Como a IA pode ajudar os gerentes de projeto a trazer o foco de volta para as pessoas

Para os gerentes de projeto sobrecarregados e procurando ser mais focados nas pessoas, pegue uma mão extra com a inteligência artificial.

Os projetos sempre foram sobre pessoas - mas o processo, os métodos, os padrões e a governança geralmente atrapalham.

Sei que haverá uma possível reação dos defensores da metodologia e dos corpos de conhecimento e concordo que essas coisas são úteis. Mas, honestamente, houve um período em que parecia que eles haviam se tornado mais importantes do que o foco nas pessoas.

Acrescente a essa mistura que os gerentes de projeto têm sido consistentemente solicitados a fazer mais com menos e trabalhar com equipes distribuídas em um ambiente virtual. Como tal, o tempo das pessoas tem sido muitas vezes sacrificado ao próprio projeto.

A IA oferece uma oportunidade para reorientar o gerenciamento de projetos

A inteligência artificial (IA) oferece uma oportunidade radical de voltar a um foco orientado para as pessoas, ao mesmo tempo em que alivia os gerentes de projeto de grande parte do "trabalho penoso" do gerenciamento de projetos.

Sim, percebo que alguns amam esse aspecto de liderar projetos, mas a maioria não, se formos honestos.

Em meu artigo, "Inteligência artificial — ajuda ou ameaça aos gerentes de projeto?" Considerei o risco e a oportunidade da ascensão da IA ​​no mundo da profissão de projeto e concluí que era uma coisa boa. O próximo salto quântico no sucesso do projeto seria a capacidade de construir e liderar equipes de projeto incríveis, em qualquer lugar e em qualquer lugar em que estejam localizadas individualmente, em uma única usina de força movida a um propósito para o sucesso.

Quais são as principais considerações neste novo mundo que os gerentes de projeto devem entender para lucrar com essa transformação?

A importância do desempenho da equipe para o sucesso do projeto

O desempenho da equipe de projeto é um investimento crítico para qualquer organização que deseja prosperar na "nova economia normal" baseada em projetos e realmente otimizar o mundo dos projetos orientados por IA.

Por décadas, os executivos e profissionais de gerenciamento de projetos têm feito a pergunta multimilionária e, às vezes, multibilionária: por que o projeto falhou? (Ou, pelo menos, por que não teve o sucesso esperado?)

Sabemos que ao longo do ciclo de vida de um projeto, pode surgir uma infinidade de problemas que podem ameaçar o sucesso do projeto. Esses problemas surgem nos gerentes de projeto, apesar do gerenciamento de riscos realizado e das previsões feitas. Os líderes do projeto estão constantemente investigando onde as coisas deram errado, analisando por que isso aconteceu e criando estratégias de como elas podem ser evitadas no futuro.

É claro que, quando esses exercícios são feitos, as respostas nem sempre são encontradas e, se alguma vez são, é tarde demais.

Isso gera a necessidade de uma nova abordagem para o desempenho do projeto, uma abordagem que busca entender, antes de tudo, aqueles que executam e recebem o plano do projeto, as pessoas.

Essa abordagem deve ser holística, onde todas as probabilidades são avaliadas e o viés é removido, e deve ser proativa e menos reativa, menos periódica e mais em tempo real.

Esta é a verdadeira oportunidade que a IA oferece à nossa profissão, a chance de voltar ao que deveríamos estar fazendo, liderando grandes equipes de projetos e extraindo o melhor das pessoas.

A IA dá aos gerentes de projeto mais tempo para se concentrar em sua equipe

O que nos traz de volta à oportunidade que a inteligência artificial nos oferece em nossa profissão agora: eliminar as tarefas pesadas ou onerosas, remover as coisas que realmente não gostamos de fazer e que a IA poderia fazer melhor do que nós de qualquer maneira. Nunca cansativo, maiores capacidades preditivas, processamento de grandes quantidades de dados, etc.

Isso nos permitirá liberar nosso tempo: o Gartner diz que até 2030, 80% das tarefas de gerenciamento de projetos serão eliminadas devido à IA ^{[ 1 ]} .Poderemos passar nosso tempo interagindo, liderando e trabalhando com as pessoas de nossa equipe de projeto, onde quer que estejam no mundo. Este é o salto quântico, esta é a oportunidade que permitirá que a verdade de que os projetos são sobre as pessoas se torne uma realidade.

A IA no gerenciamento de projetos permitirá que gerentes de projeto, líderes de projeto e agentes de mudança gastem tempo trabalhando com as pessoas para realmente tirar o melhor proveito delas.

Esse pensamento se encaixa bem com a visão de Daniel Pink sobre motivação e algo que exploro pessoalmente em meu livro "The Social Project Manager" ^{[ 2 ]} .

Em "Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us" ^{[ 3 ]} Pink explica que tudo o que pensamos que podemos saber sobre o que nos motiva provavelmente está errado.

Ele apresenta um conceito central de motivação chamado de 4 Ts, em que as pessoas querem autonomia sobre:

• Tarefas

• Tempo

• Equipe

• Técnica

De acordo com Pink, “A ausência intencional ou não dessa autonomia tem consequências ruins para o desempenho e a motivação. E, inversamente, é claro, se você deseja motivação máxima, deve dar às pessoas os 4 Ts.

Olhando para os 4 Ts, talvez possamos concluir que há pouco que mesmo um gerente de projeto social possa fazer em dois deles - tarefas e tempo - e talvez isso esteja correto; mas um canal aberto de comunicação dentro da equipe, mesmo nessas áreas, pode oferecer pensamentos alternativos que podem ser benéficos para a equipe e para os objetivos do trabalho.

Esta é certamente a caixa de areia para a IA: as áreas de tarefas, tempo, análise e insights preditivos.

Sob os títulos de equipe e técnica, é aqui que o futuro gerente de projeto com suporte de IA prosperará, acredito, livre de muitas das tarefas e do esforço de tempo da inteligência artificial.

Equipes de alto desempenho entregam projetos de alto desempenho e, por padrão, grande sucesso - equipes de alto desempenho precisam de um gerente de projeto de alto desempenho, engajado, motivador e centrado nas pessoas, que tenha tempo para se concentrar nas pessoas.

AI e gerentes de projeto em simbiose perfeita

Reunir pessoas e dados em harmonia e alinhamento é fundamental para o sucesso do projeto.

As pessoas, por meio de uma combinação de capacidade, competência e tempo, lutam para fazer isso bem, com a realidade do volume de dados potencialmente disponível para elas. E mesmo que eles consigam isso, tudo é descarrilado pela própria natureza humana do viés de otimismo.

A IA pode lidar com dados de alto volume de maneira não subjetiva.

Os gerentes de projeto, que são pessoas, são bons em trabalhar, liderar, inspirar e se preocupar com outras pessoas, sua equipe de projeto, seus especialistas no assunto, suas partes interessadas e seus clientes.

Para mim, tudo isso parece perfeito em sua relação simbiótica, pois a IA libera o gerente de projeto para trabalhar com as pessoas.

Viva o futuro, onde os projetos realmente são sobre pessoas, e traga o mundo dos projetos habilitados para IA!