Tanggung Jawab Operasi Penjualan: Peran, tugas, dan hambatan

Operasi penjualan mencakup banyak bidang di dunia bisnis. Dengan munculnya alat penjualan berteknologi besar dan sangat canggih, operasi penjualan telah menjadi bagian penting dari kesuksesan sebagian besar bisnis.

Karena operasi penjualan adalah istilah yang luas, pertanyaannya tetap: Apa tanggung jawab operasi penjualan? Apa yang dilakukan manajer operasi penjualan? Ini adalah pertanyaan yang akan kami coba jawab hari ini.

Tapi pertama-tama, mari kita definisikan secara singkat empat peran dasar dalam operasi penjualan.

Peran operasi penjualan

Untuk sepenuhnya menggambarkan tanggung jawab operasi penjualan, pertama-tama kita harus memahami peran dasar. Ini tidak sesederhana menetapkan jabatan umum seperti manajer, operator, dll. Karena tim operasi penjualan mencapai tujuan mereka melalui beberapa fungsi dan prosedur seperti analisis data, pelatihan tim, peramalan, dan banyak lagi, kita harus menggeneralisasi peran mereka.

Peran operasi penjualan termasuk dalam empat kategori dasar. Tanpa urutan tertentu, kategori tersebut adalah sebagai berikut:

• Strategi
• teknologi
• Operasi
• Pertunjukan

Karena setiap tim operasi penjualan berbeda, Anda mungkin menemukan bahwa kebanyakan orang di tim tertentu termasuk dalam satu kategori atau tim operasi penjualan memiliki satu orang di setiap kategori. Banyak kategori dalam bisnis dapat mengarah kembali ke operasi penjualan.

Singkatnya, operasi penjualan adalah tentang manajemen data. Tentu saja, ada lebih banyak lagi, dan kita akan membahasnya, tetapi penting untuk masuk ke artikel ini dengan mengingat fakta ini. Saat bisnis Anda meningkat, mengumpulkan lebih banyak pelanggan, dan mempekerjakan lebih banyak perwakilan penjualan, metrik penjualan akan menjadi semakin sulit untuk dilacak dan ditindaklanjuti.

Ini mungkin tampak kontraproduktif, tetapi saat tim Anda meningkat, Anda akan ingin menyederhanakan data penjualan Anda sebanyak mungkin, di situlah tim operasi penjualan ikut bermain.

Manajemen kinerja penjualan Anda dan data berikut harus selalu ditingkatkan. Jika Anda ingin memaksimalkan kesuksesan dan meminimalkan upaya yang diperlukan untuk menutup penjualan, maka tim operasi penjualan Anda harus menjalankan lima tanggung jawab utama mereka dengan akurasi dan tekad.

5 tanggung jawab operasi penjualan

Sekarang setelah kita memahami beberapa peran dalam tim operasi penjualan, kita dapat lebih memahami tanggung jawab mereka. Sebenarnya, banyak detail kecil yang menyatukan tim operasi penjualan yang tepat, tetapi ini adalah lima tanggung jawab utama yang dapat Anda harapkan dari mereka.

• Dapatkan visibilitas akurat dan terkini dari kinerja tim penjualan
• Bandingkan kinerja dalam tim penjualan
• Bantu tim penjualan Anda bekerja lebih baik dengan perkiraan
• Buat dan kompensasikan tujuan yang dapat dipahami
• Pilih dan pertahankan alat penjualan

Sebelum kita menyelami lima tanggung jawab operasi penjualan utama, satu hal penting perlu ditunjukkan. Itulah perbedaan antara operasi penjualan dan pemberdayaan penjualan.

Sementara kedua tim ini sangat mirip di atas kertas, mereka fokus pada hal-hal yang berbeda. Tim pemberdayaan penjualan fokus pada penjualan di tingkat tim. Pemberdayaan penjualan adalah tentang memungkinkan perwakilan penjualan dengan panduan dan aset untuk memelihara prospek dengan benar melalui perjalanan pembeli dan menutup lebih banyak transaksi.

Tim operasi penjualan, di sisi lain, biasanya membantu manajer penjualan dengan menerapkan metodologi yang tepat dan semua detail kecil yang mengikutinya. Mari selami sedikit lebih detail tentang itu sekarang.

1. Dapatkan visibilitas akurat dan terkini dari kinerja tim penjualan

Setiap tenaga penjual memiliki tujuan untuk tahun, kuartal, minggu, dan seterusnya. Menetapkan kuota adalah cara mudah untuk mengatur diri sendiri dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang di mana Anda berada dan di mana Anda harus berada sejauh menyangkut tujuan Anda.

Apakah Anda menetapkan tujuan untuk seluruh tim penjualan? Ini adalah tanggung jawab penting dari operasi penjualan dan sangat penting. Pelacakan dan pengumpulan data tentang kinerja tim tidak mungkin dilakukan tanpa tujuan ini. Anda tidak dapat melaporkan kemajuan mereka jika Anda tidak tahu bagaimana kemajuan mereka.

Apakah Anda memiliki tim penjualan yang terdiri dari 3 atau 300 orang, melacak data ini bisa sangat melelahkan. Selain itu, saat Anda menskalakan tim Anda, menambahkan anggota tim penjualan baru hanya dapat menambah persamaan. Jika Anda ingin menjaga kepala Anda tetap di atas air, Anda memerlukan dua hal:

1. CRM yang bagus
2. Proses penjualan yang kokoh

CRM yang baik dapat didefinisikan secara berbeda tergantung pada siapa Anda berbicara. Apa yang masuk akal untuk satu tim mungkin tidak masuk akal bagi Anda sama sekali. Dalam hal itu, Anda harus menemukan yang paling sesuai dengan tim Anda. Ini pasti akan melibatkan banyak percobaan dan beberapa waktu untuk pengujian. Meskipun demikian, Anda harus memiliki CRM di tumpukan alat Anda.

Untuk operasi penjualan, CRM yang baik akan memungkinkan Anda untuk membandingkan kinerja beberapa perwakilan penjualan secara menyeluruh. Anda dapat menggeneralisasi data untuk memasukkan semua orang dalam satu tim atau beberapa tim jika diinginkan.

CRM yang baik tidak berarti banyak bagi tim Anda jika tidak ada proses penjualan yang solid. Ini adalah tanggung jawab operasi penjualan lain yang termasuk dalam kategori ini.

Proses penjualan Anda perlu didefinisikan dengan baik, diuji, dan ditingkatkan terus-menerus. Memasukkan KPI yang mudah dilacak dan ditindaklanjuti juga penting di sini. Setiap anggota tim penjualan harus berada di halaman yang sama, mengikuti proses yang sama dan bertujuan untuk tujuan yang sama.

Kami telah membahas cara membangun proses penjualan B2B dengan panjang lebar di salah satu posting blog kami yang lain, jadi pastikan untuk memeriksanya.

2. Bandingkan kinerja dalam tim penjualan

Mengumpulkan informasi di atas tidak akan berarti banyak jika Anda tidak menggunakannya untuk meningkatkan tim penjualan. Membandingkan kinerja setiap tenaga penjualan akan membantu Anda lebih memahami siapa yang melakukan apa dan memberi Anda wawasan yang berharga.

Misalnya, jika Anda memiliki satu atau dua orang yang berkinerja sangat baik, ada baiknya menyelidiki untuk melihat bagaimana setiap orang dapat berkinerja dengan cara yang sama. Mungkin, mereka menggunakan jenis bahasa tertentu ketika berbicara dengan klien, atau mungkin, mereka tahu produk lebih baik daripada orang lain. Apa pun itu, Anda perlu tahu apakah itu membantu menjual lebih banyak dan memuaskan lebih banyak klien.

Di sisi lain, jika Anda memiliki perwakilan penjualan yang berkinerja buruk, Anda juga perlu tahu. Mungkin mereka tidak yakin dengan apa yang mereka jual atau hanya mengalami minggu/bulan yang buruk. Mengetahui bagaimana kinerja setiap orang di tim penjualan dan membandingkan kinerja mereka adalah cara terbaik untuk menemukan cara untuk meningkatkan.

Tim Anda mungkin mengalami masalah dalam membawa prospek melewati titik corong tertentu. Jika ini masalahnya, mungkin proses penjualan perlu diubah. Dalam banyak kasus, Anda mungkin tidak memiliki masalah dengan perwakilan penjualan Anda sama sekali. Jika Anda tidak mengalami masalah dengan perolehan prospek, tetapi Anda tidak melihat banyak prospek yang memenuhi syarat, itu akan menjadi tanda bahaya.

Anda perlu membandingkan kinerja setiap tenaga penjualan untuk melihat apa yang perlu ditingkatkan. Dalam beberapa kasus, menemukan ikhtisar kinerja ini semudah masuk ke CRM Anda dan melihat kinerja masing-masing tenaga penjualan diletakkan di samping satu sama lain. Ini hanya menyoroti pentingnya memiliki CRM yang masuk akal bagi tim Anda.

3. Bantu tim penjualan Anda bekerja lebih baik dengan perkiraan

Peramalan adalah proses menggunakan data historis untuk memprediksi masa depan bisnis Anda. Bisnis menggunakan peramalan untuk menentukan bagaimana mereka harus mengalokasikan anggaran mereka dan rencana lebih lanjut untuk biaya yang diantisipasi untuk periode waktu yang akan datang.

Salah satu teknik kinerja terbaik dalam penjualan adalah mendorong sedikit persaingan yang bersahabat. Ini bisa jadi sulit untuk diseimbangkan, karena Anda tidak ingin hal-hal menjadi tidak terkendali. Namun, menyalakan api kecil yang sehat di bawah tim penjualan Anda adalah cara yang bagus untuk melihat peningkatan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Peramalan bisnis yang akurat dapat membantu dalam hal ini. Jika Anda tidak memperkirakan secara akurat, Anda tidak akan menetapkan anggaran yang tepat, dan sasaran untuk tim akan menjadi tidak realistis. Pengaturan ini dapat dengan cepat mengecilkan hati tim dan memperburuk keadaan.

Contoh bagus tentang bagaimana perkiraan yang tidak akurat dapat sangat memengaruhi bisnis berasal dari perusahaan pakaian populer H&M. Karena peramalan yang tidak akurat, H&M memperkirakan peningkatan besar dalam penjualan. Akibatnya, gudang mereka penuh sesak dengan stok, tetapi tidak ada cukup pelanggan untuk dijual. Pada gilirannya, H&M mengalami penurunan keuntungan besar-besaran.

Di sisi lain, jika perkiraan Anda akurat, Anda akan memperbarui CRM, menetapkan anggaran yang tepat, dan membuat sasaran yang menantang namun realistis. Sasaran yang Anda tetapkan berdasarkan perkiraan ini seharusnya tidak mustahil, tetapi mereka pasti akan memberi tim dorongan yang mereka butuhkan untuk benar-benar membuat dampak.

Ada alat di luar sana untuk membantu Anda memperkirakan. Sekali lagi, masing-masing dari mereka sedikit berbeda dari yang terakhir. Sama seperti CRM Anda, pastikan Anda melakukan riset.

4. Buat dan kompensasikan tujuan yang dapat dimengerti

Salah satu tanggung jawab operasi penjualan terbesar adalah menciptakan tujuan yang mudah dipahami dan diikuti. Lebih dari itu, Anda harus memastikan tujuan ini dikomunikasikan dan diberi kompensasi saat terpenuhi.

Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan membuat struktur berlapis yang mengkompensasi individu yang melakukan penjualan. Misalnya, Anda dapat mengaitkan sekitar 75% dari kompensasi staf penjualan dengan target individu mereka dan 25% lainnya dengan target tim. Tentu saja, Anda dapat mengubah dan menyesuaikan persentase ini berdasarkan kinerja individu dan tim, tetapi ini merupakan contoh yang baik tentang bagaimana hal itu dapat dilakukan.

Cara lain untuk melakukannya adalah dengan menyusun kompensasi berdasarkan kinerja individu, tetapi menambahkan bonus berdasarkan tujuan tim ketika tercapai. Ini akan mendorong pertumbuhan pribadi dan tim yang seimbang pada saat yang bersamaan. Perwakilan yang lebih berpengalaman akan bertindak sebagai mentor bagi junior untuk mencapai tujuan tim, dan semua orang akan berusaha untuk mencapai tujuan pribadi mereka. Dalam skenario ini, tidak ada yang ditinggalkan, dan semua orang mendapat kompensasi yang layak.

Pada kenyataannya, ada banyak cara untuk memberikan kompensasi kepada tim penjualan Anda. Tidak ada satu solusi yang lebih baik dari yang lain. Itu semua tergantung pada preferensi Anda dan bagaimana kinerja tim Anda berdasarkan kompensasi mereka.

Tujuan dan kompensasi ini harus diuraikan dengan jelas. Ini adalah tanggung jawab utama dari operasi penjualan. Miliki dokumen di mana siapa pun di tim penjualan dapat merujuk data ini. Sertakan dalam proses orientasi, dan pastikan itu diperbarui.

5. Pilih dan pertahankan alat penjualan

Alat tidak hanya membantu proses operasi penjualan, tetapi juga membantu tim penjualan melakukan pekerjaan mereka.

Bergantung pada siapa Anda berbicara, alat penjualan yang tepat dapat membuat atau menghancurkan tim penjualan. Anda harus memastikan alat yang Anda gunakan masuk akal untuk aplikasi Anda, tetapi Anda juga harus memastikan semua orang di tim penjualan merasa nyaman dan akrab dengannya.

Tanggung jawab operasi penjualan utama adalah memilih alat penjualan yang tepat dan memeliharanya. Anda perlu mengumpulkan informasi dari tim penjualan dan memahami apa yang mereka suka dan tidak suka tentang setiap alat yang perlu mereka gunakan. Anda bahkan dapat menggunakan data yang dikumpulkan dari kinerja mereka, seperti yang kami sebutkan di atas, dan membuat perubahan melalui alat penjualan berdasarkan itu.

Misalnya, jika tim penjualan Anda tidak puas dengan platform email yang Anda gunakan, mungkin sudah saatnya untuk mengubahnya, dan menggunakan alat email yang sesuai dengan bisnis Anda.

Demikian juga, jika perwakilan penjualan Anda tidak menyukai CRM yang Anda gunakan, Anda harus mempertimbangkan untuk mengubahnya. Anda memerlukan CRM yang menawarkan transparansi penuh dan membagi prospek secara merata dan adil. Jika tidak, perwakilan penjualan mungkin merasa ditipu dan diberi petunjuk buruk yang akan mencerminkan kinerja mereka dengan buruk.

Sekali lagi, CRM yang baik memberi tenaga penjualan kepercayaan yang mereka butuhkan dan kemampuan untuk menilai kualitas prospek mereka. Mereka perlu tahu bahwa usaha mereka sedang dilihat.

Mempertimbangkan semua ini, terkadang hanya ada reputasi buruk. Itu tidak berarti mereka ada di luar sana untuk membahayakan bisnis Anda, tetapi mungkin mereka tidak cocok untuk departemen penjualan. Either way, tanpa alat yang tepat di gudang senjata Anda, ini adalah wawasan yang mungkin tidak akan pernah Anda dapatkan.

Bagaimana mempertahankan kesuksesan dalam operasi penjualan

Sebagai manajer operasi penjualan atau kontributor tim operasi penjualan, salah satu tanggung jawab terpenting adalah mempertahankan kesuksesan Anda sendiri. Singkatnya, inilah cara Anda dapat mengelolanya:

• Tetapkan misi yang jelas untuk tim penjualan, dan komunikasikan dengan baik.
• Tentukan dengan jelas praktik dan proses terbaik, dan buat dokumen itu mudah diakses.
• Bedakan antara tanggung jawab Anda sendiri dalam operasi penjualan, dan tanggung jawab tim pemberdayaan penjualan.
• Fokus pada dan prioritaskan kesuksesan dan retensi pelanggan.

Sebagai anggota tim operasi penjualan, ini harus menjadi tanggung jawab pribadi Anda, tidak peduli posisi apa yang Anda pegang dalam tim. Keberhasilan Anda berarti keberhasilan tim penjualan. Jika Anda gagal, mereka mungkin juga gagal.

Kesimpulan dan takeaway

Sementara tanggung jawab tim operasi penjualan mungkin tampak tidak ada habisnya, apa yang telah saya sebutkan di atas adalah lima tanggung jawab utama yang harus difokuskan oleh semua orang dalam tim.

Semuanya bermuara pada data yang baik dan bagaimana Anda bertindak berdasarkan itu. Sebagai manajer operasi penjualan, tujuan utama Anda harus selalu mendorong pertumbuhan — baik di dalam tim Anda maupun di tim penjualan. Anda tidak boleh menggunakan data yang tidak akurat, karena akan membuat Anda kewalahan dengan cepat. Proses Anda harus cepat, andal, berulang, dan mudah diubah jika perlu.

Pada waktu tertentu dalam karier Anda, semua ini bisa menjadi tantangan ekstrem atau semulus mentega. Data mungkin sulit untuk ditangani ketika perusahaan Anda sedang berkembang dan scaling. Di sisi lain, setelah proses disempurnakan dan berjalan dengan benar, tim penjualan Anda mungkin duduk dengan nyaman, memberi Anda waktu yang lebih mudah untuk meninjau dan meningkatkan data.

Semua ini untuk mengatakan bahwa seluruh proses akan menjadi jauh lebih mudah dengan alat yang tepat di ikat pinggang Anda. Dengan alat ini, Anda dapat mengukur keberhasilan dan memantau kinerja, memperkirakan secara akurat untuk penganggaran yang lebih baik, mendorong pertumbuhan dan perubahan, dan memberikan kompensasi jika diperlukan. Dengan seperangkat alat yang tepat, tanggung jawab operasi penjualan dapat dibuat lebih mudah, tidak peduli seberapa cepat perusahaan Anda tumbuh.