Responsabilidades de operações de vendas: funções, deveres e obstáculos

As operações de vendas cobrem muito terreno no mundo dos negócios. Com o surgimento de ferramentas de vendas de grande tecnologia e altamente sofisticadas, as operações de vendas tornaram-se uma parte vital do sucesso da maioria das empresas.

Como operações de vendas é um termo tão amplo, a questão permanece: Quais são as responsabilidades das operações de vendas? O que faz um gerente de operações de vendas? Estas são questões que pretendemos responder hoje.

Mas primeiro, vamos definir brevemente as quatro funções básicas nas operações de vendas.

Funções de operações de vendas

Para pintar completamente o quadro das responsabilidades das operações de vendas, devemos primeiro entender as funções básicas. Isso não é tão simples quanto atribuir títulos genéricos como gerente, operador, etc. Como as equipes de operações de vendas atingem seus objetivos por meio de várias funções e procedimentos, como análise de dados, treinamento de equipe, previsão e muito mais, temos que generalizar suas funções.

As funções de operações de vendas se enquadram em quatro categorias básicas. Em nenhuma ordem particular, essas categorias são as seguintes:

• Estratégia
• Tecnologia
• Operações
• atuação

Como cada equipe de operações de vendas é diferente, você pode descobrir que a maioria das pessoas em uma determinada equipe se enquadra em uma categoria ou que uma equipe de operações de vendas tem uma pessoa em cada categoria. Muitas categorias em uma empresa podem levar de volta às operações de vendas.

As operações de vendas, em suma, têm tudo a ver com gerenciamento de dados. Claro, há muito mais sobre isso, e vamos entrar nisso, mas é importante entrar neste artigo com esse fato em mente. À medida que sua empresa cresce, conquista mais clientes e contrata mais representantes de vendas, as métricas de vendas se tornarão cada vez mais difíceis de rastrear e agir.

Pode parecer contraproducente, mas à medida que sua equipe cresce, você deseja simplificar ao máximo seus dados de vendas, que é onde a equipe de operações de vendas entra em ação.

Seu gerenciamento de desempenho de vendas e os dados a seguir devem ser sempre aprimorados. Se você deseja maximizar o sucesso e minimizar o esforço necessário para fechar uma venda, sua equipe de operações de vendas deve cumprir suas cinco responsabilidades principais com precisão e determinação.

As 5 responsabilidades das operações de vendas

Agora que entendemos algumas das funções de uma equipe de operações de vendas, podemos entender melhor suas responsabilidades. Na verdade, muitos pequenos detalhes unem uma equipe de operações de vendas adequada, mas essas são as cinco principais responsabilidades que você pode esperar que eles cubram.

• Obtenha visibilidade precisa e atualizada do desempenho da equipe de vendas
• Comparar desempenhos dentro da equipe de vendas
• Ajude sua equipe de vendas a trabalhar melhor com a previsão
• Crie e compense metas compreensíveis
• Escolher e manter ferramentas de vendas

Antes de mergulharmos nas cinco principais responsabilidades das operações de vendas, uma coisa importante precisa ser apontada. Essa é a diferença entre operações de vendas e capacitação de vendas.

Embora essas duas equipes sejam muito semelhantes no papel, elas se concentram nas coisas de maneira diferente. As equipes de capacitação de vendas se concentram nas vendas em nível de equipe. A habilitação de vendas consiste em capacitar os representantes de vendas com orientação e recursos para nutrir adequadamente os leads durante a jornada do comprador e fechar mais negócios.

As equipes de operações de vendas, por outro lado, geralmente auxiliam os gerentes de vendas na implementação da metodologia correta e em todos os pequenos detalhes que se seguem. Vamos mergulhar em um pouco mais de detalhes sobre isso agora.

1. Obtenha visibilidade precisa e atualizada do desempenho da equipe de vendas

Todo vendedor tem metas para o ano, trimestre, semana e assim por diante. Definir cotas é uma maneira fácil de se definir e obter uma visão clara de onde você está e onde precisa estar no que diz respeito aos seus objetivos.

Você está definindo metas para toda a equipe de vendas? Esta é uma responsabilidade crucial das operações de vendas e é extremamente importante. O acompanhamento e a coleta de dados sobre o desempenho da equipe são impossíveis sem esses objetivos. Você não pode relatar o progresso deles se não souber como eles estão progredindo.

Quer você tenha uma equipe de vendas de 3 ou 300 pessoas, acompanhar esses dados pode ser difícil. Além disso, à medida que você escala sua equipe, adicionar novos membros da equipe de vendas só pode aumentar a equação. Se você quiser manter a cabeça acima da água, precisará de duas coisas:

1. Um bom CRM
2. Um processo de vendas sólido

Um bom CRM pode ser definido de forma diferente dependendo de com quem você está falando. O que faz sentido para uma equipe pode não fazer sentido para você. A essa luz, você deve encontrar aquele que melhor se adapta à sua equipe. Isso, sem dúvida, envolverá muitos testes e algum tempo para testes. No entanto, você deve ter um CRM em sua pilha de ferramentas.

Para operações de vendas, um bom CRM permitirá que você compare o desempenho de vários representantes de vendas em geral. Você pode generalizar os dados para incluir todos em uma única equipe ou várias equipes, se desejar.

Um bom CRM não significa muito para sua equipe se não houver um processo de vendas sólido. Esta é outra responsabilidade de operações de vendas que se enquadra nesta categoria.

Seu processo de vendas precisa ser bem definido, testado e aprimorado constantemente. Incorporar KPIs fáceis de rastrear e agir também é essencial aqui. Cada membro da equipe de vendas precisa estar na mesma página, seguindo o mesmo processo e visando o mesmo objetivo.

Já falamos sobre como construir um processo de vendas B2B detalhadamente em outro de nossos posts, então não deixe de conferir.

2. Compare os desempenhos da equipe de vendas

Reunir as informações acima não significaria muito se você não as utilizasse para melhorar a equipe de vendas. Comparar o desempenho de cada representante de vendas ajudará você a entender melhor quem está fazendo o quê e fornecerá informações valiosas.

Por exemplo, se você tem uma ou duas pessoas com um desempenho extraordinariamente bom, vale a pena investigar para ver como todos podem ter o mesmo desempenho. Talvez eles estejam usando um certo tipo de linguagem ao falar com os clientes, ou talvez conheçam o produto melhor do que ninguém. Seja o que for, você precisa saber se está ajudando a vender mais e a satisfazer mais clientes.

Por outro lado, se você tem um representante de vendas com baixo desempenho, também precisa saber. Talvez eles não estejam confiantes no que estão vendendo ou apenas tendo uma semana/mês ruim. Saber como está o desempenho de cada pessoa da equipe de vendas e comparar seus desempenhos é a melhor maneira de encontrar maneiras de melhorar.

Sua equipe pode estar tendo problemas para trazer leads além de um determinado ponto do funil. Se for esse o caso, talvez o processo de vendas precise ser ajustado. Em muitos casos, você pode não ter problemas com seus representantes de vendas. Se você não está tendo problemas com a geração de leads, mas não está vendo muitos leads qualificados, isso deve gerar uma bandeira vermelha.

Você precisa comparar o desempenho de cada representante de vendas para ver o que precisa ser melhorado. Em alguns casos, encontrar essas visões gerais de desempenho é tão simples quanto acessar seu CRM e ver o desempenho de cada representante de vendas apresentado um ao lado do outro. Isso apenas destaca a importância de ter um CRM que faça sentido para sua equipe.

3. Ajude sua equipe de vendas a trabalhar melhor com a previsão

A previsão é o processo de usar dados históricos para prever o futuro do seu negócio. As empresas usam a previsão para determinar como devem alocar seu orçamento e planejar ainda mais os custos previstos para um próximo período de tempo.

Uma das melhores técnicas de desempenho em vendas é incentivar um pouco de competição amigável. Isso pode ser difícil de equilibrar, pois você não quer que as coisas saiam do controle. Mas, acender um pequeno fogo saudável sob sua equipe de vendas é uma ótima maneira de ver melhorias tanto no curto quanto no longo prazo.

A previsão de negócios precisa pode ajudar nesse sentido. Se você não estiver prevendo com precisão, não estará definindo os orçamentos adequados e as metas para a equipe parecerão irreais. Essa configuração pode desencorajar rapidamente a equipe e piorar ainda mais as coisas.

Um bom exemplo de como a previsão imprecisa pode afetar muito os negócios vem da popular empresa de roupas H&M. Devido a previsões imprecisas, a H&M previu um aumento maciço nas vendas. Como resultado, seus armazéns estavam lotados de estoque, mas não havia clientes suficientes para vender. Por sua vez, a H&M teve um enorme mergulho nos lucros.

Por outro lado, se sua previsão for precisa, você estará atualizando seu CRM, definindo o orçamento certo e criando metas desafiadoras, mas realistas. As metas que você está definindo com base nessa previsão não devem ser impossíveis, mas certamente darão à equipe o empurrão necessário para realmente causar impacto.

Existem ferramentas disponíveis para ajudá-lo a prever. Novamente, cada um deles é ligeiramente diferente do anterior. Assim como seu CRM, verifique se você está fazendo sua pesquisa.

4. Crie e compense metas compreensíveis

Uma das maiores responsabilidades das operações de vendas é criar metas fáceis de entender e seguir. Mais do que isso, você deve garantir que essas metas sejam comunicadas e compensadas quando cumpridas.

Uma boa maneira de fazer isso é criar uma estrutura em camadas que compense o indivíduo que faz as vendas. Por exemplo, você pode vincular algo como 75% da remuneração do vendedor à meta individual e os outros 25% à meta da equipe. Claro, você pode alterar e ajustar essas porcentagens com base no desempenho do indivíduo e da equipe, mas isso serve como um bom exemplo de como isso pode ser feito.

Outra forma de fazer isso é estruturar a remuneração com base no desempenho do indivíduo, mas adicionar bônus com base nas metas da equipe quando forem atingidas. Isso incentivará o crescimento pessoal e uma equipe equilibrada ao mesmo tempo. Os representantes mais experientes atuarão como mentores dos juniores para atingir as metas da equipe, e todos se esforçarão para atingir suas metas pessoais. Nesse cenário, ninguém fica de fora e todos recebem uma compensação decente.

Na realidade, existem muitas maneiras de compensar sua equipe de vendas. Nenhuma solução é melhor que a outra. Tudo depende das suas preferências e do desempenho da sua equipe com base na remuneração.

Esses objetivos e compensações devem ser claramente delineados. Esta é uma responsabilidade fundamental das operações de vendas. Tenha um documento onde qualquer pessoa da equipe de vendas possa fazer referência a esses dados. Inclua-o no processo de integração e verifique se ele está atualizado.

5. Escolha e mantenha ferramentas de vendas

As ferramentas não apenas ajudam o processo de operações de vendas, mas também ajudam a equipe de vendas a fazer seu trabalho.

Dependendo de com quem você fala, a ferramenta de vendas certa pode fazer ou quebrar uma equipe de vendas. Você precisa ter certeza de que as ferramentas que está usando fazem sentido para seus aplicativos, mas também precisa garantir que todos na equipe de vendas estejam à vontade e familiarizados com elas.

Uma das principais responsabilidades das operações de vendas é escolher as ferramentas de vendas certas e mantê-las. Você precisa coletar informações da equipe de vendas e entender o que eles gostam e não gostam em cada ferramenta que precisam usar. Você pode até usar os dados coletados de seus desempenhos, como mencionamos acima, e fazer alterações por meio de ferramentas de vendas com base nisso.

Por exemplo, se sua equipe de vendas não estiver satisfeita com a plataforma de e-mail que está usando, talvez seja hora de alterá-la e optar por uma ferramenta de e-mail que se adapte ao seu negócio.

Da mesma forma, se seus representantes de vendas não gostarem do CRM que você está usando, considere alterá-lo. Você precisa de um CRM que ofereça total transparência e divida os leads de maneira uniforme e justa. Caso contrário, um representante de vendas pode sentir que está sendo enganado e receber leads ruins que refletirão mal seu desempenho.

Novamente, um bom CRM dá aos representantes de vendas a confiança de que precisam e a capacidade de avaliar a qualidade de seus clientes potenciais. Eles precisam saber que seus esforços estão sendo vistos.

Colocando tudo isso em consideração, às vezes há apenas uma má reputação. Isso não quer dizer que eles estão lá fora para prejudicar seus negócios, mas talvez eles não sejam talhados para o departamento de vendas. De qualquer forma, sem as ferramentas certas em seu arsenal, esse é um insight que você pode nunca obter.

Como manter o sucesso nas operações de vendas

Como gerente de operações de vendas ou colaborador da equipe de operações de vendas, uma das responsabilidades mais importantes é manter seu próprio sucesso. Em resumo, veja como você pode gerenciar isso:

• Estabeleça uma missão clara para a equipe de vendas e comunique-a bem.
• Defina claramente as melhores práticas e processos e torne esse documento facilmente acessível.
• Diferencie entre suas próprias responsabilidades nas operações de vendas e as da equipe de capacitação de vendas.
• Concentre-se e priorize o sucesso e a retenção do cliente.

Como membro da equipe de operações de vendas, essas devem ser suas responsabilidades pessoais, independentemente da posição que você ocupa na equipe. Seu sucesso significa o sucesso da equipe de vendas. Se você falhar, eles podem falhar também.

Conclusões e dicas

Embora as responsabilidades da equipe de operações de vendas possam parecer infinitas, o que mencionei acima são as cinco principais responsabilidades nas quais todos na equipe devem se concentrar.

Tudo se resume a bons dados e como você age sobre eles. Como gerente de operações de vendas, seu objetivo principal sempre deve ser impulsionar o crescimento – tanto dentro de sua equipe quanto na equipe de vendas. Você nunca deve usar dados imprecisos, pois isso o sobrecarregará rapidamente. Seu processo deve ser rápido, confiável, repetível e fácil de alterar, se necessário.

A qualquer momento em sua carreira, tudo isso pode ser um desafio extremo ou ser tão suave quanto a manteiga. Os dados podem ser difíceis de manipular quando sua empresa está se expandindo e escalando. Por outro lado, uma vez que o processo é refinado e executado corretamente, sua equipe de vendas pode se sentar confortavelmente, facilitando a revisão e melhoria dos dados.

Tudo isso para dizer que todo o processo ficará muito mais fácil com as ferramentas certas no seu cinto. Com essas ferramentas, você pode medir o sucesso e monitorar o desempenho, prever com precisão para um melhor orçamento, incentivar o crescimento e a mudança e compensar quando necessário. Com o conjunto certo de ferramentas, as responsabilidades das operações de vendas podem ficar muito mais fáceis, não importa o quão rápido sua empresa cresça.