Jak sztuczna inteligencja może pomóc kierownikom projektów skupić się z powrotem na ludziach

Dla menedżerów projektów, którzy są rozciągnięci i chcą bardziej skoncentrować się na ludziach, złap dodatkową rękę dzięki sztucznej inteligencji.

Projekty zawsze dotyczyły ludzi, ale proces, metody, standardy i zarządzanie często stawały na przeszkodzie.

Wiem, że może dojść do sprzeciwu zwolenników metodologii i zasobów wiedzy, i zgadzam się, że te rzeczy są przydatne. Ale szczerze mówiąc, był okres, kiedy wydawało się, że stały się ważniejsze niż koncentracja na ludziach.

Dodajmy do tego to, że menedżerowie projektów są stale proszeni o więcej za mniej i pracę z rozproszonymi zespołami w środowisku wirtualnym. W związku z tym czas ludzi był często poświęcany na rzecz samego projektu.

AI oferuje możliwość reorientacji zarządzania projektami

Sztuczna inteligencja (AI) oferuje radykalną możliwość powrotu do skupienia się na ludziach, jednocześnie odciążając kierowników projektów w większości „harówki” związanej z zarządzaniem projektami.

Tak, zdaję sobie sprawę, że niektórzy uwielbiają ten aspekt prowadzenia projektów, ale większość nie, jeśli jesteśmy szczerzy.

W moim artykule „Sztuczna inteligencja — pomoc czy zagrożenie dla kierowników projektów?” Rozważyłem ryzyko i szansę związane z rozwojem sztucznej inteligencji w świecie profesji projektowej i doszedłem do wniosku, że to dobra rzecz. Następnym milowym skokiem w sukcesie projektów byłaby możliwość budowania i kierowania niesamowitymi zespołami projektowymi, gdziekolwiek i gdziekolwiek się znajdują, w jedną, ukierunkowaną na cel siłę napędową sukcesu.

Jakie są kluczowe kwestie w tym nowym świecie, które menedżerowie projektów powinni zrozumieć, aby odnieść korzyści z tej transformacji?

Znaczenie wydajności zespołu, jeśli chodzi o sukces projektu

Wydajność zespołu projektowego to kluczowa inwestycja dla każdej organizacji, która chce prosperować w „nowej normalnej” gospodarce opartej na projektach i naprawdę zoptymalizować świat projektów oparty na sztucznej inteligencji.

Od dziesięcioleci menedżerowie i praktycy zarządzania projektami zadają wielomilionowe, a czasem wielomiliardowe pytanie: dlaczego projekt się nie powiódł? (A przynajmniej dlaczego nie odniósł takiego sukcesu, jak oczekiwano?)

Wiemy, że w całym cyklu życia projektu może pojawić się mnóstwo problemów, które mogą zagrozić powodzeniu projektu. Te problemy wkradają się na kierowników projektów, pomimo przeprowadzonego zarządzania ryzykiem i wprowadzonych prognoz. Liderzy projektów nieustannie badają, gdzie coś poszło nie tak, analizują, dlaczego tak się stało i opracowują strategię, w jaki sposób można ich uniknąć w przyszłości.

Oczywiście po wykonaniu tych ćwiczeń nie zawsze można znaleźć odpowiedzi, a jeśli już, to jest już za późno.

Rodzi to potrzebę nowego podejścia do realizacji projektu, podejścia, które stara się zrozumieć przede wszystkim tych, którzy wykonują i otrzymują plan projektu, czyli ludzi.

Podejście to powinno być podejściem holistycznym, w którym oceniane są wszystkie prawdopodobieństwa i usuwane są uprzedzenia, oraz powinno być proaktywne i mniej reaktywne, mniej okresowe i bardziej realistyczne.

To prawdziwa szansa, jaką sztuczna inteligencja oferuje naszemu zawodowi, możliwość powrotu do tego, co powinniśmy robić, kierowania wspaniałymi zespołami projektowymi i wydobywania z ludzi tego, co najlepsze.

Sztuczna inteligencja daje kierownikom projektów więcej czasu na skupienie się na swoim zespole

Co prowadzi nas z powrotem do możliwości, które sztuczna inteligencja oferuje nam teraz w naszym zawodzie: pozbycie się uciążliwych lub uciążliwych zadań, usunięcie rzeczy, których tak naprawdę nie lubimy robić, a sztuczna inteligencja i tak mogłaby zrobić lepiej niż my. Nigdy nie męczące, większe możliwości predykcyjne, przetwarzanie ogromnych ilości danych itp.

Pozwoli nam to uwolnić nasz czas: Gartner twierdzi, że do 2030 r. 80% zadań związanych z zarządzaniem projektami zostanie wyeliminowanych dzięki sztucznej inteligencji ^{[ 1 ]} .Będziemy mogli spędzać czas na interakcji, kierowaniu i pracy z ludźmi z naszego zespołu projektowego, gdziekolwiek się znajdują. To jest skok kwantowy, to jest szansa, która pozwoli urzeczywistnić prawdę, że projekty dotyczą ludzi.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami pozwoli kierownikom projektów, liderom projektów i agentom zmian spędzać czas pracując z ludźmi, aby naprawdę wydobyć z nich to, co najlepsze.

Ta myśl dobrze pasuje do poglądu Daniela Pinka na temat motywacji i czegoś, co osobiście badam w mojej książce „The Social Project Manager” ^{[ 2 ]} .

W „Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us” ^{[ 3 ]} Pink wyjaśnia, że ​​wszystko, co wydaje nam się, że wiemy o tym, co nas motywuje, jest prawdopodobnie błędne.

Przedstawia podstawową koncepcję motywacji zwaną 4 T, w której ludzie chcą autonomii w zakresie:

• Zadania

• Czas

• Zespół

• Technika

Według Pink: „Brak tej autonomii z założenia lub w inny sposób ma złe konsekwencje dla wydajności i motywacji. I odwrotnie, oczywiście, jeśli chcesz maksymalnej motywacji, musisz dać ludziom 4 T.

Przyglądając się 4 T, moglibyśmy być może dojść do wniosku, że nawet kierownik projektu społecznego niewiele może zrobić w dwóch z nich – zadaniach i czasie – i być może jest to słuszne; ale otwarty kanał komunikacji w zespole nawet w tych obszarach może oferować alternatywne pomysły, które mogą być korzystne dla zespołu i celów pracy.

To z pewnością piaskownica dla sztucznej inteligencji: obszary zadań, czasu, analiz i spostrzeżeń predykcyjnych.

Wierzę, że pod nagłówkami zespołu i techniki przyszły kierownik projektu wspierany przez sztuczną inteligencję będzie się rozwijał, uwolniony od większości zadań i nakładów czasowych związanych ze sztuczną inteligencją.

Zespoły o wysokiej wydajności realizują projekty o wysokiej wydajności, a co za tym idzie, odnoszą wielki sukces — zespoły o wysokiej wydajności potrzebują skutecznego i zaangażowanego, motywującego i skoncentrowanego na ludziach kierownika projektu, który ma czas, aby skupić się na ludziach.

AI i kierownicy projektów w idealnej symbiozie

Połączenie ludzi i danych w harmonię i spójność ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

Ludzie, dzięki połączeniu zdolności, kompetencji i czasu, mają trudności z robieniem tego dobrze, biorąc pod uwagę rzeczywistą ilość potencjalnie dostępnych dla nich danych. A nawet jeśli uda im się to osiągnąć, to wszystko jest wykolejone przez bardzo ludzką naturę optymistycznego nastawienia.

Sztuczna inteligencja może radzić sobie z dużymi ilościami danych w niesubiektywny sposób.

Menedżerowie projektów, którzy są ludźmi, są dobrzy we współpracy, kierowaniu, inspirowaniu i trosce o innych ludzi, ich zespół projektowy, ekspertów merytorycznych, interesariuszy i klientów.

Dla mnie to wszystko wydaje się idealne w symbiozie, ponieważ sztuczna inteligencja uwalnia kierownika projektu od pracy z ludźmi.

Niech żyje przyszłość, w której projekty naprawdę dotyczą ludzi i wprowadź świat projektów oparty na sztucznej inteligencji!