القواعد الأساسية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التجارية الفعالة

1. الاستفادة من سطر الموضوع
2. ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية
3. كتابة البريد الإلكتروني ، يجب أن تكون قصيرة
4. كن منخرطًا
5. كن مهذبا
6. كن استباقيًا
7. تحدث عن المتلقي الخاص بك
8. انتبه للكلمات
9. تدقيق خطابك
10. قم بإنهاء عبارة الحث على اتخاذ إجراء
11. قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بحجب التوقيع

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

كم عدد الرسائل التي ترسلها كل أسبوع؟ العشرات؟ المئات؟ نحن نفعل. واحصل على تعليقات. يتمثل جوهر الكتابة الصحيحة للبريد الإلكتروني في العمل في تطبيق بعض القواعد على رسائلك ، لإشراك القارئ وتشجيعه على القيام ببعض الإجراءات - توقيع عقد ، أو شراء منتج ، أو بدء تجربة ، أو مجرد إرسال رسالة إليك. لتحقيق هذه الأهداف ، عليك الالتزام بقواعد معينة. يعد البريد الإلكتروني أداة فعالة للاتصال التجاري ، ولكن بدون استخدامه بشكل صحيح ، لن تتمكن من الحصول على أقصى استفادة منه. فيما يلي بعض القواعد الأساسية لكتابة خطابات عمل فعالة.

استخدم سطر الموضوع

البريد الإلكتروني بدون موضوع يشبه تمامًا مقالاً في صحيفة بدون عنوان. بالكاد ستنتبه لمثل هذا المقال. لذلك ، إذا كنت ترغب في لفت الانتباه إلى بريدك الإلكتروني ، فلا تترك سطر الموضوع فارغًا ، فقد يتم إهمال هذه الرسالة أو رفضها ببساطة على أنها بريد عشوائي. يجب أن يكون الموضوع موجزًا ​​ولكنه غني بالمعلومات بما يكفي لإعطاء القارئ فكرة عما يمكن قوله في الرسالة.

ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية

يجب أن تكون التحية في خطابات العمل رسمية وموجزة. لا تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل دائمًا مخاطبة الشخص بالاسم. وبالتالي ، يمكنك أن تبدأ رسالتك بكلمة "مساء الخير" أو "تحياتي". إذا اخترت مخاطبة شخص ما بالاسم ، فيمكنك البدء بكلمة "Dear Dr. X" أو "Mrs. X ، "وما إلى ذلك.

كتابة البريد الإلكتروني ، تكون قصيرة

تخيل فقط: تصل إلى مكتبك وتحلم بـ 1000 مهمة في قائمة المهام الخاصة بك ، افتح صندوق البريد الخاص بك ، وشاهد ما يصل إلى 20 حرفًا ، وانقر على أحدها وافتح رواية طويلة يصل طولها إلى صفحتين. قطعة رائعة من كتابة البريد الإلكتروني للأعمال ، أليس كذلك؟

بالنسبة لي ، أنا فقط أتخطى هذه الرسائل الإلكترونية أو أوقفها.

يقرأ الشخص العادي حرفًا لمدة 4 ثوانٍ ، فقط يلقي نظرة خاطفة على الكلمات ويحاول أن يقرر ما إذا كان سيقرأ المزيد. لذلك لا تسرق وقت القارئ. فقط كن واضحًا ، حتى النقطة المحددة ، واكتب رسائل بريد إلكتروني احترافية مختصرة.

كن جذابًا

ومع ذلك ، ماذا تفعل إذا كانت رسالتك تحتوي على معلومات أكثر من سبعة أسطر؟ اكتب رسالة بريد إلكتروني ، وكن جذابًا. ماذا يعني ذلك؟

يدعي مؤلف الإعلانات الشهير Joe Vitale: أن منتجك أغلى كلما طالت مدة النسخة. يبدو جيدًا أيضًا لخطابات الأعمال. تحتاج فقط إلى تقديم طلب لاحتياجات العميل والكتابة عن أشياء مثيرة للاهتمام. حاول معرفة ما يحتاجه المرسل إليه ورد على ذلك كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل.

كن مهذبا

نظرًا لأن المستلمين لديك غير قادرين على رؤية وجهك وعواطفك ، فسوف يحكمون عليك من خلال طريقة كتابتك. تأكد من كتابة رسالتك بطريقة مهذبة ولا تضغط على المستلمين أبدًا. استخدم نبرة إيجابية ولا تنس كتابة "شكرًا" و "من فضلك" ، شكرًا لتفهمك "وعبارات أخرى مهذبة.

كن استباقيًا

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، حاول أن تتنبأ بما يفكر فيه الشخص الموجود خلف الشاشة. يجب أن تبني رسالتك خطوة بخطوة ، مما يقود الشخص إلى الإجراء المطلوب. أدخل الأسئلة والأجوبة ، ناقش بعض النقاط ، اتفق مع القارئ. ولا تحاول الاختباء أبدًا إذا كانت هناك بعض المشاكل ؛ كن صادقا في كتابة البريد الإلكتروني.

تحدث عن المتلقي الخاص بك

الخطأ الشائع للعديد من المؤلفين هو أن يكونوا أنانيين لدرجة أنهم لا يهتمون بالقارئ. يحب الناس التحدث عن أنفسهم ، ويحبون القراءة عن أنفسهم أكثر. كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني التي تعمل؟ ما عليك سوى التحدث عن المرسل إليه أو فوائده أو اهتماماته أو ببساطة وصف مشكلة ثم حلها.

انتبه للكلمات

تتطلب كتابة البريد الإلكتروني للأعمال بعض الأسلوب والنهج بالتأكيد. لكن هل تفكر في الكلمات التي تستخدمها؟ حاول تجنب أي شيء يؤكد عدم يقينك (ربما ، ربما ، على ما أعتقد). لا تفرط في استخدام "أنا" و "أنا" ، واستخدم كلمات إيجابية ، وكن بسيطًا ، ومهذبًا ، ومرحبًا.

تدقيق رسالتك

قبل النقر فوق الزر "إرسال" ، لا تنس مراجعة البريد الإلكتروني وتعديله. من غير المحتمل أن تترك الرسالة التي بها أخطاء إملائية وأخطاء مطبعية انطباعًا جيدًا لدى شركائك في العمل أو العملاء. لذلك ، بغض النظر عن مدى انشغالك ، تحقق مرة أخرى من رسالتك وتأكد من أنها لا تحتوي على أخطاء نحوية وإملائية وعلامات ترقيم.

قم بإنهاء عبارة الحث على اتخاذ إجراء

ربما يكون لديك هدف ما عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا. ما هذا؟ إذا فهمت الهدف بوضوح ، فينبغي أن تنهي رسالتك بتقديم استئناف إليه. عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، اطلب من القارئ القيام ببعض الإجراءات ، وستزداد احتمالية الحصول على تعليقات. يجب أن تكون عبارة الحث على اتخاذ إجراء هي الجملة الأخيرة ، مضمونة وبدون خيارات للاختيار من بينها. فقط "اتصل بي" ، "رد بحلول الغد" ، "انتقل إلى موقع ويب". كل ما تحتاجه.

قم بإنهاء بريدك الإلكتروني مع حظر التوقيع

التوقيع هو نهاية منطقية لأي حرف وأيضًا فرصتك الأخيرة لجعل بريدك الإلكتروني استثنائيًا. يجب أن يحتوي توقيع البريد الإلكتروني على معلوماتك الشخصية ومعلومات الاتصال. يمكن أن تتضمن أيضًا معلومات حول عملك أو المنتجات التي تقدمها. من خلال إنشاء توقيع بريد إلكتروني مرة واحدة ، يمكنك استخدامه طالما أنه يناسب احتياجاتك.

باستخدام Newoldstamp ، يمكنك إنشاء توقيع بريدك الإلكتروني الشخصي باستخدام زر أو لافتة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. يتيح محرر توقيع البريد الإلكتروني سهل الاستخدام الخاص بنا إنشاء توقيعات بريد إلكتروني ذات مظهر احترافي للاحتياجات الشخصية والشركات.

استنتاج

تختلف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل قليلاً عن التواصل وجهًا لوجه. احترام وقت المحاور ، والتحدث مباشرة إلى النقطة ، والحصول على أكبر قدر ممكن من القيمة منه. هذه القواعد الأساسية صحيحة لكل من الاتصال عبر الإنترنت وغير متصل. إذا كنت تريد أن تكون الأفضل ، فما عليك سوى اتباع نصيحتنا البسيطة أعلاه.