撰写有效商务电子邮件的基本规则

1.利用主题行
2. 以问候语开始您的电子邮件
3. 写邮件，简短
4. 参与
5. 有礼貌
6. 积极主动
7.谈论你的收件人
8.注意用词
9. 校对你的信
10. 完成号召性用语
11. 用签名块结束您的电子邮件

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3.Reply.io - 个人电子邮件外展、电话和任务
4. Mailtrack - 电子邮件链接打开跟踪
5. Canva - 制作设计的在线工具

你每周寄多少封信？ 许多？ 数百？ 我们的确是。 并获得反馈。 正确撰写商务电子邮件的核心是在您的信件中应用一些规则，吸引读者并鼓励他们执行一些操作——签署合同、购买产品、开始试用，或者只是给您回信。 要实现这些目标，您需要遵守某些规则。 电子邮件是一种有效的商务沟通工具，但如果不正确使用它，您将无法充分利用它。 以下是撰写有效商务信函的一些基本规则。

使用主题行

没有主题的电子邮件就像没有标题的报纸文章。 你几乎不会关注这样的文章。 因此，如果您想引起对您的电子邮件的注意，请不要将主题行留空，因为这样的信件可能会被简单地忽略或作为垃圾邮件被拒绝。 主题应该简短但内容丰富，足以让读者了解信中可能会说什么。

以问候语开始您的电子邮件

商务信函中的问候语应正式而简洁。 商务电子邮件并不总是需要按姓名称呼某人。 因此，您可以用传统的“下午好”或“问候”开始一封信。 如果您选择直呼某人的姓名，您可以以“Dear Dr. X”或“Mrs. X”等。

写电子邮件，简短

想象一下：你到了办公室，梦想着待办事项清单上有 1,000 项任务，打开邮箱，看到最多 20 封信，点击其中一封，然后打开一本长达 2 页的长篇小说。 很棒的商业电子邮件写作，是吗？

至于我，我只是跳过或保留此类电子邮件。

一个普通人阅读一封信 4 秒钟，只是看一眼单词并试图决定是否阅读更多。 因此，不要偷走读者的时间。 只是要清楚，直截了当，并简短地撰写专业电子邮件。

吸引人

但是，如果您的信中包含的信息多于七行，该怎么办？ 写一封电子邮件，参与其中。 这是什么意思？

著名文案乔维塔莱声称：您的产品越贵，副本应该越长。 听起来也适合商务信函。 你只需要申请客户的需求并写一些有趣的事情。 试着弄清楚你的收件人需要什么，然后写一封商务邮件来回复。

要有礼貌

由于您的收件人无法看到您的脸和情绪，因此他们会根据您的写作方式来判断您。 确保您的信件以礼貌的方式书写，并且永远不要强迫您的收件人。 使用积极的语气，不要忘记写“谢谢”、“请”、“谢谢你的理解”和其他礼貌用语。

主动

写一封专业的电子邮件，尝试预测屏幕后面的人的想法。 您应该逐步建立您的信件，引导一个人采取所需的行动。 插入问题和答案，讨论一些观点，同意读者的看法。 如果有问题，永远不要试图隐藏； 真诚地写一封电子邮件。

谈论你的收件人

许多作者的普遍错误是太自私以至于他们不照顾读者。 人们喜欢谈论自己，他们更喜欢阅读自己。 如何编写有效的电子邮件？ 只需谈论您的收件人、他们的利益或兴趣，或者简单地描述一个问题然后解决它。

注意用词

商业电子邮件写作肯定需要一些风格和方法。 但是你在想你使用的词吗？ 尽量避免任何强调你不确定性的事情（比如可能，也许，我猜）。 不要过度使用“我”和“我”，使用积极的词，简单、礼貌和欢迎。

校对你的信

在点击“发送”按钮之前，不要忘记校对和编辑电子邮件。 一封有拼写错误和印刷错误的信件不太可能给您的业务合作伙伴或客户留下好印象。 所以，无论你有多忙，都要仔细检查你的信，确保它没有语法、拼写和标点错误。

完成号召性用语

当你写一封电子邮件时，你可能有一些目标。 它是什么？ 如果你清楚地理解了目标，你应该在结束你的信时提出上诉。 写一封专业的电子邮件，要求读者执行一些操作，获得反馈的可能性就会增加。 您的号召性用语应该是您的最后一句话，万无一失，并且没有可供选择的选项。 只需“打电话给我”、“明天回复”、“访问网站”即可。 随便你想要什么。

用签名块结束您的电子邮件

签名是任何信件的合乎逻辑的结尾，也是您使您的电子邮件与众不同的最后机会。 电子邮件签名应包含您的个人信息和联系信息。 它还可以包括有关您的业务或您提供的产品的信息。 只要创建一次电子邮件签名，您就可以使用它，只要它适合您的需要。

使用 Newoldstamp，您可以创建带有号召性用语按钮或横幅的个人电子邮件签名。 我们易于使用的电子邮件签名编辑器允许为个人和公司需求生成具有专业外观的电子邮件签名。

结论

商务电子邮件与面对面的交流略有不同。 尊重对话者的时间，直言不讳，并从中获得尽可能多的价值。 这些基本规则适用于在线和离线通信。 但是，如果您想成为最好的，请遵循我们上面的简单建议。