Fluxo de trabalho de conteúdo e gerenciamento de projetos PainPoints, dicas e software: 9 empresários e profissionais de marketing compartilham insights
Publicados: 2020-09-24O conteúdo é a peça central de todas as campanhas de marketing. Há muito esforço nos bastidores para desenvolver conteúdo que obtenha os resultados que as empresas buscam por meio do marketing. O fluxo de trabalho de conteúdo e o gerenciamento de projetos são intensos, complexos e exigem uma boa organização para acertar sempre.
Queríamos ir mais fundo e descobrir quais são os principais pontos problemáticos do fluxo de trabalho de conteúdo e do gerenciamento de projetos e como as empresas e as agências de marketing estão resolvendo isso por meio de software e tecnologia. Então, fizemos a eles essas 3 perguntas (e insights incríveis se seguiram):
- Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
- Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
- Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
TL;DR – Pontos de dor de gerenciamento de projetos de conteúdo e insights de software
Os principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo:
- Gerenciamento de redatores, incluindo comunicação e prazos
- Criar especificações de conteúdo que capturem e transmitam com precisão o requisito
- Planejamento e medição do tempo do recurso
- Gerenciar atribuições de tarefas/conteúdos e acompanhar o progresso
- Gerenciamento de fluxo de trabalho de conteúdo, especialmente para grandes projetos
As principais soluções / recursos esperados do software de gerenciamento de projetos de conteúdo:
- Assistência no gerenciamento de prazos e cronogramas, seja por meio de prompts ou relatórios de integridade do projeto
- Recursos de planejamento, gerenciamento e medição de tempo de recursos
- Atribuição de tarefas mais eficiente e visível e capacidade de rastreamento
- Painéis e relatórios de acompanhamento de projetos melhores e mais eficazes
- Atualizações e alertas mais significativos, que destacam a criticidade e vêm em pacotes (e não obstruem as caixas de entrada)
- Atribuição de tarefas com base em funções e mapeamento eficaz das funções dos membros da equipe
- Provisão para que os responsáveis do projeto atualizem os gerentes regularmente - usando um sistema de alerta de tempo
Os agrimensores de software de gerenciamento de projetos de conteúdo estão usando:
- Trello
- Asana
- Monday.com
- Folha inteligente
- Planilhas Google
- Alternar
- Campo de base
Insights de gerenciamento de projetos de conteúdo - As entrevistas
Aqui está o que as 9 empresas e profissionais de marketing tinham a dizer:
1. Neal Taparia, CEO da Solitared
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Os maiores pontos problemáticos que temos são definir expectativas e especificações claras sobre os requisitos do projeto. Com muita frequência, descobrimos que os escritores não entendem completamente o escopo do artigo e não fazem as perguntas certas.
Nosso outro ponto de dor é a linha do tempo. Muitos escritores com quem trabalhamos não entregam no prazo nem comunicam seu progresso. Você nunca quer ser surpreendido.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Usamos o Trello. É fácil convidar colaboradores, definir projetos e reorganizar prioridades que estão em constante evolução.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Eu adoraria se o Trello pudesse exigir que os responsáveis forneçam atualizações regulares sobre um projeto específico. Ele deve solicitar que alguém atualize onde está um projeto e se os cronogramas estão mudando. Isso tornará a comunicação perfeita e gerenciará adequadamente as expectativas.
2. Kyle Steffish, especialista em SEO da WebTalent Marketing
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Os dois maiores pontos problemáticos de desenvolvimento e gerenciamento de conteúdo geralmente se enquadram no gerenciamento de tempo. Primeiro, ao trabalhar com um novo cliente em um projeto de conteúdo, pode ser difícil estimar com precisão quanto tempo será necessário para concluir o projeto. Alguns clientes podem ser mais exigentes do que outros. Alguns são simplesmente mais comunicativos e exigem conferências e reuniões por telefone adicionais para concluir um projeto.
Em segundo lugar, gerenciar vários membros da equipe e o tempo que eles contribuíram para um projeto de conteúdo pode ser um desafio. A colaboração é importante, mas pode rapidamente se transformar em muito mais horas de trabalho do que o inicialmente estimado. Quando os membros da equipe também não sabem como registrar esse tempo, pode ficar mais difícil rastrear a quantidade total de horas que foram gastas em um projeto criativo.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Nossa equipe de conteúdo depende muito da Asana para gerenciamento de projetos. No geral, a Asana é fácil de usar e oferece muita flexibilidade de controle de tempo. No entanto, quando os projetos envolvem vários membros da equipe e subtarefas, o controle do tempo pode se tornar difícil de gerenciar adequadamente na Asana. Às vezes, a estrutura do projeto impede que a Asana exiba com precisão quanto tempo cumulativamente foi gasto nas várias subtarefas de um projeto.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
O recurso de fluxo de trabalho mais importante em um software de gerenciamento de projetos seria uma visão geral precisa e de alto nível do tempo total gasto em um projeto. Projetos maiores que envolvem vários membros da equipe são inerentemente difíceis de gerenciar. É importante ter uma maneira simples de monitorar o tempo gasto por cada membro da equipe, em cada tarefa e subtarefa.
Igualmente importante é poder revisar com rapidez e precisão o tempo gasto no projeto em sua totalidade. Um recurso importante do software de gerenciamento de projetos seria um monitor “vital”, juntamente com indicadores óbvios de execução próxima e execução acima dos tempos atribuídos para cada tarefa do projeto.
3. Daniel Foley, Fundador da DanielFoley
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Nosso ponto de dor número 1 é fazer com que um redator de conteúdo se alinhe aos valores e estilo de uma marca para que eles possam escrever um artigo sem problemas e você não possa dizer se é alguém da empresa ou um freelancer.
# 2 seria a comunicação, a maioria dos criadores de conteúdo tende a ser reativa em vez de proativa. Resolver problemas que você aponta para eles, em vez de abordá-los como eles os veem. Eles tendem a se ater à estrutura que você envia, qualquer coisa fora disso pode ser ignorada, mesmo que seja de bom senso mencionar isso.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
O Trello é nosso software de gerenciamento de projetos e será assim no futuro próximo. Administrar mais de 2 negócios pode ser uma pressão para o meu foco, mas usar o Trello e a técnica Kanban me permite realizar várias tarefas com muita eficiência e saber onde estou em qualquer projeto/tarefa a qualquer momento.
Isso me permite gerenciar meus projetos com menos estresse, tornando-o agradável, até. O Trello é altamente visual, o que o torna muito intuitivo e combina com meu trabalho. Ele permite que você divida grandes projetos em partes menores, criando cartões para cada processo. Esses cartões podem ser organizados em diferentes colunas representando diferentes fases de um projeto. Os cartões são facilmente transferíveis das colunas depois de concluídos. Dada aquela sensação de realização que costumava riscar um item em um pedaço de papel! No entanto, pode parecer esmagador quando se olha para uma pensão completa e tem uma curva de aprendizado íngreme com muitos recursos para se familiarizar.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Alertas automáticos para quando um projeto foi deixado de lado ou ignorado por um determinado período de tempo seria uma dádiva de Deus. Isso ajudaria a limpar todas as tarefas que colocamos em segundo plano e esquecemos, pois são de baixa prioridade. No entanto, um lembrete oportuno ajudaria a eliminá-los de tempos em tempos.
Os recursos de aprendizagem tendem a ser artigos e bate-papo ao vivo. Seria ótimo se tivesse um sistema em que os gerentes pudessem fazer login e registrar seu progresso depois de aprenderem certos recursos e processos. Isso permitiria um instantâneo de aprendizado mais consistente e visível de onde a equipe está e onde ela precisa estar. Seria ótimo para delegar tarefas a gerentes e líderes de equipe também se eu soubesse que eles poderiam fazer certas coisas no trello, em vez de fazer tudo sozinho.
4. Adam Korbl, CEO da iFax
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Na minha opinião, existem muitos pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo, mas os que me causam maiores dores de cabeça são as estimativas de projetos. Essas estimativas precisam ser exatas e isso pode ser difícil porque você também precisa prever problemas imprevistos, pois isso pode melhorar a precisão.
Minha outra dor de cabeça é o feedback. Isso ocorre porque eu realmente não gosto de confronto, mas é inevitável porque alguns indivíduos o levam para o lado pessoal. Eu tento ser sensível e encorajador ao dar feedback, pois sinto que isso ajuda ambas as partes.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Às vezes, uso software de gerenciamento de projetos. Eu costumo usar Monday.com porque este software tem um hub central que toda a minha equipe pode acessar.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Eu gostaria de ver o software resolver os problemas de membros individuais da equipe, como uma seção que pode rastrear coisas que são relevantes apenas para mim enquanto trabalho em equipe.
5. Chans Weber, Fundador da LeapClixx
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
A necessidade de acompanhamento constante – por mais doloroso que seja, isso deve ser feito para garantir que a equipe esteja toda na mesma página e que o projeto esteja sendo executado no prazo. Quanto mais cedo você descobrir qualquer problema, melhor. Se você não acompanhar adequadamente, isso pode levar à descoberta de problemas tarde demais para poder retificá-los a tempo.
Direções indefinidas – se/quando as pessoas não recebem diretrizes específicas, elas podem se desviar e fazer suas próprias coisas, com base nas informações vagas fornecidas. Embora o conteúdo resultante possa ser ótimo, ele pode não sincronizar ou se alinhar com as mensagens e o tom da marca.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Asana é o nosso software de gerenciamento de projetos.
Prós -
- Muitos recursos de gerenciamento de projetos – realmente úteis para nossos líderes de equipe
- As tarefas codificadas por cores nos ajudam a manter as tarefas em determinados pipelines.
- A integração de e-mail nos ajuda a vincular lembretes e a interagir com os clientes.
- Integração com o Google Drive – usamos o G drive como nosso software em nuvem, então isso é super útil.
Contras -
- Não é fácil de aprender e é uma longa curva de aprendizado para novos funcionários.
- Não tem autenticação de dois fatores
No geral -
O Asana é uma ferramenta melhor para nós do que o Trello, que usamos no passado, pois é baseado em gerente de projeto, onde o Trello é melhor para muitos membros individuais da equipe.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Atualizações e tags na Asana e no Google Docs podem entupir rapidamente a caixa de entrada de alguém e potencialmente incomodar as pessoas ou fazer com que as coisas pareçam mais sérias do que quando várias mensagens chegam. Ser capaz de agrupar mensagens para serem entregues de uma só vez, com sinalizadores e destaque opções disponíveis para ilustrar se tags importantes, urgentes ou apenas 'quando você tiver tempo'.
6. Carol Li, cofundadora da Cocofax
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Como gerente de marketing de conteúdo, enfrento problemas desafiadores além da criação de conteúdo. Os principais pontos problemáticos no gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo são os seguintes:
- Identificando o gargalo e os destaques do conteúdo
- Atribuição de conteúdo e fluxo de trabalho de conteúdo, especialmente para desenvolvimento de conteúdo maior, que geralmente requer a utilização de software de gerenciamento de projetos.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Normalmente usamos apenas Smartsheet ou Google Sheet, o que possibilita acompanhar e monitorar as revisões de determinados documentos e integrar as alterações feitas por diversas partes. Além disso, é rápido e eficiente cortando muito tempo de resposta.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Uma coisa que pode ser melhorada pode ser isso: adicionar uma barra mostrando a completude de um determinado documento e oferecer superfícies fáceis para os gerentes definirem prazos e monitorarem o andamento da criação do conteúdo.
7. David Toby, Diretor da Pathfinder Alliance
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Um dos principais pontos problemáticos do gerenciamento de projetos é tentar constantemente refinar nosso processo para garantir que estejamos funcionando da maneira mais suave e eficiente possível. Infelizmente, é um processo que parece nunca terminar, pois as coisas sempre podem ser melhoradas. Às vezes, capturar e identificar tarefas e clientes que consomem tempo pode ser difícil quando você não está procurando ativamente por um problema e, ocasionalmente, é perdido até que seja quase tarde demais para remediar.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Atualmente, usamos a Asana como nossa ferramenta de gerenciamento de projetos. A melhor parte da Asana é que ela se integra bem ao Toggl, que é o que usamos para monitorar o tempo do projeto – uma das principais coisas que adoramos no Toggl é a capacidade de segmentar relatórios por projeto, cliente e funcionário. Isso nos permite procurar drenos de tempo específicos dentro da empresa.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Seria ótimo se pudéssemos ter uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos que fosse basicamente um casamento entre Asana e Toggl. Seria ótimo, se pudéssemos inserir dados de quanto tempo cada projeto/tarefa deveria levar idealmente, e ter que enviar um relatório para a gerência quando eles sentirem que um projeto parece ter o potencial de obter um um pouco fora de controle e nos obriga a intervir. Isso diminui o tempo que o gerenciamento tem de sair cavando informações que podem ou não estar lá, e se preocupar com os projetos errados, etc. têm o potencial de sair um pouco de mão.
8. Tianna, especialista em marketing digital da Blue Meta
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Negociar um preço para a criação de conteúdo, pois não há valor justo de mercado (especialmente para conteúdo social). Gerar recursos visuais como o conteúdo, pois não vale a pena o tempo de um designer para criar um artigo, a menos que você saiba que o artigo fará bem.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Usamos o Basecamp para rastreamento de tempo e temos dificuldade em encontrar um verdadeiro software de gerenciamento de projetos que se conecte ao nosso software de rastreamento de tempo. O rastreamento de tempo no basecamp é fácil e preciso e nos permite obter granularidade nas contas dos clientes. No entanto, ele não permite a sinalização ou o uso de importância em uma tarefa, a menos que você altere a data de vencimento para colocá-la no topo de suas listas de tarefas.
Alguns de nossos funcionários usam o Trello internamente para permitir o gerenciamento da importância das tarefas, mas eles não se conectam facilmente e isso cria um trabalho duplicado para nossos funcionários. Isso também muitas vezes leva a que uma lista fique atrás da outra.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Seria ótimo obter um sistema de gerenciamento de conteúdo que se conectasse a sistemas de rastreamento de tempo, removendo a duplicação do gerenciamento de tarefas. Como uma agência de rastreamento de tempo é crucial e quanto mais clientes e conteúdo produzimos, mais o rastreamento de tempo aumenta em importância. Não podemos remover o aspecto de rastreamento de tempo, mas todos os sistemas de rastreamento de tempo são severamente limitados em suas habilidades de gerenciamento de tarefas em um sentido de importância. Você não pode sinalizar uma tarefa importante ou colocar itens em maior importância. Em nosso sistema você só pode criar um prazo de data.
9. Nate Nead, CEO da SEO.co
1. Quais são seus 2-3 principais pontos problemáticos de gerenciamento e desenvolvimento de projetos de conteúdo (além de encontrar criadores de conteúdo confiáveis e de qualidade)?
Nosso maior problema de gerenciamento de projetos de conteúdo não é encontrar e manter escritores de qualidade, mas encontrar escritores de qualidade bem versados o suficiente em uma ampla gama de tópicos que possam escrever com autoridade sobre esses tópicos. Como nossos clientes estão amplamente dispersos em termos dos setores que cobrem, precisamos que nossos redatores sejam altamente adaptáveis às diversas necessidades dos clientes.
2. Você usa software de gerenciamento de projetos? Se sim, que software/ferramenta(s) você usa e o que você gosta e não gosta neles?
Na gestão das campanhas dos nossos clientes, usamos exclusivamente a Asana. Nossas equipes de redação remota, gerenciamento de projetos e editores dependem muito da Asana. Na maioria das vezes, a Asana funciona bem. No entanto, nossos gerentes de projeto normalmente precisam configurar tarefas redundantes para que os redatores não vejam o vaivém entre editores e gerentes de projeto.
3. Quais problemas de fluxo de trabalho de conteúdo ou gerenciamento de projetos você gostaria que o software resolvesse para você?
Gostaríamos que houvesse subtarefas de subtarefas baseadas em função que pudessem ser ocultadas de usuários específicos, para não confundir aqueles que não precisam ver o vai-e-vem com gerentes de projeto e comentários de clientes. Caso contrário, adoramos a Asana como uma ferramenta essencial para nossos processos.