Como pensar de forma mais lucrativa como proprietário de uma agência | Marcel Petitpas

O que as empresas mais rentáveis ​​têm em comum? Eles usaram uma fórmula vencedora que resulta em clientes satisfeitos, crescimento constante e, é claro, receita e lucro. Eles criaram um processo repetível para adquirir, integrar, atender e encantar seus clientes, impulsionando os negócios de referência e iniciando o ciclo novamente.

Em uma entrevista recente no Conquer Local Podcast, o cofundador e CEO da Parakeeto , Marcel Petitpas , compartilha suas ideias sobre como as agências podem se concentrar na fórmula vencedora para seus negócios.

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O que significa lucro?

O lucro descreve o benefício financeiro obtido quando a receita gerada por uma atividade comercial excede as despesas, custos e impostos envolvidos na sustentação da atividade em questão, de acordo com a Investopedia .

Quaisquer lucros obtidos afunilam de volta para os empresários, que optam por embolsar o dinheiro ou reinvesti-lo de volta no negócio. O lucro é calculado como a receita total menos as despesas totais.

Mas como as agências podem garantir que não estão apenas excedendo seu limite de lucratividade, mas com margem suficiente para permitir um crescimento sustentável?

Perguntas a serem feitas antes de mergulhar nos números

De acordo com Petitpas, antes que as agências mergulhem nas métricas obtidas com o uso de ferramentas como rastreadores de tempo, relatórios de CRM da agência e software de gerenciamento de projetos , há algumas perguntas fundamentais que devem ser feitas primeiro.

Para garantir que uma agência esteja escolhendo o caminho certo para se tornar uma das empresas mais lucrativas do mundo das agências, elas podem se perguntar:

• Quem devemos contratar e quando? Eles têm as habilidades que precisamos?
• E se fecharmos esse negócio?
• E se não fecharmos este negócio?
• E se este acordo começar duas semanas depois do planejado?
• Estamos ganhando dinheiro com clientes e projetos e, em caso afirmativo, quanto?
• Quais clientes ou tipos de trabalho são mais e menos rentáveis ​​para nós?
• Estamos definindo o escopo dos projetos corretamente?
• Isso levou tanto tempo quanto pensávamos que levaria quando o vendemos?

Às vezes, ganhar o trabalho não é a parte mais difícil do trabalho

Para estar à altura e se juntar ao ranking dos negócios mais rentáveis ​​no espaço B2B, as agências não só precisam se tornar mestres em conquistar novos negócios, mas também perceber que é tudo o que acontece após a venda que determinará se um cliente é ou não vai continuar a contribuir para a sua linha de fundo.

Há muita complexidade em encontrar as respostas para as perguntas que as agências têm. Você está lidando com humanos, está lidando com o tempo, e pode parecer que o negócio está acontecendo com você e não para você.

Se os donos de agências puderem chegar a um ponto em que possam olhar para o futuro em suas tomadas de decisão, é um divisor de águas, de acordo com Petitpas.

Aprofundando-se para resolver e responder às perguntas acima, você:

• Torne o negócio mais agradável de administrar
• Ajudar a definir melhores expectativas para os clientes
• Certifique-se de que as agências não estão pedindo que sua equipe fique até tarde para atingir as entregas com tanta frequência
• Obtenha melhor visibilidade da lucratividade futura do negócio

Por que as agências devem se concentrar em seu cliente mais adequado

Tornar-se focado no laser nos clientes que fazem mais sentido para o seu negócio pode ajudar a oferecer clareza em outras áreas do trabalho também. Petitpas sugere que esse trabalho fundamental pode ajudar a orientar os esforços de aquisição de agências e até mesmo informar sua estratégia de preços.

“Quando se trata de preços, você deve ser tolerante ou agressivo e manter suas armas sob o risco de perder o cliente? Há matemática que você pode analisar para determinar em que ponto desse espectro você está”, explica Petitpas.

Petitpas descreve dois cenários:

1. A agência está ganhando um dólar por hora em um projeto. Se a utilização for baixa, é melhor ganhar um dólar por hora do que não ganhar nada e deixar que essas horas se esgotem.
2. Se uma agência está prevendo capacidade e alta utilização, ela pode determinar que perder um negócio não seria tão prejudicial. Nesse ponto, uma agência pode adotar uma abordagem diferente para escolher ou não aceitar esse trabalho.

As principais métricas que as agências precisam acompanhar

Os proprietários de agências podem ficar facilmente sobrecarregados olhando para uma grande quantidade de dados e determinando em quais indicadores-chave de desempenho (KPI) eles precisam prestar mais atenção. Petitpas sugere uma lista que, segundo ele, ajudou dezenas de agências a alcançar a lucratividade:

1. Receita bruta da agência (AGI)

A receita bruta da agência é calculada de forma diferente da receita total da agência. De acordo com Petitpas, os donos das agências devem retirar qualquer renda que possa ser considerada “repasse”. Enquanto a receita de repasse é a receita que uma agência está coletando de um cliente, a receita está simplesmente sendo repassada para um terceiro no final. Exemplos de receitas que não seriam incluídas na AGI incluem:

• Gastos com anúncios digitais
• Imprimir orçamento
• Parceiros de marca branca
• Empreiteiros

Dica do especialista: exclua os contratados da AGI se eles estiverem fazendo um trabalho que não seja essencial para o seu negócio. No entanto, se você terceirizou o trabalho para um empreiteiro porque simplesmente não tem capacidade e os está tratando como uma extensão de sua equipe interna, você pode trazê-los sob o guarda-chuva da AGI.

Se as agências estão procurando um número que represente a AGI nas demonstrações atuais de lucros e perdas (P&L), Petitpas diz que o lucro bruto é provavelmente um bom ponto de partida.

2. Margem de entrega da agência

A próxima métrica que as agências devem identificar é chamada de margem de entrega. Essa métrica inclui custos de entrega compartilhados, como assinaturas ou ferramentas, que não são necessariamente necessários para um único projeto, mas que uma equipe de entrega precisa realizar o trabalho. Combinar os custos de entrega com os salários da equipe de entrega fará com que a agência atinja sua margem de entrega.

“Quando comparado ao seu AGI, geralmente você almeja uma margem de entrega de 50% ou mais no P&L em um determinado período de tempo”, diz Petitpas.

3. Despesas gerais da agência

As agências vão querer garantir que não estejam gastando mais de 20 a 30% de sua AGI em custos indiretos, como:

• Gastos administrativos
• Gastos com vendas e marketing
• Custos de instalações (aluguel, internet, telefone, etc.)

As agências devem ter como meta um gasto de 8 a 12 por cento de sua AGI em administração, 8 a 12 por cento em vendas e marketing e 4 a 6 por cento em instalações.

Dica do especialista: as agências devem revisar as métricas acima trimestralmente ou até mensalmente, quando receberem relatórios de um contador ou contador.

4. Taxa média faturável (ABR)

Mais facilmente acessível do que a margem de entrega, o ABR pode fornecer às agências uma visão rápida da lucratividade de qualquer segmento que desejam examinar semanalmente ou até diariamente. Aqui está a fórmula para calcular o ABR:

AGI para qualquer projeto, cliente ou período de tempo

__________________________________

# de horas faturáveis ​​trabalhadas

Exemplo:

$ 10.000 AGI / 100 horas faturáveis ​​= taxa média faturável de $ 100 por hora

Essa métrica fornece às agências informações muito rapidamente sobre quais clientes têm taxas médias de cobrança mais altas e mais baixas. Ele dirá aos líderes como a taxa está tendendo ao longo do tempo. Se as agências tiverem uma boa ideia de qual é sua taxa média faturável, elas poderão ter uma noção melhor de qual é a margem de entrega durante um determinado período de tempo ou para um projeto específico.

5. Utilização da agência

Para calcular as taxas de utilização , a Petitpas sugere que você analise o tempo total que uma pessoa tem e compare com as horas faturáveis ​​registradas.

Exemplo:

John Smith tem 2080 horas disponíveis em um ano civil

John registrou 1400 horas faturáveis

John foi 67% utilizado durante o período

As metas de utilização para os membros puramente faturáveis ​​de uma equipe de agência devem ficar em torno de 75 a 95%, e as metas para toda a equipe devem ficar em torno de 60% para o ano.

6. Precisão do escopo

“As agências precisam de um ciclo de feedback para dizer-lhes quando eles estavam no campo esquerdo quando elaboram uma proposta. Talvez tenha levado o dobro do tempo ou talvez a parte de desenvolvimento de uma construção de site estivesse longe. Nesse caso, não há como as agências apertarem isso e torná-lo mais preciso ao longo do tempo”, diz Petitpas.

No final de cada projeto, as agências devem medir o quão perto chegaram das suposições feitas no início do projeto. Eles devem ter como objetivo cair dentro de 10% do escopo inicial.

Pensamentos finais

Os proprietários de agências confiam nesse sentimento de desconto que muitas vezes se torna sistêmico e afeta muito o resultado final. Essa abordagem geralmente não é escalável e deixará os proprietários de agências em pior situação do que quando começaram. Ao implementar os freios e contrapesos acima, as agências podem reduzir a incerteza e construir um processo de tomada de decisão repetível com base em dados em vez de suposições. Por sua vez, as agências podem se juntar a alguns dos negócios mais lucrativos no caminho de decisão orientado por dados.

Sobre Marcel Petitpas

Marcel Petitpas é o CEO e cofundador da Parakeeto , uma empresa dedicada a ajudar as agências a melhorar sua lucratividade, simplificando suas operações e sistemas de relatórios. Em seu trabalho como palestrante, apresentador de podcast e consultor, especializado em otimização de lucratividade de agências, ele ajudou centenas de agências em todo o mundo a melhorar a lucratividade e o fluxo de caixa em seus negócios. Siga Marcelo no LinkedIn .