Etkili İş E-postaları Yazmak İçin Temel Kurallar

1. Bir konu satırından yararlanın
2. E-postanıza bir selamlama ile başlayın
3. E-posta yazın, kısa olun
4. İlgi çekici olun
5. Kibar olun
6. Proaktif olun
7. Alıcınız hakkında konuşun
8. Kelimelere dikkat edin
9. Mektubunuzu düzeltin
10. Harekete geçirici mesajla bitirin
11. E-postanızı bir imza bloğu ile sonlandırın

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

Her hafta kaç mektup gönderiyorsunuz? Onlarca mı? Yüzlerce mi? Yaparız. Ve geri bildirim alın. Uygun iş e-postası yazmanın özü, mektuplarınıza bazı kurallar uygulamak, okuyucuyu meşgul etmek ve onları bir sözleşme imzalamaya, bir ürün satın almaya, denemeye başlamaya veya sadece size mesaj göndermeye teşvik etmektir. Bu hedeflere ulaşmak için belirli kurallara bağlı kalmanız gerekir. Bir e-posta, iş iletişimi için etkili bir araçtır, ancak onu doğru bir şekilde kullanmadan, maksimumunu elde edemezsiniz. Etkili iş mektupları yazmanın birkaç temel kuralı vardır.

Bir konu satırından yararlanın

Konusu olmayan bir e-posta, başlığı olmayan bir gazete makalesine benzer. Böyle bir makaleye pek dikkat etmeyeceksiniz. Bu nedenle, e-postanıza dikkat çekmek istiyorsanız, konu satırını boş bırakmayın, çünkü böyle bir mektup basitçe ihmal edilebilir veya spam olarak reddedilebilir. Konu kısa ama okuyucuya mektupta ne söylenebileceği hakkında bir fikir verecek kadar bilgilendirici olmalıdır.

E-postanıza bir selamlama ile başlayın

İş mektuplarında selamlama resmi ve özlü olmalıdır. İş e-postaları her zaman bir kişiye adıyla hitap edilmesini gerektirmez. Böylece, geleneksel bir "İyi günler" veya "Selamlar" ile bir mektuba başlayabilirsiniz. Bir kişiye adıyla hitap etmeyi seçerseniz, “Sevgili Dr. X” veya “Mrs. X” vb.

E-posta yazmak, kısa olmak

Bir düşünün: Yapılacaklar listenizdeki yaklaşık 1.000 görevin hayalini kurarak ofisinize geliyorsunuz, posta kutunuzu açın, 20 harfe kadar bakın, bunlardan birine tıklayın ve 2 sayfaya kadar uzun bir roman açın. Harika bir iş e-postası yazısı, değil mi?

Bana gelince, bu tür e-postaları atlıyorum ya da tutuyorum.

Ortalama bir insan bir mektubu 4 saniyeliğine okur, sadece kelimelere bakar ve daha fazlasını okuyup okumamaya karar vermeye çalışır. Bu nedenle okuyucunun zamanını çalmayın. Sadece açık, konuya ve kısa profesyonel e-postalar yazın.

İlgi çekici olun

Ancak, mektubunuz yedi satırdan daha fazla bilgi içeriyorsa ne yapmalı? Bir e-posta yazmak, ilgi çekici olmak. Bunun anlamı ne?

Ünlü metin yazarı Joe Vitale, ürününüz ne kadar pahalıysa, bir kopyanın o kadar uzun olması gerektiğini iddia ediyor. İş mektupları için de kulağa hoş geliyor. Bir müşterinin ihtiyaçlarına başvurmanız ve ilginç şeyler hakkında yazmanız yeterlidir. Muhatapınızın neye ihtiyacı olduğunu bulmaya çalışın ve buna bir iş e-postası yazarak yanıt verin.

Kibar ol

Alıcılarınız yüzünüzü ve duygularınızı göremediği için sizi yazma şeklinize göre yargılayacaklardır. Mektubunuzun kibar bir şekilde yazıldığından emin olun ve alıcılarınıza asla baskı yapmayın. Olumlu bir ton kullanın ve “teşekkür ederim”, “lütfen”, anlayışınız için teşekkürler” ve diğer kibar ifadeleri yazmayı unutmayın.

proaktif olun

Profesyonel bir e-posta yazarken, ekranın arkasındaki bir kişinin ne düşündüğünü tahmin etmeye çalışın. Mektubunuzu adım adım oluşturup, kişiyi istenen eyleme yönlendirmelisiniz. Sorular ve cevaplar ekleyin, bazı noktaları tartışın, bir okuyucuyla anlaşın. Ve eğer bazı problemler varsa asla saklamaya çalışmayın; bir e-posta yazarken samimi olun.

Alıcınız hakkında konuşun

Pek çok yazarın popüler hatası, okuyucuyla ilgilenmeyecek kadar bencil olmaktır. İnsanlar kendileri hakkında konuşmayı severler ve kendileri hakkında okumayı daha çok severler. İşe yarayan e-postalar nasıl yazılır? Sadece muhatabınız, faydaları veya ilgi alanları hakkında konuşun ya da sadece bir sorunu tanımlayın ve sonra onu çözün.

kelimelere dikkat et

İş e-postası yazmak kesinlikle biraz stil ve yaklaşım gerektirir. Ama kullandığın kelimeleri düşünüyor musun? Belirsizliğinizin altını çizen herhangi bir şeyden kaçınmaya çalışın (muhtemelen, belki, sanırım). “Ben” ve “ben” ile aşırıya kaçmayın, olumlu kelimeler kullanın, basit, kibar ve misafirperver olun.

Mektubunuzu düzeltin

“Gönder” düğmesine tıklamadan önce, e-postayı yeniden okuyup düzenlemeyi unutmayın. Yazım hataları ve baskı hataları olan bir mektup, iş ortaklarınız veya müşterileriniz üzerinde pek iyi bir izlenim bırakmayacaktır. Bu nedenle, ne kadar meşgul olursanız olun, mektubunuzu iki kez kontrol edin ve gramer, imla ve noktalama hataları içermediğinden emin olun.

Harekete geçirici mesajla bitirin

Bir e-posta yazarken muhtemelen bir amacınız vardır. Bu ne? Amacı net bir şekilde anlıyorsanız, mektubunuzu bir itirazla bitirmelisiniz. Profesyonel bir e-posta yazarken, okuyucudan bir işlem yapmasını isteyin ve geri bildirim alma olasılığı artacaktır. Harekete geçirici mesajınız, son cümleniz olmalı, kusursuz ve aralarında seçim yapabileceğiniz seçenekler olmamalıdır. Sadece "beni ara", "yarına kadar cevap ver", "bir web sitesine git". Neye ihtiyacın varsa.

E-postanızı bir imza bloğuyla sonlandırın

İmza, herhangi bir mektubun mantıklı bir sonu ve aynı zamanda e-postanızı olağanüstü kılmak için son şansınızdır. Bir e-posta imzası, kişisel ve iletişim bilgilerinizi içermelidir. Ayrıca işletmeniz veya sunduğunuz ürünlerle ilgili bilgileri de içerebilir. Bir kez bir e-posta imzası oluşturarak, ihtiyaçlarınıza uygun olduğu sürece kullanabilirsiniz.

Newoldstamp ile, bir harekete geçirici mesaj düğmesi veya başlığı ile kişisel e-posta imzanızı oluşturabilirsiniz. Kullanımı kolay e-posta imza düzenleyicimiz, kişisel ve kurumsal ihtiyaçlar için profesyonel görünümlü e-posta imzaları oluşturmaya olanak tanır.

Çözüm

İş e-postaları yüz yüze iletişimden biraz farklıdır. Muhatabın zamanına saygı duymak, doğrudan konuya konuşmak ve ondan mümkün olduğunca çok değer almak. Bu temel kurallar hem çevrimiçi hem de çevrimdışı iletişim için geçerlidir. Yine de en iyisi olmak istiyorsanız, yukarıdaki basit tavsiyemizi takip edin.