Règles de base pour rédiger des e-mails professionnels efficaces

1. Utilisez une ligne d'objet
2. Commencez votre e-mail par un message d'accueil
3. Écrire un e-mail, soyez bref
4. Soyez engageant
5. Soyez poli
6. Soyez proactif
7. Parlez de votre destinataire
8. Faites attention aux mots
9. Relisez votre lettre
10. Terminez avec l'appel à l'action
11. Terminez votre e-mail avec un bloc de signature

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Combien de lettres envoyez-vous chaque semaine ? Douzaines? Des centaines ? Nous faisons. Et obtenez des commentaires. Le cœur d'une bonne rédaction d'e-mails professionnels consiste à appliquer certaines règles à vos lettres, à engager le lecteur et à l'encourager à effectuer certaines actions - signer un contrat, acheter un produit, démarrer un essai ou simplement vous répondre. Pour atteindre ces objectifs, vous devez respecter certaines règles. Un e-mail est un outil efficace pour la communication d'entreprise, mais sans l'utiliser correctement, vous ne pourrez pas en tirer le maximum. Voici quelques règles de base pour rédiger des lettres commerciales efficaces.

Utiliser une ligne d'objet

Un e-mail sans sujet est comme un article de journal sans titre. Vous ne ferez guère attention à un tel article. Donc, si vous voulez attirer l'attention sur votre e-mail, ne laissez pas la ligne d'objet vide, car une telle lettre peut être simplement négligée ou rejetée comme spam. Le sujet doit être bref mais suffisamment informatif pour donner au lecteur une idée de ce qui pourrait être dit dans la lettre.

Commencez votre e-mail par un message d'accueil

Les salutations dans les lettres commerciales doivent être formelles et concises. Les e-mails professionnels ne nécessitent pas toujours de s'adresser à une personne par son nom. Ainsi, vous pouvez commencer une lettre par un traditionnel "Bonjour" ou "Salutations". Si vous choisissez de vous adresser à une personne par son nom, vous pouvez commencer par "Cher Dr. X" ou "Mme. X", etc...

Écrire un e-mail, soyez bref

Imaginez : vous arrivez à votre bureau en rêvant d'environ 1 000 tâches sur votre liste de tâches, ouvrez votre boîte aux lettres, voyez jusqu'à 20 lettres, cliquez sur l'une d'entre elles et ouvrez un long roman de 2 pages maximum. Excellente rédaction d'e-mails professionnels, n'est-ce pas ?

Quant à moi, je saute ou retient ces e-mails.

Une personne moyenne lit une lettre pendant 4 secondes, jetant juste un coup d'œil aux mots et essayant de décider si elle veut en lire plus. Par conséquent, ne volez pas le temps du lecteur. Soyez juste clair, précis et bref en écrivant des e-mails professionnels.

Soyez engageant

Cependant, que faire si votre lettre contient plus d'informations que sept lignes ? Écrire un e-mail, être engageant. Qu'est-ce que ça veut dire?

Le célèbre rédacteur Joe Vitale affirme que plus votre produit est cher, plus une copie doit être longue. Sonne bien aussi pour les lettres commerciales. Vous avez juste besoin de postuler aux besoins d'un client et d'écrire sur des choses intéressantes. Essayez de comprendre ce dont votre destinataire a besoin et répondez-y en écrivant un e-mail professionnel.

Sois poli

Étant donné que vos destinataires ne sont pas en mesure de voir votre visage et vos émotions, ils vous jugeront par votre manière d'écrire. Assurez-vous que votre lettre est écrite de manière polie et ne forcez jamais vos destinataires. Utilisez un ton positif et n'oubliez pas d'écrire « merci », « s'il vous plaît », merci de votre compréhension » et autres phrases de politesse.

Etre pro-actif

En écrivant un email professionnel, essayez de prédire ce que pense une personne derrière un écran. Vous devez construire votre lettre étape par étape, en guidant une personne vers l'action souhaitée. Insérer des questions et des réponses, discuter de certains points, être d'accord avec un lecteur. Et n'essayez jamais de vous cacher s'il y a des problèmes ; être sincère en écrivant un e-mail.

Parlez de votre destinataire

L'erreur populaire de nombreux auteurs est d'être si égoïste qu'ils ne prennent pas soin d'un lecteur. Les gens aiment parler d'eux-mêmes et ils aiment encore plus lire sur eux-mêmes. Comment rédiger des emails qui fonctionnent ? Parlez simplement de votre destinataire, de ses avantages ou de ses intérêts, ou décrivez simplement un problème, puis résolvez-le.

Faites attention aux mots

La rédaction d'e-mails professionnels nécessite un certain style et une certaine approche. Mais pensez-vous aux mots que vous utilisez ? Essayez d'éviter tout ce qui souligne votre incertitude (comme probablement, peut-être, je suppose). N'exagérez pas avec "je" et "moi", utilisez des mots positifs, soyez simple, poli et accueillant.

Relisez votre lettre

Avant de cliquer sur le bouton "Envoyer", n'oubliez pas de relire et de modifier l'e-mail. Une lettre avec des fautes d'orthographe et des fautes d'impression ne fera probablement pas bonne impression sur vos partenaires commerciaux ou vos clients. Donc, peu importe à quel point vous êtes occupé, revérifiez votre lettre et assurez-vous qu'elle ne contient aucune erreur de grammaire, d'orthographe et de ponctuation.

Terminer avec l'appel à l'action

Vous avez probablement un objectif lorsque vous écrivez un e-mail. Qu'est-ce que c'est? Si vous comprenez clairement l'objectif, vous devriez terminer votre lettre par un appel. Écrivez un e-mail professionnel, demandez à un lecteur d'effectuer une action et la probabilité d'obtenir des commentaires augmentera. Votre appel à l'action doit être votre dernière phrase, infaillible et sans options entre lesquelles choisir. Il suffit de « appelez-moi », « répondez d'ici demain », « allez sur un site Web ». Tout ce que tu veux.

Terminez votre e-mail avec un bloc de signature

La signature est une fin logique de toute lettre et aussi votre dernière chance de rendre votre e-mail exceptionnel. Une signature électronique doit contenir vos informations personnelles et de contact. Il peut également inclure des informations sur votre entreprise ou les produits que vous proposez. En créant une signature électronique une fois, vous pouvez l'utiliser aussi longtemps que cela vous convient.

Avec Newoldstamp, vous pouvez créer votre signature électronique personnelle avec un bouton ou une bannière d'appel à l'action. Notre éditeur de signatures d'e-mails facile à utiliser permet de générer des signatures d'e-mails d'aspect professionnel pour les besoins personnels et d'entreprise.

Conclusion

Les e-mails professionnels sont un peu différents de la communication en face à face. Respecter le temps de l'interlocuteur, parler droit au but et en tirer le meilleur parti possible. Ces règles de base sont vraies pour la communication en ligne et hors ligne. Si vous voulez être le meilleur, suivez simplement nos conseils simples ci-dessus.