콘텐츠 워크플로 및 프로젝트 관리 문제점, 팁 및 소프트웨어 : 9명의 비즈니스 소유자 및 마케터 공유 통찰력

콘텐츠는 모든 마케팅 캠페인의 중심입니다. 마케팅을 통해 기업이 추구하는 결과를 얻을 수 있는 콘텐츠 개발에 들어가는 수많은 숨은 노력이 있습니다. 콘텐츠 워크플로 및 프로젝트 관리는 집약적이고 복잡하며 시간이 지남에 따라 적절한 조직이 필요합니다.

우리는 더 깊이 파고들어 주요 콘텐츠 워크플로와 프로젝트 관리의 문제점이 무엇인지, 기업과 마케팅 대행사가 소프트웨어와 기술을 통해 이를 어떻게 해결하고 있는지 알고 싶었습니다. 그래서 우리는 그들에게 다음 3가지 질문을 했습니다.

1. 신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에 상위 2-3개의 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발 문제는 무엇입니까?
2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?
3. 소프트웨어가 해결해 주기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

TL;DR – 콘텐츠 프로젝트 관리의 문제점 및 소프트웨어 통찰력

주요 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발 문제:

1. 커뮤니케이션 및 마감일을 포함한 작가 관리
2. 요구 사항을 정확하게 포착하고 전달하는 콘텐츠 사양 작성
3. 자원 시간 계획 및 측정
4. 작업/내용 할당 관리 및 진행 상황 추적
5. 특히 대규모 프로젝트의 경우 콘텐츠 워크플로 관리

콘텐츠 프로젝트 관리 소프트웨어에서 기대되는 최고의 솔루션/기능:

1. 프롬프트 또는 프로젝트 상태 보고를 통해 마감일 및 일정 관리 지원
2. 자원 시간 계획, 관리 및 측정 기능
3. 보다 효율적이고 가시적인 작업 할당 및 추적 기능
4. 더 우수하고 효과적인 프로젝트 추적 대시보드 및 보고서
5. 중요도를 강조하고 번들로 제공되는 더 의미 있는 업데이트 및 알림(받은 편지함을 가리지 않음)
6. 역할 기반 작업 할당 및 효과적인 팀 구성원-역할 매핑
7. 시간 프롬프트 시스템을 사용하여 정기적으로 관리자를 업데이트하도록 프로젝트 담당자에게 제공

콘텐츠 프로젝트 관리 소프트웨어 측량사는 다음을 사용하고 있습니다.

1. 트렐로
2. 아사나
3. 먼데이닷컴
4. 스마트시트
5. 구글 스프레드시트
6. 토글
7. 베이스 캠프

콘텐츠 프로젝트 관리 통찰력 – 인터뷰

다음은 9개의 비즈니스와 마케터가 말한 내용입니다.

1. 솔리테드 CEO 닐 타파리아

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

프로젝트 요구 사항에 대한 명확한 기대치와 사양을 정의하는 가장 큰 문제입니다. 너무 자주 우리는 작가들이 기사의 범위를 완전히 이해하지 못하고 올바른 질문을 하지 않는다는 것을 알게 됩니다.

또 다른 문제는 타임라인입니다. 우리와 함께 작업하는 많은 작가들은 제시간에 전달하지도 않고 진행 상황을 전달하지도 않습니다. 당신은 놀라고 싶지 않을 것입니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

트렐로를 사용합니다. 협력자를 초대하고, 프로젝트를 정의하고, 지속적으로 발전하는 우선 순위를 재정렬하는 것은 쉽습니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

Trello가 담당자에게 특정 프로젝트에 대한 정기적인 업데이트를 제공하도록 요구할 수 있다면 좋겠습니다. 프로젝트의 위치와 타임라인이 변경되는 경우 누군가에게 업데이트하라는 메시지가 표시되어야 합니다. 이렇게 하면 의사소통이 원활해지고 기대치를 적절하게 관리할 수 있습니다.

2. WebTalent Marketing의 SEO 전문가 Kyle Steffish

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

두 가지 가장 큰 콘텐츠 개발 및 관리 문제는 일반적으로 시간 관리에 속합니다. 첫째, 콘텐츠 프로젝트에서 새로운 클라이언트와 작업할 때 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 정확하게 예측하기 어려울 수 있습니다. 일부 고객은 다른 고객보다 요구 사항이 더 많을 수 있습니다. 일부는 단순히 더 의사 소통이 가능하고 프로젝트를 완료하기 위해 추가 전화 회의 및 회의가 필요합니다.

둘째, 여러 팀 구성원과 이들이 콘텐츠 프로젝트에 기여한 시간을 관리하는 것이 어려울 수 있습니다. 협업도 중요하지만 처음에 예상했던 것보다 훨씬 더 많은 작업 시간으로 빠르게 눈덩이처럼 불어날 수 있습니다. 팀 구성원도 이 시간을 기록하는 방법을 잘 모르는 경우 크리에이티브 프로젝트에 소요된 총 시간을 추적하기가 더 어려워질 수 있습니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

우리 콘텐츠 팀은 프로젝트 관리를 위해 Asana에 크게 의존합니다. 전반적으로 Asana는 사용하기 쉽고 많은 시간 추적 유연성을 제공합니다. 그러나 프로젝트에 여러 팀 구성원과 하위 작업이 포함되는 경우 시간 추적은 Asana에서 제대로 관리하기 어려울 수 있습니다. 때로는 프로젝트 구조로 인해 Asana가 프로젝트의 여러 하위 작업에 누적된 시간을 정확하게 표시하지 못할 수 있습니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

프로젝트 관리 소프트웨어에서 가장 중요한 워크플로 기능은 프로젝트에 소요된 총 시간에 대한 높은 수준의 정확한 개요입니다. 여러 팀 구성원이 참여하는 대규모 프로젝트는 본질적으로 관리하기 어렵습니다. 각 팀 구성원이 각 작업 및 하위 작업에 소요한 시간을 모니터링하는 간단한 방법을 갖는 것이 중요합니다.

마찬가지로 중요한 것은 전체 프로젝트에 소요된 시간을 빠르고 정확하게 검토할 수 있다는 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어의 중요한 기능은 "필수" 모니터와 함께 각 프로젝트 작업에 대해 할당된 시간 이상 실행 및 종료에 대한 명백한 지표가 될 것입니다.

3. 다니엘 폴리(DanielFoley) 설립자 다니엘 폴리(Daniel Foley)

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

우리의 가장 큰 문제점은 콘텐츠 작가가 브랜드 가치와 스타일에 맞춰 원활하게 글을 쓸 수 있도록 하고 회사 직원인지 프리랜서인지 구분할 수 없도록 하는 것입니다.

#2는 커뮤니케이션이 될 것입니다. 대부분의 콘텐츠 제작자는 사전 예방적이기보다는 사후 대응적인 경향이 있습니다. 문제를 보는 대로 해결하기보다 지적한 문제를 해결합니다. 그들은 당신이 보내는 프레임워크를 고수하는 경향이 있으며, 그 밖의 모든 것은 그것을 언급하는 것이 상식적일지라도 무시할 수 있습니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

Trello는 우리가 가장 많이 사용하는 프로젝트 관리 소프트웨어이며 가까운 미래에도 그럴 것입니다. 2개 이상의 비즈니스를 운영하는 것은 제 초점에 부담이 될 수 있지만 Trello와 Kanban 기술을 사용하면 매우 효과적으로 멀티태스킹을 할 수 있고 언제든지 모든 프로젝트/작업에서 제가 어디에 있는지 알 수 있습니다.

덕분에 스트레스를 덜 받고 프로젝트를 관리할 수 있어 더욱 즐겁습니다. Trello는 매우 시각적이므로 매우 직관적이며 제 작업 방식에 적합합니다. 모든 프로세스에 대한 카드를 만들어 큰 프로젝트를 더 작은 실행 가능한 청크로 나눌 수 있습니다. 이 카드는 프로젝트의 여러 단계를 나타내는 다른 열에 정렬할 수 있습니다. 카드는 완료되면 열에서 쉽게 옮길 수 있습니다. 종이에 항목을 긋는 그 성취감을 감안할 때 ! 그러나 전체 보드를 볼 때 압도적으로 보일 수 있으며 이해해야 할 기능이 많이 포함된 가파른 학습 곡선이 있습니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

프로젝트가 일정 시간 동안 방치되거나 무시되었을 때 자동 경고는 신의 선물이 될 것입니다. 그것은 우리가 백버너에 올려놓고 우선 순위가 낮기 때문에 잊어버리는 모든 작업을 지우는 데 도움이 될 것입니다. 그러나 시기적절한 알림은 때때로 그것들을 지우는 데 도움이 될 것입니다.

학습 리소스는 기사와 실시간 채팅이 대부분입니다. 관리자가 특정 기능과 프로세스를 학습한 후 로그인하여 진행 상황을 기록할 수 있는 시스템이 있으면 좋을 것입니다. 이것은 팀이 어디에 있고 어디에 있어야 하는지에 대한 보다 일관되고 보기 쉬운 학습 스냅샷을 허용합니다. 관리자와 팀 리더가 모든 작업을 혼자 하는 것보다 trello에서 특정 작업을 수행할 수 있다는 것을 안다면 관리자와 팀 리더에게 작업을 위임하는 데에도 탁월합니다.

4. 아담 코블, 아이팩스 CEO

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

제 생각에는 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발에 많은 고충이 있지만 가장 큰 골칫거리가 되는 것은 프로젝트 견적입니다. 이러한 추정치는 정확해야 하며 예측하지 못한 문제도 예측해야 하므로 정확도가 향상될 수 있기 때문에 어려울 수 있습니다.

내 또 다른 두통은 피드백입니다. 대결을 정말 싫어하기 때문인데 개인이 받아들이기 때문에 어쩔 수 없다. 피드백을 제공할 때 이것이 양쪽 모두에게 도움이 된다고 느끼기 때문에 민감하고 격려하려고 노력합니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

가끔 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니다. 이 소프트웨어에는 모든 팀이 액세스할 수 있는 하나의 중앙 허브가 있기 때문에 일반적으로 Monday.com을 사용합니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

팀에서 작업하는 동안 나와 관련된 항목을 추적할 수 있는 섹션과 같이 소프트웨어가 개별 팀 구성원의 문제를 해결하는 것을 보고 싶습니다.

5. LeapClixx 설립자 Chans Weber

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

지속적인 후속 조치의 필요성 – 이것이 아무리 고통스럽더라도 팀이 모두 같은 페이지에 있고 프로젝트가 정시에 실행되고 있는지 확인하기 위해 수행해야 합니다. 문제를 빨리 발견할수록 좋습니다. 적절한 후속 조치를 취하지 않으면 문제를 너무 늦게 찾아 제시간에 수정할 수 없게 될 수 있습니다.

정의되지 않은 지침 – 사람들에게 특정 지침이 주어지지 않은 경우 주어진 모호한 정보에 따라 방향을 틀고 자신의 일을 할 수 있습니다. 결과 콘텐츠는 훌륭할 수 있지만 브랜드 메시지 및 어조와 동기화되거나 일치하지 않을 수 있습니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

Asana는 우리의 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

프로 -

• 많은 프로젝트 관리 기능 – 팀 리더에게 정말 유용합니다.
• 색상으로 구분된 작업은 특정 파이프라인에서 작업을 유지하는 데 도움이 됩니다.
• 이메일 통합은 미리 알림을 연결하고 클라이언트와 상호 작용하는 데 도움이 됩니다.
• Google 드라이브 통합 – G 드라이브를 클라우드 소프트웨어로 사용하므로 매우 편리합니다.
  

콘 -

• 배우기 쉽지 않고 신입 사원에게는 긴 학습 곡선입니다.
• 이중 인증이 없습니다.
  

전반적인 -
Asana는 프로젝트 관리자 기반이므로 과거에 사용했던 Trello보다 더 나은 도구입니다. Trello는 많은 개별 팀 구성원에게 더 좋습니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

Asana 및 Google 문서의 업데이트 및 태그는 다른 사람의 받은 편지함을 빠르게 막고 잠재적으로 사람들을 짜증나게 하거나 여러 메시지가 넘쳐날 때보다 상황을 더 심각하게 보이게 할 수 있습니다. 플래그 및 강조 표시를 사용하여 한 번에 전달되도록 메시지를 묶을 수 있습니다. 중요한지, 긴급한지 또는 '시간이 있을 때' 태그를 설명하는 데 사용할 수 있는 옵션.

6. Carol Li, Cocofax의 공동 설립자

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

콘텐츠 마케팅 관리자로서 콘텐츠 제작을 넘어 도전적인 문제에 직면해 있습니다. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 주요 문제점은 다음과 같습니다.

• 콘텐츠 병목 현상 및 하이라이트 식별
• 콘텐츠 할당 및 콘텐츠 워크플로, 특히 일반적으로 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용해야 하는 대규모 콘텐츠 개발의 경우.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

일반적으로 특정 문서의 수정 사항을 추적 및 모니터링하고 여러 당사자가 변경한 내용을 통합할 수 있는 Smartsheet 또는 Google Sheet만 사용합니다. 게다가 신속하고 효율적으로 처리 시간을 많이 단축합니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

개선할 수 있는 한 가지는 특정 문서의 완성도를 표시하는 막대를 추가하고 관리자가 기한을 설정하고 콘텐츠 생성 진행 상황을 모니터링할 수 있는 쉬운 화면을 제공하는 것입니다.

7. David Toby, Pathfinder Alliance 이사

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

최고의 프로젝트 관리 문제 중 하나는 가능한 한 원활하고 효율적으로 실행되도록 프로세스를 개선하기 위해 지속적으로 노력하는 것입니다. 불행히도, 이것은 항상 개선될 수 있기 때문에 결코 끝나지 않을 것 같은 과정입니다. 때로는 적극적으로 문제를 찾고 있지 않을 때 시간 소모적인 작업과 클라이언트를 파악하고 식별하는 것이 어려울 수 있으며, 해결하기에는 너무 늦을 때까지 놓치는 경우가 있습니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

우리는 현재 Asana를 프로젝트 관리 도구로 사용합니다. Asana의 가장 좋은 점은 프로젝트 시간 추적에 사용하는 Toggl과 잘 통합된다는 것입니다. Toggl에서 우리가 좋아하는 주요 기능 중 하나는 프로젝트, 클라이언트 및 직원별로 보고서를 분류하는 기능입니다. 이를 통해 회사 내 특정 시간 낭비를 찾을 수 있습니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

기본적으로 Asana와 Toggl 간의 결합인 모든 것을 포괄하는 프로젝트 관리 도구를 가질 수 있다면 좋을 것입니다. 각 프로젝트/작업이 이상적으로 소요되는 시간에 대한 데이터를 입력할 수 있다면 좋을 것입니다. 프로젝트가 다음을 달성할 가능성이 있는 것처럼 보일 때 경영진에게 보고서를 제출해야 합니다. 이것은 우리가 개입해야 하는 시간을 줄여줍니다. 관리가 거기에 있을 수도 있고 없을 수도 있는 정보를 파헤쳐야 하는 시간을 줄이고 잘못된 프로젝트에 대해 걱정하는 등의 문제는 약간의 기회를 얻을 수 있습니다. 손의.

8. Tianna, Blue Meta의 디지털 마케팅 전문가

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

공정한 시장 가치가 없기 때문에 콘텐츠 제작에 대한 가격 협상(특히 소셜 콘텐츠의 경우). 기사가 잘 될 것이라는 확신이 없으면 기사를 만드는 데 디자이너가 시간을 할애할 가치가 없으므로 시각 자료를 콘텐츠로 생성합니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

우리는 시간 추적을 위해 Basecamp를 사용하고 있으며 시간 추적 소프트웨어에 연결되는 진정한 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾는 데 어려움을 겪고 있습니다. 베이스캠프의 시간 추적은 쉽고 정확하며 고객 계정을 세분화할 수 있습니다. 그러나 할 일 목록의 맨 위에 놓도록 마감 날짜를 변경하지 않는 한 작업에 플래그를 지정하거나 중요도를 사용하는 것은 허용되지 않습니다.

직원 중 일부는 내부적으로 Trello를 사용하여 작업 중요도 관리를 허용하지만 쉽게 연결되지 않아 직원에게 일부 중복 작업이 생성됩니다. 이것은 또한 종종 한 목록이 다른 목록보다 뒤쳐지게 만듭니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

작업 관리의 중복을 제거하는 시간 추적 시스템에 연결하는 콘텐츠 관리 시스템을 얻는 것이 좋습니다. 에이전시 시간 추적이 중요하고 더 많은 클라이언트와 콘텐츠를 생산할수록 더 많은 시간 추적이 중요해집니다. 우리는 시간 추적 측면을 제거할 수 없지만 모든 시간 추적 시스템은 중요성의 의미에서 작업 관리 능력에서 심각하게 제한됩니다. 중요한 작업에 플래그를 지정하거나 더 중요한 항목을 배치할 수 없습니다. 우리 시스템에서는 날짜 마감일만 생성할 수 있습니다.

9. Nate Nead, SEO.co CEO

1. 콘텐츠 프로젝트 관리 및 개발의 가장 큰 문제점 2~3가지(신뢰할 수 있는 양질의 콘텐츠 제작자를 찾는 것 외에)는 무엇입니까?

우리의 가장 큰 콘텐츠 프로젝트 관리 문제는 양질의 작가를 찾고 유지하는 것이 아니라 해당 주제에 대해 권위 있는 글을 쓸 수 있는 광범위한 주제에 정통한 양질의 작가를 찾는 것입니다. 우리의 클라이언트는 그들이 다루는 분야의 측면에서 광범위하게 분산되어 있기 때문에 우리 작가는 다양한 클라이언트 요구에 고도로 적응할 필요가 있습니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니까? 그렇다면 어떤 소프트웨어/도구를 사용하고 있으며 어떤 점이 마음에 들거나 마음에 들지 않습니까?

고객 캠페인을 관리할 때 Asana를 독점적으로 사용합니다. 원격 작성, 프로젝트 관리 및 편집 팀은 Asana에 크게 의존합니다. 대부분의 경우 Asana는 잘 작동합니다. 그러나 우리 프로젝트 관리자는 일반적으로 작성자가 편집자와 프로젝트 관리자 사이를 오가는 것을 볼 수 없도록 중복 작업을 설정해야 합니다.

3. 소프트웨어로 해결되기를 바라는 콘텐츠 워크플로 또는 프로젝트 관리 문제는 무엇입니까?

앞뒤를 볼 필요가 없는 사람들을 프로젝트 관리자 및 클라이언트 의견과 혼동하지 않도록 특정 사용자에게 숨길 수 있는 역할 기반 하위 작업이 있으면 좋겠습니다. 그렇지 않으면 우리는 Asana를 우리 프로세스의 중요한 도구로 사랑합니다.