Grundregeln für das Schreiben effektiver Geschäfts-E-Mails

1. Verwenden Sie eine Betreffzeile
2. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßung
3. Schreiben Sie eine E-Mail, fassen Sie sich kurz
4. Seien Sie engagiert
5. Seien Sie höflich
6. Seien Sie proaktiv
7. Sprechen Sie über Ihren Empfänger
8. Achten Sie auf Wörter
9. Lesen Sie Ihren Brief Korrektur
10. Schließen Sie mit dem Call-to-Action ab
11. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Signaturblock

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Wie viele Briefe verschicken Sie jede Woche? Dutzende? Hunderte? Wir tun es. Und Feedback erhalten. Der Kern des richtigen Schreibens von Geschäfts-E-Mails besteht darin, einige Regeln auf Ihre Briefe anzuwenden, den Leser zu motivieren und ihn zu einer Handlung zu ermutigen – einen Vertrag zu unterzeichnen, ein Produkt zu kaufen, eine Testversion zu starten oder Ihnen einfach eine Nachricht zu senden. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie sich an bestimmte Regeln halten. Eine E-Mail ist ein effizientes Werkzeug für die geschäftliche Kommunikation, aber ohne sie richtig zu nutzen, können Sie nicht das Maximum herausholen. Hier sind ein paar Grundregeln für das Schreiben wirkungsvoller Geschäftsbriefe.

Verwenden Sie eine Betreffzeile

Eine E-Mail ohne Betreff ist wie ein Zeitungsartikel ohne Überschrift. Sie werden einem solchen Artikel kaum Beachtung schenken. Wenn Sie also auf Ihre E-Mail aufmerksam machen möchten, lassen Sie die Betreffzeile nicht leer, da ein solches Schreiben sonst einfach übersehen oder als Spam abgewiesen werden kann. Der Betreff sollte kurz, aber informativ genug sein, um dem Leser eine Vorstellung davon zu geben, was in dem Brief gesagt werden könnte.

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßung

Die Begrüßung in Geschäftsbriefen sollte förmlich und prägnant sein. Bei geschäftlichen E-Mails muss nicht immer eine Person mit Namen angesprochen werden. So können Sie einen Brief mit einem traditionellen „Guten Tag“ oder „Gruß“ beginnen. Wenn Sie eine Person mit Namen ansprechen, können Sie mit „Sehr geehrter Dr. X“ oder „Mrs. X“ usw.

Schreiben Sie eine E-Mail, fassen Sie sich kurz

Stellen Sie sich vor: Sie kommen in Ihr Büro und träumen von 1.000 Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, öffnen Ihren Briefkasten, sehen bis zu 20 Briefe, klicken auf einen davon und öffnen einen langen Roman mit bis zu 2 Seiten Länge. Großartiges Stück E-Mail-Schreiben für Unternehmen, ja?

Ich für meinen Teil überspringe oder halte solche E-Mails einfach zurück.

Eine durchschnittliche Person liest einen Brief 4 Sekunden lang, wirft nur einen Blick auf die Wörter und versucht zu entscheiden, ob sie mehr lesen soll. Stehlen Sie dem Leser daher nicht die Zeit. Seien Sie einfach klar, auf den Punkt und schreiben Sie kurz professionelle E-Mails.

Seien Sie engagiert

Was aber tun, wenn Ihr Schreiben mehr als sieben Zeilen enthält? Schreiben Sie eine E-Mail, seien Sie engagiert. Was bedeutet das?

Der berühmte Werbetexter Joe Vitale behauptet: Je teurer Ihr Produkt ist, desto länger sollte eine Kopie sein. Klingt auch gut für Geschäftsbriefe. Sie müssen sich nur auf die Bedürfnisse eines Kunden beziehen und über interessante Dinge schreiben. Versuchen Sie herauszufinden, was Ihr Adressat braucht und antworten Sie darauf, indem Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben.

Höflich sein

Da Ihre Empfänger Ihr Gesicht und Ihre Emotionen nicht sehen können, werden sie Sie nach Ihrer Schreibweise beurteilen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief höflich geschrieben ist und drängen Sie Ihre Empfänger niemals auf. Verwenden Sie einen positiven Ton und vergessen Sie nicht, „Danke“, „Bitte“, „Danke für Ihr Verständnis“ und andere höfliche Sätze zu schreiben.

Sei proaktiv

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail und versuchen Sie vorherzusagen, was eine Person hinter einem Bildschirm denkt. Sie sollten Ihren Brief Schritt für Schritt aufbauen und eine Person zur gewünschten Aktion führen. Fügen Sie Fragen und Antworten ein, diskutieren Sie einige Punkte, stimmen Sie einem Leser zu. Und versuchen Sie niemals, sich zu verstecken, wenn es Probleme gibt; Schreiben Sie aufrichtig eine E-Mail.

Sprechen Sie über Ihren Empfänger

Der beliebte Fehler vieler Autoren ist, so egoistisch zu sein, dass sie sich nicht um einen Leser kümmern. Menschen lieben es, über sich selbst zu sprechen, und noch mehr lieben sie es, über sich selbst zu lesen. Wie schreibe ich funktionierende E-Mails? Sprechen Sie einfach über Ihren Adressaten, seine Vorteile oder Interessen oder beschreiben Sie einfach ein Problem und lösen Sie es dann.

Achten Sie auf Wörter

Das Schreiben geschäftlicher E-Mails erfordert definitiv einen gewissen Stil und Ansatz. Aber denken Sie über Worte nach, die Sie verwenden? Versuchen Sie, alles zu vermeiden, was Ihre Unsicherheit unterstreicht (wie wahrscheinlich, vielleicht, schätze ich). Übertreiben Sie nicht mit „ich“ und „mich“, verwenden Sie positive Worte, seien Sie einfach, höflich und einladend.

Lies deinen Brief Korrektur

Bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, vergessen Sie nicht, die E-Mail Korrektur zu lesen und zu bearbeiten. Ein Brief mit Rechtschreib- und Druckfehlern wird bei Ihren Geschäftspartnern oder Kunden kaum einen guten Eindruck hinterlassen. Also, egal wie beschäftigt Sie sind, überprüfen Sie Ihren Brief noch einmal und stellen Sie sicher, dass er keine Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler enthält.

Schließen Sie mit dem Call-to-Action ab

Sie haben wahrscheinlich ein bestimmtes Ziel, wenn Sie eine E-Mail schreiben. Was ist es? Wenn Sie das Ziel klar verstehen, sollten Sie Ihren Brief mit einem Appell daran abschließen. Schreiben Sie eine professionelle E-Mail, bitten Sie einen Leser, etwas zu tun, und die Wahrscheinlichkeit, Feedback zu erhalten, wird steigen. Ihr Call-to-Action sollte Ihr letzter Satz sein, narrensicher und ohne Auswahlmöglichkeiten. Einfach „rufen Sie mich an“, „antworten Sie bis morgen“, „gehen Sie auf eine Website“. Was auch immer du brauchst.

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Signaturblock

Die Signatur ist ein logisches Ende eines jeden Briefes und auch Ihre letzte Chance, Ihre E-Mail außergewöhnlich zu machen. Eine E-Mail-Signatur sollte Ihre persönlichen und Kontaktinformationen enthalten. Es kann auch Informationen über Ihr Unternehmen oder die von Ihnen angebotenen Produkte enthalten. Wenn Sie einmal eine E-Mail-Signatur erstellen, können Sie sie so lange verwenden, wie es Ihren Anforderungen entspricht.

Mit Newoldstamp können Sie Ihre persönliche E-Mail-Signatur mit einem Call-to-Action-Button oder Banner erstellen. Unser benutzerfreundlicher E-Mail-Signatur-Editor ermöglicht das Erstellen professionell aussehender E-Mail-Signaturen für persönliche und geschäftliche Anforderungen.

Fazit

Geschäftliche E-Mails unterscheiden sich ein wenig von der persönlichen Kommunikation. Die Zeit des Gesprächspartners respektieren, direkt auf den Punkt sprechen und so viel Wert wie möglich daraus ziehen. Diese Grundregeln gelten sowohl für die Online- als auch für die Offline-Kommunikation. Wenn Sie jedoch der Beste sein wollen, befolgen Sie einfach unsere einfachen Ratschläge oben.