Regole di base per scrivere e-mail aziendali efficaci

1. Utilizzare una riga dell'oggetto
2. Inizia la tua email con un saluto
3. Scrivere e-mail, sii breve
4. Sii coinvolgente
5. Sii educato
6. Sii proattivo
7. Parla del tuo destinatario
8. Presta attenzione alle parole
9. Correggi la tua lettera
10. Termina con l'invito all'azione
11. Termina la tua email con un blocco firma

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Quante lettere invii ogni settimana? Dozzine? Centinaia? Noi facciamo. E ottieni feedback. Il fulcro di una corretta scrittura di e-mail aziendali è applicare alcune regole alle tue lettere, coinvolgere il lettore e incoraggiarlo a eseguire alcune azioni: firmare un contratto, acquistare un prodotto, avviare una prova o semplicemente risponderti. Per raggiungere questi obiettivi è necessario attenersi a determinate regole. Un'e-mail è uno strumento efficace per la comunicazione aziendale, ma senza utilizzarla correttamente non potrai ottenerne il massimo. Ecco alcune regole di base per scrivere lettere commerciali efficaci.

Usa una riga dell'oggetto

Un'e-mail senza oggetto è proprio come un articolo di giornale senza titolo. Difficilmente presterai attenzione a un articolo del genere. Quindi, se vuoi attirare l'attenzione sulla tua email, non lasciare vuota la riga dell'oggetto, poiché una lettera del genere potrebbe essere semplicemente trascurata o rifiutata come spam. L'argomento dovrebbe essere breve ma sufficientemente informativo da dare al lettore un'idea di ciò che potrebbe essere detto nella lettera.

Inizia la tua email con un saluto

Il saluto nelle lettere commerciali dovrebbe essere formale e conciso. Le e-mail aziendali non richiedono sempre di rivolgersi a una persona per nome. Pertanto, puoi iniziare una lettera con un tradizionale "Buon pomeriggio" o "Saluti". Se scegli di rivolgerti a una persona per nome, puoi iniziare con "Gentile Dr. X" o "Mrs. X”, ecc.

Scrivere e-mail, sii breve

Immagina: arrivi al tuo ufficio sognando 1.000 attività nella tua lista di cose da fare, apri la tua casella di posta, vedi fino a 20 lettere, fai clic su una di esse e apri un lungo romanzo lungo fino a 2 pagine. Ottimo pezzo di scrittura di posta elettronica aziendale, vero?

Per quanto mi riguarda, salto o trattengo tali e-mail.

Una persona media legge una lettera per 4 secondi, solo guardando le parole e cercando di decidere se leggere di più. Pertanto, non rubare il tempo del lettore. Basta essere chiari, fino al punto e scrivere brevi e-mail professionali.

Sii coinvolgente

Tuttavia, cosa fare se la tua lettera contiene più informazioni di sette righe? Scrivere un'e-mail, essere coinvolgenti. Cosa significa?

Il famoso copywriter Joe Vitale afferma: più costoso è il tuo prodotto, più lunga dovrebbe essere una copia. Suona bene anche per lettere commerciali. Hai solo bisogno di applicare alle esigenze di un cliente e scrivere di cose interessanti. Cerca di capire di cosa ha bisogno il tuo destinatario e rispondi scrivendo un'e-mail aziendale.

Sii educato

Dal momento che i tuoi destinatari non sono in grado di vedere il tuo viso e le tue emozioni, ti giudicheranno dal tuo modo di scrivere. Assicurati che la tua lettera sia scritta in modo educato e non insistere mai sui tuoi destinatari. Usa un tono positivo e non dimenticare di scrivere "grazie", "per favore", grazie per la comprensione e altre frasi educate.

Sii proattivo

Scrivendo un'e-mail professionale, prova a prevedere cosa pensa una persona dietro uno schermo. Dovresti costruire la tua lettera passo dopo passo, portando una persona all'azione desiderata. Inserisci domande e risposte, discuti alcuni punti, concorda con un lettore. E non cercare mai di nasconderti se ci sono dei problemi; sii sincero scrivendo un'e-mail.

Parla del tuo destinatario

L'errore popolare di molti autori è di essere così egoisti da non prendersi cura di un lettore. Le persone amano parlare di se stesse e amano ancora di più leggere di se stesse. Come scrivere e-mail che funzionano? Parla semplicemente del tuo destinatario, dei suoi vantaggi o interessi, o semplicemente descrivi un problema e poi risolvilo.

Presta attenzione alle parole

La scrittura di e-mail aziendali richiede uno stile e un approccio, sicuramente. Ma stai pensando alle parole che usi? Cerca di evitare qualsiasi cosa che sottolinei la tua incertezza (come probabilmente, forse, immagino). Non esagerare con "io" e "me", usa parole positive, sii semplice, educato e accogliente.

Correggi la tua lettera

Prima di fare clic sul pulsante "Invia", non dimenticare di rileggere e modificare l'e-mail. Una lettera con errori di ortografia ed errori di stampa difficilmente farà una buona impressione sui tuoi partner commerciali o clienti. Quindi, non importa quanto sei impegnato, ricontrolla la tua lettera e assicurati che non contenga errori di grammatica, ortografia e punteggiatura.

Termina con l'invito all'azione

Probabilmente hai qualche obiettivo quando scrivi un'e-mail. Che cos'è? Se capisci chiaramente l'obiettivo, dovresti finire la tua lettera con un appello ad esso. Scrivendo un'e-mail professionale, chiedi a un lettore di eseguire alcune azioni e la probabilità di ricevere un feedback aumenterà. Il tuo invito all'azione dovrebbe essere l'ultima frase, infallibile e senza opzioni tra cui scegliere. Basta "chiamami", "rispondi entro domani", "vai su un sito web". Qualunque cosa ti serva.

Termina la tua email con un blocco della firma

La firma è la conclusione logica di qualsiasi lettera e anche la tua ultima possibilità di rendere eccezionale la tua email. Una firma e-mail dovrebbe contenere le tue informazioni personali e di contatto. Può anche includere informazioni sulla tua attività o sui prodotti che offri. Creando una firma e-mail una volta, puoi utilizzarla per tutto il tempo che soddisfa le tue esigenze.

Con Newoldstamp puoi creare la tua firma e-mail personale con un pulsante o un banner di invito all'azione. Il nostro editor di firme e-mail di facile utilizzo consente di generare firme e-mail dall'aspetto professionale per esigenze personali e aziendali.

Conclusione

Le e-mail aziendali sono leggermente diverse dalla comunicazione faccia a faccia. Rispettare il tempo dell'interlocutore, parlare dritto al punto e trarne più valore possibile. Queste regole di base sono vere sia per la comunicazione online che offline. Se vuoi essere il migliore, però, segui i nostri semplici consigli sopra.