Bagaimana AI Dapat Membantu Manajer Proyek Membawa Fokus Kembali ke Orang

Untuk manajer proyek yang kurus dan ingin lebih fokus pada orang, ambil tangan ekstra dengan kecerdasan buatan.

Proyek selalu tentang orang—tetapi proses, metode, standar, dan tata kelola sering menghalangi.

Saya tahu akan ada kemungkinan reaksi balik dari para pendukung metodologi dan kumpulan pengetahuan, dan saya setuju, hal-hal itu berguna. Tapi sejujurnya, ada masa ketika tampaknya mereka menjadi lebih penting daripada fokus pada orang.

Tambahkan ke campuran ini bahwa manajer proyek secara konsisten diminta lebih banyak dengan lebih sedikit dan untuk bekerja dengan tim terdistribusi dalam lingkungan virtual. Dengan demikian, waktu masyarakat sering dikorbankan untuk proyek itu sendiri.

AI menawarkan peluang untuk mengarahkan kembali manajemen proyek

Kecerdasan buatan (AI) menawarkan peluang radikal untuk beralih kembali ke fokus yang berorientasi pada orang sambil juga mengurangi manajer proyek dari banyak "kebosanan" manajemen proyek.

Ya, saya menyadari bahwa beberapa menyukai aspek proyek terkemuka ini, tetapi kebanyakan tidak, jika kita semua jujur.

Dalam artikel saya, "Kecerdasan Buatan—Bantuan atau Ancaman bagi Manajer Proyek?" Saya mempertimbangkan risiko dan peluang munculnya AI di dunia profesi proyek dan menyimpulkan bahwa itu adalah hal yang baik. Lompatan kuantum berikutnya dalam kesuksesan proyek adalah kemampuan untuk membangun dan memimpin tim proyek yang luar biasa, di mana pun dan di mana pun mereka berada, menjadi satu pusat kekuatan yang digerakkan oleh tujuan untuk sukses.

Apa pertimbangan utama di dunia baru ini yang harus dipahami oleh manajer proyek untuk mendapatkan keuntungan dari transformasi ini?

Pentingnya kinerja tim dalam hal kesuksesan proyek

Kinerja tim proyek adalah investasi penting bagi organisasi mana pun yang ingin berkembang dalam ekonomi berbasis proyek "normal baru" dan benar-benar mengoptimalkan dunia proyek yang digerakkan oleh AI.

Selama beberapa dekade, para eksekutif dan praktisi manajemen proyek telah mengajukan pertanyaan jutaan, dan terkadang bernilai miliaran dolar: Mengapa proyek tersebut gagal? (Atau, paling tidak, mengapa tidak sesukses yang diharapkan?)

Kami tahu bahwa sepanjang siklus hidup proyek, ada banyak masalah yang dapat muncul yang dapat mengancam keberhasilan proyek. Masalah-masalah ini merayap pada manajer proyek meskipun manajemen risiko dilakukan dan prakiraan dilakukan. Pemimpin proyek terus-menerus menyelidiki di mana ada yang salah, menganalisis mengapa mereka melakukannya, dan menyusun strategi bagaimana hal itu dapat dihindari di masa depan.

Tentu saja, ketika latihan ini dilakukan, jawabannya tidak selalu ditemukan dan jika pernah, semuanya sudah terlambat.

Hal ini melahirkan kebutuhan akan pendekatan baru terhadap kinerja proyek, sebuah pendekatan yang pertama-tama berusaha memahami, mereka yang melaksanakan dan menerima rencana proyek, orang-orang.

Pendekatan ini harus bersifat holistik di mana semua kemungkinan dievaluasi, dan bias dihilangkan, dan harus proaktif dan tidak terlalu reaktif, tidak terlalu berkala, dan lebih real time.

Ini adalah kesempatan nyata yang ditawarkan AI pada profesi kita, kesempatan untuk kembali ke apa yang seharusnya kita lakukan, memimpin tim proyek yang hebat, dan menarik yang terbaik dari orang-orang.

AI memberi manajer proyek lebih banyak waktu untuk fokus pada tim mereka

Yang membawa kita kembali ke peluang yang ditawarkan kecerdasan buatan dalam profesi kita saat ini: untuk menghilangkan tugas yang memberatkan atau berat, untuk menghilangkan hal-hal yang tidak terlalu kita sukai, dan bahwa AI bisa melakukan lebih baik daripada kita. Tidak pernah melelahkan, kemampuan prediksi yang lebih besar, memproses data dalam jumlah besar, dll.

Ini akan memungkinkan kita untuk membebaskan waktu kita: Gartner mengatakan bahwa pada tahun 2030, 80% tugas manajemen proyek akan dihilangkan karena AI ^{[ 1 ]} .Kami akan dapat menghabiskan waktu kami untuk berinteraksi, memimpin, dan bekerja dengan orang-orang di tim proyek kami, di mana pun mereka berada. Ini adalah lompatan kuantum, ini adalah kesempatan yang memungkinkan kebenaran bahwa proyek tentang manusia menjadi kenyataan.

AI dalam manajemen proyek akan mengizinkan manajer proyek, pemimpin proyek, dan agen perubahan untuk menghabiskan waktu bekerja dengan orang-orang untuk benar-benar mendapatkan yang terbaik dari mereka.

Pemikiran ini sangat cocok dengan pandangan Daniel Pink tentang motivasi, dan sesuatu yang saya gali secara pribadi dalam buku saya "The Social Project Manager" ^{[ 2 ]} .

Dalam "Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us" ^{[ 3 ]} Pink menjelaskan bahwa semua yang kita pikir mungkin kita ketahui tentang apa yang memotivasi kita mungkin salah.

Dia mengemukakan konsep inti motivasi yang disebut 4 T, di mana orang menginginkan otonomi atas:

• Tugas

• Waktu

• Tim

• Teknik

Menurut Pink, “Tidak adanya desain atau lainnya dari otonomi ini memiliki konsekuensi buruk bagi kinerja dan motivasi. Dan sebaliknya tentu saja jika Anda menginginkan motivasi maksimal maka Anda harus memberi orang 4 T.”

Melihat 4 T, kita mungkin dapat menyimpulkan bahwa hanya sedikit yang bahkan dapat dilakukan oleh manajer proyek sosial dalam dua hal ini—tugas dan waktu—dan mungkin itu benar; tetapi saluran komunikasi terbuka dalam tim bahkan di area ini mungkin menawarkan pemikiran alternatif yang mungkin bermanfaat bagi tim dan tujuan kerja.

Ini adalah pasir untuk AI tentunya: bidang tugas, waktu, analitik, dan wawasan prediktif.

Di bawah judul tim dan teknik, di sinilah manajer proyek masa depan yang didukung AI akan berkembang, saya yakin, dibebaskan dari banyak tugas dan upaya waktu oleh kecerdasan buatan.

Tim berkinerja tinggi memberikan proyek berkinerja tinggi dan, secara default, sukses besar—tim berkinerja tinggi memerlukan manajer proyek berkinerja tinggi dan terlibat, memotivasi, dan berpusat pada orang, yang memiliki waktu untuk berfokus pada orang.

AI dan manajer proyek dalam simbiosis sempurna

Menyatukan orang dan data dalam harmoni dan keselarasan sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Orang-orang, melalui kombinasi kemampuan, kompetensi, dan waktu, berjuang untuk melakukannya dengan baik, dengan realitas volume data yang berpotensi tersedia bagi mereka. Dan bahkan jika mereka dapat mencapai ini, maka itu semua tergelincir oleh sifat bias optimisme yang sangat manusiawi.

AI dapat menangani data bervolume tinggi dengan cara yang tidak subyektif.

Manajer proyek, yang adalah orang-orang, pandai bekerja dengan, memimpin, menginspirasi, dan peduli dengan orang lain, tim proyek mereka, pakar materi pelajaran mereka, pemangku kepentingan mereka, dan pelanggan mereka.

Bagi saya, semua ini tampak sempurna dalam hubungan simbiosisnya karena AI membebaskan manajer proyek untuk bekerja dengan orang-orang.

Hidupkan masa depan di mana proyek benar-benar tentang manusia, dan wujudkan dunia proyek yang diberdayakan oleh AI!