，直言不諱，並從中獲得盡可能多的價值。 這些基本規則適用於在線和離線通信。 但是，如果您想成為最好的，請遵循我們上面的簡單建議。