Existe uma maneira de maximizar a eficiência (tempo)?

Você já pensou que não há horas suficientes no dia para realizar tudo?

Do lado negativo, não é muito provável que tenhamos mais de 24 horas em breve.

Do lado positivo, você não precisa de mais de 24 horas – existem várias maneiras de aproveitar ao máximo o tempo que você já tem.

Neste artigo, veremos maneiras de maximizar a eficiência e obter o melhor uso do nosso tempo.

Mitos sobre a eficiência no trabalho

Antes de mergulharmos no segredo da eficiência (do tempo), temos que quebrar alguns mitos populares.

Ser eficiente significa trabalhar o máximo possível

Acontece que você passa o dia inteiro completando tarefas menos importantes da sua lista de tarefas, sem lidar com as de alta prioridade? Ou você passa todo o seu tempo escrevendo listas de tarefas, pesquisando e pensando em todos os resultados possíveis... sem fazer nenhum trabalho real?

Se você raramente tem tempo para a família e amigos, se está sempre fazendo alguma coisa, mas não se aproximando de seus objetivos, e se sente culpado quando não está trabalhando – você definitivamente está ocupado, mas é produtivo?

Ocupação não é necessariamente igual a produtividade. A conclusão de tarefas é um indicador melhor de produtividade do que a quantidade de tempo gasto trabalhando.

Trabalhar em casa é menos eficiente

Às vezes, há um equívoco de que trabalhar em casa significa essencialmente assistir à Netflix de pijama e brincar com seus animais de estimação enquanto seu laptop de trabalho está aberto ao seu lado.

Estudos recentes discordam – trabalhar em casa parece ser mais produtivo do que trabalhar no escritório. Um estudo da Universidade de Stanford feito ao longo de 9 meses que incluiu 16.000 trabalhadores descobriu que trabalhar em casa aumentou a produtividade em 13%. O aumento do desempenho contribuiu para um ambiente de trabalho mais conveniente, além de menos pausas e dias de doença.

De acordo com uma pesquisa da ConnectSolutions, 77% daqueles que trabalham remotamente pelo menos algumas vezes por mês apresentam aumento de produtividade – 30% trabalham mais em menos tempo e 24% trabalham mais pelo mesmo período de tempo.

Para ter sucesso, você tem que copiar os hábitos de pessoas altamente bem-sucedidas

A rotina matinal de toda pessoa de sucesso parece incluir acordar muito cedo, ter uma rotina rígida de exercícios, tomar banho com água fria, meditar, ler, manter um diário de gratidão, tomar um café da manhã extremamente saudável... A lista continua. E, tudo isso antes das 9h.

Embora eu esteja feliz que essa rotina funcione para eles e eles gostem, existem alguns problemas em copiar seus hábitos:

1. Eles não são para todos, nem se encaixam no estilo de vida de todos. Você deve adaptar seus hábitos diários a você, seus objetivos e seu modo de vida. Somos todos diferentes, então o fato de algo funcionar para outras pessoas não lhe dá nenhuma garantia de que funcionará para você.
2. Isso pode ser controverso, mas a menos que 1) você seja uma pessoa matinal e seja quando sua produtividade está no auge ou 2) você tem coisas importantes para fazer de manhã cedo – não há motivo real para acordar às 5 da manhã.
3. Não deixe que os hábitos e rotinas diárias de outras pessoas façam você se sentir mal com sua produtividade ou culpado porque você não está fazendo valer cada minuto. Isso nos leva ao nosso próximo mito…

Você tem que ser produtivo a cada segundo do dia

Descansar é tão produtivo quanto trabalhar. Forçar-se a trabalhar o tempo todo levará ao esgotamento, exaustão e desempenho inferior, pois você estará cansado demais para se concentrar adequadamente.

Os especialistas recomendam um mínimo de 7 horas de sono por noite, além de fazer pausas regulares durante o trabalho para manter a mente fresca e concentrada. Os intervalos de trabalho podem variar de 25 minutos (com intervalos de 5 minutos, como é o caso da técnica Pomodoro) a 90 minutos (com 20 minutos de intervalo).

Baixar todos os aplicativos de produtividade existentes ajudará você

Por mais que sejamos fãs de aplicativos de produtividade, baixar e tentar usar cada um deles geralmente faz mais mal do que bem. Para evitar ficar sobrecarregado, comece baixando apenas os que você acha que mais o ajudarão e teste-os para ver se eles funcionam para você.

Se o fizerem - ótimo.

E, se não, você sempre pode baixar uma alternativa ou tentar outra coisa.

Maneiras de maximizar a eficiência

Agora que eliminamos alguns mitos, aqui estão algumas das maneiras mais eficazes de maximizar a eficiência – desde obter o melhor uso do seu tempo até vencer a procrastinação.

Acompanhe seu tempo

Ser eficiente significa tirar o máximo proveito do seu tempo e gastá-lo com sabedoria.

Mas primeiro, você precisa se perguntar – No que você gasta tempo?

Se você não sabe, você deve começar a controlar o seu tempo. Essa prática o ajudará a analisar a maneira como você gasta seu tempo e fornecerá respostas para perguntas como:

• Existe algo que você deveria gastar mais ou menos tempo fazendo?
• Que mudanças você pode fazer em sua agenda para adequá-la melhor às suas necessidades?
• Quais áreas do seu gerenciamento de tempo precisam ser melhoradas?

Além disso, o rastreamento de tempo facilita a estimativa precisa do tempo necessário para concluir um determinado projeto. Ele também fornece dados que ajudarão a analisar seu desempenho.

Coma o sapo

Você não precisa se tornar um fã da culinária francesa – o método Coma o sapo envolve fazer a tarefa que você mais teme no início do seu dia de trabalho.
O “sapo” pode ser uma tarefa extremamente difícil, uma tarefa extremamente importante ou uma tarefa extremamente difícil e importante. Somente quando terminar com o “sapo”, passe para a próxima tarefa de menor importância.

Lembre-se que feito é melhor que perfeito

Você deve sempre tentar fazer o seu melhor. Mas, quando você se torna excessivamente crítico e estabelece padrões elevados e irrealistas para si mesmo e para os outros, isso pode se tornar um problema.

Tente lembrar que feito é melhor que perfeito e termine a tarefa mesmo que não seja 100% perfeita. Essa mentalidade irá:

• Ajudá-lo a obter resultados;
• Evite excesso de trabalho e esgotamento;
• Torná-lo mais produtivo;
• Ajudá-lo a economizar tempo;
• Seja mais fácil com sua saúde mental.

Seja pro ativo

Pessoas eficientes são pessoas proativas. Eles se concentram no que controlam e fazem seu próprio caminho tomando decisões, em vez de deixar que as circunstâncias atuais escolham seu caminho. Como ser mais proativo?

• Planejar com antecedência;
• Fornecer atualizações oportunas aos membros e gerentes de sua equipe;
• Seja ativo nas discussões da equipe;
• Problema resolvido;
• Busque feedback;
• Não insista nos erros, mas aprenda com eles.

Tenha um plano B se as coisas derem errado

Falando sobre ser proativo e planejar com antecedência, leve em consideração que existe a possibilidade de seu plano falhar. Por mais que seja bem pensado, sempre há algo inesperado que pode ocorrer. Para minimizar o fator surpresa, reveja as coisas que podem dar errado e faça um plano B, por precaução.

Minimize as distrações

Pense no que mais te distrai.

É o seu telefone? Desligue as notificações e/ou coloque o telefone em outra sala.

É falar com seus colegas de trabalho? Avise-os de que você está trabalhando em uma tarefa importante e que conversará no intervalo.
É um local de trabalho intrometido? Invista em fones de ouvido com cancelamento de ruído.

A preparação é a chave para o sucesso – quanto melhor você conhecer seu fluxo de trabalho, o que pode interrompê-lo e quais são as etapas necessárias para evitar as interrupções, mais eficiente você será.

Delegue tarefas menos importantes

Pergunte a si mesmo – quais tarefas se alinham com seu conjunto exato de habilidades e devem ser feitas por você especificamente? Essas são suas tarefas mais importantes – torne-as uma prioridade em sua lista de tarefas. Tente delegar aqueles com o nível de prioridade mais baixo para que você tenha tempo e energia suficientes para realizar suas tarefas principais.

Comunicar efetivamente

A comunicação eficaz no local de trabalho é clara, concisa, respeitosa, aberta e frequente. Todos devem ter sua vez de falar e expressar suas opiniões durante as discussões em equipe, enquanto outros ouvem ativamente. Tenha sempre em mente o ponto da discussão e o problema que você está tentando resolver. Uma boa comunicação minimiza erros e mal-entendidos e torna tudo mais tranquilo.

Isso é especialmente verdadeiro se sua equipe trabalha remotamente ou adotou um modelo de trabalho híbrido. Nesse caso, é igualmente importante encontrar as ferramentas de comunicação certas, de e-mails a aplicativos de bate-papo em equipe. Minha equipe usa o Pumble como nosso aplicativo preferido de bate-papo e colaboração em equipe - é ótimo para equipes que procuram uma solução econômica, pois é gratuito para usuários ilimitados e oferece acesso ilimitado ao histórico de bate-papo.

Aprenda a dizer “não”

O tempo é precioso — você só tem 1440 minutos por dia para realizar tudo, incluindo seu trabalho e sua vida privada. Seja exigente com a forma como você o gasta.

Outros, no entanto, provavelmente não têm o mesmo sentimento quando se trata de seu tempo, então você tem que aprender a dizer “não”. Seja assertivo, mas educado; dê às pessoas uma razão para sua recusa, mas não explique muito e não entre em muitos detalhes.

Use a “regra dos 2 minutos” para procrastinar

Esta dica é a minha favorita; se alguma coisa me ajuda a ser produtivo, é isso.

O primeiro passo é o mais difícil - é por isso que nunca deve levar mais de 2 minutos para fazer. Faça com que seja o mais fácil possível para começar.

“Escrever” se torna “abra um novo documento”, “exercício” se torna “coloque sua roupa de treino”, “passe seus e-mails” se torna “abra o aplicativo de e-mail”.

Isso não soa muito ruim, certo?

Quando você consegue começar, de repente fica muito mais fácil continuar fazendo o que você precisa fazer e, eventualmente, terminá-lo.

Peça por ajuda

Se você ficar preso, não há vergonha em pedir ajuda. Entendo que pode ser estressante, especialmente se você for um novo contratado, mas a maneira mais rápida de aprender é perguntar. Além disso, é melhor pedir e fazer corretamente do que cometer erros que poderiam ser facilmente evitados.

A primeira opção deve ser verificar se a resposta ainda não foi compartilhada com você ou está apenas a uma pesquisa do Google. Se não for, encontre a pessoa certa para o seu problema e pergunte.

Se uma reunião pode ser um e-mail, transforme-a em um e-mail

De acordo com a Atlassian, o trabalhador de escritório médio gasta 31 horas por mês participando de reuniões improdutivas. Os 91% dos frequentadores médios das reuniões afirmaram que sonham acordados durante a reunião, 73% fazem outro trabalho, 39% até dormem e 45% se sentem sobrecarregados com o número de reuniões que participam.

Algumas coisas precisam ser discutidas e discutidas em uma reunião; outros podem ser apenas um e-mail. Se o primeiro for o caso, mantenha suas reuniões pontuais e produtivas.

Maneiras adicionais de maximizar a eficiência que você talvez não tenha pensado

Além das formas usuais de combater a procrastinação, a desorganização e outros inimigos da produtividade, também existem algumas coisas divertidas e/ou interessantes que você pode tentar para maximizar a eficiência.

Encontre a lista de reprodução certa

Se você é uma daquelas pessoas que não consegue funcionar sem música, encontrar as músicas perfeitas para trabalhar é um fator importante para o seu sucesso. Alguns preferem aplicativos com sons de fundo, alguns gostam de rádio lo-fi ou jazz, alguns têm uma lista de reprodução do YouTube específica para agitação. Ou talvez fones de ouvido com cancelamento de ruído façam o truque para você? A música pode afetar a produtividade de forma positiva e negativa, portanto, certifique-se de encontrar a lista de reprodução certa.

Não desconsidere a importância de uma formação musical adequada!

Faça reuniões permanentes

Tente realizar uma reunião em pé – é, como o nome diz, uma reunião em que todos ficam de pé. Isso pode parecer incomum, no entanto, tem uma série de benefícios, pois:

• Leva menos tempo;
• Mantém a equipe engajada, melhorando o desempenho;
• É mais pontual;
• Coloca menos estresse no corpo – especificamente, no pescoço, costas e ombros que podem começar a doer após um período prolongado sentado.

Dê a si mesmo pequenas recompensas

Algumas tarefas são extraordinariamente chatas e/ou difíceis, mas precisam ser feitas – e, o que é ainda pior, precisam ser feitas especificamente por você.

Depois de muita pesquisa empírica, cheguei à conclusão de que a melhor maneira de me forçar a fazer essas tarefas é prometer a mim mesmo uma pequena recompensa. Conversei com pessoas que usam o método oposto: escolhem uma punição para si se não fizerem a tarefa, mas gosto mais do método de recompensa. Faz com que você forme uma associação positiva com sua tarefa, em vez de uma negativa.

E, nas sábias palavras de Tom e Donna de Parks and Recreation, você deve “tratar a si mesmo”.

Encontre atalhos repetíveis

Se você estiver fazendo algo repetidamente, não perca tempo repetindo sempre o mesmo processo - automatize-o.

Por exemplo, se você receber muitos e-mails que exigem a mesma resposta ou uma resposta muito semelhante, crie um modelo em vez de digitar a mesma coisa várias vezes.

Torne o seu espaço de trabalho agradável e inspirador

Se você passar 8 ou mais horas no mesmo lugar, torne esse lugar agradável de se estar. Você pode fazer isso:

• Organize sua mesa, seu laptop e seu telefone. Deixe Marie Kondo orgulhosa de você jogando fora e excluindo tudo o que você não usa. Guarde apenas as coisas que são importantes ou, como ela diria, “despertam alegria”, como uma planta ou uma foto emoldurada em sua mesa;
• Adicionando alguns toques pessoais para tornar o espaço mais agradável para trabalhar;
• Escolher a iluminação certa que não seja muito brilhante, mas que o mantenha acordado e focado.

Se você não sabe por onde começar, procure inspiração online. Meus favoritos pessoais são configurações de mesa estéticas e coleções de artigos de papelaria no YouTube – eu os assisto como se estivesse encantada. Além de me trazer uma alegria inexplicável, eles também me fazem comprar impulsivamente muitas coisas desnecessárias, então observe-as com cautela.

Se você procrastina, encontre um parceiro de responsabilidade

As pessoas costumam fazer isso quando se trata de ir à academia ou comer de forma saudável, mas ei, por que não aplicar no trabalho também? Se você luta com a procrastinação, encontre alguém que esteja no mesmo barco que você e mantenha um ao outro responsável e no caminho certo.

Tenha cuidado ao escolher seu amigo de responsabilidade, pois esta é uma faca de dois gumes. Pode sair pela culatra quando você acaba permitindo que o outro procrastine mais, juntos – o que é exatamente o oposto do que pretendemos realizar.

Conclusão

Eficiência significa alcançar a máxima produtividade com o mínimo de esforço. No nosso caso, isso também significa trabalhar de forma inteligente e ser intencional em relação ao seu tempo. Há muitas maneiras de conseguir isso, desde minimizar distrações e “comer o sapo” até encontrar a lista de reprodução certa e dar a si mesmo pequenas recompensas por realizar tarefas. Você só precisa encontrar as maneiras que funcionam melhor para você e estará no bom caminho para maximizar sua eficiência.