Основные правила написания эффективных деловых писем

1. Используйте строку темы
2. Начните письмо с приветствия
3. Пишите по электронной почте, будьте краткими
4. Будьте привлекательными
5. Будьте вежливы
6. Будьте активны
7. Расскажите о получателе
8. Обратите внимание на слова
9. Проверьте свое письмо
10. Закончите призывом к действию
11. Завершите письмо блоком подписи

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Сколько писем вы отправляете каждую неделю? Десятки? Сотни? Мы делаем. И получить обратную связь. Суть правильного написания деловой электронной почты состоит в том, чтобы применить к вашим письмам некоторые правила, чтобы привлечь читателя и побудить его выполнить какое-либо действие — подписать контракт, купить продукт, начать пробную версию или просто отправить вам ответное сообщение. Для достижения этих целей необходимо придерживаться определенных правил. Электронная почта — эффективный инструмент делового общения, но без правильного его использования вы не сможете получить от него максимум. Вот несколько основных правил написания эффективных деловых писем.

Используйте строку темы

Электронное письмо без темы — это как газетная статья без заголовка. Вы вряд ли обратите внимание на такую ​​статью. Так что, если вы хотите привлечь внимание к своему письму, не оставляйте строку темы пустой, так как такое письмо может быть просто проигнорировано или отклонено как спам. Тема должна быть краткой, но достаточно информативной, чтобы дать читателю представление о том, о чем может быть сказано в письме.

Начните письмо с приветствия

Приветствие в деловых письмах должно быть официальным и лаконичным. Деловые электронные письма не всегда требуют обращения к человеку по имени. Таким образом, вы можете начать письмо с традиционного «Добрый день» или «Привет». Если вы решите обращаться к человеку по имени, вы можете начать с «Уважаемый доктор Х» или «Миссис Х.». Х» и др.

Пишите по электронной почте, будьте краткими

Только представьте: вы попадаете в свой офис, мечтая о 1000 задач в вашем списке дел, открываете свой почтовый ящик, видите до 20 писем, кликаете на одно из них и открываете длинный роман до 2-х страниц. Отличный образец деловой электронной почты, да?

Что касается меня, я просто пропускаю или задерживаю такие письма.

Среднестатистический человек читает письмо 4 секунды, просто мельком взглянув на слова и решив, стоит ли читать дальше. Поэтому не крадите время читателя. Просто будьте ясны, точны и кратки, пишите профессиональные электронные письма.

Быть привлекательным

Однако что делать, если ваше письмо содержит больше информации, чем семь строк? Напишите электронное письмо, будьте интересны. Что это значит?

Известный копирайтер Джо Витале утверждает: чем дороже ваш продукт, тем длиннее должна быть копия. Подойдет и для деловых писем. Вам просто нужно обратиться к потребностям клиента и написать об интересных вещах. Постарайтесь выяснить, что нужно вашему адресату, и ответьте на него, написав деловое письмо.

Будьте вежливы

Поскольку ваши получатели не могут видеть ваше лицо и эмоции, они будут судить о вас по манере письма. Убедитесь, что ваше письмо написано вежливо, и никогда не навязывайтесь получателям. Используйте позитивный тон и не забывайте писать «спасибо», «пожалуйста», спасибо за понимание и другие вежливые фразы.

Быть инициативным

Составляя профессиональное электронное письмо, постарайтесь предсказать, что думает человек за экраном. Вам следует строить свое письмо поэтапно, подталкивая человека к нужному действию. Вставьте вопросы и ответы, обсудите некоторые моменты, согласитесь с читателем. И никогда не пытайтесь спрятаться, если есть какие-то проблемы; будьте искренними, когда пишете электронное письмо.

Расскажите о получателе

Популярная ошибка многих авторов состоит в том, что они настолько эгоистичны, что не заботятся о читателе. Люди любят говорить о себе, а еще больше они любят читать о себе. Как писать электронные письма, которые работают? Просто расскажите о своем адресате, его преимуществах или интересах или просто опишите проблему, а затем решите ее.

Обратите внимание на слова

Написание деловой электронной почты, безусловно, требует определенного стиля и подхода. Но думаете ли вы о словах, которые используете? Старайтесь избегать всего, что подчеркивает вашу неуверенность (например, вероятно, может быть, я думаю). Не переусердствуйте с «я» и «меня», используйте позитивные слова, будьте простыми, вежливыми и приветливыми.

Откорректируйте свое письмо

Перед нажатием кнопки «Отправить» не забудьте вычитать и отредактировать письмо. Письмо с орфографическими ошибками и опечатками вряд ли произведет хорошее впечатление на ваших деловых партнеров или клиентов. Поэтому, как бы вы ни были заняты, перепроверьте свое письмо и убедитесь, что в нем нет грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок.

Завершите призывом к действию

У вас, вероятно, есть какая-то цель, когда вы пишете электронное письмо. Что это? Если вы ясно понимаете цель, то следует закончить письмо обращением к ней. Написав профессиональное электронное письмо, попросите читателя выполнить какое-то действие, и вероятность получения обратной связи возрастет. Ваш призыв к действию должен быть вашим последним предложением, надежным и без вариантов выбора. Просто «позвони мне», «ответь завтра», «зайди на сайт». Все что тебе нужно.

Завершите свое электронное письмо блоком подписи

Подпись — это логическое завершение любого письма, а также ваш последний шанс сделать вашу электронную почту исключительной. Подпись электронной почты должна содержать вашу личную и контактную информацию. Он также может включать информацию о вашем бизнесе или продуктах, которые вы предлагаете. Создав подпись электронной почты один раз, вы можете использовать ее до тех пор, пока она соответствует вашим потребностям.

С Newoldstamp вы можете создать свою личную подпись электронной почты с помощью кнопки призыва к действию или баннера. Наш простой в использовании редактор подписей электронной почты позволяет создавать профессионально выглядящие подписи электронной почты для личных и корпоративных нужд.

Вывод

Деловые электронные письма немного отличаются от общения лицом к лицу. Уважать время собеседника, говорить прямо по делу и получать от этого как можно больше пользы. Эти основные правила справедливы как для онлайн-, так и для оффлайн-общения. Если вы хотите быть лучшим, просто следуйте нашим простым советам выше.