Estimativa de projeto, feita da maneira certa

Às vezes, ganhar o trabalho não é a parte mais difícil do seu trabalho.

A estimativa de projetos continua a ser uma questão complexa para as agências lidarem. É um equilíbrio delicado de definir expectativas claras com o cliente, sabendo que ele tem outras ofertas na mesa de sua concorrência. Você não quer despejar 10 horas em uma proposta bem pensada, apenas para que ela seja recusada. Mas se você não gastar tempo suficiente com as letras miúdas, o escopo do seu projeto pode ficar longe de você.

Neste artigo, compartilhamos dicas que ajudaram dezenas de agências a tomar decisões baseadas em dados que só se tornam mais fortes e confiáveis ​​com o tempo.

Então, como fazemos?

Digite, o volante de rentabilidade da agência.

O Agency Profitability Flywheel é uma estrutura que permite que sua agência auto-ajuste seu sistema de estimativa em quatro etapas:

1. Definindo técnicas de estimativa
2. Instalação de loops de feedback quantitativo (rastreamento de tempo e custo)
3. Estabelecendo cadências de relatórios e feedback
4. Definindo cadências de otimização de processos

As etapas um e dois estão focadas em obter suas estimativas rapidamente, sem comprometer a precisão. As etapas três e quatro se concentram no feedback acionável de sua equipe, melhorando a lucratividade, a eficiência e a consistência, além de tornar o trabalho que você faz mais previsível ao longo do tempo por meio de um processo melhor.

Etapa dois: instalar ciclos de feedback quantitativo (rastreamento de tempo e custo)

Agora que definimos e padronizamos nosso processo, facilitamos a instalação de um loop de feedback que coloca pontos de dados no gráfico abaixo, construindo lentamente essa linha de relacionamento que só se fortalece com o tempo.

No entanto, nem tudo são borboletas e arco-íris ainda. O que vimos no passado é que esses dados podem ser distorcidos pelo sempre ilusório problema de “rastreamento de tempo”. Aqui estão dois problemas principais que vemos:

1. Gerenciamento de projetos e estruturas operacionais conflitantes

O exemplo mais comum que vemos é disso desconectado quando as estimativas são divididas por função ou função (criadas pela equipe de operações):

“x horas de desenvolvimento, xx horas de design, xx horas de gerenciamento de projetos, etc.”

Considerando que a filosofia de gerenciamento de projetos está mais alinhada com as tarefas:

"X horas no esboço do conteúdo, XX horas nos wireframes, XX horas no Q/A, etc."

Esse problema é agravado pelo fato de que a maioria das agências utiliza ferramentas de controle de tempo, cujos projetos são estruturados de uma determinada forma, e por isso é mais difícil resolver esses problemas. Mas, a ferramenta em si também não vem sem falhas.

Normalmente, vemos problemas com as convenções de nomenclatura com as quais sua agência está acostumada. Em um projeto, você pode nomear o design “web design” e em outro projeto, você pode chamá-lo de “designer”. Caramba, em um terceiro projeto você pode chamá-los de “designer gráfico”, todos com a mesma função, mas são chamados de coisas diferentes e, portanto, não nos fornecem dados horizontalmente consistentes em diferentes projetos (para comparar, analisar e tomar decisões).

2. Falta de ferramentas adequadas para gerenciamento de projetos, acompanhamento de tempo e custos

Depois de decidir sobre uma estrutura consistente para seus dados com convenções de nomenclatura alinhadas horizontalmente, você sabe exatamente o que precisa de sua ferramenta de gerenciamento de projetos para implementar isso. Mas nem todas as ferramentas serão “adequadas” para você.

Faça sua pesquisa, descubra se essa ferramenta permitirá o nível de complexidade de suas estruturas e encontre esse ponto ideal. Os líderes do setor que vemos nos clientes o tempo todo incluem ClickUp, Monday.com, Asana e Teamwork.

Em seguida, escolha uma ferramenta de rastreamento de tempo. Não precisa ser uma ferramenta completa (para rastreamento de tempo E gerenciamento de projetos) e, pela nossa experiência, essas ferramentas são extremamente medíocres e acabam deixando de fora recursos úteis ou importantes que você obteria de um único , ferramenta especializada. Fazer isso permitirá que sua equipe de operações e PM trabalhe sem compromissos.

Se você for usar o controle de tempo integrado a uma ferramenta de gerenciamento de projetos, apenas certifique-se de usar tags, campos personalizados ou convenções de nomenclatura para mapear todas as entradas de tempo de volta para o MESMO FORMATO que está usando em suas estimativas. Sem isso, seus dados de rastreamento de tempo serão essencialmente inúteis quando se trata de gerar estimativas futuras.

Espere um segundo, e se minha equipe odiar o controle do tempo?

Nós sabemos. Nós também não gostamos de fazer isso, mas todos sabemos o quanto essa informação é importante .

Aqui estão dois elementos essenciais para dados de rastreamento de tempo precisos, confiáveis ​​e acionáveis:

1. Conformidade
2. Honestidade

Colocar a equipe a bordo com o controle de tempo é mais do que apenas uma reunião de 30 minutos explicando como fazê-lo. A cultura da sua agência deve promover a importância do controle do tempo como um componente crítico na medição de desempenho e lucratividade.

A equipe também deve entender o quão importante é ser verdadeiro e transparente sobre o tempo gasto, não porque você não confia neles, mas por causa de como isso afeta a tomada de decisões.

Nunca use dados de rastreamento de tempo para disciplinar ou policiar pessoas. Não o use para medir a produtividade. Use-o apenas para facilitar discussões sobre como e por que as coisas não aconteceram do jeito que você imaginou que aconteceriam quando foi definido o escopo e encontre oportunidades para se tornar mais eficiente.

Etapa quatro: ciclos de melhoria de processos

Finalmente, estamos pegando o que temos e transformando em melhorias de processo. Essas melhorias levarão a uma maior consistência em nossos investimentos de tempo para o trabalho, que se tornam cada vez mais fáceis de prever quanto mais você faz. Você verá que a linha de relacionamento em sua estimativa se torna mais forte e, na verdade, é empurrada para um relacionamento mais significativo à medida que as melhorias do processo surgem (veja a imagem abaixo).

Começamos com dois frameworks:

• Processos de entrega
• Técnicas de estimativa de projeto

Processos de entrega - iteração

Primeiro, você pode começar definindo a estrutura que usamos para fazer iterações em nossos processos. Nossa equipe gosta de criar um backlog de melhorias que podem ser feitas (geralmente esses itens de ação saem de reuniões retrô e de desempenho) e depois abordá-los em sprints. Ao fazer isso, nossos processos melhoram, mas isso não significa que paramos de adicionar ao backlog. O backlog é um ciclo interminável de melhoria. Sempre há espaço para isso.

Bônus - usamos a pontuação ICE para priorizar nosso backlog. Ajuda-nos a decidir o que pode esperar e combina-o com o que tem maior impacto em relação ao esforço envolvido na sua implementação.

Técnicas de estimativa de projeto - iteração

Por fim, é importante revisitar suas técnicas de estimativa regularmente. Vamos querer pegar os dados que você obteve de projetos anteriores, incluindo rastreamento de custo e tempo, e mapeá-los em relação às suas métricas de escopo.

Você pode construir uma biblioteca completa de projetos e agrupá-los (ou etiquetá-los) por tamanho, escopo, serviço, etc. Idealmente, a linha de relacionamento se tornará cada vez mais forte, tornando suas estimativas mais confiáveis ​​com o passar do tempo.

O resultado final deve ser a capacidade de pegar essas questões de escopo que discutimos no início do post e conectá-las a um modelo que usa dados para ajudá-lo a prever o tempo que levará para ser concluído.

Por exemplo:

O cliente precisa de um site com 30 páginas, um widget de comércio eletrônico personalizado, uma integração de marketing por e-mail e tem um orçamento de cerca de US$ 50.000

Com base nessas informações, achamos que eles são cerca de 5/10 em nossa escala de complexidade do site (do mais para o menos complexo em que trabalhamos)

Com base em projetos anteriores, devemos estimar em torno de:

• 32 horas de gerenciamento de projetos
• 65 horas de projeto
• 60 horas de desenvolvimento
• 18 horas de garantia de qualidade

Tudo o que resta a fazer é aplicar os últimos 10% de julgamento e começar a modelar diferentes cenários de preços para garantir que suas margens estejam no lugar certo.

Metas de lucratividade do projeto

A última pergunta que devemos gastar um momento respondendo antes de encerrar é quão lucrativo um projeto deve ser?

É claro que há nuances aqui, mas supondo que você esteja em posição de fazer com que o cliente vá embora sem que suas taxas de utilização caiam absolutamente, você deve apontar para 60-70% mais a margem de entrega.

O que isso significa?

Resumindo - o valor que custará para você concluir o projeto será de 30 a 40% da Receita Bruta da Agência (AGI) que você obterá do projeto.

Aqui está a Fórmula:

Margem de Entrega = (Receita Bruta da Agência (AGI - Custo)/Custo

Definições:

A Receita Bruta da Agência (AGI) é o valor da receita restante após subtrair as despesas de repasse, como gastos com publicidade, orçamentos de impressão, fornecedores/parceiros externos, custos de material etc.

Custos de entrega são os custos diretos relacionados à realização da entrega e, na maioria das vezes, são apenas o custo do tempo de sua equipe, bem como de quaisquer freelancers que você está trazendo para fazer o trabalho.

Para funcionários em tempo integral, o custo horário é calculado tomando seu salário anual mais os benefícios e dividindo-o por 2.080 horas.

Leia mais sobre os detalhes do cálculo do custo por hora e do cálculo das margens de lucro .

Exemplo:

Taxas totais do projeto: US$ 15.000

Despesas de passagem: $ 5.000

AGI: $ 10.000

Custo: 100 horas x custo médio de US$ 25/h = US$ 2.500

Margem de entrega = ($ 10.000 - $ 2.500) / $ 10.000 ou 75 por cento

Dica profissional:

Se você souber seu custo médio por hora, poderá obter rapidamente uma leitura da sua margem de entrega calculando seu ABR e conectando-o a um cálculo de margem de entrega.

Exemplo:

Projeto AGI: $ 10.000

Horas estimadas: 100

Custo médio por hora = US$ 35/h

Taxa Faturável Média = $ 10.000 / 100 = $ 100/h

Margem de entrega estimada = ($ 100 - $ 35) / $ 100 = 65 por cento