Comment penser de manière plus rentable en tant que propriétaire d'agence | Marcel Petitpas

Quel est le point commun entre les entreprises les plus rentables ? Ils ont choisi une formule gagnante qui se traduit par des clients satisfaits, une croissance régulière et, bien sûr, des revenus et des bénéfices. Ils ont créé un processus reproductible pour acquérir, intégrer, servir et ravir leurs clients, en stimulant les activités de recommandation et en recommençant le cycle.

Dans une récente interview sur le podcast Conquer Local, le co-fondateur et PDG de Parakeeto , Marcel Petitpas , partage ses idées sur la façon dont les agences peuvent se concentrer sur ce à quoi ressemble cette formule gagnante pour leurs entreprises.

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Que veut dire bénéfice ?

Le profit décrit le bénéfice financier réalisé lorsque les revenus générés par une activité commerciale dépassent les dépenses, les coûts et les taxes impliqués dans le maintien de l'activité en question, selon Investopedia .

Tous les bénéfices réalisés reviennent aux propriétaires d'entreprise, qui choisissent d'empocher l'argent ou de le réinvestir dans l'entreprise. Le bénéfice est calculé comme le total des revenus moins le total des dépenses.

Mais comment les agences peuvent-elles s'assurer qu'elles dépassent non seulement leur seuil de rentabilité, mais qu'elles le dépassent avec une marge suffisante pour permettre une croissance durable ?

Questions à se poser avant de plonger dans les chiffres

Selon Petitpas, avant que les agences ne plongent dans les métriques glanées à l'aide d'outils tels que les outils de suivi du temps, les rapports CRM d'agence et les logiciels de gestion de projet , il y a quelques questions fondamentales qu'elles devraient d'abord se poser.

Pour s'assurer qu'une agence choisit la bonne voie pour devenir l'une des entreprises les plus rentables du monde des agences, elle peut se demander :

• Qui devons-nous embaucher et quand ? Ont-ils les compétences dont nous avons besoin ?
• Et si nous fermions cet accord ?
• Et si nous ne concluons pas cet accord ?
• Et si cet accord commençait deux semaines plus tard que prévu ?
• Gagnons-nous de l'argent sur les clients et les projets, et si oui, combien ?
• Quels clients ou types de travaux sont les plus et les moins rentables pour nous ?
• Évaluons-nous correctement les projets ?
• Cela a-t-il pris autant de temps que prévu lorsque nous l'avons vendu ?

Parfois, gagner le travail n'est pas la partie la plus difficile du travail

Pour saisir l'occasion et rejoindre les rangs des entreprises les plus rentables de l'espace B2B, les agences doivent non seulement devenir expertes dans la conquête de nouvelles affaires, mais aussi réaliser que c'est tout ce qui se passe après la vente qui déterminera si un client est ou non va continuer à contribuer à leur résultat net.

Il est très complexe de trouver les réponses aux questions que se posent les agences. Vous avez affaire à des humains, vous avez affaire au temps, et vous pouvez avoir l'impression que l'affaire vous arrive plutôt que pour vous .

Si les propriétaires d'agences peuvent accéder à un endroit où ils peuvent anticiper leur prise de décision, cela change la donne, selon Petitpas.

En approfondissant la résolution et en répondant aux questions ci-dessus, vous :

• Rendre l'entreprise plus agréable à gérer
• Aider à définir de meilleures attentes pour les clients
• Assurez-vous que les agences ne demandent pas à leur équipe de rester tard pour atteindre les livrables aussi souvent
• Avoir une meilleure visibilité sur la rentabilité future de l'entreprise

Pourquoi les agences doivent se concentrer sur leur client le plus adapté

Se concentrer au laser sur les clients qui ont le plus de sens pour votre entreprise peut également aider à clarifier d'autres domaines du travail. Petitpas suggère que ce travail fondamental peut aider à orienter les efforts d'acquisition de l'agence et même éclairer votre stratégie de tarification.

« En matière de prix, faut-il être indulgent ou faut-il être agressif et s'en tenir à ses armes au risque de perdre le client ? Il y a des mathématiques que vous pouvez consulter pour déterminer où vous vous situez sur ce spectre », explique Petitpas.

Petitpas décrit deux scénarios :

1. L'agence gagne un dollar de l'heure sur un projet. Si l'utilisation est faible, il vaut mieux gagner un dollar de l'heure que de ne rien gagner et de laisser ces heures se gâter.
2. Si une agence prévoit une capacité et une utilisation élevée, elle peut déterminer que la perte d'un contrat ne serait pas aussi préjudiciable. À ce stade, une agence peut adopter une approche différente selon qu'elle choisit ou non d'assumer ce travail.

Les agences de mesures clés doivent suivre

Les propriétaires d'agences peuvent facilement être submergés en regardant une multitude de données et en déterminant les indicateurs de performance clés (KPI) auxquels ils doivent prêter le plus d'attention. Petitpas suggère une liste qui, selon lui, a aidé des dizaines d'agences à atteindre la rentabilité :

1. Revenu brut de l'agence (AGI)

Le revenu brut de l'agence est calculé différemment du revenu total de l'agence. Selon Petitpas, les propriétaires d'agences devraient retirer tout revenu qui pourrait être considéré comme «transmis». Alors que le revenu transmis est un revenu qu'une agence perçoit auprès d'un client, le revenu est simplement transmis à un tiers à la fin. Voici des exemples de revenus qui ne seraient pas inclus dans l'AGI :

• Dépenses publicitaires numériques
• Budget d'impression
• Partenaires en marque blanche
• Entrepreneurs

Conseil d'expert : Excluez les sous-traitants de l'AGI s'ils effectuent des travaux qui ne sont pas essentiels à votre entreprise. Cependant, si vous avez externalisé du travail à un entrepreneur parce que vous n'avez tout simplement pas la capacité et que vous le traitez comme une extension de votre équipe interne, vous pouvez le placer sous votre parapluie AGI.

Si les agences recherchent un nombre qui représente AGI sur les états de profits et pertes (P&L) actuels, Petitpas dit que le bénéfice brut est probablement un bon point de départ.

2. Marge de livraison de l'agence

La prochaine métrique que les agences devraient identifier est appelée marge de livraison. Cette métrique inclut les coûts de livraison partagés, comme les abonnements ou les outils, qui ne sont pas nécessairement nécessaires pour un seul projet mais dont une équipe de livraison a besoin pour effectuer le travail. La combinaison des coûts de livraison avec les salaires de l'équipe de livraison permettra à une agence d'atteindre sa marge de livraison.

"Par rapport à votre AGI, vous visez généralement une marge de livraison de 50 % ou plus sur le P&L à une période donnée", déclare Petitpas.

3. Frais généraux de l'agence

Les agences voudront s'assurer qu'elles ne dépensent pas plus de 20 à 30 % de leur AGI en frais généraux comme :

• Dépenses administratives
• Dépenses de vente et de marketing
• Coûts des installations (loyer, internet, téléphone, etc.)

Les agences doivent cibler une dépense de 8 à 12 % de votre AGI pour l'administration, 8 à 12 % pour les ventes et le marketing et 4 à 6 % pour les installations.

Conseil d'expert : les agences doivent examiner les mesures ci-dessus sur une base trimestrielle ou même mensuelle, lorsqu'elles reçoivent des rapports d'un comptable ou d'un aide-comptable.

4. Taux facturable moyen (ABR)

Plus facilement accessible que la marge de livraison, ABR peut donner aux agences un aperçu rapide de la rentabilité d'un segment donné qu'elles souhaitent examiner sur une base hebdomadaire ou même quotidienne. Voici la formule pour calculer ABR :

AGI pour tout projet, client ou période de temps

__________________________________

# d'heures facturables travaillées

Exemple:

10 000 $ AGI / 100 heures facturables = taux facturable moyen de 100 $ par heure

Cette métrique donne très rapidement aux agences un aperçu des clients qui ont des taux facturables moyens plus élevés et plus bas. Il indiquera aux dirigeants comment le taux évolue au fil du temps. Si les agences ont une bonne idée de leur taux facturable moyen, elles peuvent avoir une meilleure idée de la marge de livraison pendant une certaine période ou pour un projet particulier.

5. Utilisation de l'agence

Pour calculer les taux d'utilisation , Petitpas suggère de regarder le temps total dont dispose une personne et de le comparer aux heures facturables qu'elle a enregistrées.

Exemple:

John Smith a 2080 heures disponibles dans une année civile

John a enregistré 1400 heures facturables

John a été utilisé à 67 % au cours de la période

Les objectifs d'utilisation pour les membres purement facturables d'une équipe d'agence devraient se situer autour de 75 à 95 %, et les objectifs pour l'ensemble de l'équipe devraient osciller autour de 60 % pour l'année.

6. Précision de la portée

"Les agences ont besoin d'une boucle de rétroaction pour leur dire quand elles étaient dans le champ gauche lorsqu'elles ont élaboré une proposition. Peut-être que cela a pris deux fois plus de temps ou peut-être que la partie développement d'un site Web était loin. Si tel est le cas, les agences n'ont aucun moyen de resserrer cela et de le rendre plus précis au fil du temps », déclare Petitpas.

À la fin de chaque projet, les agences doivent mesurer à quel point elles se sont rapprochées des hypothèses qu'elles avaient faites au début du projet. Ils devraient viser à se situer à moins de 10% de la portée initiale.

Dernières pensées

Les propriétaires d'agence s'appuient sur ce sentiment instinctif de remise qui devient souvent systémique et a un impact considérable sur les résultats. Cette approche n'est souvent pas évolutive et laissera les propriétaires d'agences dans une situation pire que lorsqu'ils ont commencé. En mettant en œuvre les freins et contrepoids ci-dessus, les agences peuvent réduire l'incertitude et construire un processus décisionnel reproductible basé sur des données plutôt que sur des hypothèses. À leur tour, les agences peuvent rejoindre certaines des entreprises les plus rentables sur le chemin de la décision basée sur les données.

À propos de Marcel Petitpas

Marcel Petitpas est le PDG et co-fondateur de Parakeeto , une société dédiée à aider les agences à améliorer leur rentabilité en rationalisant leurs opérations et leurs systèmes de reporting. Dans son travail en tant que conférencier, animateur de podcast et consultant, spécialisé dans l'optimisation de la rentabilité des agences, il a aidé des centaines d'agences à travers le monde à améliorer la rentabilité et les flux de trésorerie de leur entreprise. Suivez Marcel sur LinkedIn .