AI สามารถช่วยผู้จัดการโครงการดึงความสนใจกลับมาที่ผู้คนได้อย่างไร

สำหรับผู้จัดการโครงการที่ยืดเยื้อและต้องการให้ความสำคัญกับผู้คนมากขึ้น คว้ามือพิเศษด้วยปัญญาประดิษฐ์

โครงการมักเกี่ยวข้องกับผู้คน แต่กระบวนการ วิธีการ มาตรฐาน และการกำกับดูแลมักจะเข้ามาขวางทาง

ฉันรู้ว่าจะมีการตอบโต้ที่เป็นไปได้จากผู้สนับสนุนวิธีการและองค์ความรู้ และฉันเห็นด้วยว่าสิ่งเหล่านั้นมีประโยชน์ แต่ตามจริงแล้วมีช่วงหนึ่งที่ดูเหมือนว่าพวกเขามีความสำคัญมากกว่าการให้ความสำคัญกับผู้คน

เพิ่มการผสมผสานนี้ที่ผู้จัดการโครงการได้รับการร้องขออย่างต่อเนื่องให้มากขึ้นโดยให้น้อยลงและทำงานร่วมกับทีมที่กระจายในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ดังนั้นเวลาของประชาชนจึงมักถูกเสียสละให้กับโครงการ

AI เสนอโอกาสในการปรับทิศทางการจัดการโครงการ

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) มอบโอกาสอันมหาศาลในการเปลี่ยนกลับไปใช้การมุ่งเน้นที่ผู้คน ในขณะเดียวกันก็ช่วยลดความ "น่าเบื่อหน่าย" ของการจัดการโครงการส่วนใหญ่ให้กับผู้จัดการโครงการ

ใช่ ฉันรู้ว่าบางคนชอบแง่มุมนี้ของโปรเจกต์ชั้นนำ แต่ส่วนใหญ่ไม่ชอบ ถ้าเราพูดกันตามตรง

ในบทความของฉัน "ปัญญาประดิษฐ์—ความช่วยเหลือหรือภัยคุกคามต่อผู้จัดการโครงการ" ผมได้พิจารณาถึงความเสี่ยงและโอกาสของการเพิ่มขึ้นของ AI ในโลกของอาชีพโปรเจกต์แล้วสรุปว่าเป็นสิ่งที่ดี การก้าวกระโดดควอนตัมครั้งต่อไปในความสำเร็จของโครงการคือความสามารถในการสร้างและนำทีมโครงการที่น่าทึ่ง ทุกที่และทุกแห่งที่พวกเขาอยู่เป็นรายบุคคล ในโรงไฟฟ้าแห่งเดียวที่ขับเคลื่อนด้วยวัตถุประสงค์เพื่อความสำเร็จ

อะไรคือข้อควรพิจารณาที่สำคัญในโลกใหม่นี้ที่ผู้จัดการโครงการควรเข้าใจเพื่อรับประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนี้

ความสำคัญของประสิทธิภาพของทีมเมื่อพูดถึงความสำเร็จของโครงการ

ประสิทธิภาพของทีมโครงการคือการลงทุนที่สำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเติบโตในระบบเศรษฐกิจแบบโครงการ "ปกติใหม่" และเพิ่มประสิทธิภาพของโลกโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI อย่างแท้จริง

เป็นเวลาหลายทศวรรษที่ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานด้านการจัดการโครงการได้ถามคำถามหลายล้านและบางครั้งหลายพันล้านดอลลาร์: ทำไมโครงการถึงล้มเหลว (หรืออย่างน้อยทำไมไม่สำเร็จดังใจหวัง?)

เราทราบดีว่าตลอดวงจรชีวิตของโครงการมีปัญหามากมายที่สามารถเกิดขึ้นได้ซึ่งอาจคุกคามความสำเร็จของโครงการ ปัญหาเหล่านี้คืบคลานเข้ามาในผู้จัดการโครงการแม้ว่าจะมีการจัดการความเสี่ยงและการคาดการณ์ก็ตาม หัวหน้าโครงการกำลังตรวจสอบอย่างต่อเนื่องว่าเกิดข้อผิดพลาดตรงไหน วิเคราะห์ว่าเหตุใดจึงเกิดขึ้น และวางกลยุทธ์ว่าจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไรในอนาคต

แน่นอน เมื่อทำแบบฝึกหัดเหล่านี้เสร็จแล้ว คำตอบมักไม่พบ และถ้าเคย มันก็สายเกินไป

สิ่งนี้ก่อให้เกิดความต้องการแนวทางใหม่ในการดำเนินโครงการ ซึ่งเป็นแนวทางที่พยายามทำความเข้าใจสิ่งแรกและสำคัญที่สุด ผู้ที่ดำเนินการและรับแผนโครงการ ซึ่งก็คือประชาชน

แนวทางนี้ควรเป็นแบบองค์รวมที่มีการประเมินความเป็นไปได้ทั้งหมด และขจัดอคติออกไป และควรเป็นแบบเชิงรุกและเชิงรับน้อยกว่า เป็นระยะน้อยกว่า และเรียลไทม์มากขึ้น

นี่คือโอกาสที่แท้จริงที่ AI มอบให้กับอาชีพของเรา โอกาสที่จะกลับไปทำสิ่งที่เราควรทำ นำทีมโครงการที่ยอดเยี่ยม และดึงเอาสิ่งที่ดีที่สุดจากผู้คน

AI ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีเวลามากขึ้นในการโฟกัสกับทีมของตน

ซึ่งนำเรากลับไปสู่โอกาสที่ปัญญาประดิษฐ์มอบให้เราในสายอาชีพของเราตอนนี้ กำจัดภาระหนักหรืองานหนัก กำจัดสิ่งที่เราไม่ชอบทำ และ AI ก็ยังทำได้ดีกว่าเราอยู่ดี ไม่เหนื่อย มีความสามารถในการคาดการณ์มากขึ้น ประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาล ฯลฯ

มันจะช่วยให้เรามีเวลามากขึ้น: Gartner กล่าวว่าภายในปี 2030 งานด้านการจัดการโครงการ 80% จะถูกกำจัดเนื่องจาก AI ^{[ 1 ]}เราจะสามารถใช้เวลาโต้ตอบ เป็นผู้นำ และทำงานร่วมกับผู้คนในทีมโครงการของเรา ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในโลก นี่คือควอนตัมลีพ นี่คือโอกาสที่จะทำให้ความจริงว่าโครงการเกี่ยวกับผู้คนกลายเป็นความจริง

AI ในการจัดการโครงการจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าโครงการ และตัวแทนการเปลี่ยนแปลงใช้เวลาทำงานร่วมกับผู้คนเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากพวกเขา

ความคิดนี้เข้ากันได้ดีกับมุมมองของ Daniel Pink เกี่ยวกับแรงจูงใจ และบางสิ่งที่ฉันสำรวจเป็นการส่วนตัวในหนังสือ "The Social Project Manager" ^{[ 2 ]}

ใน "ไดรฟ์: ความจริงที่น่าประหลาดใจเกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นเรา" ^{[ 3 ]} สีชมพูอธิบายว่าทุกสิ่งที่เราคิดว่าเราอาจรู้เกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นให้เราอาจผิด

เขานำเสนอแนวคิดหลักของแรงจูงใจที่เรียกว่า 4 Ts ซึ่งผู้คนต้องการความเป็นอิสระเหนือ:

• งาน

• เวลา

• ทีม

• เทคนิค

ตามที่ Pink กล่าวว่า "การขาดงานโดยการออกแบบหรือความเป็นอิสระอื่น ๆ ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและแรงจูงใจ และในทางกลับกัน หากคุณต้องการแรงจูงใจสูงสุด คุณต้องให้ 4 Ts แก่ผู้คน”

เมื่อดูที่ 4 Ts เราอาจสรุปได้ว่ามีเพียงเล็กน้อยที่ผู้จัดการโครงการเพื่อสังคมสามารถทำได้ในสองสิ่งนี้—งานและเวลา—และบางทีนั่นอาจถูกต้อง แต่ช่องทางการสื่อสารแบบเปิดภายในทีมในพื้นที่เหล่านี้อาจเสนอแนวคิดทางเลือกที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทีมและวัตถุประสงค์ในการทำงาน

นี่คือแหล่งทรายสำหรับ AI แน่นอน: พื้นที่ของงาน เวลา การวิเคราะห์ และข้อมูลเชิงลึกเชิงคาดการณ์

ภายใต้หัวข้อทีมและเทคนิค นี่คือที่ที่ผู้จัดการโครงการในอนาคตที่สนับสนุน AI จะประสบความสำเร็จ ผมเชื่อว่าเป็นอิสระจากงานและความพยายามด้านเวลาโดยปัญญาประดิษฐ์

ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงจะนำเสนอโครงการที่มีประสิทธิภาพสูง และโดยค่าเริ่มต้นของสิ่งนี้ ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงนั้นต้องการผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงและมีส่วนร่วม สร้างแรงจูงใจ และมีผู้คนเป็นศูนย์กลางซึ่งมีเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่ผู้คน

AI และผู้จัดการโครงการอยู่ร่วมกันได้อย่างสมบูรณ์แบบ

การนำผู้คนและข้อมูลมารวมกันอย่างกลมกลืนและสอดคล้องกันเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ

ผู้คนต้องดิ้นรนเพื่อให้ทำได้ดีด้วยการผสมผสานระหว่างความสามารถ ความสามารถ และเวลา กับความเป็นจริงของปริมาณข้อมูลที่อาจมีให้สำหรับพวกเขา และแม้ว่าพวกเขาจะสามารถบรรลุสิ่งนี้ได้ แต่ทุกอย่างก็ตกรางโดยธรรมชาติของมนุษย์ที่มีอคติในการมองโลกในแง่ดี

AI สามารถจัดการกับข้อมูลปริมาณมากได้ด้วยวิธีที่ไม่ใช่อัตวิสัย

ผู้จัดการโครงการซึ่งเป็นบุคลากรนั้นเก่งในการทำงาน เป็นผู้นำ สร้างแรงบันดาลใจ และห่วงใยผู้อื่น ทีมงานโครงการ ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลูกค้าของพวกเขา

สำหรับฉันแล้ว ทั้งหมดนี้ดูเหมือนจะสมบูรณ์แบบในความสัมพันธ์ทางชีวภาพของมัน เนื่องจาก AI ทำให้ผู้จัดการโครงการมีอิสระในการทำงานกับผู้คน

ใช้ชีวิตในอนาคตที่โปรเจกต์เกี่ยวกับผู้คนจริงๆ และนำมาสู่โลกแห่งโปรเจกต์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI!