効果的なビジネスメールを書くための基本的なルール

1.件名を利用する
2.挨拶でメールを開始します
3.メールを書く、短くする
4.従事する
5.礼儀正しくする
6.積極的に行動する
7.受信者について話します
8.言葉に注意を払う
9.手紙を校正する
10.召喚状で終了します
11.署名ブロックでメールを終了します

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.メールトラック-メールリンクはトラッキングを開きます
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

毎週何通の手紙を送りますか？ 数十？ 数百？ します。 そしてフィードバックを得る。 適切なビジネスメールの作成の核心は、手紙にいくつかのルールを適用し、読者を引き付け、何らかの行動をとるように促すことです-契約に署名する、製品を購入する、試用を開始する、または単にあなたにメッセージを送り返す。 これらの目標を達成するには、特定のルールに固執する必要があります。 電子メールはビジネスコミュニケーションのための効率的なツールですが、適切に使用しないと、最大限に活用することはできません。 効果的なビジネスレターを書くためのいくつかの基本的なルールがあります。

件名を利用する

件名のないメールは、見出しのない新聞記事のようなものです。 あなたはそのような記事にほとんど注意を払わないでしょう。 したがって、電子メールに注意を向けたい場合は、件名を空白のままにしないでください。そのような手紙は単に無視されたり、スパムとして拒否されたりする可能性があります。 主題は簡潔であるが、読者に手紙の中で何が言われるかについての考えを与えるのに十分有益である必要があります。

挨拶でメールを始めましょう

ビジネスレターでの挨拶は、正式かつ簡潔にする必要があります。 ビジネスメールでは、必ずしも名前で人をアドレス指定する必要はありません。 したがって、あなたは伝統的な「こんにちは」または「挨拶」で手紙を始めることができます。 名前で人に宛てることを選択した場合は、「DearDr.X」または「Mrs. X」など。

メールを書く、短く

想像してみてください。あなたは、やることリストにある約1,000のタスクを夢見てオフィスに着き、メールボックスを開き、最大20文字を表示し、そのうちの1つをクリックして、最大2ページの長さの長い小説を開きます。 素晴らしいビジネスメールの書き方ですね。

私の場合、私はそのようなメールをスキップするか、そのままにします。

平均的な人は4秒間手紙を読み、言葉をちらっと見て、もっと読むかどうかを決めようとします。 したがって、読者の時間を盗まないでください。 明確に、要点まで、専門家のメールを簡単に書いてください。

従事する

しかし、あなたの手紙に7行よりも多くの情報が含まれている場合はどうすればよいでしょうか？ メールを書いて、魅力的になりましょう。 どういう意味ですか？

有名なコピーライターのジョー・ヴィターレは次のように主張しています。製品の価格が高ければ高いほど、コピーの長さは長くなります。 ビジネスレターにもいいですね。 クライアントのニーズに適用し、興味深いことについて書く必要があります。 あなたの受取人が何を必要としているかを理解し、ビジネスメールを書くことに応答するようにしてください。

礼儀正しくする

受信者はあなたの顔や感情を見ることができないので、あなたの書き方であなたを判断します。 あなたの手紙が丁寧な方法で書かれていることを確認し、あなたの受取人を決して押し付けないでください。 ポジティブな口調で、「ありがとう」「お願い」「ご理解ありがとう」などの丁寧なフレーズを忘れずに書いてください。

積極的に

プロのメールを書いて、画面の後ろにいる人がどう思うかを予測してみてください。 あなたは段階的にあなたの手紙を作り、人を望ましい行動に導くべきです。 質問と回答を挿入し、いくつかのポイントについて話し合い、読者に同意します。 また、問題がある場合は決して隠そうとしないでください。 誠実にメールを書いてください。

受信者について話す

多くの著者のよくある間違いは、彼らが読者の世話をしないほど利己的であることです。 人々は自分自身について話すのが大好きで、自分自身についてもっと読むのが大好きです。 うまくいくメールを書く方法は？ 受取人、その利益または利益について話すか、単に問題を説明してからそれを解決してください。

言葉に注意を払う

ビジネス用の電子メールの作成には、確かに何らかのスタイルとアプローチが必要です。 しかし、あなたはあなたが使う言葉について考えていますか？ あなたの不確実性を強調するものは何も避けてください（おそらく、多分、私は推測します）。 「私」や「私」をやり過ぎないでください。前向きな言葉を使い、シンプルで礼儀正しく、歓迎してください。

あなたの手紙を校正する

「送信」ボタンをクリックする前に、メールの校正と編集を忘れないでください。 スペルミスやミスプリントのある手紙は、ビジネスパートナーや顧客に良い印象を与える可能性はほとんどありません。 ですから、どんなに忙しくても、手紙を再確認し、文法、スペル、句読点の間違いがないことを確認してください。

召喚状で終了する

あなたが電子メールを書くとき、あなたはおそらくいくつかの目的を持っています。 それは何ですか？ 目標を明確に理解している場合は、それをアピールして手紙を完成させる必要があります。 プロのメールを書いて、読者に何らかの行動をとるように頼むと、フィードバックを得る可能性が高まります。 召喚状は、最後の文であり、誰にでもできるものであり、どちらかを選択するオプションがないものでなければなりません。 「電話して」、「明日までに返信」、「ウェブサイトにアクセス」するだけです。 あなたに必要なものは何でも。

署名ブロックでメールを終了する

署名はあらゆる手紙の論理的な結末であり、あなたの電子メールを特別なものにする最後のチャンスでもあります。 電子メールの署名には、個人情報と連絡先情報が含まれている必要があります。 また、あなたのビジネスやあなたが提供する製品に関する情報を含めることもできます。 一度メール署名を作成することで、ニーズに合ったものを使い続けることができます。

Newoldstampを使用すると、召喚ボタンまたはバナーを使用して個人の電子メール署名を作成できます。 使いやすい電子メール署名エディターを使用すると、個人および企業のニーズに合わせてプロ並みの電子メール署名を生成できます。

結論

ビジネス用のメールは、対面でのコミュニケーションとは少し異なります。 対話者の時間を尊重し、率直に話し、それから可能な限り多くの価値を得る。 これらの基本的なルールは、オンライン通信とオフライン通信の両方に当てはまります。 ただし、最高になりたい場合は、上記の簡単なアドバイスに従ってください。