Responsabilidades de operaciones de ventas: roles, deberes y obstáculos

Las operaciones de ventas cubren mucho terreno en el mundo de los negocios. Con el auge de las herramientas de ventas altamente sofisticadas y de alta tecnología, las operaciones de ventas se han convertido en una parte vital del éxito de la mayoría de las empresas.

Dado que las operaciones de ventas son un término tan amplio, la pregunta sigue siendo: ¿Cuáles son las responsabilidades de las operaciones de ventas? ¿Qué hace un gerente de operaciones de ventas? Estas son preguntas que intentaremos responder hoy.

Pero primero, definamos brevemente los cuatro roles básicos en las operaciones de ventas.

Roles de operaciones de ventas

Para pintar completamente la imagen de las responsabilidades de las operaciones de ventas, primero debemos comprender los roles básicos. Esto no es tan simple como asignar títulos genéricos como gerente, operador, etc. Debido a que los equipos de operaciones de ventas alcanzan sus objetivos a través de varias funciones y procedimientos como análisis de datos, capacitación de equipos, pronósticos y más, debemos generalizar sus funciones.

Los roles de operaciones de ventas se dividen en cuatro categorías básicas. Sin ningún orden en particular, esas categorías son las siguientes:

• Estrategia
• tecnología
• Operaciones
• Actuación

Debido a que cada equipo de operaciones de ventas es diferente, es posible que la mayoría de las personas de un determinado equipo pertenezcan a una categoría o que un equipo de operaciones de ventas tenga una persona en cada categoría. Muchas categorías en un negocio pueden conducir a operaciones de ventas.

Las operaciones de ventas, en resumen, tienen que ver con la gestión de datos. Por supuesto, hay mucho más, y lo abordaremos, pero es importante entrar en este artículo con este hecho en mente. A medida que su negocio crezca, obtenga más clientes y contrate a más representantes de ventas, las métricas de ventas serán cada vez más difíciles de rastrear y actuar en consecuencia.

Puede parecer contraproducente, pero a medida que su equipo crece, querrá simplificar sus datos de ventas tanto como sea posible, que es donde entra en juego el equipo de operaciones de ventas.

Su gestión del rendimiento de ventas y los datos que siguen siempre deben mejorarse. Si desea maximizar el éxito y minimizar el esfuerzo que se necesita para cerrar una venta, entonces su equipo de operaciones de ventas debe cumplir con sus cinco responsabilidades clave con precisión y determinación.

Las 5 responsabilidades de las operaciones de venta

Ahora que comprendemos algunos de los roles en un equipo de operaciones de ventas, podemos comprender mejor sus responsabilidades. En verdad, muchos pequeños detalles unen a un equipo de operaciones de ventas adecuado, pero estas son las cinco responsabilidades clave que puede esperar que cubran.

• Obtenga una visibilidad precisa y actualizada del desempeño del equipo de ventas
• Comparar desempeños dentro del equipo de ventas
• Ayude a su equipo de ventas a trabajar mejor con pronósticos
• Crear y compensar objetivos comprensibles
• Elegir y mantener herramientas de ventas

Antes de sumergirnos en las cinco responsabilidades clave de las operaciones de ventas, es necesario señalar una cosa importante. Esa es la diferencia entre las operaciones de venta y la habilitación de ventas.

Si bien estos dos equipos son muy similares en el papel, se enfocan en las cosas de manera diferente. Los equipos de habilitación de ventas se centran en las ventas a nivel de equipo. La habilitación de ventas se trata de permitir que los representantes de ventas cuenten con orientación y activos para nutrir adecuadamente a los clientes potenciales a lo largo del viaje del comprador y cerrar más negocios.

Los equipos de operaciones de ventas, por otro lado, generalmente ayudan a los gerentes de ventas a implementar la metodología correcta y todos los pequeños detalles que siguen. Vamos a sumergirnos en un poco más de detalle sobre eso ahora.

1. Obtenga una visibilidad precisa y actualizada del desempeño del equipo de ventas

Cada vendedor tiene metas para el año, el trimestre, la semana, etc. Establecer cuotas es una manera fácil de aclararse y obtener una visión general clara de dónde se encuentra y dónde debe estar en lo que respecta a sus objetivos.

¿Está fijando metas para todo el equipo de ventas? Esta es una responsabilidad crucial de las operaciones de ventas y es increíblemente importante. El seguimiento y la recopilación de datos sobre el rendimiento del equipo es imposible sin estos objetivos. No puede informar sobre su progreso si no sabe cómo están progresando.

Ya sea que tenga un equipo de ventas de 3 o 300, hacer un seguimiento de estos datos puede ser abrumador. Además de eso, a medida que aumenta su equipo, agregar nuevos miembros del equipo de ventas solo puede agregar a la ecuación. Si quieres mantener la cabeza fuera del agua, necesitarás dos cosas:

1. Un buen CRM
2. Un proceso de ventas sólido como una roca

Un buen CRM se puede definir de manera diferente según con quién esté hablando. Lo que tiene sentido para un equipo puede no tenerlo en absoluto para ti. En ese sentido, debe encontrar el que mejor se adapte a su equipo. Sin duda, esto implicará muchas pruebas y algo de tiempo para las pruebas. No obstante, debe tener un CRM en su pila de herramientas.

Para las operaciones de ventas, un buen CRM le permitirá comparar el desempeño de varios representantes de ventas en todos los ámbitos. Puede generalizar los datos para incluir a todos en un solo equipo o en varios equipos si lo desea.

Un buen CRM no significa mucho para su equipo si no hay un proceso de ventas sólido. Esta es otra responsabilidad de operaciones de ventas que cae dentro de esta categoría.

Su proceso de ventas debe estar bien definido, probado y mejorado constantemente. Aquí también es esencial incorporar KPI que sean fáciles de rastrear y tomar en cuenta. Todos los miembros del equipo de ventas deben estar en sintonía, seguir el mismo proceso y apuntar al mismo objetivo.

Hemos repasado cómo construir un proceso de ventas B2B en gran detalle en otra de nuestras publicaciones de blog, así que asegúrese de revisarlo.

2. Comparar actuaciones dentro del equipo de ventas

Recopilar la información anterior no significaría mucho si no la usara para mejorar el equipo de ventas. Comparar el desempeño de cada representante de ventas lo ayudará a comprender mejor quién está haciendo qué y le brindará información valiosa.

Por ejemplo, si tiene una o dos personas que se desempeñan extraordinariamente bien, vale la pena investigar para ver cómo todos pueden desempeñarse de la misma manera. Tal vez estén usando cierto tipo de lenguaje cuando hablan con los clientes, o tal vez conozcan el producto mejor que nadie. Sea lo que sea, necesita saber si está ayudando a vender más y satisfaciendo a más clientes.

Por otro lado, si tiene un representante de ventas que tiene un desempeño deficiente, también debe saberlo. Tal vez no tengan confianza en lo que están vendiendo o simplemente tengan una mala semana/mes. Saber cómo se está desempeñando cada persona en el equipo de ventas y comparar sus desempeños es la mejor manera de encontrar formas de mejorar.

Es posible que su equipo tenga problemas para llevar clientes potenciales más allá de cierto punto del embudo. Si este es el caso, tal vez el proceso de ventas deba modificarse. En muchos casos, es posible que no tenga ningún problema con sus representantes de ventas. Si no tiene ningún problema con la generación de prospectos, pero no ve muchos prospectos calificados, eso debería generar una señal de alerta.

Debe comparar el desempeño de cada representante de ventas para ver qué necesita mejorar. En algunos casos, encontrar estos resúmenes de desempeño es tan simple como ingresar a su CRM y ver el desempeño de cada representante de ventas uno al lado del otro. Esto solo resalta la importancia de tener un CRM que tenga sentido para su equipo.

3. Ayude a su equipo de ventas a trabajar mejor con pronósticos

La previsión es el proceso de utilizar datos históricos para predecir el futuro de su negocio. Las empresas utilizan la previsión para determinar cómo deben asignar su presupuesto y planificar más los costos anticipados para un próximo período de tiempo.

Una de las mejores técnicas de desempeño en ventas es fomentar un poco de competencia amistosa. Esto puede ser difícil de equilibrar, ya que no desea que las cosas se salgan de control. Pero encender un pequeño fuego saludable bajo su equipo de ventas es una excelente manera de ver mejoras tanto a corto como a largo plazo.

La previsión empresarial precisa puede ayudar en este sentido. Si no está pronosticando con precisión, no estará estableciendo los presupuestos adecuados y las metas para el equipo resultarán poco realistas. Esta configuración puede desanimar rápidamente al equipo y empeorar las cosas.

Un buen ejemplo de cómo los pronósticos imprecisos pueden afectar en gran medida a los negocios proviene de la popular empresa de ropa H&M. Debido a pronósticos inexactos, H&M predijo un aumento masivo en las ventas. Como resultado, sus almacenes estaban repletos de existencias, pero no había suficientes clientes a quienes vender. A su vez, H&M tuvo una caída masiva de ganancias.

Por otro lado, si su pronóstico es preciso, actualizará su CRM, establecerá el presupuesto correcto y creará objetivos desafiantes pero realistas. Los objetivos que está estableciendo en función de este pronóstico no deberían ser imposibles, pero sin duda le darán al equipo el impulso que necesita para tener un impacto real.

Existen herramientas para ayudarlo a pronosticar. Una vez más, cada uno de ellos es ligeramente diferente al anterior. Al igual que su CRM, asegúrese de estar investigando.

4. Crea y compensa objetivos comprensibles

Una de las mayores responsabilidades de las operaciones de ventas es crear objetivos que sean fáciles de entender y seguir. Más que eso, debe asegurarse de que estos objetivos se comuniquen y se compensen cuando se cumplan.

Una buena manera de hacer esto es crear una estructura en capas que compense al individuo que realiza las ventas. Por ejemplo, podría vincular algo así como el 75 % de la compensación del vendedor a su objetivo individual y el otro 25 % al objetivo del equipo. Por supuesto, puede cambiar y ajustar estos porcentajes en función del rendimiento individual y del equipo, pero esto sirve como un buen ejemplo de cómo podría hacerse.

Otra forma de hacerlo es estructurar la compensación en función del desempeño individual, pero agregar bonificaciones en función de las metas del equipo cuando se cumplan. Esto fomentará el crecimiento personal y un equipo equilibrado al mismo tiempo. Los representantes más experimentados actuarán como mentores de los juniors para cumplir los objetivos del equipo, y todos se esforzarán por cumplir sus objetivos personales. En este escenario, nadie se queda fuera y todos obtienen una compensación decente.

En realidad, hay muchas formas de compensar a su equipo de ventas. Ninguna solución es mejor que la otra. Todo depende de tus preferencias y de cómo se desempeñe tu equipo en función de su compensación.

Estos objetivos y la compensación deben estar claramente definidos. Esta es una responsabilidad clave de las operaciones de ventas. Tener un documento donde cualquier persona del equipo de ventas pueda referenciar estos datos. Inclúyalo en el proceso de incorporación y asegúrese de que esté actualizado.

5. Elija y mantenga herramientas de ventas

Las herramientas no solo ayudan al proceso de operaciones de ventas, sino que también ayudan al equipo de ventas a hacer su trabajo.

Dependiendo de con quién hable, la herramienta de ventas adecuada puede hacer o deshacer un equipo de ventas. Debe asegurarse de que las herramientas que está utilizando tengan sentido para sus aplicaciones, pero también debe asegurarse de que todos los miembros del equipo de ventas se sientan cómodos y familiarizados con ellas.

Una responsabilidad clave de las operaciones de ventas es elegir las herramientas de ventas adecuadas y mantenerlas. Debe recopilar información del equipo de ventas y comprender lo que les gusta y lo que no les gusta de cada herramienta que necesitan usar. Incluso puede usar los datos recopilados de sus actuaciones, como mencionamos anteriormente, y realizar cambios a través de herramientas de ventas basados ​​​​en eso.

Por ejemplo, si su equipo de ventas no está satisfecho con la plataforma de correo electrónico que está utilizando, podría ser el momento de cambiarla y optar por una herramienta de correo electrónico que se adapte a su negocio.

Del mismo modo, si a sus representantes de ventas no les gusta el CRM que está utilizando, debe considerar cambiarlo. Necesita un CRM que ofrezca total transparencia y divida los clientes potenciales de manera equitativa y justa. De lo contrario, un representante de ventas puede sentir que lo están engañando y que le están dando malas pistas que reflejarán mal su desempeño.

Nuevamente, un buen CRM brinda a los representantes de ventas la confianza que necesitan y la capacidad de evaluar la calidad de sus prospectos. Necesitan saber que sus esfuerzos están siendo vistos.

Teniendo todo esto en cuenta, a veces solo hay una mala reputación. Eso no quiere decir que estén allí para dañar su negocio, pero tal vez no estén hechos para el departamento de ventas. De cualquier manera, sin las herramientas adecuadas en su arsenal, esta es una idea que quizás nunca obtenga.

Cómo mantener el éxito en las operaciones de ventas

Como gerente de operaciones de ventas o colaborador del equipo de operaciones de ventas, una de las responsabilidades más importantes es mantener su propio éxito. En resumen, así es como puede administrar eso:

• Establece una misión clara para el equipo de ventas y comunícala bien.
• Defina claramente las mejores prácticas y procesos, y haga que ese documento sea fácilmente accesible.
• Distinga entre sus propias responsabilidades en las operaciones de ventas y las del equipo de habilitación de ventas.
• Concéntrese y priorice el éxito y la retención del cliente.

Como miembro del equipo de operaciones de ventas, estas deben ser sus propias responsabilidades personales, sin importar el puesto que ocupe dentro del equipo. Su éxito significa el éxito del equipo de ventas. Si fallas, ellos también podrían fallar.

Conclusiones y comida para llevar

Si bien las responsabilidades del equipo de operaciones de ventas pueden parecer interminables, lo que mencioné anteriormente son las cinco responsabilidades clave en las que todos los miembros del equipo deben concentrarse.

Todo se reduce a buenos datos y cómo actúa en consecuencia. Como gerente de operaciones de ventas, su objetivo principal siempre debe ser impulsar el crecimiento, tanto dentro de su equipo como dentro del equipo de ventas. Nunca debe usar datos inexactos, ya que rápidamente lo abrumarán. Su proceso debe ser rápido, confiable, repetible y fácil de cambiar si es necesario.

En cualquier momento de su carrera, todo esto podría ser un desafío extremo o ser tan suave como la mantequilla. Los datos pueden ser difíciles de manejar cuando su empresa se está expandiendo y escalando. Por otro lado, una vez que el proceso se refina y se ejecuta correctamente, su equipo de ventas puede sentarse cómodamente, lo que le facilita la revisión y mejora de los datos.

Todo esto para decir que todo el proceso será mucho más fácil con las herramientas adecuadas en su cinturón. Con estas herramientas, puede medir el éxito y monitorear el desempeño, pronosticar con precisión para un mejor presupuesto, fomentar el crecimiento y el cambio, y compensar cuando sea necesario. Con el conjunto adecuado de herramientas, las responsabilidades de las operaciones de ventas se pueden hacer mucho más fáciles, sin importar qué tan rápido crezca su empresa.