Come pensare in modo più redditizio come proprietario di un'agenzia | Marcel Petitpas

Cosa hanno in comune le attività più redditizie? Hanno scelto una formula vincente che si traduce in clienti felici, crescita costante e, naturalmente, entrate e profitti. Hanno creato un processo ripetibile per acquisire, integrare, servire e soddisfare i propri clienti, guidando il business dei referral e ricominciando da capo il ciclo.

In una recente intervista al Conquer Local Podcast, il co-fondatore e CEO di Parakeeto Marcel Petitpas condivide le sue opinioni su come le agenzie possono concentrarsi sull'aspetto di quella formula vincente per le loro attività.

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Cosa significa profitto?

Il profitto descrive il vantaggio finanziario realizzato quando le entrate generate da un'attività commerciale superano le spese, i costi e le tasse coinvolti nel sostenere l'attività in questione, secondo Investopedia .

Tutti i profitti guadagnati vengono restituiti agli imprenditori, che scelgono di intascare i contanti o reinvestirli nell'azienda. Il profitto è calcolato come ricavo totale meno le spese totali.

Ma come possono le agenzie assicurarsi di non solo superare la soglia di redditività, ma di superarla con un margine sufficiente per consentire una crescita sostenibile?

Domande da porsi prima di tuffarsi nei numeri

Secondo Petitpas, prima che le agenzie si immergano nelle metriche raccolte dall'utilizzo di strumenti come il monitoraggio del tempo , il reporting CRM delle agenzie e il software di gestione dei progetti , ci sono alcune domande fondamentali che dovrebbero porsi per prime.

Per assicurarsi che un'agenzia stia scegliendo la strada giusta per diventare una delle attività più redditizie nel mondo delle agenzie, possono chiedersi:

• Chi dobbiamo assumere e quando? Hanno le competenze di cui abbiamo bisogno?
• E se chiudessimo questo accordo?
• E se non chiudessimo questo accordo?
• E se questo accordo iniziasse due settimane dopo il previsto?
• Stiamo facendo soldi su clienti e progetti e, se sì, quanto?
• Quali clienti o tipi di lavoro sono più e meno redditizi per noi?
• Stiamo esaminando correttamente i progetti?
• Ci è voluto tanto tempo quanto pensavamo quando l'abbiamo venduto?

A volte, vincere il lavoro non è la parte più difficile del lavoro

Per essere all'altezza dell'occasione e unirsi ai ranghi delle attività più redditizie nello spazio B2B, le agenzie non solo devono diventare maestre nell'acquisizione di nuovi affari, ma anche rendersi conto che è tutto ciò che accade dopo la vendita che determinerà se un cliente è o meno continueranno a contribuire alla loro linea di fondo.

C'è molta complessità nel trovare le risposte alle domande che le agenzie hanno. Hai a che fare con gli umani, hai a che fare con il tempo e può sembrare che gli affari stiano accadendo a te invece che a te.

Se i proprietari delle agenzie possono entrare in un posto dove possono guardare avanti nel loro processo decisionale, è un punto di svolta, secondo Petitpas.

Approfondire la soluzione e rispondere alle domande di cui sopra:

• Rendi l'attività più piacevole da gestire
• Aiuta a stabilire aspettative migliori per i clienti
• Assicurati che le agenzie non chiedano al loro team di rimanere in ritardo per raggiungere i risultati finali con la stessa frequenza
• Ottieni una migliore visibilità sulla redditività futura del business

Perché le agenzie dovrebbero concentrarsi sul cliente più adatto

Diventare focalizzati sui clienti che hanno più senso per la tua attività può aiutare a offrire chiarezza anche in altre aree del lavoro. Petitpas suggerisce che questo lavoro fondamentale può aiutare a guidare gli sforzi di acquisizione delle agenzie e persino a informare la tua strategia di prezzo.

“Quando si tratta di prezzi, dovresti essere clemente o dovresti essere aggressivo e restare fedele alle tue armi con il rischio di perdere il cliente? C'è la matematica che puoi guardare per determinare dove su quello spettro esisti", spiega Petitpas.

Petitpas delinea due scenari:

1. L'agenzia guadagna un dollaro l'ora con un progetto. Se l'utilizzo è basso, è meglio guadagnare un dollaro all'ora piuttosto che non guadagnare nulla e lasciare che quelle ore vadano male.
2. Se un'agenzia prevede capacità e utilizzo elevato, potrebbe determinare che perdere un accordo non sarebbe così dannoso. A quel punto, un'agenzia può adottare un approccio diverso indipendentemente dal fatto che scelga o meno di accettare quel lavoro.

Le metriche chiave che le agenzie devono monitorare

I proprietari di agenzie possono essere facilmente sopraffatti dall'esame di una vasta gamma di dati e dalla determinazione a quali indicatori chiave di prestazione (KPI) devono prestare maggiore attenzione. Petitpas suggerisce un elenco che, secondo lui, ha aiutato dozzine di agenzie a raggiungere la redditività:

1. Reddito lordo di agenzia (AGI)

Il reddito lordo dell'agenzia è calcolato in modo diverso rispetto alle entrate totali dell'agenzia. Secondo Petitpas, i proprietari delle agenzie dovrebbero eliminare qualsiasi reddito che potrebbe essere considerato "passante". Mentre il reddito pass-through è un reddito che un'agenzia raccoglie da un cliente, il reddito viene semplicemente trasferito a una terza parte alla fine. Esempi di entrate che non sarebbero incluse nell'AGI includono:

• Spesa pubblicitaria digitale
• Stampa il bilancio
• Partner in white label
• Appaltatori

Suggerimento dell'esperto: escludere gli appaltatori da AGI se svolgono lavori che non sono fondamentali per la tua attività. Tuttavia, se hai affidato il lavoro a un appaltatore perché semplicemente non hai capacità e lo stai trattando come un'estensione del tuo team interno, puoi portarlo sotto l'ombrello dell'AGI.

Se le agenzie sono alla ricerca di un numero che rappresenti l'AGI nelle dichiarazioni di profitti e perdite (P&L) correnti, Petitpas afferma che l' utile lordo è probabilmente un buon punto di partenza.

2. Margine di consegna dell'agenzia

La successiva identificazione delle agenzie di metrica è chiamata margine di consegna. Questa metrica include i costi di consegna condivisi, come abbonamenti o strumenti, che non sono necessariamente necessari per un singolo progetto ma che un team di consegna ha bisogno per eseguire il lavoro. La combinazione dei costi di consegna con gli stipendi del team di consegna porterà un'agenzia al margine di consegna.

"Rispetto al tuo AGI, generalmente miri a un margine di consegna del 50 percento o superiore sul conto economico in un dato periodo di tempo", afferma Petitpas.

3. Spese generali dell'agenzia

Le agenzie vorranno assicurarsi di non spendere più del 20-30% della loro AGI in costi generali come:

• Spesa amministrativa
• Spese di vendita e marketing
• I costi dell'impianto (affitto, internet, telefono, ecc.)

Le agenzie dovrebbero puntare a una spesa dell'8–12% dell'AGI per l'amministratore, dell'8–12% per le vendite e del marketing e del 4–6% per le strutture.

Suggerimento dell'esperto: le agenzie dovrebbero rivedere le metriche di cui sopra su base trimestrale o addirittura mensile, quando ricevono rapporti da un contabile o contabile.

4. Tariffa fatturabile media (ABR)

Più facilmente accessibile del margine di consegna, l'ABR può fornire alle agenzie una rapida istantanea della redditività di qualsiasi segmento che desiderano esaminare su base settimanale o addirittura giornaliera. Ecco la formula per calcolare l'ABR:

AGI per qualsiasi progetto, cliente o periodo

__________________________________

# di ore fatturabili lavorate

Esempio:

$ 10.000 AGI / 100 ore fatturabili = tariffa media fatturabile di $ 100 all'ora

Questa metrica fornisce molto rapidamente alle agenzie informazioni su quali clienti hanno tariffe fatturabili medie più alte e più basse. Dirà ai leader come il tasso sta andando nel tempo. Se le agenzie hanno una buona idea di quale sia la loro tariffa media fatturabile, possono avere un'idea migliore di quale sia il margine di consegna durante un determinato periodo di tempo o per un particolare progetto.

5. Utilizzo dell'agenzia

Per calcolare i tassi di utilizzo , Petitpas suggerisce di guardare la quantità di tempo totale che una persona ha e di confrontarla con le ore fatturabili che ha registrato.

Esempio:

John Smith ha 2080 ore disponibili in un anno solare

John ha registrato 1400 ore fatturabili

John è stato utilizzato per il 67% durante il periodo di tempo

Gli obiettivi di utilizzo per i membri puramente fatturabili di un team dell'agenzia dovrebbero aggirarsi intorno al 75-95% e gli obiettivi per l'intero team dovrebbero aggirarsi intorno al 60% per l'anno.

6. Precisione dell'ambito

“Le agenzie hanno bisogno di un circuito di feedback per dire loro quando erano fuori nel campo sinistro quando hanno messo insieme una proposta. Forse ci è voluto il doppio del tempo o forse la parte di sviluppo della build di un sito Web era lontana. Se è così, allora non c'è modo per le agenzie di rafforzarlo e renderlo più accurato nel tempo", afferma Petitpas.

Alla fine di ogni progetto, le agenzie dovrebbero misurare quanto si sono avvicinate alle ipotesi formulate all'inizio del progetto. Dovrebbero mirare a rientrare entro il 10 percento dell'ambito iniziale.

Pensieri finali

I proprietari delle agenzie si affidano a questa sensazione viscerale di sconti che spesso diventa sistemica e ha un grande impatto sui profitti. Questo approccio spesso non è scalabile e lascerà i proprietari di agenzie in condizioni peggiori rispetto a quando hanno iniziato. Implementando i controlli e gli equilibri di cui sopra, le agenzie possono ridurre l'incertezza e costruire un processo decisionale ripetibile basato sui dati piuttosto che sulle ipotesi. A loro volta, le agenzie possono unirsi ad alcune delle aziende più redditizie nel percorso decisionale basato sui dati.

Informazioni su Marcel Petitpas

Marcel Petitpas è CEO e co-fondatore di Parakeeto , una società dedicata ad aiutare le agenzie a migliorare la propria redditività semplificando le operazioni e i sistemi di reporting. Nel suo lavoro di relatore, conduttore di podcast e consulente, specializzato nell'ottimizzazione della redditività delle agenzie, ha aiutato centinaia di agenzie in tutto il mondo a migliorare la redditività e il flusso di cassa nella loro attività. Segui Marcel su LinkedIn .