Podstawowe zasady pisania skutecznych biznesowych wiadomości e-mail

1. Skorzystaj z tematu
2. Rozpocznij e-mail od powitania
3. Pisz e-mail, bądź krótki
4. Zaangażuj się
5. Bądź grzeczny
6. Bądź proaktywny
7. Porozmawiaj o swoim odbiorcy
8. Zwróć uwagę na słowa
9. Sprawdź swój list
10. Zakończ z wezwaniem do działania
11. Zakończ swój e-mail blokiem podpisu

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Ile listów wysyłasz tygodniowo? Dziesiątki? Setki? My robimy. I otrzymuj informacje zwrotne. Sednem prawidłowego pisania biznesowego e-maila jest zastosowanie pewnych zasad do swoich listów, aby zaangażować czytelnika i zachęcić go do wykonania pewnych czynności - podpisania umowy, zakupu produktu, rozpoczęcia okresu próbnego lub po prostu odesłania do Ciebie wiadomości. Aby osiągnąć te cele, musisz trzymać się pewnych zasad. E-mail jest skutecznym narzędziem komunikacji biznesowej, ale bez jego właściwego wykorzystania nie będziesz w stanie wykorzystać go w pełni. Oto kilka podstawowych zasad pisania skutecznych listów biznesowych.

Skorzystaj z tematu

E-mail bez tematu jest jak artykuł w gazecie bez nagłówka. Prawie nie zwrócisz uwagi na taki artykuł. Jeśli więc chcesz zwrócić uwagę na swój e-mail, nie pozostawiaj pustego wiersza tematu, ponieważ taki list może zostać po prostu pominięty lub odrzucony jako spam. Temat powinien być zwięzły, ale wystarczająco pouczający, aby dać czytelnikowi wyobrażenie o tym, co można powiedzieć w liście.

Zacznij e-mail od powitania

Powitanie w listach biznesowych powinno być formalne i zwięzłe. Biznesowe e-maile nie zawsze wymagają zwracania się do osoby po imieniu. W ten sposób możesz rozpocząć list od tradycyjnego „Dzień dobry” lub „Pozdrowienia”. Jeśli zdecydujesz się zwracać do osoby po imieniu, możesz zacząć od „Drogi Doktorze X” lub „Pani. X” itp.

Pisz e-mail, bądź zwięzły

Wyobraź sobie: wchodzisz do biura marząc o 1000 zadań z listy rzeczy do zrobienia, otwierasz skrzynkę pocztową, widzisz do 20 listów, klikasz na jeden z nich i otwierasz długą powieść o długości do 2 stron. Świetny kawałek biznesowego pisania e-maili, tak?

Jeśli chodzi o mnie, po prostu pomijam lub wstrzymuję takie e-maile.

Przeciętna osoba czyta list przez 4 sekundy, po prostu zerkając na słowa i próbując zdecydować, czy przeczytać więcej. Dlatego nie kradnij czasu czytelnika. Po prostu bądź jasny, rzeczowy i krótko pisz profesjonalne e-maile.

Zaangażuj się

Co jednak zrobić, jeśli Twój list zawiera więcej informacji niż siedem linijek? Pisząc e-mail, bądź angażujący. Co to znaczy?

Znany copywriter Joe Vitale twierdzi: im droższy jest twój produkt, tym dłuższa powinna być kopia. Brzmi dobrze również w przypadku listów biznesowych. Wystarczy zastosować się do potrzeb klienta i pisać o ciekawych rzeczach. Spróbuj dowiedzieć się, czego potrzebuje Twój adresat i odpowiedz na to, pisząc firmową wiadomość e-mail.

Bądź uprzejmy

Ponieważ Twoi odbiorcy nie są w stanie zobaczyć Twojej twarzy i emocji, będą oceniać Cię po sposobie pisania. Upewnij się, że Twój list jest napisany uprzejmie i nigdy nie naciskaj na odbiorców. Używaj pozytywnego tonu i nie zapomnij napisać „dziękuję”, „proszę”, dziękuję za zrozumienie i innych uprzejmych zwrotów.

Bądź proaktywny

Pisząc profesjonalnego e-maila, spróbuj przewidzieć, co myśli osoba za ekranem. Powinieneś budować swój list krok po kroku, prowadząc osobę do pożądanego działania. Wstawiaj pytania i odpowiedzi, omów kilka punktów, uzgodnij z czytelnikiem. I nigdy nie próbuj się ukrywać, jeśli są jakieś problemy; bądź szczery, pisząc e-mail.

Porozmawiaj o swoim odbiorcy

Popularnym błędem wielu autorów jest bycie tak samolubnym, że nie dbają o czytelnika. Ludzie uwielbiają mówić o sobie, a jeszcze bardziej uwielbiają czytać o sobie. Jak pisać e-maile, które działają? Po prostu opowiedz o swoim adresacie, jego korzyściach lub zainteresowaniach lub po prostu opisz problem, a następnie go rozwiąż.

Zwróć uwagę na słowa

Pisanie e-maili biznesowych wymaga zdecydowanie stylu i podejścia. Ale czy myślisz o słowach, których używasz? Staraj się unikać wszystkiego, co podkreśla twoją niepewność (na przykład prawdopodobnie, jak sądzę). Nie przesadzaj z „ja” i „ja”, używaj pozytywnych słów, bądź prosty, uprzejmy i przyjazny.

Sprawdź swój list

Przed kliknięciem przycisku „Wyślij” nie zapomnij sprawdzić i edytować e-maila. List z błędami ortograficznymi i literówkami raczej nie zrobi dobrego wrażenia na Twoich partnerach biznesowych lub klientach. Tak więc, bez względu na to, jak bardzo jesteś zajęty, dokładnie sprawdź swój list i upewnij się, że nie zawiera on błędów gramatycznych, ortograficznych ani interpunkcyjnych.

Zakończ wezwaniem do działania

Prawdopodobnie masz jakiś cel, kiedy piszesz e-mail. Co to jest? Jeśli jasno rozumiesz cel, powinieneś zakończyć swój list apelem do niego. Pisząc profesjonalną wiadomość e-mail, poproś czytelnika o wykonanie jakiejś czynności, a prawdopodobieństwo otrzymania informacji zwrotnej wzrośnie. Twoje wezwanie do działania powinno być Twoim ostatnim zdaniem, niezawodne i bez opcji do wyboru. Wystarczy „zadzwoń do mnie”, „odpowiedz do jutra”, „wejdź na stronę internetową”. Czegokolwiek potrzebujesz.

Zakończ swój e-mail blokiem podpisu

Podpis to logiczne zakończenie każdego listu, a także Twoja ostatnia szansa, aby Twój e-mail był wyjątkowy. Podpis e-mail powinien zawierać Twoje dane osobowe i kontaktowe. Może również zawierać informacje o Twojej firmie lub oferowanych produktach. Tworząc podpis e-mail raz, możesz go używać tak długo, jak odpowiada Twoim potrzebom.

Dzięki Newoldstamp możesz stworzyć swój osobisty podpis e-mail z przyciskiem wezwania do działania lub banerem. Nasz łatwy w użyciu edytor podpisów e-mail umożliwia generowanie profesjonalnie wyglądających podpisów e-mail na potrzeby osobiste i korporacyjne.

Wniosek

E-maile biznesowe różnią się nieco od komunikacji twarzą w twarz. Szanowanie czasu rozmówcy, mówienie wprost na temat i czerpanie z tego jak największej wartości. Te podstawowe zasady obowiązują zarówno w przypadku komunikacji online, jak i offline. Jeśli chcesz być najlepszy, postępuj zgodnie z naszą prostą radą powyżej.