Cómo la IA puede ayudar a los gerentes de proyectos a volver a centrar la atención en las personas

Para los gerentes de proyecto que se encuentran al límite y que buscan estar más enfocados en las personas, tome una mano extra con la inteligencia artificial.

Los proyectos siempre se han centrado en las personas, pero el proceso, los métodos, los estándares y la gobernanza a menudo se han interpuesto en el camino.

Sé que habrá una posible reacción violenta por parte de los defensores de la metodología y los cuerpos de conocimiento, y estoy de acuerdo, esas cosas son útiles. Pero, sinceramente, hubo un período en el que parecía que se habían vuelto más importantes que centrarse en las personas.

Agregue a esta combinación que a los gerentes de proyectos se les ha pedido constantemente que hagan más con menos y que trabajen con equipos distribuidos en un entorno virtual. Como tal, el tiempo de la gente a menudo se ha sacrificado al proyecto mismo.

La IA ofrece una oportunidad para reorientar la gestión de proyectos

La inteligencia artificial (IA) ofrece una oportunidad radical para volver a un enfoque orientado a las personas y, al mismo tiempo, alivia a los gerentes de proyecto de gran parte del "trabajo pesado" de la gestión de proyectos.

Sí, me doy cuenta de que a algunos les encanta este aspecto de liderar proyectos, pero la mayoría no, si somos honestos.

En mi artículo, "Inteligencia artificial: ¿ayuda o amenaza para los directores de proyectos?" Consideré el riesgo y la oportunidad del auge de la IA en el mundo de la profesión de proyectos y llegué a la conclusión de que era algo bueno. El próximo salto cuántico en el éxito de los proyectos sería la capacidad de construir y liderar equipos de proyectos increíbles, en cualquier lugar y en cualquier lugar donde se encuentren ubicados individualmente, en una sola potencia impulsada por un propósito para el éxito.

¿Cuáles son las consideraciones clave en este nuevo mundo que los gerentes de proyecto deben comprender para beneficiarse de esta transformación?

La importancia del desempeño del equipo cuando se trata del éxito del proyecto

El rendimiento del equipo del proyecto es una inversión fundamental para cualquier organización que desee prosperar en la economía basada en proyectos de la "nueva normalidad" y optimizar verdaderamente el mundo de los proyectos impulsado por la IA.

Durante décadas, los ejecutivos y profesionales de la gestión de proyectos se han hecho la pregunta multimillonaria y, a veces, multimillonaria: ¿Por qué fracasó el proyecto? (O, al menos, ¿por qué no tuvo el éxito esperado?)

Sabemos que a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, pueden surgir una gran cantidad de problemas que pueden amenazar el éxito del proyecto. Estos problemas surgen sigilosamente en los gerentes de proyecto a pesar de la gestión de riesgos realizada y los pronósticos establecidos. Los líderes de proyecto investigan constantemente dónde salieron mal las cosas, analizan por qué y elaboran estrategias para evitarlas en el futuro.

Por supuesto, cuando se hacen estos ejercicios, no siempre se encuentran las respuestas y si alguna vez se encuentran, es demasiado tarde.

Esto genera la necesidad de un nuevo enfoque para el desempeño del proyecto, un enfoque que busca comprender ante todo a aquellos que ejecutan y reciben el plan del proyecto, las personas.

Este enfoque debe ser holístico en el que se evalúen todas las probabilidades y se elimine el sesgo, y debe ser proactivo y menos reactivo, menos periódico y más en tiempo real.

Esta es la verdadera oportunidad que la IA ofrece a nuestra profesión, la oportunidad de volver a lo que deberíamos estar haciendo, liderar grandes equipos de proyectos y sacar lo mejor de las personas.

AI les da a los gerentes de proyecto más tiempo para concentrarse en su equipo

Lo que nos lleva de vuelta a la oportunidad que la inteligencia artificial nos ofrece en nuestra profesión en este momento: eliminar las tareas onerosas o onerosas, eliminar las cosas que realmente no nos gusta hacer y que la IA podría hacer mejor que nosotros de todos modos. Nunca cansando, mayores capacidades predictivas, procesando grandes cantidades de datos, etc.

Nos permitirá liberar nuestro tiempo: Gartner dice que para 2030, el 80 % de las tareas de gestión de proyectos se eliminarán debido a la IA ^{[ 1 ]} .Podremos pasar nuestro tiempo interactuando, liderando y trabajando con las personas en nuestro equipo de proyecto, donde sea que estén en el mundo. Este es el salto cuántico, esta es la oportunidad que permitirá que la verdad de que los proyectos son de personas se haga realidad.

La IA en la gestión de proyectos permitirá a los directores de proyectos, líderes de proyectos y agentes de cambio dedicar tiempo a trabajar con las personas para realmente sacar lo mejor de ellas.

Este pensamiento encaja bien con la visión de Daniel Pink sobre la motivación, y es algo que exploro personalmente en mi libro "The Social Project Manager" ^{[ 2 ]} .

En "Drive: La sorprendente verdad sobre lo que nos motiva" ^{[ 3 ]} Pink explica que todo lo que pensamos que podríamos saber sobre lo que nos motiva probablemente sea incorrecto.

Él presenta un concepto central de motivación llamado las 4 T, en el que las personas quieren autonomía sobre:

• Tareas

• Tiempo

• Equipo

• Técnica

Según Pink, “La ausencia por diseño u otro de esta autonomía tiene malas consecuencias para el desempeño y la motivación. Y a la inversa, por supuesto, si quieres la máxima motivación, entonces tienes que darle a la gente las 4 T”.

Mirando las 4 T, tal vez podríamos concluir que es poco lo que incluso un administrador de proyectos sociales puede hacer en dos de estos: tareas y tiempo, y tal vez eso sea correcto; pero un canal abierto de comunicación dentro del equipo incluso en estas áreas podría ofrecer pensamientos alternativos que podrían ser beneficiosos para el equipo y los objetivos de trabajo.

Sin duda, este es el arenero para la IA: las áreas de tareas, tiempo, análisis e información predictiva.

Bajo los encabezados de equipo y técnica, aquí es donde prosperará el futuro gerente de proyectos respaldado por IA, creo, liberado de gran parte de las tareas y el tiempo dedicado por la inteligencia artificial.

Los equipos de alto rendimiento entregan proyectos de alto rendimiento y, por defecto, un gran éxito: los equipos de alto rendimiento necesitan un gerente de proyecto de alto rendimiento, comprometido, motivador y centrado en las personas, que tenga tiempo para concentrarse en las personas.

IA y gestores de proyectos en perfecta simbiosis

Reunir personas y datos en armonía y alineación es fundamental para el éxito del proyecto.

Las personas, a través de una combinación de capacidad, competencia y tiempo, luchan por hacer esto bien, con la realidad del volumen de datos potencialmente disponibles para ellos. E incluso si pueden lograr esto, entonces todo se descarrila por la naturaleza muy humana del sesgo optimista.

AI puede manejar datos de gran volumen de una manera no subjetiva.

Los gerentes de proyecto, que son personas, son buenos para trabajar, liderar, inspirar y preocuparse por otras personas, su equipo de proyecto, sus expertos en la materia, sus partes interesadas y sus clientes.

Para mí, todo esto parece ser perfecto en su relación simbiótica, ya que la IA libera al gerente del proyecto para que trabaje con la gente.

¡Larga vida al futuro en el que los proyectos realmente se tratan de personas, y traiga el mundo de los proyectos potenciado por IA!