กฎพื้นฐานสำหรับการเขียนอีเมลธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

1. ใช้หัวเรื่อง
2. เริ่มอีเมลของคุณด้วยคำทักทาย
3.เขียนอีเมลสั้นๆ
4. มีส่วนร่วม
5. สุภาพ
6. เป็นเชิงรุก
7. พูดคุยเกี่ยวกับผู้รับของคุณ
8. ใส่ใจกับคำพูด
9. พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณ
10. จบด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ
11. ลงท้ายอีเมลด้วยบล็อกลายเซ็น

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. Mailtrack - ลิงก์อีเมลเปิดการติดตาม
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

คุณส่งจดหมายกี่ฉบับต่อสัปดาห์ หลายสิบ? ร้อย? พวกเราทำ. และรับข้อเสนอแนะ แก่นของการเขียนอีเมลธุรกิจอย่างเหมาะสมคือการใช้กฎเกณฑ์บางอย่างกับจดหมายของคุณ เพื่อดึงดูดผู้อ่านและกระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการบางอย่าง เช่น ลงนามในสัญญา ซื้อผลิตภัณฑ์ เริ่มการทดลองใช้ หรือเพียงส่งข้อความถึงคุณกลับ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ คุณต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ อีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ แต่หากไม่ได้ใช้อย่างถูกต้อง คุณจะไม่สามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากมันได้ ต่อไปนี้เป็นกฎพื้นฐานบางประการสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ใช้หัวเรื่อง

อีเมลที่ไม่มีหัวเรื่องก็เหมือนกับบทความในหนังสือพิมพ์ที่ไม่มีหัวข้อข่าว คุณแทบจะไม่สนใจบทความดังกล่าว ดังนั้น หากคุณต้องการดึงความสนใจมาที่อีเมลของคุณ อย่าปล่อยให้หัวเรื่องว่าง เนื่องจากจดหมายดังกล่าวอาจถูกละเลยหรือปฏิเสธว่าเป็นจดหมายขยะ หัวเรื่องควรสั้นแต่ให้ข้อมูลมากพอที่จะให้ผู้อ่านได้ทราบว่าจะพูดอะไรในจดหมาย

เริ่มอีเมลของคุณด้วยคำทักทาย

คำทักทายในจดหมายธุรกิจควรเป็นทางการและรัดกุม อีเมลธุรกิจไม่จำเป็นต้องระบุชื่อบุคคลเสมอไป ดังนั้น คุณอาจเริ่มจดหมายด้วยคำว่า “สวัสดีตอนบ่าย” หรือ “คำทักทาย” แบบดั้งเดิม หากคุณเลือกที่จะเรียกชื่อบุคคล คุณอาจเริ่มต้นด้วย “Dear Dr. X” หรือ “Mrs. X” เป็นต้น

เขียนอีเมลสั้นๆ

ลองนึกภาพ: คุณไปถึงที่ทำงานของคุณโดยฝันถึงงาน 1,000 รายการในรายการที่ต้องทำ เปิดกล่องจดหมาย ดูจดหมายมากถึง 20 ฉบับ คลิกที่หนึ่งในนั้น และเปิดนวนิยายขนาดยาวที่มีความยาวไม่เกิน 2 หน้า การเขียนอีเมลธุรกิจที่ยอดเยี่ยมใช่ไหม

สำหรับฉัน ฉันแค่ข้ามหรือถืออีเมลดังกล่าว

คนทั่วไปอ่านจดหมายเป็นเวลา 4 วินาที เพียงแค่เหลือบมองคำและพยายามตัดสินใจว่าจะอ่านเพิ่มเติมหรือไม่ ดังนั้นอย่าขโมยเวลาของผู้อ่าน เพียงแค่มีความชัดเจน ตรงประเด็น และเขียนอีเมลแบบมืออาชีพโดยสังเขป

มีส่วนร่วม

อย่างไรก็ตาม จะทำอย่างไรถ้าจดหมายของคุณมีข้อมูลมากกว่าเจ็ดบรรทัด? การเขียนอีเมลมีส่วนร่วม มันหมายความว่าอะไร?

นักเขียนคำโฆษณาชื่อดัง Joe Vitale อ้างว่า: ผลิตภัณฑ์ของคุณมีราคาแพงกว่ายิ่งสำเนาควรยาวขึ้น ฟังดูดีสำหรับจดหมายธุรกิจด้วย คุณเพียงแค่ต้องสมัครตามความต้องการของลูกค้าและเขียนเกี่ยวกับสิ่งที่น่าสนใจ พยายามหาว่าผู้รับของคุณต้องการอะไรและตอบกลับในการเขียนอีเมลธุรกิจนั้น

สุภาพ

เนื่องจากผู้รับไม่สามารถเห็นใบหน้าและอารมณ์ของคุณได้ พวกเขาจะตัดสินคุณจากลักษณะการเขียนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณเขียนอย่างสุภาพและอย่ากดดันผู้รับของคุณ ใช้น้ำเสียงที่เป็นบวกและอย่าลืมเขียน "ขอบคุณ" "ได้โปรด" ขอบคุณที่เข้าใจ" และวลีที่สุภาพอื่นๆ

เป็นเชิงรุก

การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ พยายามคาดเดาว่าคนที่อยู่หลังหน้าจอคิดอย่างไร คุณควรสร้างจดหมายของคุณทีละขั้นตอน นำบุคคลไปสู่การกระทำที่ต้องการ ใส่คำถามและคำตอบ อภิปรายบางประเด็น เห็นด้วยกับผู้อ่าน และอย่าพยายามซ่อนหากมีปัญหา จริงใจในการเขียนอีเมล

พูดคุยเกี่ยวกับผู้รับของคุณ

ข้อผิดพลาดยอดนิยมของผู้แต่งหลายคนคือการเห็นแก่ตัวจนไม่ดูแลผู้อ่าน คนชอบพูดเกี่ยวกับตัวเอง และพวกเขาชอบอ่านเกี่ยวกับตัวเองมากขึ้น เขียนอีเมลอย่างไรให้ได้ผล? เพียงแค่พูดถึงผู้รับของคุณ ผลประโยชน์หรือความสนใจของพวกเขา หรือเพียงแค่อธิบายปัญหาแล้วแก้ไข

ใส่ใจกับคำพูด

การเขียนอีเมลธุรกิจต้องใช้รูปแบบและแนวทางบางอย่างอย่างแน่นอน แต่คุณกำลังคิดเกี่ยวกับคำที่คุณใช้หรือไม่? พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งที่ขีดเส้นใต้ความไม่แน่นอนของคุณ (อาจเป็นไปได้ ฉันเดา) อย่าหักโหมมากเกินไปกับ “ฉัน” และ “ฉัน” ใช้คำพูดเชิงบวก เรียบง่าย สุภาพ และเป็นกันเอง

พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณ

ก่อนคลิกปุ่ม "ส่ง" อย่าลืมตรวจทานและแก้ไขอีเมล จดหมายที่สะกดผิดและพิมพ์ผิดไม่น่าจะสร้างความประทับใจให้กับคู่ค้าทางธุรกิจหรือลูกค้าของคุณ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะยุ่งแค่ไหน ให้ตรวจสอบจดหมายของคุณอีกครั้ง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกดคำ และเครื่องหมายวรรคตอน

ปิดท้ายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ

คุณอาจมีเป้าหมายบางอย่างในการเขียนอีเมล มันคืออะไร? หากคุณเข้าใจเป้าหมายอย่างชัดเจน คุณควรยื่นอุทธรณ์ให้จบจดหมาย การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ขอให้ผู้อ่านดำเนินการ และความน่าจะเป็นที่จะได้รับการตอบรับจะเพิ่มขึ้น คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณควรเป็นประโยคสุดท้าย ป้องกันการเข้าใจผิด และไม่มีตัวเลือกให้เลือก แค่ "โทรหาฉัน" "ตอบกลับพรุ่งนี้" "ไปที่เว็บไซต์" สิ่งที่คุณต้องการ

ลงท้ายอีเมลของคุณด้วยบล็อกลายเซ็น

ลายเซ็นคือการลงท้ายจดหมายอย่างมีเหตุผลและเป็นโอกาสสุดท้ายที่จะทำให้อีเมลของคุณมีความพิเศษ ลายเซ็นอีเมลควรมีข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลติดต่อของคุณ นอกจากนี้ยังรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณนำเสนอ ด้วยการสร้างลายเซ็นอีเมลหนึ่งครั้ง คุณจะสามารถใช้งานได้นานเท่าที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

ด้วย Newoldstamp คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลส่วนตัวด้วยปุ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือแบนเนอร์ โปรแกรมแก้ไขลายเซ็นอีเมลที่ใช้งานง่ายของเราช่วยให้สร้างลายเซ็นอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับความต้องการส่วนบุคคลและองค์กร

บทสรุป

อีเมลธุรกิจแตกต่างจากการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันเล็กน้อย เคารพเวลาของคู่สนทนา พูดตรงๆ และรับประโยชน์จากมันมากที่สุด กฎพื้นฐานเหล่านี้เป็นจริงสำหรับการสื่อสารออนไลน์และออฟไลน์ หากคุณต้องการเป็นคนที่ดีที่สุด เพียงทำตามคำแนะนำง่ายๆ ด้านบนของเรา