Aturan Dasar Untuk Menulis Email Bisnis yang Efektif

1. Manfaatkan baris subjek
2. Awali email Anda dengan salam
3. Menulis email, singkat
4. Jadilah menarik
5. Bersikap sopan
6. Jadilah proaktif
7. Bicara tentang penerima Anda
8. Perhatikan kata-kata
9. Koreksi surat Anda
10. Akhiri dengan ajakan bertindak
11. Akhiri email Anda dengan blok tanda tangan

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Berapa banyak surat yang Anda kirim setiap minggu? Puluhan? Ratusan? Kami melakukannya. Dan dapatkan umpan balik. Inti dari penulisan email bisnis yang tepat adalah menerapkan beberapa aturan pada surat Anda, untuk melibatkan pembaca dan mendorong mereka untuk melakukan beberapa tindakan - menandatangani kontrak, membeli produk, memulai uji coba, atau sekadar mengirimi Anda pesan kembali. Untuk mencapai tujuan ini, Anda harus mematuhi aturan tertentu. Email adalah alat yang efisien untuk komunikasi bisnis, tetapi tanpa menggunakannya dengan benar, Anda tidak akan bisa memaksimalkannya. Berikut adalah beberapa aturan dasar untuk menulis surat bisnis yang efektif.

Manfaatkan baris subjek

Email tanpa subjek sama seperti artikel surat kabar tanpa judul. Anda hampir tidak akan memperhatikan artikel seperti itu. Jadi, jika Anda ingin menarik perhatian ke email Anda, jangan biarkan baris subjek kosong, karena surat tersebut dapat diabaikan atau ditolak sebagai spam. Subjek harus singkat tetapi cukup informatif untuk memberikan gambaran kepada pembaca tentang apa yang mungkin dikatakan dalam surat itu.

Mulailah email Anda dengan salam

Salam dalam surat bisnis harus formal dan singkat. Email bisnis tidak selalu membutuhkan alamat seseorang dengan nama. Dengan demikian, Anda dapat memulai surat dengan "Selamat sore" atau "Salam" tradisional. Jika Anda memilih untuk memanggil seseorang dengan nama, Anda dapat mulai dengan "Dr. X yang terhormat," atau "Ny. X”, dll.

Menulis email, singkat

Bayangkan saja: Anda sampai di kantor Anda memimpikan sekitar 1.000 tugas di daftar tugas Anda, buka kotak surat Anda, lihat hingga 20 surat, klik salah satunya dan buka novel panjang hingga 2 halaman. Sepotong besar tulisan email bisnis, ya?

Bagi saya, saya hanya melewatkan atau menahan email semacam itu.

Rata-rata orang membaca surat selama 4 detik, hanya melirik kata-kata dan mencoba memutuskan apakah akan membaca lebih banyak. Karena itu, jangan mencuri waktu pembaca. Jelaskan, to the point, dan tulis email profesional secara singkat.

Jadilah menarik

Namun, apa yang harus dilakukan jika surat Anda berisi lebih banyak informasi, daripada tujuh baris? Menulis email, menjadi menarik. Apa artinya?

Copywriter terkenal Joe Vitale mengklaim: semakin mahal produk Anda, semakin lama salinannya. Kedengarannya bagus juga untuk surat bisnis. Anda hanya perlu melamar ke kebutuhan klien dan menulis tentang hal-hal yang menarik. Cobalah untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan penerima Anda dan tanggapi dengan menulis email bisnis.

Bersikap sopan

Karena penerima Anda tidak dapat melihat wajah dan emosi Anda, mereka akan menilai Anda dari cara Anda menulis. Pastikan surat Anda ditulis dengan sopan dan jangan pernah memaksakan penerima. Gunakan nada positif dan jangan lupa menulis “terima kasih”, “tolong”, terima kasih atas pengertiannya, dan ungkapan sopan lainnya.

Jadilah proaktif

Menulis email profesional, cobalah untuk memprediksi apa yang dipikirkan seseorang di balik layar. Anda harus membuat surat Anda selangkah demi selangkah, mengarahkan seseorang ke tindakan yang diinginkan. Sisipkan pertanyaan dan jawaban, diskusikan beberapa poin, setujui dengan pembaca. Dan jangan pernah mencoba untuk menyembunyikan jika ada beberapa masalah; tulus menulis email.

Bicara tentang penerima Anda

Kesalahan populer dari banyak penulis adalah menjadi begitu egois sehingga mereka tidak memperhatikan pembaca. Orang-orang suka berbicara tentang diri mereka sendiri, dan mereka lebih suka membaca tentang diri mereka sendiri. Bagaimana cara menulis email yang berfungsi? Bicara saja tentang penerima Anda, manfaat atau minat mereka, atau cukup jelaskan masalah dan kemudian selesaikan.

Perhatikan kata-kata

Menulis email bisnis membutuhkan beberapa gaya dan pendekatan, pasti. Tetapi apakah Anda memikirkan kata-kata yang Anda gunakan? Cobalah untuk menghindari apa pun yang menggarisbawahi ketidakpastian Anda (seperti mungkin, mungkin, saya kira). Jangan berlebihan dengan “saya” dan “saya”, gunakan kata-kata positif, sederhana, sopan, dan ramah.

Koreksi surat Anda

Sebelum mengklik tombol "Kirim", jangan lupa untuk mengoreksi dan mengedit email. Sebuah surat dengan kesalahan ejaan dan salah cetak tidak akan membuat kesan yang baik pada mitra bisnis atau pelanggan Anda. Jadi, tidak peduli seberapa sibuknya Anda, periksa kembali surat Anda dan pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca.

Akhiri dengan ajakan bertindak

Anda mungkin memiliki beberapa tujuan ketika Anda menulis email. Apa itu? Jika Anda memahami tujuannya dengan jelas, Anda harus menyelesaikan surat Anda dengan seruan untuk itu. Menulis email profesional, meminta pembaca untuk melakukan beberapa tindakan, dan kemungkinan mendapatkan umpan balik akan tumbuh. Ajakan bertindak Anda harus menjadi kalimat terakhir Anda, sangat mudah, dan tanpa opsi untuk dipilih. Cukup "telepon saya", "balas besok", "buka situs web". Apapun yang kamu butuhkan.

Akhiri email Anda dengan blok tanda tangan

Tanda tangan adalah akhir yang logis dari setiap surat dan juga kesempatan terakhir Anda untuk membuat email Anda luar biasa. Tanda tangan email harus berisi informasi pribadi dan kontak Anda. Ini juga dapat mencakup informasi tentang bisnis atau produk yang Anda tawarkan. Dengan membuat tanda tangan email sekali, Anda dapat menggunakannya selama sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dengan Newoldstamp Anda dapat membuat tanda tangan email pribadi Anda dengan tombol atau spanduk ajakan bertindak. Editor tanda tangan email kami yang mudah digunakan memungkinkan pembuatan tanda tangan email yang terlihat profesional untuk kebutuhan pribadi dan perusahaan.

Kesimpulan

Email bisnis sedikit berbeda dari komunikasi tatap muka. Menghargai waktu lawan bicara, berbicara langsung pada intinya, dan mendapatkan nilai sebanyak mungkin darinya. Aturan dasar ini berlaku baik untuk komunikasi online maupun offline. Jika Anda ingin menjadi yang terbaik, ikuti saja saran sederhana kami di atas.