Cómo pensar de manera más rentable como propietario de una agencia | Marcel Petitpas

¿Qué tienen en común los negocios más rentables? Han marcado una fórmula ganadora que da como resultado clientes satisfechos, un crecimiento constante y, por supuesto, ingresos y ganancias. Han creado un proceso repetible para adquirir, incorporar, servir y deleitar a sus clientes, impulsando el negocio de referencias y comenzando el ciclo nuevamente.

En una entrevista reciente en Conquer Local Podcast, el cofundador y director ejecutivo de Parakeeto , Marcel Petitpas , comparte sus ideas sobre cómo las agencias pueden concentrarse en cómo se ve esa fórmula ganadora para sus negocios.

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¿Qué significa beneficio?

La ganancia describe el beneficio financiero obtenido cuando los ingresos generados por una actividad comercial superan los gastos, costos e impuestos involucrados en el mantenimiento de la actividad en cuestión, según Investopedia .

Todas las ganancias obtenidas se canalizan de regreso a los dueños de negocios, quienes eligen embolsarse el efectivo o reinvertirlo nuevamente en el negocio. El beneficio se calcula como los ingresos totales menos los gastos totales.

Pero, ¿cómo pueden las agencias asegurarse de que no solo superan su umbral de rentabilidad, sino que lo superan con un margen suficiente para permitir un crecimiento sostenible?

Preguntas para hacer antes de sumergirse en los números

Según Petitpas, antes de que las agencias se sumerjan en las métricas obtenidas mediante el uso de herramientas como los rastreadores de tiempo, los informes de CRM de la agencia y el software de gestión de proyectos , hay algunas preguntas fundamentales que deberían plantearse primero.

Para asegurarse de que una agencia esté eligiendo el camino correcto para convertirse en una de las empresas más rentables del mundo de las agencias, pueden preguntarse:

• ¿A quién debemos contratar y cuándo? ¿Tienen las habilidades que necesitamos?
• ¿Y si cerramos este trato?
• ¿Y si no cerramos este trato?
• ¿Qué pasa si este trato comienza dos semanas más tarde de lo planeado?
• ¿Estamos ganando dinero con clientes y proyectos? De ser así, ¿cuánto?
• ¿Qué clientes o tipos de trabajo son más y menos rentables para nosotros?
• ¿Estamos evaluando los proyectos correctamente?
• ¿Tomó esto tanto tiempo como pensamos que tomaría cuando lo vendimos?

A veces, ganar el trabajo no es la parte más difícil del trabajo.

Para estar a la altura de las circunstancias y unirse a las filas de los negocios más rentables en el espacio B2B, las agencias no solo deben convertirse en expertas en ganar nuevos negocios, sino también darse cuenta de que todo lo que sucede después de la venta determinará si un cliente es o no. va a seguir contribuyendo a su resultado final.

Hay mucha complejidad para encontrar las respuestas a las preguntas que tienen las agencias. Estás tratando con humanos, estás tratando con el tiempo, y puedes sentir que el negocio te está sucediendo a ti en lugar de a ti.

Si los propietarios de las agencias pueden llegar a un lugar en el que puedan mirar hacia adelante en su toma de decisiones, es un cambio de juego, según Petitpas.

Profundizar en la resolución y respuesta de las preguntas anteriores:

• Hacer que el negocio sea más agradable de manejar
• Ayudar a establecer mejores expectativas para los clientes.
• Asegúrese de que las agencias no le pidan a su equipo que se quede hasta tarde para cumplir con los entregables con tanta frecuencia
• Obtenga una mejor visibilidad de la rentabilidad futura del negocio

Por qué las agencias deberían centrarse en su cliente más adecuado

Centrarse en los clientes que tienen más sentido para su negocio puede ayudar a ofrecer claridad en otras áreas del trabajo también. Petitpas sugiere que este trabajo fundamental puede ayudar a dirigir los esfuerzos de adquisición de agencias e incluso informar su estrategia de precios.

“Cuando se trata de precios, ¿debe ser indulgente o debe ser agresivo y mantenerse firme a riesgo de perder al cliente? Hay matemáticas que puedes mirar para determinar en qué parte de ese espectro te encuentras”, explica Petitpas.

Petitpas plantea dos escenarios:

1. La agencia gana un dólar la hora en un proyecto. Si la utilización es baja, es mejor ganar un dólar por hora que no ganar nada y dejar que esas horas se estropeen.
2. Si una agencia está pronosticando capacidad y alta utilización, podría determinar que perder un trato no sería tan perjudicial. En ese momento, una agencia puede adoptar un enfoque diferente sobre si elige o no asumir ese trabajo.

Las agencias de métricas clave necesitan rastrear

Los propietarios de agencias pueden sentirse abrumados fácilmente al ver una gran cantidad de datos y determinar a qué indicadores clave de rendimiento (KPI) deben prestar más atención. Petitpas sugiere una lista que, según él, ha ayudado a decenas de agencias a alcanzar la rentabilidad:

1. Ingreso bruto de la agencia (AGI)

Los ingresos brutos de la agencia se calculan de manera diferente a los ingresos totales de la agencia. Según Petitpas, los dueños de las agencias deben eliminar cualquier ingreso que pueda considerarse “traspaso”. Si bien los ingresos transferidos son ingresos que una agencia recauda de un cliente, al final los ingresos simplemente se transfieren a un tercero. Ejemplos de ingresos que no se incluirían en AGI incluyen:

• gasto en publicidad digital
• Imprimir presupuesto
• Socios de marca blanca
• Contratistas

Sugerencia de experto: excluya a los contratistas de AGI si están realizando un trabajo que no es fundamental para su negocio. Sin embargo, si subcontrató el trabajo a un contratista porque simplemente no tiene la capacidad y lo está tratando como una extensión de su equipo interno, puede traerlo bajo su paraguas AGI.

Si las agencias están buscando un número que represente el AGI en los estados de ganancias y pérdidas (P&L) actuales, Petitpas dice que la ganancia bruta es probablemente un buen lugar para comenzar.

2. Margen de entrega de la agencia

La siguiente métrica que las agencias deben identificar se llama margen de entrega. Esta métrica incluye costos de entrega compartidos, como suscripciones o herramientas, que no son necesariamente necesarios para un solo proyecto, pero que un equipo de entrega necesita para realizar el trabajo. La combinación de los costos de entrega con los salarios del equipo de entrega hará que la agencia alcance su margen de entrega.

“En comparación con su AGI, generalmente busca un margen de entrega del 50 por ciento o más en las pérdidas y ganancias en cualquier período de tiempo”, dice Petitpas.

3. Gastos generales de agencia

Las agencias querrán asegurarse de no gastar más del 20 al 30 por ciento de su AGI en costos generales como:

• gastos de administración
• Gasto en ventas y marketing
• Costos de las instalaciones (alquiler, internet, teléfono, etc.)

Las agencias deben destinar un gasto del 8 al 12 por ciento de su AGI en administración, del 8 al 12 por ciento en ventas y marketing, y del 4 al 6 por ciento en instalaciones.

Sugerencia de experto: las agencias deben revisar las métricas anteriores trimestralmente o incluso mensualmente, cuando reciben informes de un contador o tenedor de libros.

4. Tasa facturable promedio (ABR)

Más fácilmente accesible que el margen de entrega, ABR puede brindar a las agencias una instantánea rápida de la rentabilidad de cualquier segmento determinado que deseen examinar semanalmente o incluso diariamente. Aquí está la fórmula para calcular ABR:

AGI para cualquier proyecto, cliente o periodo de tiempo

__________________________________

# de horas facturables trabajadas

Ejemplo:

$10,000 AGI / 100 horas facturables = tarifa facturable promedio de $100 por hora

Esta métrica brinda rápidamente a las agencias información sobre qué clientes tienen tarifas facturables promedio más altas y más bajas. Les dirá a los líderes cuál es la tendencia de la tasa a lo largo del tiempo. Si las agencias tienen una buena idea de cuál es su tarifa facturable promedio, pueden tener una mejor idea de cuál es el margen de entrega durante un período determinado o para un proyecto en particular.

5. Utilización de la agencia

Para calcular las tasas de utilización , Petitpas sugiere observar la cantidad total de tiempo que tiene una persona y compararla con las horas facturables que registró.

Ejemplo:

John Smith tiene 2080 horas disponibles en un año calendario

John marcó 1400 horas facturables

John fue utilizado en un 67 por ciento durante el período de tiempo

Los objetivos de utilización para los miembros puramente facturables de un equipo de agencia deben situarse entre el 75 y el 95 %, y los objetivos para todo el equipo deben rondar el 60 % durante el año.

6. Precisión de alcance

“Las agencias necesitan un circuito de retroalimentación para decirles cuándo estaban en el campo izquierdo cuando armaron una propuesta. Tal vez tomó el doble de tiempo o tal vez la parte de desarrollo de la creación de un sitio web estaba muy lejos. Si es así, entonces no hay forma de que las agencias lo ajusten y lo hagan más preciso con el tiempo”, dice Petitpas.

Al final de cada proyecto, las agencias deben medir qué tan cerca estuvieron de las suposiciones que hicieron al comienzo del proyecto. Deberían apuntar a caer dentro del 10 por ciento del alcance inicial.

Pensamientos finales

Los propietarios de las agencias confían en esta sensación visceral de los descuentos que a menudo se vuelven sistémicos y tienen un gran impacto en el resultado final. Este enfoque a menudo no es escalable y dejará a los propietarios de agencias peor que cuando comenzaron. Al implementar los controles y equilibrios anteriores, las agencias pueden reducir la incertidumbre y construir un proceso de toma de decisiones repetible basado en datos en lugar de suposiciones. A su vez, las agencias pueden unirse a algunas de las empresas más rentables en el camino de las decisiones basadas en datos.

Sobre Marcel Petitpas

Marcel Petitpas es el director ejecutivo y cofundador de Parakeeto , una empresa dedicada a ayudar a las agencias a mejorar su rentabilidad mediante la optimización de sus operaciones y sistemas de informes. En su trabajo como orador, presentador de podcasts y consultor, especializado en la optimización de la rentabilidad de las agencias, ha ayudado a cientos de agencias de todo el mundo a mejorar la rentabilidad y el flujo de caja de sus negocios. Sigue a Marcel en LinkedIn .